タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜プロジェクト管理における課題を整理して、攻略につなげていこう!〜


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長期的に機能するビジネス・組織を始めることは容易ではありません。個々の作業グループをチームとしてひとまとめにし、各チームのアクションを、リーダーがその場で細かく監視しながら、特定の場所でプロジェクトを進める必要がある時代は、既に終わっています。

ネットの時代においては、従来想像が出来なかったスケールで、仕事の取り組み方が変わってきています。リモートでほとんどの仕事ができるため、場所を問わず、多種多様なスキル・バックグラウンドを持つ、有能な働き手をチームに入れ、プロジェクトを進める事が容易になりました。しかしながら、プロジェクト管理者が抱える課題は、今も昔も変わりません。

チーム、特にリモートで働くチームを管理するためには、そのためのツールが不可欠です。タスクワールドは、そのような環境下で仕事をするための強力なツールの一つであり、リーダーがプロジェクト管理における7つの障壁を効率的・効果的に攻略していく上で、大いにその力を発揮します。

障壁 1:管理体制作り
チームの仕事の基礎となる管理体制作りは、多くのケースにおいてリーダーにとって最も時間・努力を要する、プロジェクト管理における最重要ファクターです。各タスクの割り当て・進捗状況を効果的に管理できる状態になった上で初めて、リーダーは、その他の自身が取り組むべき重要な仕事に、集中して取り組むことができます。

障壁 2:責任者の選定
一つのプロジェクトにおいて関連者が複数いる時は、誰がどのタスクの責任者であるかが曖昧になりがちです。関連者それぞれが、自身にアサインされたタスクを明確に理解することが、プロジェクトを効率良く進めるためには必須であり、それができる環境を作り、そしてそれを維持することは、リーダーの大事な責任の一つです。

障壁 3:管理手段の一元化
複雑化しがちな連絡手段や管理場所を統一化することにより、より効率的にプロジェクトを管理することができます。リモート環境での仕事であっても、チームと共に働く場所をなるべく一元化することにより、情報共有を楽に、そして効果的に行うことができます。

障壁 4:責任者選定後のフォロー
各タスクの責任者を決めた後、管理者は効果的なかたちで、各タスクに対してのフォローを続けなければいけません。各責任者へのフォローの連絡は、お互いにとって管理がしやすくなるよう、チャットやメールスレッドへの返答など、後で確認が容易なかたちで続けることが理想的です。

障壁 5:評価
プロジェクト管理者の重要な仕事の一つは、各タスクの責任者のパフォーマンスを把握することです。パフォーマンス測定だけではなく、分析までができるツールのプロジェクト管理への導入がオススメです。

障壁 6:パフォーマンス評価指標の共有
従来のプロジェクト環境では、どのような基準でパフォーマンス評価が実際にされているのか、評価をされる側には不明瞭でした。どのようなデータに基いて評価がされるのかを透明化し、常に測定状況がわかるようにすることは、各プロジェクトメンバーのパフォーマンス向上に繋がります。

障壁 7:フィードバック
プロジェクト管理者は、質の高いフィードバックを、各メンバーに伝える必要があります。フィードバックは、フェアで明瞭、そして、可能であれば、個別に面談のスタイルで行うとよいでしょう。

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プロジェクト管理における上記の7つの障壁を克服するには、効果的な専門ツールの導入がオススメです。世界中の様々な企業で導入されている「タスクワールド」は、その専門ツールの一つであり、障壁をスムーズに克服した上でプロジェクトを成功に導くための、様々な機能が備わっています。


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〜世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートするオンリーワンのツール〜

