タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜11店舗、25,000人の顧客、500,000枚のピザ。事業の成功を支える影のレシピとは?〜


始めはほんの思いつきだった。マーケティングの授業でパンやお菓子を焼く機械を思いついたのがきっかけだった。やがてさまざまなプロジェクトへと形を変え、学位を取得し、最終的には空気熱で焼くセルフサービス式「ピザ釜」のコンセプトへたどり着いた。こうして、3人のヴェルス工科学校の卒業生によって、BistroBox社が2009年に誕生した。


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BistroBoxの創始者。左から:ユルゲン・トラクスラー、クラウス・ハーベル、デビッド・キースリンガー


起業から数年で、会社は見事に成功を収め、フランチャイズの数は現在も増え続けている。


新しい食文化のコンセプト
BistroBoxは、24時間365日、カスタマーがボタンひとつでピザをオーブンでいちから焼き上げるという、まったく新しいコンセプトの店舗だ。300℃のオーブンでたった2分。こだわりは素材のクオリティ。美味しいピザに加え、コーヒーや紅茶、スナックも常備し、無料WiFi、スピード写真ブースまで併設している。

現在、オーバーエスターライヒ州に11店舗を構える同社は、オーストリア国内でフランチャイズ・パートナーや新店舗の候補地を探している。近々、フライシュタッドとウィーンにも開業する予定だ。


タスクワールドで効率的なプロジェクト・チーム管理を実現!
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企業の成長には常に試練がつきものだ。チームマネージメント、増え続けるプロジェクトやタスクの管理、作業の優先順位や社内での意思疎通。BistroBoxもまた同じような問題に直面した。
立ち上げメンバー全員は、会社の成長と改善のために、毎日働きづめです。ある日、状況を改善するツールが必要だと思ったんです。
(BistroBox共同創始者 クラウス・ハーベル氏)

効果的なチームマネージメントは、ともすれば膨大な時間も手間もかかるし、従来のようなメールや手書き文書で管理していくのは難しい。
タスクワールドを使う前はメールで作業を割り振っていましたが、理想的ではありませんでした。会社が成長するにつれ、いまこそ改善するタイミングだと悟ったのです(ハーベル氏)
会社全体で起きていること、誰がどんな作業をし、いつまでに作業を完了する必要があるのかを把握するのに、ハーベル氏は苦労した。
スケジュール管理だけでなく、効率的な作業分担も悩みの種でした。タスクワールド導入前に抱えていた一番の問題は、どの作業が誰によってなされ、どの作業がまだ手付かずなのか、まったく把握できなかったことです。そのような状況の中、各タスクに優先順位をつけることは、非常に大変でしたね。(ハーベル氏)
タスクワールドを活用することにより、BistroBox社の仕事は確実に効率化していき、社内メールの数も大幅に減少した。社員は優先度の高い作業に集中し、社内の状況をつぶさに追うことができるようになった。
社内メールのやりとりは、劇的に減りました。メンバーへの作業分担や進行管理も、いまでは完璧に行われています。おかげで、会社として事業やプロジェクトの全体像を描けるだけでなく、社員一人ひとりが、取り組むべき事柄を把握できるようになりましたね。(ハーベル氏)
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BistroBox 共同創始者でCEOを務めるクラウス・ハーベル氏


BistroBox公式サイト: http://www.bistrobox.com
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〜国際的アニメーターチームは、いかにタスクワールドでコラボを円滑に進めたか?〜


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画像提供協力:Studio Izune


「ここはエヴィアン族が住む世界、雲よりもはるか上空に浮かぶ島々。地表に残された廃墟には、精霊たちが棲んでいた・・・」(「Tree of Life」より)


物語、アート、音楽。抽象的で創造性あふれるアイデアを、雲のなかから取り出して意識の表層へと引き上げるのは、非常にやりがいのある仕事だ。クリエイターなら誰でも認めるように、マルチな才能をもつアーティストとの共同作業は一種の試練ともいえる。バラバラのピースをつなぎ合わせ、期日通りに、アイデアをまとめるというのは、やんちゃなポケモンを飼い慣らそうとするようなものだ。


