国内外の様々な企業で導入が進んでいる、世界基準のプロジェクト管理ツール「タスクワールド」。

2018年秋、ユーザーの方々からのリクエストにお応えするかたちで、待望の新機能「ゲスト」が遂にリリースされました！


本日は、ビジネス現場でのタスクワールドの利便性の大幅向上が期待できる、この新機能をいち早くご紹介いたします。

●ゲストって何？メンバーとの違いは？
●ゲストを追加するにはどうすればいい？
●ゲストが出来る事と、出来ない事って何？

そんな疑問を一気に解消すべく...

Let's スタート！

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「ワークスペースのライセンス」に関してもう一度整理してみましょう！

タスクワールドの基本コンセプトの1つは「ワークスペース」です。一つのワークスペースを、会社のオフィスの様な感じに使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内のタスクを、そのワークスペースに参加しているメンバーと一緒に取り組みます。

タスクワールドの利用料金は、そのワークスペースのライセンス数で決まります。

ライセンス数とは、ワークスペースに同時に参加できる最大合計人数を意味します。

ライセンスは、ワークスペースのメンバー枠、もしくは、ワークスペースに設置されている合計席数といった感じに考えるとわかりやすいかもしれません。

それでは、「ライセンス数5」のプランで、タスクワールドを導入したケースを例として見てみましょう。

この場合、ライセンスの数が5なので、「対象となるワークスペースに同時に参加できる最大合計人数は5人」という事になります。

これは、「対象となるワークスペースに設置されているメンバーの席数は5つ」と言い換える事ができます。ワークスペース内には、メンバー用の席が常に5つあるので、最大で5人がその椅子に座る事ができる（＝ワークスペースに参加できる）という事になります。

では、5つ全ての席が埋まってしまった場合、6人目、7人目といった感じに、新たなメンバーをワークスペースに入れる事はできるのでしょうか？

それは、次の様にする事で可能です。

方法1：新しいメンバーを入れるために、参加している必要のなくなったメンバーを、ワークスペースから削除する。

この場合、1人をワークスペースから削除する事により、その人の席が空く事になるため、その席を、新たに参加する必要のあるメンバーの席として使う事ができるようになります。

方法2：新しいメンバーを入れるために、ワークスペースの席数（＝ライセンス数）をアップさせる。

追加料金のお支払いにより、この様に、ワークスペースに同時に参加できる人数を増やす事が可能です。


「ゲスト機能」で何ができるようになった？

原則、（ゲストではない）、ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※細かく言うと、ワークスペースのメンバーには、「ワークスペース管理者」、「ワークスペース管理者ではない通常のメンバー」と2つのタイプに別れます。詳細はこちらの記事をご一読ください。

この「ワークスペースのメンバー」が、ワークスペースのライセンスとしてカウントされるメンバーとなります。

今回実装された「ゲスト機能」により、ライセンスとしてカウントされないかたちで、ワークスペースに「ゲスト」を参加させる事ができるようになりました。

ライセンス数5の例の場合、5つの席がすべて埋まってしまっている状態でも、ゲストとしてならば、そのワークスペースに新しい人を参加させる事ができるようになった、という事であります。

ワークスペースのライセンス数は5の状態で、
ワークスペースに参加しているメンバーは5人、
ワークスペースに参加しているゲストは10人。

... といった感じのタスクワールドの使い方を可能にするのが、今回の「ゲスト機能」の大きなポイントとなります。


ワークスペースのメンバーとゲストとの違いとは？

前述の様に、原則として、（ゲストではない）ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※もちろん、メンバー間での情報共有・アクセスレベルを細かく設定する事が可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。

これとは対象的に、ワークスペースのゲストは、あくまで「ゲスト」として参加している状態であるため、そのワークスペース上で可能なアクション・アクセス権は、とても限定的なものとなります。

タスクワールドの様なプロジェクト・タスク管理ツールを、企業・チームとして使う大きな利点の一つは、「仕事の見える化」であります。

細かなアクセス権設定などを考えない場合、原則、ワークスペースのメンバー全員は、ワークスペース上で管理されているプロジェクトの全体像を、常にわかりやすく効率的なかたちで見えている状態にあります。

