タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜ツールとしての利便性を大幅に上げるゲスト機能がリリース!〜

国内外の様々な企業で導入が進んでいる、世界基準のプロジェクト管理ツール「タスクワールド」。

2018年秋、ユーザーの方々からのリクエストにお応えするかたちで、待望の新機能「ゲスト」が遂にリリースされました!

guest account copy

本日は、ビジネス現場でのタスクワールドの利便性の大幅向上が期待できる、この新機能をいち早くご紹介いたします。

●ゲストって何?メンバーとの違いは?
●ゲストを追加するにはどうすればいい?
●ゲストが出来る事と、出来ない事って何?

そんな疑問を一気に解消すべく...

Let's スタート!

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「ワークスペースのライセンス」に関してもう一度整理してみましょう!

タスクワールドの基本コンセプトの1つは「ワークスペース」です。一つのワークスペースを、会社のオフィスの様な感じに使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内のタスクを、そのワークスペースに参加しているメンバーと一緒に取り組みます。

タスクワールドの利用料金は、そのワークスペースのライセンス数で決まります。

ライセンス数とは、ワークスペースに同時に参加できる最大合計人数を意味します。

ライセンスは、ワークスペースのメンバー枠、もしくは、ワークスペースに設置されている合計席数といった感じに考えるとわかりやすいかもしれません。


それでは、「ライセンス数5」のプランで、タスクワールドを導入したケースを例として見てみましょう。

この場合、ライセンスの数が5なので、「対象となるワークスペースに同時に参加できる最大合計人数は5人」という事になります。

これは、「対象となるワークスペースに設置されているメンバーの席数は5つ」と言い換える事ができます。ワークスペース内には、メンバー用の席が常に5つあるので、最大で5人がその椅子に座る事ができる(=ワークスペースに参加できる)という事になります。

では、5つ全ての席が埋まってしまった場合、6人目、7人目といった感じに、新たなメンバーをワークスペースに入れる事はできるのでしょうか?

それは、次の様にする事で可能です。

方法1:新しいメンバーを入れるために、参加している必要のなくなったメンバーを、ワークスペースから削除する。

この場合、1人をワークスペースから削除する事により、その人の席が空く事になるため、その席を、新たに参加する必要のあるメンバーの席として使う事ができるようになります。

方法2:新しいメンバーを入れるために、ワークスペースの席数(=ライセンス数)をアップさせる。

追加料金のお支払いにより、この様に、ワークスペースに同時に参加できる人数を増やす事が可能です。


「ゲスト機能」で何ができるようになった?

原則、(ゲストではない)、ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※細かく言うと、ワークスペースのメンバーには、「ワークスペース管理者」、「ワークスペース管理者ではない通常のメンバー」と2つのタイプに別れます。詳細はこちらの記事をご一読ください。

この「ワークスペースのメンバー」が、ワークスペースのライセンスとしてカウントされるメンバーとなります。

今回実装された「ゲスト機能」により、ライセンスとしてカウントされないかたちで、ワークスペースに「ゲスト」を参加させる事ができるようになりました。


ライセンス数5の例の場合、5つの席がすべて埋まってしまっている状態でも、ゲストとしてならば、そのワークスペースに新しい人を参加させる事ができるようになった、という事であります。

ワークスペースのライセンス数は5の状態で、
ワークスペースに参加しているメンバーは5人、
ワークスペースに参加しているゲストは10人。

... といった感じのタスクワールドの使い方を可能にするのが、今回の「ゲスト機能」の大きなポイントとなります。


ワークスペースのメンバーとゲストとの違いとは?

前述の様に、原則として、(ゲストではない)ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※もちろん、メンバー間での情報共有・アクセスレベルを細かく設定する事が可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。

これとは対象的に、ワークスペースのゲストは、あくまで「ゲスト」として参加している状態であるため、そのワークスペース上で可能なアクション・アクセス権は、とても限定的なものとなります。

タスクワールドの様なプロジェクト・タスク管理ツールを、企業・チームとして使う大きな利点の一つは、「仕事の見える化」であります。


細かなアクセス権設定などを考えない場合、原則、ワークスペースのメンバー全員は、ワークスペース上で管理されているプロジェクトの全体像を、常にわかりやすく効率的なかたちで見えている状態にあります。

