タスクワールド(Taskworld)ブログ

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カテゴリ: 仕事をもっとスマートに!

〜検索機能がより使いやすくリニューアル!〜

世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド」。嬉しい新機能のリリースが続く中、既存機能の改善もアクティブに行われております。そして今月は、なんと...

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... ツールとしての利便性をさらに向上すべく、ワークスペース内の検索機能が大幅リニューアルされました!

新しい検索機能の名前は、「スマート検索」。本日は駆け足で、このスマート検索機能をご紹介いたします。

Let's スタート!

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スマート検索は、統一された一つの検索窓を使い、ワークスペース内の検索を一括で行うことのできる機能です。

今回のリニューアルにより、検索精度が大幅にアップし、また検索結果が項目に分けて表示されるようになりました。また、検索結果を様々な要素でさらに絞り込み表示させることも可能になりました。

タスクワールドらしく、見ればスグに直感的に分かるインターフェースになっているので、説明はここまでにして、実際の画面を見ていきましょう!

※画面イメージ内の細かな文字等が見づらい場合は、画像をクリックして拡大表示されることをオススメいたします。

スマート検索の検索窓は、タスクワールド全ページの中央上部にあります。

1

それでは、試しに「北」という文字で検索してみましょう。

2

すると、「トップ検索結果」ページに移り、「北」の検索結果が項目ごとに分けて表示されます。

「トップ検索結果」の右の「タスク」をクリックすると、「北」が含まれたタスクのみが表示されるページに移ります。

3

このページでは画面左側に、検索結果を様々な要素でさらに細かく絞り込みすることのできる欄が表示されます。

「タスク」の右には、「プロジェクト」、「タスクリスト」、「ピープル」と続きます。
これらのページでも、様々な要素で細かく絞り込みが可能です。

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5


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以上、リニューアルされた「スマート検索」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、タスク管理の効率を高めていってくださいね!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜タスクワールドをよりフル活用するための便利機能をご紹介!〜

これまでリリースされてきた「タスクワールド活用のヒント」を一覧にまとめました。
(更新日:2018年11月12日 午前11時)

「こんな感じの記事をぜひ読んでみたい!」といったご要望があれば、気軽にリクエストしてくださいね!

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★API連携

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〜ツールとしての利便性を大幅に上げるゲストアカウント機能がリリース!〜

国内外の様々な企業で導入が進んでいる、世界基準のプロジェクト管理ツール「タスクワールド」。

2018年秋、ユーザーの方々からのリクエストにお応えするかたちで、待望の新機能「ゲストアカウント」が遂にリリースされました!

guest account copy

本日は、ビジネス現場でのタスクワールドの利便性の大幅向上が期待できる、この新機能をいち早くご紹介いたします。

●ゲストって何?メンバーとの違いは?
●ゲストを追加するにはどうすればいい?
●ゲストが出来る事と、出来ない事って何?

そんな疑問を一気に解消すべく...

Let's スタート!

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「ワークスペースのライセンス」に関してもう一度整理してみましょう!

タスクワールドの基本コンセプトの1つは「ワークスペース」です。一つのワークスペースを、会社のオフィスの様な感じに使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内のタスクを、そのワークスペースに参加しているメンバーと一緒に取り組みます。

タスクワールドの利用料金は、そのワークスペースのライセンス数で決まります。

ライセンス数とは、ワークスペースに同時に参加できる最大合計人数を意味します。

ライセンスは、ワークスペースのメンバー枠、もしくは、ワークスペースに設置されている合計席数といった感じに考えるとわかりやすいかもしれません。


それでは、「ライセンス数5」のプランで、タスクワールドを導入したケースを例として見てみましょう。

この場合、ライセンスの数が5なので、「対象となるワークスペースに同時に参加できる最大合計人数は5人」という事になります。

これは、「対象となるワークスペースに設置されているメンバーの席数は5つ」と言い換える事ができます。ワークスペース内には、メンバー用の席が常に5つあるので、最大で5人がその椅子に座る事ができる(=ワークスペースに参加できる)という事になります。

では、5つ全ての席が埋まってしまった場合、6人目、7人目といった感じに、新たなメンバーをワークスペースに入れる事はできるのでしょうか?

