タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜タスクワールド導入事例のご紹介:株式会社インジェスター〜


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翻訳・通訳・外国人派遣をメインに行なっているとのことですが、株式会社インジェスターの会社概要や強みなどを教えていただけますか?

弊社は、翻訳と通訳の二本柱で事業を行なっています。まず、翻訳についてですが、字幕の制作を中心に受注しております。韓国、中国のテレビ局からの依頼からスタートしたということもあり、アジア系の作品の字幕制作を多く手がけています。公式サイトにも記載していますが、社名の“INJESTAR”も韓国語と英語の造語なんです。そしてもう一つのメイン事業である通訳ですが、バイリンガルスタッフを空港や商業施設へ派遣、さらに、一般通訳を展示会やイベントに派遣するといった事業内容となります。

成田空港や関西空港にオフィスがあるのですね。そちらからスタッフさんを派遣するといった感じなのでしょうか?

そうですね。空港にオフィスがあるというのは弊社の強みです。空港は何かと問題が起きやすいですから、スピーディ、かつフォローアップもしっかりできる体制でスタッフの派遣ができるので、ご好評をいただいております。また、翻訳に関してですが、中国・大連にあるオフィスと細かく連携することができるのも、弊社の大きな特徴の一つです。メインはアジアとなっていますが、世界15ヶ国の字幕制作に対応してきました。

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株式会社インジェスター マーケティング室 李志哲さん

ワールドワイドに対応可能ということですね。さて、早速ですが、タスクワールドについて伺いたいと思います。現在、タスクワールドをどのように使っていますか?

主にマーケティング室のメンバーで使っています。実は、タスクワールド導入前には、私たちは個人的にいろいろなタスク管理ツールを使っていました。しかし、それらのタスク管理ツールは、いまいち、しっくりきていませんでした。そこで、いろいろとリサーチしてみたところ、タスクワールドにたどり着きました。

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株式会社インジェスター マーケティング室 野口哲正さん

タスクワールド導入の決め手となったポイントを伺えますか?

プロジェクトを中・長期的に管理できること、さらに、見やすく使いやすいこと。この2点が決め手です。それまで使っていたタスク管理ツールでは、プロジェクトの管理という点では、どうしても近視眼的になってしまいがちでした。ガントチャートを使うと、パッと全体が一目で理解できる、これが、タスクワールドで特に気に入っているポイントです。

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ワークスペースのガントチャート画面(タイムライン)

タスクワールドの特徴の一つとして、多言語のインターフェースに対応している点があげられますが、現在はどの言語で使用されていますか?

基本的には日本語です。社内のスタッフの割合でいうと、日本よりも韓国、中国の社員が多いんです。ですが、まずは、社内共通言語である日本語で、タスクワールドの機能や操作を、全員がしっかり身につける目的もあり、日本語モードをメインに使っています。

現在、いろいろと使い方を試されているようですが、タスクワールド導入により改善されたと感じているポイントはありますか?

もちろんあります。「見える化」と「一元的に管理できること」。誰が何をやっているのかが一目でわかるようになりましたし、各プロジェクトの状況が把握しやすくなりました。もともと弊社は、プロジェクト管理ツールを使うという文化が根付いていませんでした。プロジェクトに関するほとんどのことを、エクセルで管理していたくらいですから。なので、タスクワールドを社内で本格的に導入することが決まった時は、「やっと何かが動き出した!」、「スタートした!」という感じでした。

タスクワールドでよく使っている機能をお伺いできますか?

ガントチャートとボードです。タスクワールドのこれらの機能を使うだけでも、案件の洗い出しができるのが、とても便利です。また、全プロジェクトが一覧表示される画面を良く見ています。プロジェクト全体を俯瞰してみることができるので、「ここは今やらなくていいよね」、「ここはペンディングにしておこう」など、新事業のポートフォーリオのように使うこともあります。さらに、プロジェクトごとにステータスの表示ができること、数値として完了パーセンテージを見ることができるのはとても便利です。出社して最初にやることとして、「ガントチャートを見て、優先事項をきちんと把握した上で、その日の仕事を開始する」が習慣になっています。

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ワークスペースの全てのプロジェクトを一覧できる画面

他のチームにもタスクワールドはオススメできますか?

できます。していきたいと思い、うまくオススメできるよう、まずは自分たちが、更に使いこなせるようになるよう、頑張っています(笑) 。タスクワールドは、機能も便利で画面も見やすいのはもちろんなのですが、何より、操作しやすいことが、その大きなポイントの一つだと思います。こういったツールの導入はチームメンバーみんなが使いこなせることが大切です。その点、タスクワールドは、使いやすいインターフェースで、他言語もOKで、直感的に使えるので、オススメしやすい管理ツールだと思います。

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〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

プロジェクト管理ソフトがチーム内のオペレーションに深く浸透をしていくと、そのプロ管は、各メンバーにとってメールやLINEのように、必ず毎日使う欠かせないツールとなってきます。

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毎日確実に使うものだけに、少しでも利用効率を上げていきたいもの。

本日は、効率アップに繋がるちょっとした裏技的機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドでは、「Enter(エンター)キー」をクリックする事により、次のアクション項目が含まれたメニューを表示させる事ができます。

1. 新しいタスクの作成
2. 新しいプロジェクトの作成
3. タスクに関してのフィードバックの送信
4. 新しいチャットグループの作成
5. ワークスペースへのメンバー招待


下の様な感じで、画面左上に表示されます。

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ワークスペース上の全プロジェクトを閲覧する事のできるページ

テキスト入力モードでない状態で、Enterをクリックすると...。

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この様に、メニューが表示されます。

このメニュー内は、キーボードの上下ボタンで選択項目を変える事ができ、選択された項目は、そのままEnterをクリックして開く事ができます。手をマウスに置き換える必要がないので、タスクやプロジェクトを新規作成する画面を開く迄の作業は、パパッっと素早く行なうことができるのは、とても便利!

