〜確実に計画通りに仕事を終わらせることは、大幅な予算節約に繋がる〜

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アンドリュー・ヴェルハイム氏/ウォルト・ディズニー・カンパニー シニアRMアナリスト

Standish Groupの調べでは、昨年1年間、予算面でもスケジュール面でも目標をクリアできたプロジェクトは、全体の1/3以下と言われている。このことが原因で、企業は1億円の投資に対し、1億900万ドルを損失していると言われている。(プロジェクトマネジメント協会)

この事実を誰よりも実感しているのが、アンドリュー・ヴィルハイム氏だ。ウォルト・ディズニー・パークス・アンド・リゾーツの財務管理・データ分析部のシニア・アナリストとして、ヴィルハイム氏はこの分野の課題に日々取り組んでいる。

ヴィルハイム氏は、すべての作業、すべてのプロジェクトの意義を理解しているからこそ、こうした事態を生む問題点だけでなく、解決法もしっかり把握したうえで、組織管理を実行してきた。

プロジェクトマネジメント協会の調査によると、プロジェクトを細かいタスクに分けて進める企業は、そうでない企業と比べると、37%も早く業績をあげ、30%以上もの収益を上げている。その中でもとくに高いパフォーマンスを発揮し続けている企業の87%は、プロジェクト管理ソフトウェアを使っている。ソフトウェアの査定を行うCapterra社の調べによると、こうしたソフトウェアを使うことで、社内コミュニケーション、予算内・期日内で完了したプロジェクトの数、顧客満足度、商品クオリティなど、プロジェクトの成否に関わるあらゆる面で、非常に大きな改善がみられるという(最大52%の改善率)。

データアナリストとして、ヴェルハイム氏もその可能性に期待をよせ、プロジェクト管理ソフトウェアとしてタスクワールドを導入した。

Q:なぜタスクワールドを選んだのですか?
タスクワールドのことは、通っていたエグゼクティブMBAプログラムのクラスで知りました。トライアル期間中に実際の業務において試してみたところ、業績運営や効率化維持において、タスクワールドがいかに強力で、実用的なのかがすぐにわかりました。これは私の、そして私のチームの目標達成において、必要不可欠なツールだと感じましたね。

Q:タスクワールドによって解決した、最も大きな課題はなんですか?
プロジェクト管理の世界では、いくつもの層や変動するパーツがあって、常にきちんと整理して、取り組んでいく必要があります。数々の作業の進行状況を把握して、チームの各メンバーに割り振った仕事内容が視覚的に確認できる。タスクワールドではこれがカンタンに出来るので、とても助かっています。タスクワールドがない場合、プロジェクトの各タスクは、主だったメンバーのみに透明性が欠如したかたちで委ねられ、週1のミーティングのときに初めて問題点に気づく、となりがちです。タスクワールドを使うことで、進行状況をリアルタイムで確認できるうえ、作業が遅れているスタッフがいれば、すぐに効果的でタイムリーにフォローができる。こうした利点のおかげで、ほぼすべてのプロジェクトにおいて、期日をオーバーすることがなくなりました。

Q:タスクワールドを使って、どんな利点がありましたか?
数字的な面でみれば、予算を割いたプロジェクトにおいては期日をオーバーしてしまうことで、高い代償を払うことになります。タスクワールドを導入した最初のプロジェクトでは、各タスクを予定より早く終わらせることができ、結果的として、予算を大きく節約できることなりました。

Q:タスクワールドで一番気に入っている点は?
特定のファイルが添付されたメールを検索するのに、かなりの時間がかかることがあります。タスクワールドのファイル共有機能は、シンプルで使いやすく、どこに何があるのかものの数秒で簡単にみつけられる。自分にとってもチームにとっても時間の節約になるだけでなく、チームとしての仕事力がアップしますね。
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