〜「見つからなくて困った、困った」がなくなります!!〜
業務フローの更なる効率化を実現するため、世界中の様々な企業が、プロジェクト管理の専門ツールの導入を進めています。
メールやエクセルなどの従来の方法のみで、膨大なボリュームの情報・データを送受信・管理し続ける仕事術は、既に一昔前のオールドスタイルになったとも言われています。
プロジェクト管理ツールは星の数ほどあり、どれを実際に導入するのかを決めるのは、本当に一苦労。
インターフェースの使いやすさ。
機能・サポートの充実度。
なんとなく、フィーリングが合う!
などなど、会社・チームで使うツールを最終選定するまでは、様々な要素が複雑に絡み合うため、長い道のりとなってしまうこともしばしば...。
さて...。
プロジェクト管理ツールを選ぶ上で、見落とされがちな大事な要素があります。
それは、「ファイル管理のしやすさ」であります。
プロジェクト運営においては、画像、動画、オフィス系のファイルなど、様々なデータファイルがやり取りされます。
「いつだったかなぁ...?あそこのチームの、例のイベントの件で、あの人に送ったはずのファイル、必要なんだけど、見つからない...。あぁ、困った、困った...。」
このような業務の効率を低下させる「困った、困った」を無くすことができるのも、優秀なプロジェクト管理ツールを導入することにより期待できる効果の一つです。
プロジェクト管理ツールを選定する際は、この「ファイル管理のしやすさ」も、比較ポイントとして忘れずに見ていきましょう。
さぁ、今日は、タスクワールドでのファイル管理がどのようなものになるかを、駆け足でサラッと見ていきましょう。
Let's スタート!
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下の画面は、タスクワールド上の、とあるプロジェクト画面です。
このような感じに、タスクのカードが、タスクリストに整理されています。
タスクのカードに、ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすると、そのタスクにファイルを添付(アップロード)することができます。視覚的・直感的な操作ですね〜。
特定のタスクにアップロードできるファイルの数には制限がありません。
そのタスクにアクセスできるメンバーは、このようなドラッグ・アンド・ドロップの操作だけでなく、外部ファイル管理ツール(Google Drive、Dropbox、Box)のリンクを貼り付けることにより、タスクワールド上の他のメンバーとファイル共有をすることもできます。
タスク詳細画面の「ファイル&リンク」にアクセスすると、特定のタスクにアップロードされたファイルを一括確認することができます。
「ファイル&リンク」をクリックすると...。
このように、特定のタスク内にアップロードされたファイルの詳細(ファイル名、アップロード日時、アップロードしたメンバー名)を確認することができます。
もちろん、この画面のファイル名をクリックすると、そのファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。
外部ファイル管理サービス上に保管されているファイルのリンクも一緒に管理可能。
さて、さて...。
これまでは、特定のタスクにアップロードされたファイルの一元管理について見てきました。
これに加え、タスクワールドでは、それらのタスクが入っている「特定のプロジェクト」内でアップロードされたファイルも、一元管理することができます。
ファイル管理は「タスク単位」だけでなく、「プロジェクト単位」でも行なうことができる、ということです!
下のプロジェクト画面の「ファイル」をクリックしてみましょう。
この様に、特定のプロジェクト内にアップされたファイルの情報が一覧で表示され、「どのタスクにおいて、誰がいつアップロードしたのか」をすぐにチェックすることができます。
さて、さて...。
「ファイル共有に関して、アクセス制限を付けることは可能...?」と思いませんでしたか?
タスクワールドでは可能です!
下の画面の左の赤い矢印は、プロジェクト名の隣の「ロック」アイコンを指しています。このロックは、プロジェクトの公開設定がオフ(非公開)になっていることを示しています。
プロジェクトが非公開設定されると、そのプロジェクトは、そのプロジェクトのメンバーとして設定されているメンバー以外には、完全に見えなくなります。完全に見えなくなるので、そのプロジェクト内のタスク、アップロードされたファイルも、プロジェクトメンバー以外はアクセスができなくなります。
下は、このプロジェクトのメンバーになっていないメンバーのワークスペースです。このプロジェクトは「公開」設定がされているので、「参加していないプロジェクト」に、このプロジェクトが表示されています。
下は、同じ条件で、このプロジェクトが「非公開」設定されている場合の画面です。
このメンバーのワークスペースには、このプロジェクトが一切表示されないため、その中に入っているタスクやファイルは、このメンバーから隠されている状態となります。
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このように、タスクワールドではカンタンにファイルを共有できるだけでなく、フレキシブルに共有レベル・アクセス権を編集することが可能です。
タスクワールドで、「探しものが見つからなくて困った、困った」からオサラバしましょう!
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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!