タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜タスクワールドをよりフル活用するための便利機能をご紹介!〜

これまでリリースされてきた「タスクワールド活用のヒント」を一覧にまとめました。
(更新日:2018年11月12日 午前11時)

「こんな感じの記事をぜひ読んでみたい!」といったご要望があれば、気軽にリクエストしてくださいね!

main

★API連携

タスクワールドをさらに使いやすく!APIでチェックリストもコントロール!

APIでタスクワールドが更に便利に!GAS botのサンプルプログラム!!

タスクワールドAPI、Javascript サンプルプログラムを使ってみましょう!

Javaや PHPで、タスクワールドをもっと便利に!

イッキに解説します!タスクワールド APIの使い方!


★便利機能

特報!タスクワールドでゲストとコラボが可能に!

タスクワールド上の細かな動きを、自分だけにスヌーズ通知!

何かと便利なタスクワールドのデータ出力機能!

自由にカスタマイズ可能!タスクワールドの新リマインダー機能が心強い!

ちょっとした小技集! vol. 3(仕事の動きを小まめにチェック)

ちょっとした小技集! vol. 2(タスク&タスクリスト&プロジェクトのコピー機能)

ちょっとした小技集! vol. 1 (ショートカット、タスク右クリック、チェックリスト)

タスクワールドならではの新機能!パフォーマンス・レビュー!

タスクワールドのプロジェクト作成者とは?

タスクワールドのガントチャート機能がピカイチ!

タスクワールドは備忘録としても強い!

タスクワールドのフォロワー設定機能が、プロジェクト管理をより効率的にします!

タスクワールドの繰り返しタスク機能が便利!

裏技 緊急対応!タスクワールドで、突然のチームメンバーチェンジを乗り切る!

タスクワールドでは、アクティビティログが、見やすく詳細にチェック可能!

制作プロジェクトでこそ、タスクワールドが強い!

タスクの時間計測機能で工数もバッチリ管理!


★タスクワールド入門

タスクワールド、無料トライアルから導入までの道!

タスクワールドに参加するメンバーのタイプをMatomeましょう!

タスクワールドではメールだけで基本操作が可能!

快適・スピーディーなやり取り!タスクワールドのチャット機能!

タスクワールドでは、Markdownで書式設定が可能!

プロジェクトをグループ分けして、タスクワールドを更に使いやすく!

タスクワールドで情報共有レベルをコントロール!

タスクワールドでは、自分に合った使い方が可能!

タスクワールドは、ファイル管理がとことんわかりやすい!

緊急対応!タスクワールドなら、プロジェクト管理方法をいつでも変更可!

タスクワールドなら、ITがチョット苦手なメンバーでも大丈夫!

Trello(トレロ)からタスクワールドへの移行はラクラク簡単!

人事・採用・HR全般にも、タスクワールドが効く!

タスクワールドの基礎をもう一度おさらい!

タスクワールドは、スクール運営の心強い味方!

サポート業務で大活躍!タスクワールドの仕事術!

タスクワールドでチームのワークフローを徹底改善!

タスクワールド公式モバイルアプリが超便利!



--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜Google Apps Script でタスクにチェックリストを追加しましょう!〜

API


前回に引き続き Google Apps Script(以下GAS)の bot を作成しましょう。今回は一日ごとにタスクを確認し、新しいタスクに以下のタグが付与されていた場合、タスクに自動でチェックリストを追加する処理を実装します。

before


このサンプルでは Google とタスクワールドのアカウントが必要になります。また、タスクワールド API で使用する ID も用意しておきましょう。ID はタスクワールド画面の「アカウント設定 > データのダウンロード」からダウンロードするか、または<前回記事>のサンプルソースで取得できます。


スクリプトファイルを追加

まずは <Google Apps Script プロジェクト一覧画面>で前回のプロジェクトを開き、メニューの「ファイル > 新規作成 > スクリプトファイル」で新規スクリプトを開きます。

