タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

〜タスクのフォロー設定機能で、案件の流れの把握がよりスムーズに!〜

タスクワールドでは、各タスクに関し、様々な項目を設定することが可能です。その中でも特に、次の項目の設定が、タスクワールドをフル活用し、プロジェクトを効率的に攻略していく上での重要なポイントとなります。

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1. 内容が伝わりやすいタスク名の設定
2. 開始日と期日の設定
3. 担当者の設定
4. フォロワーの設定


各タスクに関し、なるべく漏れなく、この上記4つを設定するようにしましょう。
それを実践することにより、タスクワールドを使ったプロジェクト管理の醍醐味ともいえる、「全プロジェクトを横断して、様々な角度・視点から、最新状況を常にチェック」が可能になります。

本日は、この4つ目の基本項目「フォロワー」に関して、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドを使い込んでいくと、下のように、ワークスペース(「バーチャル仕事空間」)」内には、複数のプロジェクトが作成・運営されます。

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これらのプロジェクトの中には、自分が担当者としてコンプリートする必要のあるタスクもあれば、自分が担当者ではないものの、自分に関係のするタスクも含まれます。

別のメンバーが担当をしているものの、コンプリートされるまでの流れを随時把握しておきたいタスク...。

リーダーとして、各メンバーが担当をしている仕事に関して、細かく監督を続けていきたい...。

そのような場合は、下のスクリーンショットの様に、そのタスクに関して、自分を担当者としてではなく、フォロワーとして設定をすると良いでしょう。

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タスクのフォロワーとして設定がされると、同じタスクの担当者として設定がされている場合と同じように、そのタスクに関しての通知を受け取ることができるようになります。

例えば、他のメンバーがそのタスクの期日を編集した場合、そのタスクの担当者と同じように、そのタスクのフォロワーは、それに関しての通知を、メール通知、ブラウザー通知、モバイル端末のプッシュ通知などで受け取ることができるようになります。

下は、「佐久間ジュンコ」というメンバーが、このタスク内でコメントをした際に、フォロワーとして設定されている本人(「本木京介」)に送られる通知です。

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この通知は、タスクワールド デスクトップブラウザ アプリ内での通知です。

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通知をクリックすると、その通知内容の画面へ移動します。

特定のタスクへのメンバーの関連付けは、「担当者」と「フォロワー」の2タイプ。

例え小さく簡単なタスクでも、チームリーダーや他のメンバーが、そのタスクにさり気なくフォロワーとしてアサインされているだけでも、担当者の気が、より引き締まるものです。

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「フォロワー」は常に見ています...。

タスクワールドの醍醐味 = 全プロジェクトを横断して、様々な角度・視点から、最新状況をチェック

この醍醐味においても、フォロワーを便利に使うことができます。

自分がフォロワーとしてアサインされているタスクで絞り込みをかけた上で、ワークスペース全体の状況をチェックできるからです。


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「私がフォロー」に、他の項目を付け加えた絞り込みも可能です。

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この様に、タイムライン形式で絞り込み結果を表示することも可能です。

ちなみに、新しいタスクを作成すると、そのタスクを作成した本人が、そのタスクのフォロワーとして、デフォルト自動設定されます。もちろん、自分をフォロワーから外して担当者に設定し直したり、他のメンバーをアサインすることも可能です。

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フォロワー設定機能は、情報共有レベルをコントロールする上でも、便利に使えます。

参考記事はこちら


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以上、タスクワールドのフォロワー設定機能に関してでした。

自分が直接的には関わっていないプロジェクトやチームのタスクでも、気になるタスクがあれば、自分をフォロワーとして設定していくのもオススメです!