それは、次の様にする事で可能です。

方法1:新しいメンバーを入れるために、参加している必要のなくなったメンバーを、ワークスペースから削除する。

この場合、1人をワークスペースから削除する事により、その人の席が空く事になるため、その席を、新たに参加する必要のあるメンバーの席として使う事ができるようになります。

方法2:新しいメンバーを入れるために、ワークスペースの席数(=ライセンス数)をアップさせる。

追加料金のお支払いにより、この様に、ワークスペースに同時に参加できる人数を増やす事が可能です。


「ゲストアカウント機能」で何ができるようになった?

原則、(ゲストではない)、ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※細かく言うと、ワークスペースのメンバーには、「ワークスペース管理者」、「ワークスペース管理者ではない通常のメンバー」と2つのタイプに別れます。詳細はこちらの記事をご一読ください。

この「ワークスペースのメンバー」が、ワークスペースのライセンスとしてカウントされるメンバーとなります。

今回実装された「ゲストアカウント機能」により、ライセンスとしてカウントされないかたちで、ワークスペースに「ゲスト」を参加させる事ができるようになりました。


ライセンス数5の例の場合、5つの席がすべて埋まってしまっている状態でも、ゲストとしてならば、そのワークスペースに新しい人を参加させる事ができるようになった、という事であります。

ワークスペースのライセンス数は5の状態で、
ワークスペースに参加しているメンバーは5人、
ワークスペースに参加しているゲストは10人。

... といった感じのタスクワールドの使い方を可能にするのが、今回の「ゲストアカウント機能」の大きなポイントとなります。


ワークスペースのメンバーとゲストとの違いとは?

前述の様に、原則として、(ゲストではない)ワークスペースのメンバーは、そのワークスペース上でのコラボレーションをフルに行うができます。

※もちろん、メンバー間での情報共有・アクセスレベルを細かく設定する事が可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。

これとは対象的に、ワークスペースのゲストは、あくまで「ゲスト」として参加している状態であるため、そのワークスペース上で可能なアクション・アクセス権は、とても限定的なものとなります。

タスクワールドの様なプロジェクト・タスク管理ツールを、企業・チームとして使う大きな利点の一つは、「仕事の見える化」であります。


細かなアクセス権設定などを考えない場合、原則、ワークスペースのメンバー全員は、ワークスペース上で管理されているプロジェクトの全体像を、常にわかりやすく効率的なかたちで見えている状態にあります。

それとは対象的に、ワークスペースのゲストが、そのワークスペース上でする事のできるアクション・見る事の出来る情報は、とても限定的なものとなります。

例えば、ゲストはメンバーとは違い、実際に自身がアサインされているタスクのみにしかアクセスする事ができず、また、そのタスク内で行えるアクションも限れられています。

ゲストができる事と、できない事、ざっと纏めてみましょう。

●ゲストは、自身がプロジェクトのメンバーとして設定されているプロジェクトしか、アクセスする事ができません。また、その様なかたちでアクセスする事ができるプロジェクトに関し、プロジェクトの期日を含む細かな設定を変更する事はできません。

●ゲストとしてアクセスできているプロジェクト内の個々のタスクは、自身がそのタスクの担当者、もしくはフォロワーとしてアサインされていなければ、アクセスする事ができません。また、担当者として設定されていれば、そのタスクのコンプリート処理が可能ですが、フォロワーとして設定されている場合は、コンプリート処理はできません。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスク上で、コメントやファイルを投稿する事が可能です。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関しての細かな設定変更をする事はできません。

●ゲストは、自身がメンバーとして参加しているプロジェクトの、プロジェクトチャットに参加する事ができます。

●ゲストは、自身がアクセスできるタスクに関して、パフォーマンス・レビュー機能(=タスクに関してのフィードバック機能)を使う事ができます。

●ゲストは、プロジェクトのタイムライン(=ガントチャート)やアナリティクスにアクセスする事はできません。また、ワークスペースのオーバービューを使う事もできません。



以上が、ゲストができる事、できない事の概要となります。

繰り返しとなりますが、タスクワールドを企業・チーム運営に取り入れる事により期待できる大きな効果の一つは、「仕事の見える化」であります。

ワークスペースに参加しているメンバー間の、効率的な情報共有・コラボレーションを促進するのが、タスク・プロジェクト管理を利用する最大の意味として、タスクワールドは開発がされています。


という事なので、かなり限定的なかたちでしかタスクワールドを使う事のできない「ゲスト」をワークスペースに参加させるという事は、「あくまで、一時的にその人をワークスペースに参加してもらっているだけ」といった感じに捉えられるべきかもしれません。

より本格的に、タスクワールドでその人とコラボレーションを行うのであれば、ゲストとしてでなく、その人をメンバーとして、ワークスペースに参加してもらうべきでしょう。


ゲストをワークスペースに招待してみましょう!