このファイルにサンプルスクリプト(クリックしてダウンロード)をコピーペーストして保存します。ファイル名は任意で構いません。

add_script


※スクリプトでは、前回分と重複する関数をコメントアウトしてありますが、もし新規でプロジェクトを作成する場合はコメントを外して有効にしてください。


プロパティを追加

今回使用するタグの ID をスクリプトプロパティにを追加します。

メニューの「ファイル > プロジェクトのプロパティ」から「スクリプトのプロパティ」を開き、以下のようにプロパティを追加してください。

properties


スケジュールを設定

一日ごとにタスクの登録状況を確認するためのトリガーを登録しましょう。

スクリプトエディタのメニューから「編集 > 現在のプロジェクトのトリガー」で一覧を開き、新規トリガーを追加して任意のタイミングを設定します。今回は日次処理なので「日付ベースのタイマー」を選択します。

GAS の仕様変更のため、前回の記事とは登録フォームの仕様が異なるので注意してください。

trigger_new



テスト実行

動作確認を行う場合はメニューバーの「関数を選択」欄で addCheckItems 関数を選択し、デバッグボタン(虫のマーク)をクリックします。

debug



スクリプトの動作が終了したらタスクワールドを確認しましょう。下図のように2件のチェックリストが登録されていれば成功です。

after



スクリプトの実装内容

さて、今回もスクリプトの処理内容を簡単にご説明しましょう。

addCheckItems 関数は条件に該当するタスクを確認してチェックリストを登録するメイン処理です。

タスクリストを取得し、それぞれのタスクの登録日時とタグ情報を確認して、条件に該当すればチェックリストアイテムを2件登録します。日次処理なので、一日以内に登録されたタスクかどうかを判定していますね。

func1_addCheckItems


addItem 関数は checklist.add-item API のラッパー関数です。追加先のタスクの ID とチェック項目(タイトル)を引数で受け取って API で送信します。

func2_addItem


この他に前回の記事で実装した関数(getTasklist、postRequest)も使用していますが、初めての方は前回の記事を参照してください。

GAS の同じプロジェクトなら他のスクリプトファイルの関数も使用できるので、今回のスクリプトでは前回の関数はコメントアウトしてあります。

まとめ

タスクごとに作業手順が決まっている場合は、それぞれの作業項目をチェックリストとして登録するとタスク管理がしやすくなりますね。各タスクの進捗状況が一目で確認でき、作業の漏れ抜けも防止できます。

もしあなたのオフィスで分厚い作業マニュアルが現役なら、これからは bot でチェックリストを自動登録してみませんか?作業効率の改善を実感できますよ!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜ツールとしての利便性を大幅に上げるゲストアカウント機能がリリース!〜

国内外の様々な企業で導入が進んでいる、世界基準のプロジェクト管理ツール「タスクワールド」。

2018年秋、ユーザーの方々からのリクエストにお応えするかたちで、待望の新機能「ゲストアカウント」が遂にリリースされました!

guest account copy

本日は、ビジネス現場でのタスクワールドの利便性の大幅向上が期待できる、この新機能をいち早くご紹介いたします。

●ゲストって何?メンバーとの違いは?
●ゲストを追加するにはどうすればいい?
●ゲストが出来る事と、出来ない事って何?

そんな疑問を一気に解消すべく...

Let's スタート!

------

「ワークスペースのライセンス」に関してもう一度整理してみましょう!

