タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

タスクワールドのワークスペース上では、様々な人が、様々な仕事に取り組みます。特にプロジェクトや、他のメンバーをまとめる立場にある人は、バーチャル仕事空間とも呼ばれる「ワークスペース」上の細かな動きを、常に効率よいかたちで把握し続けていく事がポイントとなります。

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本日は、マネージメントの効率アップに繋がるちょっとした機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上の画像の様に、画面右上のアイコンをクリックしてみましょう。プロジェクトのアクティビティログを見ることができます。

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プロジェクトのアクティビティログでは、上の様に、誰がいつどのようなアクションを起こしたのかを、時系列で確認する事ができます。

プロジェクト単位ではなく、タスク単位でもアクティビティを見ることができます。

それでは、「デザインを完成させて、承認をゲット」という名前のタスクを例に見てみましょう。下の画像の様に操作します。

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この様に、プロジェクトのアクティビティログに比べより細かく、各タスク内のアクション履歴をチェックする事ができます。

また、担当者もしくはフォロワーとして、自身がよりダイレクトに関わるワークスペース上の動きに関しては「通知」というかたちで、一つの画面で一覧する事もできます。

下の画像の赤い矢印が指しているアイコンをクリックしましょう。

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下の画面の様な「通知」ページが開きます。

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特定の種類の通知では、下の画像の様にマウスオーバーをすると、画面を切り替えなくても、詳細を見る事ができます。

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「期限オーバー」と表示されている箇所をクリックすると、期限オーバー案件が一覧表示されます。

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このページで表示されている通知は、表示されないよう個別に削除する事ができるだけでなく、自身が管理しやすいよう、「ピン留め」する事もできます。

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「ピン留め」された通知は、この様に画面上部にまとめて表示されます。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜タスクワールド導入事例のご紹介:Calculus〜


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複数の法人のCTOを務め、自身の会社ではWeb・システム・アプリの開発などに携わるCalculus ディレクターの田原一正さんは、「自分が片足を突っ込んでいるプロジェクトをしっかりと分けて、管理することが必要不可欠」とのこと。様々なプロジェクト管理ツールを使いこなした結果、タスクワールドをメインのプロジェクト管理ツールに選んだ経緯や、使い方のポイントなどについて、丁寧に解説してくださいました。

決め手は“かんばん方式”と“タイムラインの見やすさ”

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ディレクター 田原一正さん

私にとって、プロジェクト管理ツールは必須です。法人のCTOとして、さらに自身の会社ではディレクターとしてとにかく様々な案件を同時進行で抱えています。見やすく使いやすいプロジェクト管理ツールを求めて、それこそ、10種類くらい試しました。その際に、重要ポイントとして意識していたのが、“かんばん形式であること”そして、“タイムラインが見やすいこと”でした。

いろいろなツールを比較してわかったのですが、意外とこの2つの重要ポイントをクリアしていないプロジェクト管理ツールが多かったですね。タスクワールドともう1つ、使いやすいなと感じているツールがあったのですが、最終的に決め手となったのは、“タイムラインの見やすさ”でした。

私が関わっているプロジェクトは、例えばアプリを作りましょう!となった場合には、アプリ完成までに何フェーズも作業工程があります。担当者、納期、プロジェクトごとなど、自由にカスタマイズされたかたちでタイムラインが見れるのは、とても魅力的だと思っているし、プログラミングをする立場から見ても画期的だと感じました。

時間の管理に重宝する “タイム計測”を活用

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私自身もプログラミングをするので、ツール利用者としてだけでなく、作る側の目線でもタスクワールドを見ているかもしれません(笑)。 そんな目線がありつつも、本当によくできたツールだなというのが率直な感想です。

毎日特に多用している機能は、“かんばん”と“タイム計測”です。私たち以外のタスクワールドの利用者が、どのような機能をよく使っているのか、ちょっと気になるところなのですが、私自身は“タイム計測”機能のヘビーユーザーです。この機能、本当に便利なんです。

遠方のチームメンバーと仕事を進めていく上で、特に重要になってくるのが、時間の管理です。メンバーの顔写真を定期的に自動撮影したり、画面の映像で動きをチェックしたりなど、リモート仕事環境でメンバーを管理する手段は様々ですが、私自身は、プロジェクトメンバーをそこまでガッツリと管理したいとは正直思いません。チームメンバーは仕事の上での大事な仲間であり、仲間とのチームワークは、お互いに対しての信用の上に成り立つものですから。その点、タスクワールドのタイム計測機能は、程よく丁度いい具合で、メンバー管理ができる機能として重宝しています。

私自身もプログラミングをするので、作業時間の目安というのはある程度は分かっています。だからこそ、この機能がより活用できるのかなとも思っています。実際に普段やりとりするチームメンバーの多くは、ベトナムやバングラデシュを拠点にしています。東京からディレクションを出し、作業は現地でやってもらう。このシステムで、効率よく、リーズナブル、そしてハイクオリティのサービスを提供しているというわけです。

