〜定期的に発生する仕事のリマインダーとして大活躍!〜

タスクワールドでは、定期的に発生する同じ内容の仕事を、自動的にタスクとして作成する機能が備わっています。

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この「タスクの繰り返し設定機能」を活用することにより、同じ内容のタスクを複数作り、各タスクごとに期限を設定する手間を省くことができます。

今回は、具体的にどのような感じでこの機能が使えるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下の「コンテンツ企画」というプロジェクトに、繰り返し発生するタスクを作成します。

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上のように、「次週の定例会議のアジェンダをリリース」というタスクが作成されました。

タスクの期日設定により、このタスクを「繰り返しタスク」にすることができます。

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繰り返しの間隔は、このように8つのタイプから選ぶことができます。

このタスクの期日を「2018年2月8日 午前7時」として、繰り返しの間隔には「1週間に一度」を選択してみましょう。

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毎週繰り返されるタスクとして設定がされました。

これとは別に、今度は「毎月の繰り返し」を、別の新しいタスクで設定してみましょう。

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「ロンドン支社チームとのマンスリー会議のアジェンダをリリース」というタスクで設定をします。

先程のタスクと同じ要領で、期日を設定してみましょう。

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このタスクでは「毎月繰り返す」を設定します。

さてさて...。

この2つの繰り返しタスクにおいて、タスクが実際にどのように繰り返されるかを見ていきましょう。

下は、一度目の繰り返しにより、タスクが自動作成された状態です。

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期日を除き、全く同じ内容のタスクが作成されたことがわかります。

それでは、各タスクの詳細を見てみましょう。

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毎週の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

左は、先程、毎週繰り返されるように設定したタスクの詳細です。
「毎週繰り返す」という設定が外れているのがわかります。

右は、その設定により、自動作成された新しいタスクです。
「毎週繰り返す」という設定がされているのがわかります。

右のタスクの上の赤い矢印が指しているのは、このタスクの作成日です。
この新しいタスクは、元となったタスクの期日のタイミングにより、作成されたことがわかります。

それでは、「毎月の繰り返し」の方も見てみましょう。

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毎月の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

「毎週の繰り返し」と同様に、オリジナルのタスクの繰り返し設定が外され、そのタスクの期日のタイミングで、新しい繰り返しタスクが作成されたことがわかります。

マニュアル操作による作成、繰り返し設定による作成、どちらの場合でも、タスクの作成に合わせ、担当者とフォロワーに通知がされます。そのため、タスクの繰り返し機能は、自動リマインダーとしても使うことができます。

最後に大事なポイントを...。

繰り返し設定されたタスクは、もちろん、期日が過ぎる前に完了処理がされるべきです。
期日前に完了処理がされた場合、完了処理と同時に、新しい繰り返しタスクが作成されます。

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以上、タスクワールドの繰り返しタスクに関してでした。

定期的に発生する仕事のリマインダーとして、とても便利な機能です。
ぜひご活用を!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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