タスクワールドの基本コンセプトの1つは「ワークスペース」です。一つのワークスペースを、会社のオフィスの様な感じに使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内のタスクを、そのワークスペースに参加しているメンバーと一緒に取り組みます。

タスクワールドの利用料金は、そのワークスペースのライセンス数で決まります。

ライセンス数とは、ワークスペースに同時に参加できる最大合計人数を意味します。

ライセンスは、ワークスペースのメンバー枠、もしくは、ワークスペースに設置されている合計席数といった感じに考えるとわかりやすいかもしれません。


それでは、「ライセンス数5」のプランで、タスクワールドを導入したケースを例として見てみましょう。

この場合、ライセンスの数が5なので、「対象となるワークスペースに同時に参加できる最大合計人数は5人」という事になります。

これは、「対象となるワークスペースに設置されているメンバーの席数は5つ」と言い換える事ができます。ワークスペース内には、メンバー用の席が常に5つあるので、最大で5人がその椅子に座る事ができる(=ワークスペースに参加できる)という事になります。

では、5つ全ての席が埋まってしまった場合、6人目、7人目といった感じに、新たなメンバーをワークスペースに入れる事はできるのでしょうか?

それは、次の様にする事で可能です。

方法1:新しいメンバーを入れるために、参加している必要のなくなったメンバーを、ワークスペースから削除する。

この場合、1人をワークスペースから削除する事により、その人の席が空く事になるため、その席を、新たに参加する必要のあるメンバーの席として使う事ができるようになります。

方法2:新しいメンバーを入れるために、ワークスペースの席数(=ライセンス数)をアップさせる。

追加料金のお支払いにより、この様に、ワークスペースに同時に参加できる人数を増やす事が可能です。


「ゲストアカウント機能」で何ができるようになった?

原則、(ゲストではない)、ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※細かく言うと、ワークスペースのメンバーには、「ワークスペース管理者」、「ワークスペース管理者ではない通常のメンバー」と2つのタイプに別れます。詳細はこちらの記事をご一読ください。

この「ワークスペースのメンバー」が、ワークスペースのライセンスとしてカウントされるメンバーとなります。

今回実装された「ゲストアカウント機能」により、ライセンスとしてカウントされないかたちで、ワークスペースに「ゲスト」を参加させる事ができるようになりました。


ライセンス数5の例の場合、5つの席がすべて埋まってしまっている状態でも、ゲストとしてならば、そのワークスペースに新しい人を参加させる事ができるようになった、という事であります。

ワークスペースのライセンス数は5の状態で、
ワークスペースに参加しているメンバーは5人、
ワークスペースに参加しているゲストは10人。

... といった感じのタスクワールドの使い方を可能にするのが、今回の「ゲストアカウント機能」の大きなポイントとなります。


ワークスペースのメンバーとゲストとの違いとは?

前述の様に、原則として、(ゲストではない)ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※もちろん、メンバー間での情報共有・アクセスレベルを細かく設定する事が可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。

これとは対象的に、ワークスペースのゲストは、あくまで「ゲスト」として参加している状態であるため、そのワークスペース上で可能なアクション・アクセス権は、とても限定的なものとなります。

タスクワールドの様なプロジェクト・タスク管理ツールを、企業・チームとして使う大きな利点の一つは、「仕事の見える化」であります。


細かなアクセス権設定などを考えない場合、原則、ワークスペースのメンバー全員は、ワークスペース上で管理されているプロジェクトの全体像を、常にわかりやすく効率的なかたちで見えている状態にあります。

それとは対象的に、ワークスペースのゲストが、そのワークスペース上でする事のできるアクション・見る事の出来る情報は、とても限定的なものとなります。

例えば、ゲストはメンバーとは違い、実際に自身がアサインされているタスクのみにしかアクセスする事ができず、また、そのタスク内で行えるアクションも限れられています。

ゲストができる事と、できない事、ざっと纏めてみましょう。

●ゲストは、自身がプロジェクトのメンバーとして設定されているプロジェクトしか、アクセスする事ができません。また、その様なかたちでアクセスする事ができるプロジェクトに関し、プロジェクトの期日を含む細かな設定を変更する事はできません。

●ゲストとしてアクセスできているプロジェクト内の個々のタスクは、自身がそのタスクの担当者、もしくはフォロワーとしてアサインされていなければ、アクセスする事ができません。また、担当者として設定されていれば、そのタスクのコンプリート処理が可能ですが、フォロワーとして設定されている場合は、コンプリート処理はできません。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスク上で、コメントやファイルを投稿する事が可能です。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関しての細かな設定変更をする事はできません。