それとは対象的に、ワークスペースのゲストが、そのワークスペース上でする事のできるアクション・見る事の出来る情報は、とても限定的なものとなります。

例えば、ゲストはメンバーとは違い、実際に自身がアサインされているタスクのみにしかアクセスする事ができず、また、そのタスク内で行えるアクションも限れられています。

ゲストができる事と、できない事、ざっと纏めてみましょう。

●ゲストは、自身がプロジェクトのメンバーとして設定されているプロジェクトしか、アクセスする事ができません。また、その様なかたちでアクセスする事ができるプロジェクトに関し、プロジェクトの期日を含む細かな設定を変更する事はできません。

●ゲストとしてアクセスできているプロジェクト内の個々のタスクは、自身がそのタスクの担当者、もしくはフォロワーとしてアサインされていなければ、アクセスする事ができません。また、担当者として設定されていれば、そのタスクのコンプリート処理が可能ですが、フォロワーとして設定されている場合は、コンプリート処理はできません。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスク上で、コメントやファイルを投稿する事が可能です。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関しての細かな設定変更をする事はできません。

●ゲストは、自身がメンバーとして参加しているプロジェクトの、プロジェクトチャットに参加する事ができます。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関して、パフォーマンス・レビュー機能(=タスクに関してのフィードバック機能)を使う事ができます。

●ゲストは、プロジェクトのタイムライン(=ガントチャート)やアナリティクスにアクセスする事はできません。また、ワークスペースのオーバービューを使う事もできません。



以上が、ゲストができる事、できない事の概要となります。

繰り返しとなりますが、タスクワールドを企業・チーム運営に取り入れる事により期待できる大きな効果の一つは、「仕事の見える化」であります。

ワークスペースに参加しているメンバー間の、効率的な情報共有・コラボレーションを促進するのが、タスク・プロジェクト管理を利用する最大の意味として、タスクワールドは開発がされています。


という事なので、かなり限定的なかたちでしかタスクワールドを使う事のできない「ゲスト」をワークスペースに参加させるという事は、「あくまで、一時的にその人をワークスペースに参加してもらっているだけ」といった感じに捉えられるべきかもしれません。

より本格的に、タスクワールドでその人とコラボレーションを行うのであれば、ゲストとしてでなく、その人をメンバーとして、ワークスペースに参加してもらうべきでしょう。


ゲストをワークスペースに招待してみましょう!

それでは最後に、ゲストをワークスペースに参加させる方法を駆け足で見ていきましょう。

下の画面をご覧ください。

1

まず、画面右上のワークスペース名が書かれたプルダウンメニューから、ワークスペースのプロパティに移動します。

2

次に、上の画面の様に、「ワークスペースのメンバー」タブより「メンバーの招待」をクリックします。

3

メンバータイプの選択画面で「ゲスト」を選び、「次へ」をクリックします。

4

「ゲストを招待する」の画面より、「+」をクリックし、ゲストに参加させたいプロジェクトを選択します。

5

プロジェクトの選択ができたら、招待したいゲストのメールアドレスを入力しましょう。

「招待を送信する」をクリックしたら、ゲストのメールアドレスに招待メールが届きます。

6

無事、その人がワークスペースにゲストとして参加できたら、その人は、「ワークスペースのメンバー」タブで、上のように表示されるようになります。

さてさて.....。

ここからは、ゲストとしてワークスペースに入った人(=竹山 マサキ)の画面も見ていきましょう。

9
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

先程選択されたプロジェクトのみが、参加中(=アクセスできる)プロジェクトとして表示されているのがわかります。

それでは、その2つのプロジェクトのうちの1つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

7
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

ゲスト(竹山 マサキ)の画面では、プロジェクト内のタスクリストは表示されていますが、各タスクリストには、タスクカードが1つも表示されていないのがわかります。

これは、ゲスト(竹山 マサキ)が、このプロジェクト内のどのタスクにも、担当者もしくはフォロワーとしてアサインがされていない状態であるからです。

参考までに、ゲストを招待したワークスペースメンバー(坂本 アツシ)の画面では、このプロジェクトはどの様に表示されているのかを見てみましょう。

8
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

実際、このプロジェクトでは複数のタスクが管理・運営されているのがわかります。

ゲスト(竹山 マサキ)の画面で、これらのタスクが表示されるには、ゲスト(竹山 マサキ)が、特定のタスクに担当者もしくはフォロワーとしてアサインされる必要があります。

では、駆け足チェックを続けていきましょう!

11
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、特定のタスクに、ゲスト(竹山 マサキ)を担当者としてアサインすると…

12
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、ゲスト(竹山 マサキ)の画面でも、このタスクが表示されるようになりました。

..................................................

以上、新機能「ゲスト」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、御社内でのタスクワールドの利便性をユニークに高めていってくださいね!


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〜プロジェクトは現場で起きている!タスワーのリアルな活用事例をご紹介!〜

これまでにご紹介してきた「タスクワールド導入事例」を一覧にまとめました。
(更新日:2019年1月17日 午前7時)

「タスクワールドの便利な活用方法を、インターナショナル・ビジネスシーンに向けて、どんどん共有・発信していきたい!」という方は、タスクワールド公式サイトより、気軽にお問い合わせください!

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★導入事例

<日本>

記事タイトル:タスクワールドをVPCで導入してから約半年。本当に使えるツールの選定により、業務全体の約8割で利用中!
企業名:株式会社ドキドキグルーヴワークス
業種・業界:ゲーム開発・コンテンツ運営
お話し:小溝幸一さん&下会所盛彦さん


記事タイトル:プロジェクト・タスク管理の効率化にタスクワールドを選定。リアルタイムで全体状況の把握ができる「オーバービュー」が導入の決め手!
企業名:NSSホールディングス株式会社
業種・業界:グループ企業(法人向けソリューション等)
お話し:才納健太郎さん&多田啓介さん


記事タイトル:タスク管理方法の一本化を進めているワイノック株式会社では、タスクワールド導入により、ミーティングの時間を大幅激減!
企業名:ワイノック株式会社
業種・業界:ITソリューション
お話し:取締役 CTO 朝永将さん


記事タイトル:タスクワールドは、案件増加、事業拡大、会社の急成長の流れにフィットした、使いやすさ抜群の優良タスク管理ツール
企業名:株式会社AIコミュニケーション
業種・業界:総合WEBプロモーション
お話し:制作部 伊藤廉さん


記事タイトル:タスクワールドは100%社内のインフラに。テクノロジーを駆使したBestサポート提供の一環として、積極的にお客様にもオススメ中!
企業名:税理士法人 猪股会計
業種・業界:会計事務所
お話し:石本勝也さん&猪股宏之さん


記事タイトル:「タスクワールド」導入で、社内の管理ツール利用定着につなげたい!
企業名:株式会社クラウドナイン
業種・業界:モバイルゲーム制作・運営
お話し:ディレクター 辻口誉人さん


記事タイトル:タスクワールド導入目的は仕事の効率化!有効活用のためには使い方をイメージすることが大切
企業名:株式会社アイ・ピー・エス
業種・業界:システム運用・保守サポート
お話し:コンサルティング事業部 東京本社統括中島辰也さん&事業開発部 岡本隆大さん


記事タイトル:導入時にルールが決定!社内のコミュニケーションツールはタスクワールドのみ
企業名: 株式会社ビズ・クリエイション
業種・業界:住宅・不動産業界に特化したメディア運営
お話し:イノベーション創造ユニット 広報・アライアンスチーム マネージャー 田中美都さん


記事タイトル:企業と自治体の架け橋になるのが私たちの仕事。自治体の 方にもタスクワールドを活用してほしい!
企業名: ポート株式会社
業種・業界:バーティカルメディア・採用コンサルティング・メディカル・地方創生
お話し:地方創生支援室 室長 大村智一さん&アソシエイト 池内沙也さん


記事タイトル:仕事で最も重要な“時間の管理”が可能に。 これがタスクワールドの最大かつ最高の魅力!
企業名: Calculus
業種・業界:Web・システム・アプリ開発
お話し:ディレクター 田原一正さん


記事タイトル:タスクワールドで、チームが抱える 仕事の「見える化」と「一元的管理」を実現!
企業名: 株式会社インジェスター
業種・業界:翻訳・通訳・外国人派遣
お話し:マーケティング室 李志哲さん&野口哲正さん


<韓国>

記事タイトル:未来のガリレオを育成!「Astrocamp」は、タスクワールドで生産性を130%向上!
企業名: Astrocamp
業種・業界:天文施設を運営する教育機関
お話し:教育・コンテンツリサーチャー ジンヒ・ユー氏


記事タイトル:「Chris & Partners」:タスクワールドで、イベント業界のオペレーション慣例に改革を!
企業名: Chris & Partners
業種・業界:イベント関連


記事タイトル:人気ファッションアプリ「HALFZ」:タスクワールドで70%の業務効率アップを達成!
企業名: HALFZ
業種・業界:プラットフォームビジネス運営
お話し:CEO ジャン・ジェヨン氏


記事タイトル:韓国のRealBizは、タスクワールドで少数精鋭チームオペレーションを実現!
企業名: RealBiz
業種・業界:会計プログラム運営
お話し:シニア プロジェクトマネージャー リー チャンミン氏&サポートマネージャー キム ミラン氏&プロジェクトリーダー シン キョウォン氏


<インドネシア>

記事タイトル:経営コンサルティング&デジタルエージェンシーとして、Ydigital社が必要とするツールとは?
企業名: Ydigital社
業種・業界:経営コンサルティング
お話し:CEO ピーター・ハマルク氏


<アメリカ>

記事タイトル:米国ウォルト・ディズニー社 シニア・アナリスト「タスクワールド導入で、期日の遅れをゼロに」
企業名: ウォルト・ディズニー社
業種・業界:テーマパーク
お話し:シニアRMアナリスト アンドリュー・ヴェルハイム氏


記事タイトル:Raygun社はタスクワールドをフル活用し、事業拡大を実現!
企業名: Raygun社
業種・業界:アパレルデザイン
お話し:ヘッドデザイナー兼オペレーションマネージャー ジェニファー・レザービー氏


記事タイトル:Studio Izuneはタスクワールドで創造をカタチに!
企業名: Studio Izune
業種・業界:国際的アニメーターチーム
お話し:ディレクター兼アニメーター イズ・イシマ氏


<エストニア>

記事タイトル:タスクワールドを活用し、10万人の顧客サポートを行うエストニアの広告会社!
企業名: Adcash
業種・業界:ウェブ広告
お話し:マーケティング部長 リース・リスタル氏


<イギリス>

記事タイトル:残酷な慣習は終わらせる使命を果たすため、ある慈善団体が使った手段とは?
企業名: 28 Too Many
業種・業界:慈善団体
お話し:オペレーションディレクター ショーン・キャラハン氏


<オーストラリア>

記事タイトル:オーストリア初の24時間ピザ専門店「BistroBox」は タスクワールドで効果的なコラボレーションを実現!
企業名: BistroBox社
業種・業界:ピザ専門店
お話し:CEO クラウス・ハーベル氏


<フランス>

記事タイトル:アコーホテルズは、タスクワールドをどの様に活用し、ホテル開業プロジェクトを成功させたのか?
企業名: アコーホテルズ
業種・業界:ホテル運営
お話し:東南アジア支局 デジタルマーケティング リージョナルディレクター アリーン・マサート氏


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〜通知をさらに通知できる安心感がオススメ!〜

タスクワールドのワークスペース上では、常に様々なプロジェクト・タスクが、メンバーにより進行されますが、各案件の細かい要素を見落とさないためには、先日リリースされた「タスクのカスタムリマインダー機能」(本機能に関しての記事はこちら)がとても便利。

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この「タスクのカスタムリマインダー」に加え、新たなリマインダー機能「スヌーズ通知」が、今月リリースされました。

本日は、この新機能に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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1

上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。このページに限らず、全ページで表示される画面左のサイドバーにあるベルのアイコンをクリックすると、自分が関連する件の通知を一括確認できる「通知ページ」に移動できます。

「通知ページ」は下の様な感じです。

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3

「スヌーズ通知」を設定したい案件にマウスのカーソルを載せると、下の様に複数のアイコンが表示されます。時計の形をしたアイコンをクリックしましょう。

4

時計の形をしたアイコンをクリックすると、下の様に、スヌーズ通知がされるタイミングを設定するメニューが表示されます。

5

スヌーズ通知が設定されると、対象案件の通知が設定されたタイミングにて、タスクワールドアプリ、または、タスクワールドを開いているブラウザーを介して行われます。

実際の「スヌーズ通知」は下の様な感じです。

8
タスクワールドアプリ内でのスヌーズ通知

さてさて...。

最後に、設定済みのスヌーズ通知をまとめて確認する方法を見てみましょう。

下の画面の赤い矢印が指している「スヌーズ設定中」をクリックすると、スヌーズ通知をまとめて確認できるページを開く事ができます。

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7

以上、新機能「スヌーズ設定」に関してでした。

ぜひご活用ください!

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