Q:タスクワールドはどのようなツールでしょうか?
タスクワールドは、プロジェクト、そしてチームを管理する最もカンタンな方法です。視覚的なタスク管理、チームチャット、プロジェクトプランニング、アナリティクス等の様々な機能が、1つのシンプルなアプリケーションにまとめられています。仕事をスムーズに終えるための機能がすべて詰まった、オールインワンなソフトウェアだとお考えください。完全オンラインのアプリケーションなので、デスクトップだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を使い、場所を問わず利用が可能です。
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Q:タスクワールドの創設者、フレッド・ムアワッドはどのような人物ですか?
フレッド・ムアワッドは、 複数の企業を経営する起業家です。ムアワッドは、16ヶ国で、IT、出版、食品など、多岐にわたる業界で成功を収めている「Synergia One Group of Companies」の創設者でもあります。また彼は、ムアワッド・グループの四代目の共同後見人でもあります。このグループは、ジュエリーや腕時計の製造販売を行っており、4つのギネス記録を保有しています。ビジネスインサイダーは彼のことを「世界で最も興味深い男」と呼んでいます。

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フレッド・ムアワッド/タスクワールド(Taskworld)創設者・CEO

Q:タスクワールドが提供している製品やサービスとは何ですか?
タスクワールドは、オールインワンのソリューションを提供する、オンラインベースのタスク・プロジェクト管理ソフトウェアです。タスクワールドには大きく分けて4つの機能・特徴があります。

<1>タスク管理
カンバンボード、複数担当者のアサイン、期日の設定、タスクへのコメント、ファイルの共有、タスクの複数の異なるプロジェクトへの関連付け、繰り返しタスク、フォロワー設定、メール送信によるタスク作成 等

<2>チームメッセージング
ダイレクトメッセージ、プロジェクトチャット、GIF動画、絵文字、@メンション、チャットヘッド、パブリックチャンネル・プライベートチャンネル

<3>プロジェクト管理
プロジェクトテンプレート、プライバシー設定、カレンダー、タイムライン、プロジェクトグループ

<4>アナリティクス
インタラクティブなダッシュボード、ガントチャート、バーンダウン・チャート、バーンアップ・チャート

Q:タスクワールドが誕生したキッカケは何でしょうか?
2006年に、創設者のフレッド・ムアワッドは自身のビジネスの成長に苦心していました。 その時には、ジュエリーや飲食品など、様々な分野のビジネスを世界中で展開しており、各プロジェクトのタスクの管理が複雑化し、運営が困難を極めていました。そして、彼は、IT担当チームに、社内用ツールとして、独自のタスク管理システムを作るように命じました。その後10年間に及ぶユーザーフィードバックに基づく調整・改善を経て、そのタスク管理システムは、現在の「タスクワールド」へと発展したのです。そのタスク管理システムのキーコンセプトは、「プロジェクトを管理する際の 7つの障壁」でした。その7つの障壁とは、整理、統合、責任管理、進捗管理、評価、可視性、そしてフィードバックです。

Q:タスクワールドを推し進めていく上で、最も大変だったことは何ですか?
プロダクト構築の初期における、最も大きな挑戦の1つは、「変化への抵抗」に直面することでした。人々はルーティーンを好み、新たなテクノロジーに対し、まずは本能的に抵抗しようとします。 既存のツールから離れ、タスクワールドを試してもらうため、それがただ便利なソフトウェアではなく、使って楽しいツールにする必要がありました。初期から現在に至るまで、ツールとしての使いやすさ、インターフェースのシンプルさにこだわっているのは、そのためです。

Q:スタートアップやベンチャーが、社会にどのような変革をもたらすと考えていますか?
人の最もパワフルな特性は「コラボレーション」するということです。わたしたちのミッションは、人と人同士のコラボレーションを、より良いものにすることです。わたしたちのビジョンは、なにか1つの産業に限定されたものではありません。現在、大企業を含む数千のチーム、スタートアップ企業、教育機関などが、プロジェクト運営の効率化のため、タスクワールドを利用しています。タスクワールドを導入することにより、より少ないストレスで、より早く仕事を終えることができます。これはストレスの低減に繋がり、社会的にみると経済的な利益に繋がるともいえます。

Q:タスクワールドのこれまでの資金調達について、詳しく聞かせてください。
フレッド・ムアワッドは、タスクワールドの創設者であるだけでなく、唯一の投資者でもあります。タスクワールド社は、現在、外部からの資金を受け付けていません。