●ゲストは、自身がメンバーとして参加しているプロジェクトの、プロジェクトチャットに参加する事ができます。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関して、パフォーマンス・レビュー機能(=タスクに関してのフィードバック機能)を使う事ができます。

●ゲストは、プロジェクトのタイムライン(=ガントチャート)やアナリティクスにアクセスする事はできません。また、ワークスペースのオーバービューを使う事もできません。



以上が、ゲストができる事、できない事の概要となります。

繰り返しとなりますが、タスクワールドを企業・チーム運営に取り入れる事により期待できる大きな効果の一つは、「仕事の見える化」であります。

ワークスペースに参加しているメンバー間の、効率的な情報共有・コラボレーションを促進するのが、タスク・プロジェクト管理を利用する最大の意味として、タスクワールドは開発がされています。


という事なので、かなり限定的なかたちでしかタスクワールドを使う事のできない「ゲスト」をワークスペースに参加させるという事は、「あくまで、一時的にその人をワークスペースに参加してもらっているだけ」といった感じに捉えられるべきかもしれません。

より本格的に、タスクワールドでその人とコラボレーションを行うのであれば、ゲストとしてでなく、その人をメンバーとして、ワークスペースに参加してもらうべきでしょう。


ゲストをワークスペースに招待してみましょう!

それでは最後に、ゲストをワークスペースに参加させる方法を駆け足で見ていきましょう。

下の画面をご覧ください。

1

まず、画面右上のワークスペース名が書かれたプルダウンメニューから、ワークスペースのプロパティに移動します。

2

次に、上の画面の様に、「ワークスペースのメンバー」タブより「メンバーの招待」をクリックします。

3

メンバータイプの選択画面で「ゲスト」を選び、「次へ」をクリックします。

4

「ゲストを招待する」の画面より、「+」をクリックし、ゲストに参加させたいプロジェクトを選択します。

5

プロジェクトの選択ができたら、招待したいゲストのメールアドレスを入力しましょう。

「招待を送信する」をクリックしたら、ゲストのメールアドレスに招待メールが届きます。

6

無事、その人がワークスペースにゲストとして参加できたら、その人は、「ワークスペースのメンバー」タブで、上のように表示されるようになります。

さてさて.....。

ここからは、ゲストとしてワークスペースに入った人(=竹山 マサキ)の画面も見ていきましょう。

9
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

先程選択されたプロジェクトのみが、参加中(=アクセスできる)プロジェクトとして表示されているのがわかります。

それでは、その2つのプロジェクトのうちの1つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

7
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

ゲスト(竹山 マサキ)の画面では、プロジェクト内のタスクリストは表示されていますが、各タスクリストには、タスクカードが1つも表示されていないのがわかります。

これは、ゲスト(竹山 マサキ)が、このプロジェクト内のどのタスクにも、担当者もしくはフォロワーとしてアサインがされていない状態であるからです。

参考までに、ゲストを招待したワークスペースメンバー(坂本 アツシ)の画面では、このプロジェクトはどの様に表示されているのかを見てみましょう。

8
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

実際、このプロジェクトでは複数のタスクが管理・運営されているのがわかります。

ゲスト(竹山 マサキ)の画面で、これらのタスクが表示されるには、ゲスト(竹山 マサキ)が、特定のタスクに担当者もしくはフォロワーとしてアサインされる必要があります。

では、駆け足チェックを続けていきましょう!

11
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、特定のタスクに、ゲスト(竹山 マサキ)を担当者としてアサインすると…

12
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、ゲスト(竹山 マサキ)の画面でも、このタスクが表示されるようになりました。

..................................................

以上、新機能「ゲストアカウント」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、御社内でのタスクワールドの利便性をユニークに高めていってくださいね!


--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

↑このページのトップヘ