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画像提供協力:Studio Izune

こうした共同作業の試練を、イズ・イシマ氏ほど見事にやってのけた人物はいない。イシマ氏は、アトランタに拠点を置く、ディレクター兼アニメーターである。世界中の才能あふれる若きアニメーターやミュージシャンが、遠隔共同作業でエキサイティングな作品を作っていく、クリエイター集団「Studio Izune」の生みの親だ。

「Studio Izune」は、アジアのアニメーション技術とノウハウを、アジアを飛び出て実践していきたいという思いから生まれた。

このような自由な発想でチームと仕事ができる環境は、まさに夢のようだと、メンバーのひとりである、ピーター・ハンセン氏は言う。

アメリカに住むイシマ氏は、ハンセン氏のほかにも、イギリス、カナダ、リトアニア、トリニダード、アイルランド、イタリア、シンガポール、中国、ニュージーランドと、様々な国のアーティストたちとも共同作業をしている。彼らは、メールとDropboxを使いファイルを共有しながら、25分間のアニメーション作品「Tree of Life」を、チームとして完成させた。

イシマ氏は、イラストレーターやライターと共同で一つのものを作り上げることは、困難を極めたと言う。ファイル・情報の共有に関しては、アップロードしてはダウンロード、またアップロード。メールでのやり取りは絶え間なく、進行状況を把握するにも一苦労、という状況だったという。プロジェクトの進行は、全くスムーズに行かなかった。

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キャラクタースケッチ 画像提供協力:Studio Izune

複雑に絡み合うプロジェクトの要素を、何とか整理しようとしました。あまりにも、全てがごちゃごちゃだったので、それを解決するツールが必要でした。(イシマ氏)

イシマ氏は、そのツールを探し始めた。チームメンバーがスムーズにファイルを共有しあい、期日に合わせて作業をこなし、コメントやチャットで意見交換ができ、誰が・どんな作業を・いつ行っているのかが視覚的に把握させてくれるツール。

イシマ氏、そしてStudio Izuneにとって、タスクワールドがそのツールであった。スケッチからGIF動画、音楽制作にいたるまで、プロジェクトのあらゆる要素を共同作業できるようになった。「Tree of Life」のテーマ曲も、こうした共同作業によって完成したものだ。

音源提供協力:Studio Izne & デビッド・ヴィタス

タスクワールドを知ったのは、ちょうどTrelloを導入したときでした。Trelloでも、物足りなさを感じていたので、他に代わりを探していた時に、偶然タスクワールドを発見したのです。タスクワールドはすべてを統合できて、しかもビジュアル的にわかりやすい。チームのメンバー全員がひとつのページで作業できるのが、とても気に入っています。(イシマ氏)

タスクワールドの導入により、Studio Izuneは、チームの作業フロー、コミュニケーション、情報整理を、大幅に改良することに成功した。そしてなによりも、チームはより多くの時間を、“雲の上のエヴィアン族と過ごす”ことが可能となった。
メンバー全員の仕事の間を取りもつのに、莫大な時間を費やす必要がなくなりました。タスクワールドを使い、メンバー全員の作業をチェックし、修正が必要なときや期日を設けるときにコメントを残す。今は基本的にはこのルーチンで、プロジェクトが回ります。タスクワールドがあるから、かなりの時間を本来自分がすべき仕事に使える事ができており、とても助かっています!(イシマ氏)

Studio Izune公式 Facebookページは こちら
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〜従来のスプレッドシートやメールから、タスクワールドへの一元化〜


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アリーン・マサート氏/東南アジア支局 デジタルマーケティング リージョナルディレクター
タスクワールドのおかげで、やるべき作業は何なのか、誰が・いつまでに・どのようにするべきか、全員が把握できるようになり、シームレスな仕事が可能になりました。管理職の方には、タスクワールドは断然お勧めします。仕事が格段にやりやすくなりましたし、毎日の貴重な時間をうまく節約することで、効率性の大幅アップを実現することができました。
ラッフルズ、ソフィテル、ノボテル、プルマン。これらは、世界有数のホテル運営会社、アコーホテルズが所有する人気ホテルの一部だ。3,700以上のホテルを運営し、18万人以上の従業員を抱えている、フランス拠点のグローバル企業だ。