この流れは、ワークスペース上の全プロジェクトを閲覧する事のできるページだけでなく、他のページ上でも同じです。

例えば、完了済みのタスクに関してのフィードバックを管理する事のできるプロフィールページでも...。

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Enterキーをクリック!

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こんな感じに、同じ流れで同じ場所にメニューが表示されます。

※タスクに関してのフィードバックを送れる機能は、2018年4月にリリースされたばかりの新機能です。詳細は、こちらの記事をクリック

異なるプロジェクトを横断して最新状況を一括でチェックする事のできる「オーバービュー」でも同様に、このメニューを表示させる事ができます。

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ワークスペースの「オーバービュー」ページ

Enterキーをクリック!

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同じ様に、メニューが表示されました。

次は、各プロジェクト内で使える小技を見てみましょう。

下は、「タイムマシン企画2018」というタイトルが付けられたプロジェクトのメイン画面です。

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上の画面の赤い枠で囲まれた部分を、マウスで右クリックしてみましょう。

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このように、右クリックメニューが表示されます。

この右クリックメニューには、次の項目が含まれています。

1. タスクのコピー作成
2. タスクの別のプロジェクト・別のタスクリストへの場所移動
3. 現在のタスクリスト内での場所移動
4. タスクの削除


さて...。

各タスクは、その細かい構成要素をチェックリストとして小分けする事が可能です。
このタスクのチェックリスト機能においても、右クリックメニュー機能があります。

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チェックリストの、特定の項目を右クリック!

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このチェックリストの右クリックメニューには、次の項目が含まれています。

1. クリックしたチェックリスト項目に関し、独立したタスクとしてコピーを作成
2. クリックしたチェックリスト項目に関し、独立したタスクとして変換(チェックリストから外れます)


.......

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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〜完了したタスクに関して、深みのあるフィードバックを送れます!〜

チームとして取り組むプロジェクトに関しては、仕事の区切りごとに、お世話になったメンバーにねぎらいの言葉等をかけていきたいもの...。

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2018年4月、タスクワールドでは、「パフォーマンス・レビュー」機能がリリースされました。この機能を使うことにより、ワークスペースメンバーは、特定の完了済みタスクに関し、特定のメンバーを対象に、正式なかたちでフィードバックを送る事ができます。

本日は、この新機能の使い方を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は「タイムマシン企画2018」というプロジェクトのメイン画面です。

「パフォーマンス・レビュー」は、完了処理がされたタスクのみが対象となります。それでは、どれか一つ、完了処理がされたタスクを開いてみましょう。

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完了処理がされたタスクは、表示または非表示を切り替えることができます。

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完了処理済みのタスク「ドアが空いた時の角度を確定」を開いてみましょう。
※あれれ...。漢字が違っていますね...。

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上の様に、完了済みのタスク詳細画面の下部には、フィードバックを送る事ができる旨の記載があります。「フィードバックを送る」ボタンをクリックしてみましょう。

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フィードバックを送るには、次の5つの項目を設定する必要があります。

1. 対象となるメンバー(複数選択可能)
2. 企業バリュー(複数選択可能)
3. 関連するタスク(複数選択可能)
4. フィードバック詳細(自由記述コメント)
5. フィードバックの公開・非公開


それでは、どんどん見ていきましょう!

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企業バリューは、ワークスペースごとに作る事が可能です。ワークスペース管理者のみが、企業バリューを作成・編集・削除する事ができます。

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全ての項目を入力したら、フィードバックを送信する事ができます。それでは、送信されたフィードバックはどのように表示されるか見てみましょう。

下の様に、「ピープル」アイコンをクリックします。

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「坂本アツシ」本人のプロフィールページ

上の様に、自身が関連するフィードバックは、自身のプロフィールページで全て確認する事ができます。

自身が送信したフィードバックであれば、送信後も編集をする事が可能です。

先程送ったフィードバックの編集画面を開いてみましょう。

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上の赤い矢印が指している箇所では、受け取った相手が、そのフィードバックを自身のプロフィールページで公開・非公開の選択ができるように設定する事ができます。

それでは、受信者である「木村潤」のアカウント上で、このフィードバックを見てみましょう。

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「木村潤」のアカウント上での表示

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木村潤が、このフィードバックを自身のプロフィールページで公開にすると、別のメンバーが木村潤のプロフィールページを見る際、このフィードバックが表示されます。

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このフィードバックの送受信者ではないメンバーによる、木村潤のプロフィールページの閲覧

特定のワークスペースメンバーが関連するフィードバックは、それぞれのプロフィールページで見ることができます。プロフィールページは、「ピープル」の「アクティブメンバー」からアクセス可能です。

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また、自身の最新フィードバック状況は、「通知」の「フィードバック」で見る事ができます。

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.......

以上、「パフォーマンス・レビュー」に関してでした。

自身が関連するフィードバックは、メンバーや企業バリューで絞り込み検索する事も可能です。これは、チーム運営の更なる改善に便利に使えそう...。

今回の新機能、ぜひご活用ください!

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