それでは最後に、ゲストをワークスペースに参加させる方法を駆け足で見ていきましょう。

下の画面をご覧ください。

1

まず、画面右上のワークスペース名が書かれたプルダウンメニューから、ワークスペースのプロパティに移動します。

2

次に、上の画面の様に、「ワークスペースのメンバー」タブより「メンバーの招待」をクリックします。

3

メンバータイプの選択画面で「ゲスト」を選び、「次へ」をクリックします。

4

「ゲストを招待する」の画面より、「+」をクリックし、ゲストに参加させたいプロジェクトを選択します。

5

プロジェクトの選択ができたら、招待したいゲストのメールアドレスを入力しましょう。

「招待を送信する」をクリックしたら、ゲストのメールアドレスに招待メールが届きます。

6

無事、その人がワークスペースにゲストとして参加できたら、その人は、「ワークスペースのメンバー」タブで、上のように表示されるようになります。

さてさて.....。

ここからは、ゲストとしてワークスペースに入った人(=竹山 マサキ)の画面も見ていきましょう。

9
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

先程選択されたプロジェクトのみが、参加中(=アクセスできる)プロジェクトとして表示されているのがわかります。

それでは、その2つのプロジェクトのうちの1つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

7
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

ゲスト(竹山 マサキ)の画面では、プロジェクト内のタスクリストは表示されていますが、各タスクリストには、タスクカードが1つも表示されていないのがわかります。

これは、ゲスト(竹山 マサキ)が、このプロジェクト内のどのタスクにも、担当者もしくはフォロワーとしてアサインがされていない状態であるからです。

参考までに、ゲストを招待したワークスペースメンバー(坂本 アツシ)の画面では、このプロジェクトはどの様に表示されているのかを見てみましょう。

8
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

実際、このプロジェクトでは複数のタスクが管理・運営されているのがわかります。

ゲスト(竹山 マサキ)の画面で、これらのタスクが表示されるには、ゲスト(竹山 マサキ)が、特定のタスクに担当者もしくはフォロワーとしてアサインされる必要があります。

では、駆け足チェックを続けていきましょう!

11
メンバー(坂本 アツシ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、特定のタスクに、ゲスト(竹山 マサキ)を担当者としてアサインすると…

12
ゲスト(竹山 マサキ)のアカウントで、ワークスペースにアクセスをした画面

上の様に、ゲスト(竹山 マサキ)の画面でも、このタスクが表示されるようになりました。

..................................................

以上、新機能「ゲストアカウント」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、御社内でのタスクワールドの利便性をユニークに高めていってくださいね!


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いつもタスクワールドをご利用いただきありがとうございます。
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タスクワールドでは、実際にサービスをご利用頂いているユーザーの方々の生の声を、効果的なタスク管理ツールを探している、より多くの方々へ発信出来るべく、タスクワールドに関してのオンラインレビューを募集しています。

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レビューを投稿していただきましたら、次のフォームの記入・提出により、タスクワールド運営チームにまでお伝えください。

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..........

上記フォームにてご連絡頂いてから1週間程で、ギフト券をお送りいたします。

「ITreview」にログインをした状態でこちらをクリックすると、タスクワールドのレビューを投稿することができます。

※「ITreview」でも同様のキャンペーンを実施中ですが、こちらは「タスクワールド」のキャンペーンとは異なります。

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皆様からのタスクワールドに関しての生の声、お待ちしております!


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〜API連携により、タスクワールドの可能性が大幅に広がります!〜

今回は Taskworld API でタスクを登録するサンプルプログラムをご紹介します。

Javascript(jQuery)と PHP で、フロント/サーバそれぞれからリクエストを送信する場合のサンプルです。

API

それでは、Let's スタート!

※API のリファレンスはこちらの、アジアサーバー向けのドキュメントを参照してください。
https://asia-api.taskworld.com/#introduction

前回の記事「イッキに解説します!タスクワールド APIの使い方!」もご参照ください。

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Javascript で Taskworld API を呼び出してみよう!

