〜効果抜群!プロジェクトのテンプレート戦術!〜

日本においても、様々な業種、様々な企業で本格導入がされているタスクワールド。

タスクワールドは、主に企業での利用を前提に作られた総合プロジェクト管理ツールですが、高校、大学、専門学校、資格スクール、スポーツ関連スクールなどの、「学び」を提供する場所のオペレーションツールとしても、大いに力を発揮します。

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タスクワールドを企業や学校のオペレーション基盤にするということは、仕事の流れを「ワークスペース」上に整理することであります。タスクワールドの基本は「ワークスペース」であり、このワークスペースを、実際のオフィスのようにして、様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内で、様々なタスクがメンバーにより取り組まれます。

「学び」が提供される場所、いわゆるスクールは、大きく分けて、「知識や技能を学ぶ人=生徒」、「知識や技能を伝授する人=講師」、そして、その学びの場所をメンテナンスする「運営チーム」の、3つの異なる機能により成立されていると言われています。

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さて....。

今年は、一足早く冬が来てしまったような気候となっていますが、なにはともあれ、今は秋真っ只中。ちょっと異常な感じのする、この毎日の寒さと雨は一時的なものであると信じましょう。

秋といえば、食欲!
秋といえば、読書!
秋といえば、スポーツ!


みんなが好きな秋らしい秋の毎日は、今年も必ずやってきます!

ということで今日は、少し強引な感じもしますが、スポーツ関連スクールにおいて、タスクワールドがどのように役立つのか、ある便利な機能をテーマに駆け足で見ていきましょう。


Let's スタート!

ワークスペースを会社の本当のオフィスのように使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内の細かいタスクにメンバーが取り組む。それが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクトの立ち上げ方は、小泉元首相も歌っていたようにいろいろです。組織の機能別に立ち上げてもよし。イベント的な企画事に立ち上げてもよし。

スポーツ関連スクールは、秋冬、春夏といった感じに、季節ごとにコース内容が変わったり、新しい生徒や講師がスタートします。

その様な場合は、「秋冬」、「春夏」といった感じに、シーズンごとにプロジェクトを立ち上げると効果的かもしれません。

シーズンごとにプロジェクトに取り組むかたちとなりますが、多くの場合において、各シーズン、やらなければいけないことや、仕事の流れは大体同じものとなるはずです。

その場合、プロジェクト管理ツール上で、各プロジェクトのワークフローを一から作るのは大変ですよね。

ですが、タスクワールドでは、仕事の流れをテンプレートとして保存できるので、その手間を省くことができます。

手間が省けるだけでなく、テンプレートを基に各プロジェクトの仕事を進めていくことにより、ある程度決まった仕事の流れを、どんどん効率化、どんどん洗練化させることができるのです。


タスクワールドの仕事術、ここにあり。


下の画面は、ワークスペース(バーチャル仕事空間!)の例です。

プロジェクトとして、「スクールテンプレート」なるものを作っておいたので、サラッと見てみましょう!

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基本的な仕事の流れをテンプレートとしてまとめておきました。


「スクールテンプレート」プロジェクトを開いてみました。


2
3つのタスクリストに分けて、想定される必要タスクを整理しておきました。


「コース運営」のタスクリストには、募集関連以外の仕事を入れたのですが、すべて定期的に行われることなので、タスクワールドならではの、「タスクの繰り返し機能」を設定してあります。


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こりゃ便利。スクール受付デスクの付箋と蛍光ペンが減りそうですね。ア●ク●さん、ごめんなさい!


なぜこのプロジェクトがテンプレートとして使えるかというと、各タスクリストは複製を作れるからです。ポン、ポン、ポンとマウスをクリックするだけで、プロジェクト内にタスクリストの複製(コピー)を作ることができます。


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namae kae
スクールが複数ある場合は、このような感じにスクールごとにタスクリストを作るのも良いかも?


idousaki
この場合は、埼玉県専用のプロジェクトを立ち上げておき、そこに移動するのが良い?


「タスクリストのコピーをイチイチ作るのは面倒くさい!」

...、と感じる人は、プロジェクトそのままの複製を作ると良いでしょう。

そんなことが出来るのも、タスクワールド。
出来なければ、タスクワールドとは言えません。(ですよね!)


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テンプレートとして作ったプロジェクトの複製を作り、それをカスタマイズしていくと効率的です!


さて...。

下は、この「スクールテンプレート」プロジェクトです。
「募集」、「期間限定」、「運営部」などのタグを、該当するタスクに設定しておきました。

タグは、無制限にオリジナルのものを作ることが可能です。

なぜ、タグを設定しておいたかというと...。


2
「カラフルで見やすくなるから!」だけが、理由ではないんですよね〜。


タスクワールドといえば、プロジェクトをまたぎ、ワークスペースの最新状況をいつでも確認できる、「オーバービュー機能」!

タグでフィルターをかけて、仕事の進み具合を、様々な角度から確認することができます。

だから、タスクにタグを付けることはオススメなのです!


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「オーバービュー」は、タスクワールの代名詞的機能!


.....

今回ご紹介した、「プロジェクトの運営術=タスクワールドの使い方」は、星の数ほどある使い方の一例にすぎません。

もっともっと優れた使い方は、必ずあります!

ベストな運営術とは、会社やスクールによって大きく変わってくるでしょう。

他校に教えたい(絶対教えたくない?)タスクワールド運営術、攻めの姿勢でどんどん開発されてはいかが?

それは、スクールの運営を洗練化することにイコールするはずです!

そして、何よりも今は...

スポーツの秋ですから!


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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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