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〜定期的に発生する仕事のリマインダーとして大活躍!〜

タスクワールドでは、定期的に発生する同じ内容の仕事を、自動的にタスクとして作成する機能が備わっています。

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この「タスクの繰り返し設定機能」を活用することにより、同じ内容のタスクを複数作り、各タスクごとに期限を設定する手間を省くことができます。

今回は、具体的にどのような感じでこの機能が使えるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下の「コンテンツ企画」というプロジェクトに、繰り返し発生するタスクを作成します。

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上のように、「次週の定例会議のアジェンダをリリース」というタスクが作成されました。

タスクの期日設定により、このタスクを「繰り返しタスク」にすることができます。

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繰り返しの間隔は、このように8つのタイプから選ぶことができます。

このタスクの期日を「2018年2月8日 午前7時」として、繰り返しの間隔には「1週間に一度」を選択してみましょう。

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毎週繰り返されるタスクとして設定がされました。

これとは別に、今度は「毎月の繰り返し」を、別の新しいタスクで設定してみましょう。

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「ロンドン支社チームとのマンスリー会議のアジェンダをリリース」というタスクで設定をします。

先程のタスクと同じ要領で、期日を設定してみましょう。

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このタスクでは「毎月繰り返す」を設定します。

さてさて...。

この2つの繰り返しタスクにおいて、タスクが実際にどのように繰り返されるかを見ていきましょう。

下は、一度目の繰り返しにより、タスクが自動作成された状態です。

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期日を除き、全く同じ内容のタスクが作成されたことがわかります。

それでは、各タスクの詳細を見てみましょう。

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毎週の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

左は、先程、毎週繰り返されるように設定したタスクの詳細です。
「毎週繰り返す」という設定が外れているのがわかります。

右は、その設定により、自動作成された新しいタスクです。
「毎週繰り返す」という設定がされているのがわかります。

右のタスクの上の赤い矢印が指しているのは、このタスクの作成日です。
この新しいタスクは、元となったタスクの期日のタイミングにより、作成されたことがわかります。

それでは、「毎月の繰り返し」の方も見てみましょう。

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毎月の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

「毎週の繰り返し」と同様に、オリジナルのタスクの繰り返し設定が外され、そのタスクの期日のタイミングで、新しい繰り返しタスクが作成されたことがわかります。

マニュアル操作による作成、繰り返し設定による作成、どちらの場合でも、タスクの作成に合わせ、担当者とフォロワーに通知がされます。そのため、タスクの繰り返し機能は、自動リマインダーとしても使うことができます。

最後に大事なポイントを...。

繰り返し設定されたタスクは、もちろん、期日が過ぎる前に完了処理がされるべきです。
期日前に完了処理がされた場合、完了処理と同時に、新しい繰り返しタスクが作成されます。

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以上、タスクワールドの繰り返しタスクに関してでした。

定期的に発生する仕事のリマインダーとして、とても便利な機能です。
ぜひご活用を!

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〜メールの時間が、プロジェクト進行にダイレクトに繋がります!〜

ビジネスの現場では、毎日、大量なメールが送受信されます。

長いメールをチェックする度に、マウスを使って画面をスクロール...。新しいメールが届く度に、それらのメールの削除やフォルダ分け...。何度も何度も、読んで書かなければいけない、決まった挨拶フレーズ...。

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チャットツールやプロジェクト管理ツール等を使うことにより、メール送受信の数を減らす事は可能ですが、メールに費やす一日の時間を限りなくゼロに近づけることは、現実的には難しいものです。

タスクワールドを導入することにより、チーム内で行き交うメール数を劇的に減らすことは可能ですが、そのメールとの連携機能を使うことにより、本来の目的である、仕事の効率化を強力に促進することができます。

タスクワールドは、ブラウザ等による直接アクセスなくして、メールだけで基本操作を行なうことができます。


今日は、タスクワールドのメールとの連携機能を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドでは、特定のプロジェクトに属さないタスクを、メモ書きのようにして、タスクカードとして管理できる「ダイレクトタスク」という機能があります。下は、そのサンプルです。

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ダイレクトタスクは、主に個人のタスク用に使われます。

タスクワールドを開いていない時でも、ダイレクトタスク内に、サッと付箋にメモをするようにして、タスクを作れると便利そうですよね?