まずは Javascript です。

以下のようなフォーム画面からタスクワールドにタスクを登録するプログラムを見てみましょう。

js02_view

1. ソースコード

サンプルソースはこちらです。

ajax 関数で リクエストを送信して、画面に結果を表示するだけのシンプルな内容です。

js01_source

2. 認証キー・IDを用意

タスク登録には以下のパラメータが必要になります。タスクワールドのデータを確認しておきましょう。それぞれの取得方法は前回の記事を参考にしてください。

・認証キー
・スペースID
・プロジェクトID
・リストID


ソースに各パラメータを定義したら、ファイルを .html 形式で任意の場所に保存します。

このファイルをWebブラウザで開くと先ほどのフォームが表示されます。

3. API 呼び出しを実行

それでは API 呼び出しを実行してみましょう。

下のようにフォームのテキスト欄にタスク名を入力してボタンを押すと、ajax 通信で非同期リクエストが送信されます。

js03_view

result 欄に「OK」と表示されたら処理成功です。

タスクワールドのプロジェクトを表示すると、以下のようにタスクが追加されていることが確認できますね。

js04_tw

なお、API でタスクを作成する際は、タスク名しか設定ができないのでご注意ください。

期限などを設定するには、別途タスク更新(task.update)を行う必要があります。


PHP で Taskworld API を呼び出してみよう!

次はサーバから PHP で Taskworld API を呼び出すサンプルです。

今回は、タスク登録の後にタスク更新も実行して、期日などの詳細設定を同時に行ってみましょう。

php00_tw_sample_img


1. ソースコード

PHP のサンプルソースはこちらになります。

2. POST リクエストの送信方法

今回は POST リクエストを2回実行するので、送信処理を関数化しています。

関数ではリクエストボディを送信するために stream_context_create でストリームコンテキストを作成し、file_get_contents を実行します。

コンテキストオプションの詳しい説明はこちらを参照してください。

もしパフォーマンスなどが気になる場合は、file_get_contents の代わりに curl を使用すると良いでしょう。

php01_postfunc


3. 認証キー・IDを用意

タスク登録に必要なパラメータを用意します。それぞれの取得方法は前回の記事を参考にしてください。

・認証キー
・スペースID
・プロジェクトID
・リストID


用意したパラメータをプログラムで以下のように定義します。

新しく登録するタスクの名前は引数で受け取るようにしましょう。

php02_api_defs


4. タスクの登録・更新

タスク登録とタスク更新の実装は以下のようになります。

下図の上部「①タスク登録」がタスク登録を実行するブロックです。先ほど作成した POST 送信関数に URL、APIコマンド名、パラメータを渡していますね。

登録時はコマンドに "task.create" を指定します。

php03_api_calls

タスク登録に続き、タスク更新の実装です。

図の「②タスク更新」のブロックで、タスク ID と以下の詳細情報をクエリパラメーターに設定しています。コマンドには ”task.update” を指定します。

・タスク ID(直前に実行した登録リクエストのレスポンスから取得)
・タスクのポイント数
・タスクの色
・説明
・タスクの開始日(=現在時刻を設定)
・タスクの期日(=1週間後を設定)

5. API 呼び出しを実行

PHP の実行環境にソースファイルを配置して、コンソールから実行してみましょう。
下図のように実行時引数でタスク名を渡すと、その名前でタスクが登録されます。


php04_console


タスクワールド上でタスクリストを確認すると、リアルタイムでタスクが登録されます。

php05_tw_add_task

赤枠で囲んだ箇所は task.update で更新した部分です。期日などの設定が確認できますね。


タスクワールドをもっと便利に!

今回ご紹介した処理を応用することにより、外部システム上での作業進捗を、タスクワールドと連携することができ、プロジェクト管理における利便性が大幅に向上します。

例えば Wordpress の場合を考えてみましょう。

下書きを投稿した時にタスクを登録するプラグインを作成すれば、スタッフの誰かが記事を作成する度にタスクが追加されて、タスクワールド上で未公開記事の状況が確認できるようになります。

煩雑なプロジェクト管理を自動化/一元化できると助かりますよね。

ぜひ、お使いのシステムで Taskworld API を活用してみてください!

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