タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜ツールとしての自由度を高めるエクスポートが便利!〜

プロジェクト管理ツールが導入され、その利用が深まっていくと、様々なデータがツール内に蓄積されていきます。

タスクワールドでは、タスク単位でのチームメンバー間のチャット、アップロードされたファイル、プロジェクト進行の細かな経過などを瞬時に絞り込み表示することが可能であり、まさに、使い込めば使い込むほど強力さを増していく、「チームのデータベース」としての側面も持つツールと言えます。

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タスクワールドに蓄積されていく情報は、そのデータ出力機能を使う事により、タスクワールドから離れた場所で管理をすることも可能です。

本日は、このデータ出力に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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このプロジェクトのメインページが開きました。上のイメージの赤い矢印が指しているアイコンをクリックして、このプロジェクトのプロパティを開きましょう。

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プロパティが開きました。「CSVをエクスポート」というボタンをクリックすると、このプロジェクト内のデータを、CSVファイル形式でダウンロードする事ができます。

ダウンロードされたCSVファイルを開いてみましょう。

Screen Shot 2018-05-31 at 07.19.40

この様に、この特定のプロジェクトに関してのデータが、テーブル形式で表示されます。

このCSVエクスポートでは、各タスク内のコメント(=チャット)、アップロードされたファイルへのリンク、タスクの完了ステータス、各タスクのタイム計測合計値など、プロジェクトに関してのほとんどの情報が出力対象となっています。

さて...。

このプロジェクト単位でのCSVファイル形式でのデータ出力に加え、より広範に、ワークスペース単位でもデータ出力を行なう事が可能です。では、その手順を見ていきましょう。

下のイメージの様に、プロフィール画像をクリックして、アカウント設定画面に移ります。

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アカウント設定ページの「あなたのタスクワールドデータ」タブにある、緑色のボタンをクリックします。このボタンをクリックすると、データファイルへのダウンロードリンク付きのメールが、アカウントのメールアドレス宛に送信されます。(下のイメージは、そのメールの本文です)

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ダウンロードしたファイルはJSON形式となっており、次のように複数のデータファイルに分けられています。

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以上、「データ出力機能」に関してでした。

新しいプロジェクト管理の選定をしているチームにとっては、「データのツール外での利用が可能」である事は、導入を決める上での大きなポイントとなるのでは?


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〜タスクごとにリマインド設定が可能になりました!〜

タスクワールドのワークスペース上では、常に様々な仕事案件がタスクとして稼働しています。各タスクには、「開始日、期日、担当者」を設定しておく事が推奨されており、少なくともその3つを設定しておく事は、チームとして効率よくプロジェクトを進行する上での大きなポイントとなります。

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各タスクを確実に攻略していくためには、漏れのないプロジェクト管理が必要となりますが、それを協力にサポートしてくれる、タスクのカスタムリマインダー機能がリリースされました。

本日は、この新機能に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「ガーデニング企画」を開いてみましょう。

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「To Do」、「実行中」、「完了済み」の3段階による、いわゆる「カンバン形式」によるプロジェクト管理で、様々なタスクが動いている事がわかります。

それでは、別のプロジェクト(「横浜支社プロジェクト」)も開いてみましょう。

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このプロジェクトでは、各タスクが担当者ごとのタスクリストに分けて管理されている事がわかります。

それでは、下の画面の赤い矢印が指しているアイコンをクリックして、「オーバービュー」ページに移動しましょう。

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上の画面「オーバービュー」では、プロジェクトを横断したかたちで、ワークスペースの最新状況を様々なアングルから確認する事ができます。

期限がオーバーしたタスクや、期限が差し迫っている期限が一覧で表示されています...。

これはよろしくない感じ...。

少し前置きが長くなってしまいましたが、タスクの期限オーバーを少しでも防ぐためにも、「カスタムリマインダー機能」を、どんどん活用していきましょう。

それでは、「タイムマシン企画2018」というプロジェクトを開いて、この新機能の使用方法を見ていきましょう。

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上のように、タスクカードをマウスで左クリックして、その詳細を画面右側に表示させましょう。

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「リマインド」をクリックすると、開始日・期日設定に似た、設定ウインドウが表示されます。

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上の画面のように、タスクに関してのリマインダーが送信される日時に加え、誰にそのリマインダーを送るのかを選ぶ事ができます。

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タスクのカスタムリマインダーは、各タスクにつき同時に最大で2つまで設定することが可能です。

リマインダーは、「ブラウザーからの通知」、「タスクワールド上での通知」、「メール通知」の3つのパターンで送られます。


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ブラウザーからの通知

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タスクワールド上での通知

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メールでの通知

設定しておいた日時に通知が実施されると、そのリマインダー設定はタスク詳細画面から消えますが、リマインドが行われたことに関しては、アクティビティログに記録されます。

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タスクのアクティビティログ

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プロジェクトのアクティビティログ


以上、新機能「カスタムリマインダー」に関してでした。

プロジェクト管理の効率アップにご活用ください!

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〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

タスクワールドのワークスペース上では、様々な人が、様々な仕事に取り組みます。特にプロジェクトや、他のメンバーをまとめる立場にある人は、バーチャル仕事空間とも呼ばれる「ワークスペース」上の細かな動きを、常に効率よいかたちで把握し続けていく事がポイントとなります。

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本日は、マネージメントの効率アップに繋がるちょっとした機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上の画像の様に、画面右上のアイコンをクリックしてみましょう。プロジェクトのアクティビティログを見ることができます。

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プロジェクトのアクティビティログでは、上の様に、誰がいつどのようなアクションを起こしたのかを、時系列で確認する事ができます。

プロジェクト単位ではなく、タスク単位でもアクティビティを見ることができます。

それでは、「デザインを完成させて、承認をゲット」という名前のタスクを例に見てみましょう。下の画像の様に操作します。

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この様に、プロジェクトのアクティビティログに比べより細かく、各タスク内のアクション履歴をチェックする事ができます。

また、担当者もしくはフォロワーとして、自身がよりダイレクトに関わるワークスペース上の動きに関しては「通知」というかたちで、一つの画面で一覧する事もできます。

下の画像の赤い矢印が指しているアイコンをクリックしましょう。

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下の画面の様な「通知」ページが開きます。

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特定の種類の通知では、下の画像の様にマウスオーバーをすると、画面を切り替えなくても、詳細を見る事ができます。

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「期限オーバー」と表示されている箇所をクリックすると、期限オーバー案件が一覧表示されます。

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このページで表示されている通知は、表示されないよう個別に削除する事ができるだけでなく、自身が管理しやすいよう、「ピン留め」する事もできます。

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「ピン留め」された通知は、この様に画面上部にまとめて表示されます。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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