〜ワークスペースの整理で効率・生産性アップ!〜

プロジェクト管理専門ツールのタスクワールドでは、全てのプランにおいて、1つのワークスペース内で作成・運営できるプロジェクト数に制限はありません。

※最大プロジェクト数を増やすために、追加料金などは必要ありません!


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この制限のない自由さもあり、チームで導入をしてから一ヶ月も経たないうちに、様々なプロジェクトがタスクワールド上で同時進行するようになり、ワークスペースの整理が求められるといった状況になることをよく聞きます。

その場合のオススメは...

プロジェクトグループ機能!

本機能を活用することにより、ワークスペースの整理が可能です。

今日は、どのような感じで整理ができるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、「木村潤」というメンバーのアカウントでアクセスできる全てのプロジェクトを確認できるページです。様々なプロジェクトが一覧で並べられています。これをグループ分けしていきましょう。

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新しいプロジェクトグループを作るには、グループとしてひとまとめしたい2つのプロジェクトを、下の画面のようにマウス操作でくっつけます。

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AをBにドラッグ&ドロップで、その2つのプロジェクトが入ったプロジェクトグループが作成されます。

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新しく作成するプロジェクトグループに名前を付けます。もちろん、名前は後で変更が可能です。

2つのプロジェクトをまとめたプロジェクトの名前を付けると、下のような画面になります。

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このようにしてプロジェクトグループが作成されたら、他のプロジェクトもこのグループに入れることが可能です。

「プロジェクトを追加」ボタンを押すと、追加可能なプロジェクトが一覧表示されます。

追加可能なプロジェクトとは、自身がプロジェクト管理者であるプロジェクトに限られます。
プロジェクトにアクセスできるだけでは、プロジェクトグループの編集はできません。

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グループに入れることができるプロジェクトの候補が表示されます。

それでは、新たに作られたプロジェクトグループに入っているプロジェクトを開き、そのプロパティを見てみましょう。

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プロジェクトのプロパティ(プロジェクト管理者でない場合の表示)

上の画面は、プロジェクト管理者でないワークスペースメンバーが、このプロジェクトのプロパティを開いた時の表示です。この場合は、プロパティから、そのプロジェクトが入っているプロジェクトグループを確認でき、マウスのワンクリックでそのグループの詳細画面を開くことができます。

下の画面は、プロジェクト管理者である状態で、プロジェクトのプロパティを開いた時の表示です。

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プロジェクトのプロパティ(プロジェクト管理者である場合の表示)

その場合は、プロジェクトのプロパティから、そのプロジェクトを入れるグループを編集することが可能です。

ではでは...。

全てのプロジェクトを一覧で見ることのできるページに戻ってみましょう。

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プロジェクトグループは、このようにフォルダのような感じで表示されます。

先程新規作成したグループの他に、もう一つグループが表示されています。

これは、木村潤がアクセスすることのできるプロジェクトが入った、別のプロジェクトグループが作成されたからでしょう。

このプロジェクト(「新入生の受け入れ関連」)には、2つのプロジェクトが入っていることがわかります。この2つという数は、木村潤がアクセスすることのできるプロジェクト数を意味します。

そうすると、木村潤以外のワークスペースメンバーのアカウント上では、同じプロジェクトグループであっても、異なる数、あるいは、異なる組み合わせのプロジェクトが表示されている可能性があります。

別のワークスペースメンバーのアカウントで見てみましょう。

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別のワークスペースメンバーのアカウント上での表示

上の画面では、このプロジェクト(「新入生の受け入れ関連」)には、2つではなく4つのプロジェクトが入っていると表示されています。プロジェクトグループを開いてみましょう。

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別のワークスペースメンバーのアカウントからアクセスされた時の、プロジェクトグループ表示。

このメンバーのアカウント上では、上の4つのプロジェクトの組み合わせとなっています。

同じ画面を、木村潤アカウントから見てみましょう。

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木村潤のアカウントからアクセスされた時の、プロジェクトグループ表示。

木村潤のアカウント上では、上の2つのプロジェクトの組み合わせで表示されています。表示されていない2つのプロジェクトは、木村潤がアクセスすることができないプロジェクトです。

木村潤がアクセスできないプロジェクトとは、「プロジェクトが非公開設定されており、木村潤はそのプロジェクトの管理者またはメンバーとして設定がされていない」ことを示します。

※情報共有レベルとプロジェクトのアクセス権コントロールに関しては、こちらをご参照ください!

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以上、プロジェクトグループに関してでした。

この機能を活用して、タスクワールドがさらに使いやすくなるように、ワークスペースをどんどん整理していきましょう!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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