タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜従来のスプレッドシートやメールから、タスクワールドへの一元化〜


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アリーン・マサート氏/東南アジア支局 デジタルマーケティング リージョナルディレクター
タスクワールドのおかげで、やるべき作業は何なのか、誰が・いつまでに・どのようにするべきか、全員が把握できるようになり、シームレスな仕事が可能になりました。管理職の方には、タスクワールドは断然お勧めします。仕事が格段にやりやすくなりましたし、毎日の貴重な時間をうまく節約することで、効率性の大幅アップを実現することができました。
ラッフルズ、ソフィテル、ノボテル、プルマン。これらは、世界有数のホテル運営会社、アコーホテルズが所有する人気ホテルの一部だ。3,700以上のホテルを運営し、18万人以上の従業員を抱えている、フランス拠点のグローバル企業だ。

2015年には、3日に2軒の割合で新しいホテルをオープンした、という事実からも、同グループの事業規模が伺える。

アコーホテルズの爆発的な成長の多くは、ホスピタリティ業界におけるもっとも活発的な地域のひとつ、東南アジアによるものだ。アリーン・マサート氏は、東南アジアにおけるアコーアジアのデジタルマーケティング事業を統括している。マサート氏は、ホテルの新規開業のプロセスを円滑化したいとかねがね考えていた。


問題点
ホテルの開業は一大プロジェクトだ。複数の部門にまたがって作業しなくてはならない上、期日までに完了させる必要のある、重要なタスクが数多くある。また、チーム全員をつなぐコミュニケーション方法も確立しなくてはならない。

多くのホスピタリティ企業と同様、アコーホテルズもまた、90年代来おなじみの管理ツール、すなわちエクセルとメールを使用していた。

この2つのツールを侮ってはならない。どちらもビジネスのやり方を大きく変えたものだし、今後も世界中のあらゆるビジネスをサポートしてゆくだろう。だが、どちらもプロジェクト管理のために開発されたわけではない。開発された本来の目的においては素晴らしい働きをするが、仕事の組織化は得意分野ではないのだ。

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マイクロソフトのエクセルがプロジェクト管理に最適とされない理由

私たちはホテルの新規開業プロセスをより効率化したいと思っていました。誰もがリアルタイムで進行状況をたどることができる、オンラインソリューションを必要としていました。また、全ドキュメントを整理し、検索を容易にしたいとも考えていました。(マサート氏)
マサート氏は、既存の方法は時間を浪費するばかりで、改良の余地があると感じていた。


解決策
アコーグループが抱えていた、ホテル開業プロジェクトにおける数々の問題を耳にし、私たち、タスクワールドチームは、マサート氏にコンタクトを試みた。視覚的なタスクマネージメント、ファイル共有、そしてチーム間のメッセージ交換を、タスクワールドという1つのアプリケーションに統合することで、グループが抱える問題を解決できるかもしれない、と考えたからだ。さっそくマサート氏に連絡をとり、タスクワールドを紹介した。

タスクワールドチームと共同で、試験的プロジェクトをスタートすることに。こうして、アコーグループとタスクワールドの、建設的パートナーシップがスタートした。

私たち、タスクワールドチームはまず始めに、アコーホテルズのワークフローをタスクワールドのワークスペース上で再現をした。


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ホテル開業ワークプレイスの一例

タスクワールドを導入して以来、確実にチーム内の効率性がアップしています。タスクワールドを社内のオペレーションに取り入れることにより、複雑な作業、仕事のフローがとても円滑になりました。プロジェクトのメンバー全員が、誰が何を、どうやって、いつまでに終わらせるべきか、把握することのできる環境を作れています。(マサート氏)

視覚的なプロジェクト管理
タスクワールドのビジュアルボードは、視覚的にも操作的にも、エクセルのスプレッドシートとは対照的だ。チームは、一つの共有スペース("バーチャル仕事空間")で、各自のタスク(仕事)に関してアップデートを行い、ファイルを共有し、連絡を取り合い、チームメンバーと共に、プロジェクトの進行をチェックする。タスクワールドを業務オペレーションに取り入れた仕事とは、このようなイメージだ。

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ホテル開業のためのマーケティングプロジェクトの一例

タスクワールドを導入する前は、必要な情報をメールで集め、エクセルのシートにチェックリストを作り、マニュアル作業でそれを更新した上で、そのエクセルファイルを、複数の関連者に送信し、それを受信したスタッフは、各自、そのファイルを独自のスタイルで管理していました。タスクワールドを使えば、チェックリストはクリックひとつで更新され、全員に通知されます。またチャット機能のおかげで、ホテル開業における最も忙しい時期の、膨大なメールのやり取りも大幅に減りました(マサート氏)
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タスクワールドのチャット機能により、メールのやり取りを40%以上削減することが可能