容量のお知らせ機能があるとうれしいです(笑)

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グローバル求人サイト「ソーシャルマン」のCTOも務める田原さん

デザインなど、容量が大きめのデータのやり取りが多いので、容量に関してもお知らせ機能とかがあると、もっと便利になるなって思います。あとどのくらい容量大丈夫かな?不要なファイルは削除した方がいいかな?などと気になることがしばしばあります。100GBくらいアップできるはずなので、まあ、そこまですぐに容量オーバーになることはないと思っていますが、容量の使用量がわかる、残量がわかる、使っている容量のお知らせがくるなど、欲を言えば、そんな機能を追加してもらいたいと思っています。

でも、やっぱりタスクワールドに関しては、満足ポイントの方が圧倒的に多いですね。例えば、“オーバービュー”。プロジェクトを横断して、ワークスペース上の全タスクを対象に、タスクの進捗状況を確認できる機能です。いろいろな管理ツールを試してみて分かったことなのですが、実はこういった機能って、オプションだったり、設定が面倒だったりすることが多いんです。でも、タスクワールドは標準で付いている。これってまさに推しポイントだと思っています。

“情報チェックのしやすさ”も触れておきたいポイントです。「Web、システム、アプリを作って、はい終わり!」というのではなく、その後の広告まわりや、マーケティングなど、その先の細かいフォローを提供するのが、私たちの事業スタイルです。プロジェクトが完了して、しばらく経過した頃、クライアントから「あのプロジェクトの件だけど…」と確認の連絡が来たときに、過去のプロジェクトに関しての詳細や過程をチェックしやすいのは、とてもうれしいポイントの一つです。

タスクワールドは、他のプロジェクト管理ツールに比べ、使いやすさが飛び抜けていることもあり、 様々なチームにオススメできますね。チーム・会社の規模、事業のスタイルを問わず、業務オペレーションの効率化を協力にサポートしてくれるツールだと思います。

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〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

プロジェクト管理ソフトがチーム内のオペレーションに深く浸透をしていくと、そのプロ管は、各メンバーにとってメールやLINEのように、必ず毎日使う欠かせないツールとなってきます。

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毎日確実に使うものだけに、少しでも利用効率を上げていきたいもの。

本日は、効率アップに繋がるちょっとした裏技的機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、ワークスペースの全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上は、「タイムマシン企画2018」というプロジェクトのメイン画面です。このプロジェクト内のタスクリストの一つである「エンジニアリング&品質検証」の中にある、「沖縄研究所 定期視察」というタスクを開いてみましょう。

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タスクカードを見ると、吹き出しアイコンの隣に数字の6、その右のクリップアイコンに数字の1、その右の時計アイコンに3時間12分と表示されているのがわかります。

吹き出しアイコンの数字はタスク内に投稿されたコメント数、クリップアイコンの数字はそのタスク内のコメント投稿としてアップロードされたファイルの数、時計アイコンの時間はタスク内で計測されたタイムの合計時間を表します。

それでは、このタスクの複製を作ると、どのように新たなタスクが出来上がるかを見てみましょう。

タスクの複製を作るには、下の画面の3つの点のアイコンをクリックします。
※タスクカードの右クリックでもOKです。

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下の画面の様に、タスクが複製されました。

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オリジナルとコピー作成されたタスクを見比べてみると、クリップアイコンを除き、先程の数値が違っている事がわかります。

タスクのコピー機能では、タスク内の添付ファイルはそのまま複製されますが、投稿されたテキストコメントは複製の対象とはなりません。また、コピー元タスクのタイム計測値に関しても、複製対象とはなりません。

それでは、次は「タスクリストの複製」機能を見ていきましょう。

下の画面の操作で、タスクリストのコピーを作ることができます。

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コピー元のタスクリストと複製作成されたタスクリストを見比べてみましょう。

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複製作成されたタスクを見ると、タスク単体を複製した時と同様に、テキストコメントとタイム計測値は複製がされていない事がわかります。タスクに添付されたファイルは、複製がされています。

それでは、次は「プロジェクトの複製」機能を見ていきましょう。

下の画面の操作で、プロジェクトのコピーを作ることができます。

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プロジェクトの複製機能では、作成されるプロジェクトの場所(=ワークスペース)を選択する事ができます。これは、複数のワークスペースに参加をしている場合は、ワークスペースを跨いで、プロジェクトをコピー作成できる事を意味します。

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それでは、複製作成されたプロジェクトを見てみましょう。

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複製作成された個々のタスクにおいては、テキストコメントと添付ファイルはコピー対象であり、タイム集計値は対象外である事がわかります。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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