ダイレクトタスクには、メールでタスク作成をするためのメールアドレスが用意されています。このメールアドレス宛にメールを送ると、メール送信だけでタスクを作ることができます。

ダイレクトタスク内にタスクを作るための、自分専用のメールアドレスは、ワークスペースのプロパティから確認することができます。

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ワークスペースのプロパティの「メールによるタスク」で、メールアドレスを確認できます。

このメールアドレス宛にメールを送ると、自分のダイレクトタスク内に新しいタスクを作ることができます。タスクの名前等の要素は、次のようにして設定することができます。

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メール作成画面の赤丸数字は、次を示しています。

1. メール送信先(メイン):自分のダイレクトタスク内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
4. メールタイトル:タスクの名前
5. メール本文テキスト:タスクの説明文
6. メール添付ファイル:タスクに添付するファイル


では、このメールを送信してみましょう。

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メールが送信されると、すぐにこのようにタスクが作成されます。メール送信により作成されたタスクには、上の画面のタスクのように「メールから作成」というタグが自動的に付けられます。

さてさて....。

ダイレクトタスクではない通常の各タスクに関しても、メールでタスク作成用のメールアドレスを使い、新たに作成することが可能です。

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タスクリスト名が表示されている帯の右端の3つの点のボタンをクリック。

上の画面の「メールでタスクを作成する」をクリックすると、そのタスクリスト専用のメールでタスク作成用メールアドレスを確認することができます。

このメールアドレスを使ったタスク作成の方法は、ダイレクトタスクの時と同じです。

ここで一つ大事なポイントがあります。

メール送信によるタスク作成では、ワークスペースに参加していないメンバーを担当者やフォロワーとして設定することはできません。

試しに、下のようにメールを作ってみましょう。

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1. メール送信先(メイン):このタスクリスト内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
※上の2.は、ワークスペースに参加している人のメールアドレス
※上の3.は、ワークスペースに参加していない人のメールアドレス


では、このメールを送信してみましょう。

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メール送信により、タスクが作成されました。

このタスクの詳細を見てみましょう。

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メールのC.C.欄に、メールアドレスを入れておきましたが、このメールアドレスは、このワークスペースに参加していない人のものであるため、この人はフォロワーとして設定されませんでした。

ちなみに、ダイレクトタスクとは違い、プロジェクト内のタスクリストは、個人だけでなく、チームメンバーと共有して使うものとなります。そのため、前述のこのタスクリスト専用のタスク作成用メールアドレスは、ワークスペースに参加する別のメンバーも使うことができます。

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「京まちお」という別のメンバーが、メール送信によりこのタスクを作ったことがわかります。

さてさて...。

ここまでは、「メール送信によるタスクの作成」を見てきました。

タスクワールドでは、新しいチャットメッセージの通知メールや、タスクへのアサインを知らせる通知メールを受け取ることが可能です。

これらの通知メールに返信することにより、新しいメッセージを投稿することができます。


下の画面では、「京まちお」が「本郷武則」に、プライベートチャットからメッセージを送ろうとしています。

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下は「本郷武則」のメール画面です。「京まちお」から届いたメッセージの通知メールに、返信をしようとしています。

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返信メールを送信すると、下のように、タスクワールドのチャット上で、このメール内のテキストが新しいメッセージとして投稿されます。

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タスクワールドでは、タスクの担当者としてアサインされると、それに関しての通知メールが送信されるように設定することが可能です。

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タスクがアサインされたことを知らせる通知メール

この通知メールに返信をすると、返信メールのテキストがそのまま、そのタスク内のコメントとして投稿されます。

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タスクへのアサイン通知メールに返信して投稿された、タスク内コメントのメッセージ

この通知メールへの返信にファイル添付をすると、そのファイルは自動的にタスク内にアップロードされます。
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以上、タスクワールドのメール連携機能に関してでした。

基本的な操作に関しては、タスクワールドを開かずに、メール送信だけで行なうことができます。これをフル活用して、さらなる効率化を実現していきましょう!

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