タスクワールドの利点
マサート氏に、タスクワールドの機能で特に気に入っている点を聞いてみると、「オーバービュー」ダッシュボードだとの回答を得た。
ひとつの画面上で、すべてのワークスペースでの作業を、一括でチェックできる点が、とても便利で気に入っています(マサート氏)

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タスクワールドの「オーバービュー」ダッシュボード

プロジェクトを管理する立場にあるすべての人に、タスクワールドをおすすめしたいですね。業務オペレーションに取り入れると、毎日の仕事が格段にやりやすくなります!(マサート氏)
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7月といえばもうすぐ夏休みの季節。奥さんやお子さんを連れて、旅行の計画を立てている方も多いのではないでしょうか。
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でも、「仕事が忙しくて行けるかわからない…」「プロジェクトリーダーなので部下の進捗が心配」など、なかなか旅行の踏ん切りがつかないことってありますよね。

そんな忙しい20・30代のあなたにオススメなのが、プロジェクト管理ソフトウェアの "タスクワールド (Taskworld)" です。


時間を意識したプロジェクトの管理ができる

タスクワールドの曜日別管理画面の例
[タスクワールドの曜日別管理画面の例]


タスクワールドは複数のプロジェクトの進捗状況が "一目見てわかる" のが大きな特徴です。
管理画面を開くと、各プロジェクトのTODOや〆切、アサインメンバーなど情報が一同に表示されます。

ですが、ここまでは他のプロジェクト管理アプリも同じ。タスクワールドのすごさはこの一歩先にあります。

他社のプロジェクト管理アプリでは、プロジェクトごとに一つのボードにまとめられて表示されています。

もちろん、それはそれで見やすいのですが、直近に迫っているタスクが一目でわからず、自身で緊急性の判断をしなくてはなりません。

タスクワールドでは "プロジェクト単位のボード" から、プロジェクトをまたいで "曜日ごとのタスクにまとめたボード" に切り替えることができます。

こうすれば「今週は●●をやらなくてはならないから、時間配分を~のようにして…」など、時系列を意識して仕事を進めることができるので先々の旅行の計画もバッチリ立てられます。

また、ガントチャートも表示することができるので、数週間~1か月と中長期にわたるプロジェクトやタスクも一目瞭然。

忙しいお父さんにとって時系列で進捗管理できるのは大変便利ですね。


スマホアプリを使って出先や家でも仕事ができる

対応OSはiOSとAndroid
[対応OSはiOSとAndroid]


公式アプリをインストールしておくことで、会社にいなくてもスマートフォン1本で仕事を進めることができます。

出張の移動時間やお子さんを寝かしつけた後の時間など、ちょっとしたスキマ時間を使って部下の進捗を確認したり、翌日にすべき仕事をチェックすることができます。

「塵も積もれば山となる」ということわざがあるように、タスクワールドを使って細切れの時間でできる仕事を積み重ねることによって、家族サービスがに充てられる時間を生み出すことができます。

公式アプリはAppStoreGoogle Playにてダウンロードが可能。

もちろん、アプリは無料でダウンロードすることができます。


利用料も他社に比べてお得

 企業様向け

[企業向けのTeamsプランのほか、個人用や専用サーバーのプランも用意]


こうした便利な機能を持っていても、会社側で導入してくれなければ意味がありません。
コスト削減に厳しい企業も安心してご利用いただけるよう、タスクワールドの利用料金は他社に比べてお得になっています。

例えば、100名規模の中小企業でプロジェクト管理ソフトウェアを導入する場合、A社は1人あたり月額25 $、B社でも15 $(1人・月額)の利用料金がかかります。

ですが、タスクワールドの場合、他社とほぼ同等の機能性を持ちつつも【1人あたり月額10 $ ~】で使うことが可能となります。

もちろん、人数が増えるほどコスト面のメリットは大きくなりますし、他社より安いからといってセキュリティや機能面で妥協することは決してありません。

アマゾンをはじめとした世界的企業でも導入実績があるため、上層部への提案にもうってつけとなります。

なお、2段階認証やVPCなどを希望される企業には、専用サーバーを使ったプランもあるので、気になる方は、ぜひ気軽にお問い合わせしてみてください。


おわりに

家族サービスをしながらも、部下をマネジメントし上層部にも結果を出さなければいけない "イクメンビジネスマン" にとって、タスクワールドは力強い味方となってくれるでしょう。

仕事のときはできる上司として部下の進捗を瞬時に把握し、ちょっとしたスキマ時間も仕事に充てることで業務効率化を図る。そして、生まれた時間は優しいパパとなって大切な家族と過ごす。

「今年の夏休みは、久々に家族旅行でも行くか!」そんな声が聞こえてくるような気がしますね。
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