Q:今後の予定を教えてください。
わたしたちは、これまで急速なペースで成長を続けてきました。オンラインのタスク・プロジェクト管理ツールの導入は浸透してきていますが、まだ多くの企業は、90年代から変わらない方法・ワークフローで、プロジェクトに取り組んでいます。タスクワールド社は、今後も「タスクワールド」を通じ、世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートしていきます。
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〜確実に計画通りに仕事を終わらせることは、大幅な予算節約に繋がる〜

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アンドリュー・ヴェルハイム氏/ウォルト・ディズニー・カンパニー シニアRMアナリスト

Standish Groupの調べでは、昨年1年間、予算面でもスケジュール面でも目標をクリアできたプロジェクトは、全体の1/3以下と言われている。このことが原因で、企業は1億円の投資に対し、1億900万ドルを損失していると言われている。(プロジェクトマネジメント協会)

この事実を誰よりも実感しているのが、アンドリュー・ヴィルハイム氏だ。ウォルト・ディズニー・パークス・アンド・リゾーツの財務管理・データ分析部のシニア・アナリストとして、ヴィルハイム氏はこの分野の課題に日々取り組んでいる。

ヴィルハイム氏は、すべての作業、すべてのプロジェクトの意義を理解しているからこそ、こうした事態を生む問題点だけでなく、解決法もしっかり把握したうえで、組織管理を実行してきた。

プロジェクトマネジメント協会の調査によると、プロジェクトを細かいタスクに分けて進める企業は、そうでない企業と比べると、37%も早く業績をあげ、30%以上もの収益を上げている。その中でもとくに高いパフォーマンスを発揮し続けている企業の87%は、プロジェクト管理ソフトウェアを使っている。ソフトウェアの査定を行うCapterra社の調べによると、こうしたソフトウェアを使うことで、社内コミュニケーション、予算内・期日内で完了したプロジェクトの数、顧客満足度、商品クオリティなど、プロジェクトの成否に関わるあらゆる面で、非常に大きな改善がみられるという(最大52%の改善率)。

データアナリストとして、ヴェルハイム氏もその可能性に期待をよせ、プロジェクト管理ソフトウェアとしてタスクワールドを導入した。

Q:なぜタスクワールドを選んだのですか?
タスクワールドのことは、通っていたエグゼクティブMBAプログラムのクラスで知りました。トライアル期間中に実際の業務において試してみたところ、業績運営や効率化維持において、タスクワールドがいかに強力で、実用的なのかがすぐにわかりました。これは私の、そして私のチームの目標達成において、必要不可欠なツールだと感じましたね。

Q:タスクワールドによって解決した、最も大きな課題はなんですか?
プロジェクト管理の世界では、いくつもの層や変動するパーツがあって、常にきちんと整理して、取り組んでいく必要があります。数々の作業の進行状況を把握して、チームの各メンバーに割り振った仕事内容が視覚的に確認できる。タスクワールドではこれがカンタンに出来るので、とても助かっています。タスクワールドがない場合、プロジェクトの各タスクは、主だったメンバーのみに透明性が欠如したかたちで委ねられ、週1のミーティングのときに初めて問題点に気づく、となりがちです。タスクワールドを使うことで、進行状況をリアルタイムで確認できるうえ、作業が遅れているスタッフがいれば、すぐに効果的でタイムリーにフォローができる。こうした利点のおかげで、ほぼすべてのプロジェクトにおいて、期日をオーバーすることがなくなりました。

Q:タスクワールドを使って、どんな利点がありましたか?
数字的な面でみれば、予算を割いたプロジェクトにおいては期日をオーバーしてしまうことで、高い代償を払うことになります。タスクワールドを導入した最初のプロジェクトでは、各タスクを予定より早く終わらせることができ、結果的として、予算を大きく節約できることなりました。

Q:タスクワールドで一番気に入っている点は?
特定のファイルが添付されたメールを検索するのに、かなりの時間がかかることがあります。タスクワールドのファイル共有機能は、シンプルで使いやすく、どこに何があるのかものの数秒で簡単にみつけられる。自分にとってもチームにとっても時間の節約になるだけでなく、チームとしての仕事力がアップしますね。
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