2015年には、3日に2軒の割合で新しいホテルをオープンした、という事実からも、同グループの事業規模が伺える。

アコーホテルズの爆発的な成長の多くは、ホスピタリティ業界におけるもっとも活発的な地域のひとつ、東南アジアによるものだ。アリーン・マサート氏は、東南アジアにおけるアコーアジアのデジタルマーケティング事業を統括している。マサート氏は、ホテルの新規開業のプロセスを円滑化したいとかねがね考えていた。


問題点
ホテルの開業は一大プロジェクトだ。複数の部門にまたがって作業しなくてはならない上、期日までに完了させる必要のある、重要なタスクが数多くある。また、チーム全員をつなぐコミュニケーション方法も確立しなくてはならない。

多くのホスピタリティ企業と同様、アコーホテルズもまた、90年代来おなじみの管理ツール、すなわちエクセルとメールを使用していた。

この2つのツールを侮ってはならない。どちらもビジネスのやり方を大きく変えたものだし、今後も世界中のあらゆるビジネスをサポートしてゆくだろう。だが、どちらもプロジェクト管理のために開発されたわけではない。開発された本来の目的においては素晴らしい働きをするが、仕事の組織化は得意分野ではないのだ。

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マイクロソフトのエクセルがプロジェクト管理に最適とされない理由

私たちはホテルの新規開業プロセスをより効率化したいと思っていました。誰もがリアルタイムで進行状況をたどることができる、オンラインソリューションを必要としていました。また、全ドキュメントを整理し、検索を容易にしたいとも考えていました。(マサート氏)
マサート氏は、既存の方法は時間を浪費するばかりで、改良の余地があると感じていた。


解決策
アコーグループが抱えていた、ホテル開業プロジェクトにおける数々の問題を耳にし、私たち、タスクワールドチームは、マサート氏にコンタクトを試みた。視覚的なタスクマネージメント、ファイル共有、そしてチーム間のメッセージ交換を、タスクワールドという1つのアプリケーションに統合することで、グループが抱える問題を解決できるかもしれない、と考えたからだ。さっそくマサート氏に連絡をとり、タスクワールドを紹介した。

タスクワールドチームと共同で、試験的プロジェクトをスタートすることに。こうして、アコーグループとタスクワールドの、建設的パートナーシップがスタートした。

私たち、タスクワールドチームはまず始めに、アコーホテルズのワークフローをタスクワールドのワークスペース上で再現をした。


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ホテル開業ワークプレイスの一例

タスクワールドを導入して以来、確実にチーム内の効率性がアップしています。タスクワールドを社内のオペレーションに取り入れることにより、複雑な作業、仕事のフローがとても円滑になりました。プロジェクトのメンバー全員が、誰が何を、どうやって、いつまでに終わらせるべきか、把握することのできる環境を作れています。(マサート氏)

視覚的なプロジェクト管理
タスクワールドのビジュアルボードは、視覚的にも操作的にも、エクセルのスプレッドシートとは対照的だ。チームは、一つの共有スペース("バーチャル仕事空間")で、各自のタスク(仕事)に関してアップデートを行い、ファイルを共有し、連絡を取り合い、チームメンバーと共に、プロジェクトの進行をチェックする。タスクワールドを業務オペレーションに取り入れた仕事とは、このようなイメージだ。

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ホテル開業のためのマーケティングプロジェクトの一例

タスクワールドを導入する前は、必要な情報をメールで集め、エクセルのシートにチェックリストを作り、マニュアル作業でそれを更新した上で、そのエクセルファイルを、複数の関連者に送信し、それを受信したスタッフは、各自、そのファイルを独自のスタイルで管理していました。タスクワールドを使えば、チェックリストはクリックひとつで更新され、全員に通知されます。またチャット機能のおかげで、ホテル開業における最も忙しい時期の、膨大なメールのやり取りも大幅に減りました(マサート氏)
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タスクワールドのチャット機能により、メールのやり取りを40%以上削減することが可能


タスクワールドの利点
マサート氏に、タスクワールドの機能で特に気に入っている点を聞いてみると、「オーバービュー」ダッシュボードだとの回答を得た。
ひとつの画面上で、すべてのワークスペースでの作業を、一括でチェックできる点が、とても便利で気に入っています(マサート氏)

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タスクワールドの「オーバービュー」ダッシュボード

プロジェクトを管理する立場にあるすべての人に、タスクワールドをおすすめしたいですね。業務オペレーションに取り入れると、毎日の仕事が格段にやりやすくなります!(マサート氏)
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