それとは対象的に、ワークスペースのゲストが、そのワークスペース上でする事のできるアクション・見る事の出来る情報は、とても限定的なものとなります。

例えば、ゲストはメンバーとは違い、実際に自身がアサインされているタスクのみにしかアクセスする事ができず、また、そのタスク内で行えるアクションも限れられています。

ゲストができる事と、できない事、ざっと纏めてみましょう。

●ゲストは、自身がプロジェクトのメンバーとして設定されているプロジェクトしか、アクセスする事ができません。また、その様なかたちでアクセスする事ができるプロジェクトに関し、プロジェクトの期日を含む細かな設定を変更する事はできません。

●ゲストとしてアクセスできているプロジェクト内の個々のタスクは、自身がそのタスクの担当者、もしくはフォロワーとしてアサインされていなければ、アクセスする事ができません。また、担当者として設定されていれば、そのタスクのコンプリート処理が可能ですが、フォロワーとして設定されている場合は、コンプリート処理はできません。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスク上で、コメントやファイルを投稿する事が可能です。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関しての細かな設定変更をする事はできません。

●ゲストは、自身がメンバーとして参加しているプロジェクトの、プロジェクトチャットに参加する事ができます。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関して、パフォーマンス・レビュー機能（＝タスクに関してのフィードバック機能）を使う事ができます。

●ゲストは、プロジェクトのタイムライン（＝ガントチャート）やアナリティクスにアクセスする事はできません。また、ワークスペースのオーバービューを使う事もできません。


以上が、ゲストができる事、できない事の概要となります。

繰り返しとなりますが、タスクワールドを企業・チーム運営に取り入れる事により期待できる大きな効果の一つは、「仕事の見える化」であります。

ワークスペースに参加しているメンバー間の、効率的な情報共有・コラボレーションを促進するのが、タスク・プロジェクト管理を利用する最大の意味として、タスクワールドは開発がされています。

という事なので、かなり限定的なかたちでしかタスクワールドを使う事のできない「ゲスト」をワークスペースに参加させるという事は、「あくまで、一時的にその人をワークスペースに参加してもらっているだけ」といった感じに捉えられるべきかもしれません。

より本格的に、タスクワールドでその人とコラボレーションを行うのであれば、ゲストとしてでなく、その人をメンバーとして、ワークスペースに参加してもらうべきでしょう。


ゲストをワークスペースに招待してみましょう！

それでは最後に、ゲストをワークスペースに参加させる方法を駆け足で見ていきましょう。

下の画面をご覧ください。


まず、画面右上のワークスペース名が書かれたプルダウンメニューから、ワークスペースのプロパティに移動します。


次に、上の画面の様に、「ワークスペースのメンバー」タブより「メンバーの招待」をクリックします。


メンバータイプの選択画面で「ゲスト」を選び、「次へ」をクリックします。


「ゲストを招待する」の画面より、「＋」をクリックし、ゲストに参加させたいプロジェクトを選択します。


プロジェクトの選択ができたら、招待したいゲストのメールアドレスを入力しましょう。

「招待を送信する」をクリックしたら、ゲストのメールアドレスに招待メールが届きます。


無事、その人がワークスペースにゲストとして参加できたら、その人は、「ワークスペースのメンバー」タブで、上のように表示されるようになります。

さてさて.....。

ここからは、ゲストとしてワークスペースに入った人（＝竹山 マサキ）の画面も見ていきましょう。


先程選択されたプロジェクトのみが、参加中（＝アクセスできる）プロジェクトとして表示されているのがわかります。

それでは、その2つのプロジェクトのうちの1つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。


ゲスト（竹山 マサキ）の画面では、プロジェクト内のタスクリストは表示されていますが、各タスクリストには、タスクカードが1つも表示されていないのがわかります。

これは、ゲスト（竹山 マサキ）が、このプロジェクト内のどのタスクにも、担当者もしくはフォロワーとしてアサインがされていない状態であるからです。

参考までに、ゲストを招待したワークスペースメンバー（坂本 アツシ）の画面では、このプロジェクトはどの様に表示されているのかを見てみましょう。


実際、このプロジェクトでは複数のタスクが管理・運営されているのがわかります。

ゲスト（竹山 マサキ）の画面で、これらのタスクが表示されるには、ゲスト（竹山 マサキ）が、特定のタスクに担当者もしくはフォロワーとしてアサインされる必要があります。

では、駆け足チェックを続けていきましょう！


上の様に、特定のタスクに、ゲスト（竹山 マサキ）を担当者としてアサインすると…


上の様に、ゲスト（竹山 マサキ）の画面でも、このタスクが表示されるようになりました。

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以上、新機能「ゲスト」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、御社内でのタスクワールドの利便性をユニークに高めていってくださいね！


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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを！