タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

カテゴリ: 導入事例のご紹介

〜タスクワールド導入事例のご紹介:Calculus〜


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複数の法人のCTOを務め、自身の会社ではWeb・システム・アプリの開発などに携わるCalculus ディレクターの田原一正さんは、「自分が片足を突っ込んでいるプロジェクトをしっかりと分けて、管理することが必要不可欠」とのこと。様々なプロジェクト管理ツールを使いこなした結果、タスクワールドをメインのプロジェクト管理ツールに選んだ経緯や、使い方のポイントなどについて、丁寧に解説してくださいました。

決め手は“かんばん方式”と“タイムラインの見やすさ”

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ディレクター 田原一正さん

私にとって、プロジェクト管理ツールは必須です。法人のCTOとして、さらに自身の会社ではディレクターとしてとにかく様々な案件を同時進行で抱えています。見やすく使いやすいプロジェクト管理ツールを求めて、それこそ、10種類くらい試しました。その際に、重要ポイントとして意識していたのが、“かんばん形式であること”そして、“タイムラインが見やすいこと”でした。

いろいろなツールを比較してわかったのですが、意外とこの2つの重要ポイントをクリアしていないプロジェクト管理ツールが多かったですね。タスクワールドともう1つ、使いやすいなと感じているツールがあったのですが、最終的に決め手となったのは、“タイムラインの見やすさ”でした。

私が関わっているプロジェクトは、例えばアプリを作りましょう!となった場合には、アプリ完成までに何フェーズも作業工程があります。担当者、納期、プロジェクトごとなど、自由にカスタマイズされたかたちでタイムラインが見れるのは、とても魅力的だと思っているし、プログラミングをする立場から見ても画期的だと感じました。

時間の管理に重宝する “タイム計測”を活用

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私自身もプログラミングをするので、ツール利用者としてだけでなく、作る側の目線でもタスクワールドを見ているかもしれません(笑)。 そんな目線がありつつも、本当によくできたツールだなというのが率直な感想です。

毎日特に多用している機能は、“かんばん”と“タイム計測”です。私たち以外のタスクワールドの利用者が、どのような機能をよく使っているのか、ちょっと気になるところなのですが、私自身は“タイム計測”機能のヘビーユーザーです。この機能、本当に便利なんです。

遠方のチームメンバーと仕事を進めていく上で、特に重要になってくるのが、時間の管理です。メンバーの顔写真を定期的に自動撮影したり、画面の映像で動きをチェックしたりなど、リモート仕事環境でメンバーを管理する手段は様々ですが、私自身は、プロジェクトメンバーをそこまでガッツリと管理したいとは正直思いません。チームメンバーは仕事の上での大事な仲間であり、仲間とのチームワークは、お互いに対しての信用の上に成り立つものですから。その点、タスクワールドのタイム計測機能は、程よく丁度いい具合で、メンバー管理ができる機能として重宝しています。

私自身もプログラミングをするので、作業時間の目安というのはある程度は分かっています。だからこそ、この機能がより活用できるのかなとも思っています。実際に普段やりとりするチームメンバーの多くは、ベトナムやバングラデシュを拠点にしています。東京からディレクションを出し、作業は現地でやってもらう。このシステムで、効率よく、リーズナブル、そしてハイクオリティのサービスを提供しているというわけです。

容量のお知らせ機能があるとうれしいです(笑)

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グローバル求人サイト「ソーシャルマン」のCTOも務める田原さん

デザインなど、容量が大きめのデータのやり取りが多いので、容量に関してもお知らせ機能とかがあると、もっと便利になるなって思います。あとどのくらい容量大丈夫かな?不要なファイルは削除した方がいいかな?などと気になることがしばしばあります。100GBくらいアップできるはずなので、まあ、そこまですぐに容量オーバーになることはないと思っていますが、容量の使用量がわかる、残量がわかる、使っている容量のお知らせがくるなど、欲を言えば、そんな機能を追加してもらいたいと思っています。

でも、やっぱりタスクワールドに関しては、満足ポイントの方が圧倒的に多いですね。例えば、“オーバービュー”。プロジェクトを横断して、ワークスペース上の全タスクを対象に、タスクの進捗状況を確認できる機能です。いろいろな管理ツールを試してみて分かったことなのですが、実はこういった機能って、オプションだったり、設定が面倒だったりすることが多いんです。でも、タスクワールドは標準で付いている。これってまさに推しポイントだと思っています。

“情報チェックのしやすさ”も触れておきたいポイントです。「Web、システム、アプリを作って、はい終わり!」というのではなく、その後の広告まわりや、マーケティングなど、その先の細かいフォローを提供するのが、私たちの事業スタイルです。プロジェクトが完了して、しばらく経過した頃、クライアントから「あのプロジェクトの件だけど…」と確認の連絡が来たときに、過去のプロジェクトに関しての詳細や過程をチェックしやすいのは、とてもうれしいポイントの一つです。

タスクワールドは、他のプロジェクト管理ツールに比べ、使いやすさが飛び抜けていることもあり、 様々なチームにオススメできますね。チーム・会社の規模、事業のスタイルを問わず、業務オペレーションの効率化を協力にサポートしてくれるツールだと思います。

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜タスクワールド導入事例のご紹介:株式会社インジェスター〜


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翻訳・通訳・外国人派遣をメインに行なっているとのことですが、株式会社インジェスターの会社概要や強みなどを教えていただけますか?

弊社は、翻訳と通訳の二本柱で事業を行なっています。まず、翻訳についてですが、字幕の制作を中心に受注しております。韓国、中国のテレビ局からの依頼からスタートしたということもあり、アジア系の作品の字幕制作を多く手がけています。公式サイトにも記載していますが、社名の“INJESTAR”も韓国語と英語の造語なんです。そしてもう一つのメイン事業である通訳ですが、バイリンガルスタッフを空港や商業施設へ派遣、さらに、一般通訳を展示会やイベントに派遣するといった事業内容となります。

成田空港や関西空港にオフィスがあるのですね。そちらからスタッフさんを派遣するといった感じなのでしょうか?

そうですね。空港にオフィスがあるというのは弊社の強みです。空港は何かと問題が起きやすいですから、スピーディ、かつフォローアップもしっかりできる体制でスタッフの派遣ができるので、ご好評をいただいております。また、翻訳に関してですが、中国・大連にあるオフィスと細かく連携することができるのも、弊社の大きな特徴の一つです。メインはアジアとなっていますが、世界15ヶ国の字幕制作に対応してきました。

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株式会社インジェスター マーケティング室 李志哲さん

ワールドワイドに対応可能ということですね。さて、早速ですが、タスクワールドについて伺いたいと思います。現在、タスクワールドをどのように使っていますか?

主にマーケティング室のメンバーで使っています。実は、タスクワールド導入前には、私たちは個人的にいろいろなタスク管理ツールを使っていました。しかし、それらのタスク管理ツールは、いまいち、しっくりきていませんでした。そこで、いろいろとリサーチしてみたところ、タスクワールドにたどり着きました。

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株式会社インジェスター マーケティング室 野口哲正さん

タスクワールド導入の決め手となったポイントを伺えますか?

プロジェクトを中・長期的に管理できること、さらに、見やすく使いやすいこと。この2点が決め手です。それまで使っていたタスク管理ツールでは、プロジェクトの管理という点では、どうしても近視眼的になってしまいがちでした。ガントチャートを使うと、パッと全体が一目で理解できる、これが、タスクワールドで特に気に入っているポイントです。

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ワークスペースのガントチャート画面(タイムライン)

タスクワールドの特徴の一つとして、多言語のインターフェースに対応している点があげられますが、現在はどの言語で使用されていますか?

基本的には日本語です。社内のスタッフの割合でいうと、日本よりも韓国、中国の社員が多いんです。ですが、まずは、社内共通言語である日本語で、タスクワールドの機能や操作を、全員がしっかり身につける目的もあり、日本語モードをメインに使っています。

現在、いろいろと使い方を試されているようですが、タスクワールド導入により改善されたと感じているポイントはありますか?

もちろんあります。「見える化」と「一元的に管理できること」。誰が何をやっているのかが一目でわかるようになりましたし、各プロジェクトの状況が把握しやすくなりました。もともと弊社は、プロジェクト管理ツールを使うという文化が根付いていませんでした。プロジェクトに関するほとんどのことを、エクセルで管理していたくらいですから。なので、タスクワールドを社内で本格的に導入することが決まった時は、「やっと何かが動き出した!」、「スタートした!」という感じでした。

タスクワールドでよく使っている機能をお伺いできますか?

ガントチャートとボードです。タスクワールドのこれらの機能を使うだけでも、案件の洗い出しができるのが、とても便利です。また、全プロジェクトが一覧表示される画面を良く見ています。プロジェクト全体を俯瞰してみることができるので、「ここは今やらなくていいよね」、「ここはペンディングにしておこう」など、新事業のポートフォーリオのように使うこともあります。さらに、プロジェクトごとにステータスの表示ができること、数値として完了パーセンテージを見ることができるのはとても便利です。出社して最初にやることとして、「ガントチャートを見て、優先事項をきちんと把握した上で、その日の仕事を開始する」が習慣になっています。

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ワークスペースの全てのプロジェクトを一覧できる画面

他のチームにもタスクワールドはオススメできますか?

できます。していきたいと思い、うまくオススメできるよう、まずは自分たちが、更に使いこなせるようになるよう、頑張っています(笑) 。タスクワールドは、機能も便利で画面も見やすいのはもちろんなのですが、何より、操作しやすいことが、その大きなポイントの一つだと思います。こういったツールの導入はチームメンバーみんなが使いこなせることが大切です。その点、タスクワールドは、使いやすいインターフェースで、他言語もOKで、直感的に使えるので、オススメしやすい管理ツールだと思います。

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〜天文施設を運営するAstrocampは、 タスクワールドで本来のミッションに専念!〜

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児童・青少年の科学に対しての興味と知識を育むミッションを掲げ、全国各地で複数の天文施設を運営する韓国の教育機関 Astrocamp(アストロキャンプ)は、タスクワールドを活用し、業務オペレーションの効率化を実現している。

ガリレオが初めて木星を観測した時に感じた高揚感や、科学者がハッブル望遠鏡で初めて銀河を眺めた時の感動。施設での娯楽性溢れる教育プログラムを通じ、これらのフィーリングを、子供だけでなく大人にも感じ取ってもらい、天文学、そして科学全般に対しての好奇心を育むお手伝いをするのが、私たちの仕事です。(「Astrocamp」教育・コンテンツリサーチャーの ジンヒ・ユー氏)

全国各地14の施設に、93人の指導者。これまで、6万を超える"卒業生"が、Astrocampの教育プログラムを通じ、天文学を楽しみながら学んできた。

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「Astrocamp」で、天文学を体験学習する子供たち

Astrocamp運営チームは、複雑化が加速する業務オペレーションの質を改善するため、様々なプロジェクト管理の専門ツールを試してきた結果、タスクワールドを本格導入することにした。

他の優秀なプロジェクト管理ツールに比べ、タスクワールドの直感的な使いやすさと機能の充実度は群を抜いており、スタッフ間でのタスクワールド利用が浸透したことにより、業務オペレーションの効率化と生産性のアップを達成することができました(ジンヒ・ユー氏)

タスクワールドが導入されてからは、施設・教育プログラム運営の現場で次から次へと発生する、大小様々なタスクの管理を大幅に改善することができた。

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「Astrocamp」で科学への好奇心を育む子供たち

タスクワールドを、チームの仕事の基盤とすることにより、チームメンバー各自、そして機関全体として、各タスクの優先度を正確に判断しながら、より効率的にスケジュール調整を行えるようになった。

ユー氏によると、タスクワールドの利用をチーム内で浸透させたことにより、機関全体としての生産性は130%向上した。

生産性が増した分、チームとしてより多くの労力と時間を、本来の目的である教育推進に使うことができるようになりました。タスクワールドは、私たちにとって、プロジェクト管理のベストツールです。(ジンヒ・ユー氏)


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ジンヒ・ユー氏

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〜業務ツールの一元化で、会社としてのプロジェクト管理力を大幅改善!〜

急成長を続ける韓国のイベント関連会社「Chris & Partners」は、業務オプレーションのメインツールとして、タスクワールドの導入を決めた。

今日は、イベントマネージメントを通じ、価値あるユニークなアイデア・知識の共有促進を続ける同社に、プロジェクト管理の秘訣を聞いてみた。


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Q:「Chris & Partners」について教えてください。
A:弊社は、「朝鮮日報アジアンリーダーシップカンファレンス」や「韓国 インドネシア ビジネスサミット」を含む、国際イベントをメインに取り扱うイベント関連会社です。スケジュール調整、タレント・会場の手配など、プラニングから実施まで、イベントの総合プロデュースを行います。「価値あるユニークなアイデア・知識の共有を促進するプラットフォーム」であることが、イベント関連会社としての私たちの目標です。会社のオペレーションは、大きく分けて、プラニングと運営サポート部門の二つに別れています。

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「Chris & Partners」チーム

Q:タスクワールドが導入される前は、どのようなツールが使われていましたか?
A:タスクワールドの導入を決める迄は、ファイル共有にDropboxとGoogle Driveを、連絡ツールとしてMessengerを使っていました。複数の異なるツールを使っていたのですが、効率的に問題があると強く感じていました。業務ツールの一元からは程遠い状況であり、新しいスタッフが増えたり、同時に進行するプロジェクトの数が増えていくにつれ、チームとしての情報共有、コラボレーションが、どんどん困難になってきていました。

Q:タスクワールドに決めた理由は何ですか?
A:進行中プロジェクトの最新状況がいつでもわかるようにするため、各チームのリーダーは、各プロジェクトの詳細なログを付けるようにする、というアイデアが持ち上がったことがあります。そのアイデアは必要以上に時間と労力がかかり、リーダーの負担を増すことに繋がるため、ボツとなりました。様々なアプローチを検討した結果、プロジェクト管理の専門ツールを導入する方向で決まりました。弊社では常に、複数のプロジェクトが、様々なステージで同時進行をしているのですが、各スタッフが自身の担当状況に関わらず、イベントプロジェクトの最新状況にアクセスできることを可能にしてくれるプロジェク管理ツールがあれば理想的だと感じていました。また、ユーザーエクスペリエンスに優れ、誰にでも使いやすいツールであることも、ツールを選定する上での絶対条件の一つでした。国産から外国産、様々なツールを綿密にトライアルした結果、タスクワールドを導入することにしました。

韓国のイベント業界では、今でもエクセルが多用されており、多くの会社がUSBやメールでデータの受け渡しを行っています。タスクワールドを導入した弊社は、イベントマネージメント業務で、プロジェクト管理の最新テクノロジーを導入したという点では、業界の先駆者といえるかもしれないですね。

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パク・ジユン氏(左)、ジョ・セビン氏(中央)、カン・スミン氏(右)

Q:タスクワールドを取り入れてから、何がどう変わりましたか?
A:以前は、各プロジェクトのプラニング情報をエクセルファイルとして作成していました。スタッフは、必要とする情報をエクセルファイルから探し出す必要があったのですが、これはかなり効率的に問題がありました。タスクワールドを導入してからは、情報の規模・重要度に関わらず、誰もがカンタンに、最新状況を感知したり調べることができ、会社としての効率が大幅に向上しました。イベントの世界では、細かなディテールが予想外に変更することが多々ありますが、どのようにスマートにそれら一つ一つに対処していくかが、プロジェクトの成功を左右します。タスクワールドのおかげて、全スタッフ、各プロジェクトの細かな動きをより容易に把握することができています。

タスクワールドでは、各スタッフ、お互いの仕事の最新プログレスをチェックしあうことができます。この機能は、社内のモーチベーションアップに貢献してくれていますね。

Q:タスクワールドで、特にお気に入りの機能はありますか?
ジョ・セビン氏(マネージャー):タイムライン機能は、ガントチャート形式により各イベントの最新状況を一目で把握することができ、特に便利ですね。各タスクにはチェックリストを設定できるのですが、この機能も重宝しています。

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タイムライン表示


カン・スミン氏(スタッフ):各タスクに、ワークスペース全体で共有するタグを付けることができるのですが、これはすごく便利な機能だと感じています。

Q:どのような会社に、タスクワールドをオススメできますか?
A:弊社のように、同時進行する複数の異なるプロジェクトを常に抱えている会社に、特にオススメですね。タスクワールドを導入してからは、効率的に各プロジェクトの最新状況を把握することができています。各タスクの状況に応じ、細かに通知をしてくれる機能もあり、会社として、本来最も注力すべき仕事に専念できるようになったと感じています。
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〜ツール・コミュニケーションの一元化で、チームオペレーションを大幅改善〜

一般消費者を対象にしたビジネスは、トレンドや景気の状況など、様々な要素が複雑に絡み合うこともあり、立ち上げから長期的安定成長ステージ到達まで、どのセクターにおいても例外なく、険しい道のりとなる。特にファッション業界は、流行の移り変わりのスピードが早く、それにより生産量、物流、販売方法の大幅な変更・調整が必要となることもあり、最もビジネスの舵取りが難しい業界の一つと言われている。

自社開発のラグジュアリーアイテム専門プラットフォームビジネスの運営で、ファッション業界において急成長を続ける韓国のスタートアップ会社「HALFZ」のチームに、オペレーション改善の秘訣を聞いてみた。

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ジャン・ジェヨン氏/"HALFZ" CEO

消費者は、同社が開発・運営をするモバイルアプリ「HALFZ」を使うことにより、現在約27,000の国内外ファッションブランドが販売する商品に関し、最安値で購入が出来るショップを、カンタンな操作で瞬時に見つけることができる。YOOX、Shopbop、Farfetch、MATCHESFASHION、ASOSを含む164のファッション関連会社と提携を組んで展開をしており、アプリユーザーは、幅広いジャンルのファッションアイテムの最安値をチェックしながら、オンラインショッピングを楽しむことができる。

同社は、タスクワールドを会社のオペレーションに導入しており、それにより、スタートからフィニッシュまで、約3倍のスピードで、プロジェクトを進めることができるようになったと言う。

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Q:「HALFZ」について教えてください。
A:Eコマースの40%は、ファッション関連であると言われています。誰でもインターネットにアクセスさえできれば、世界中からあらゆる商品を購入することができる状況下、ファッションアイテムの国内外の販売価格状況を、瞬時にチェックできるアプリのニーズが確実にあると判断をし、「HALFZ」アプリの開発をスタートしました。「HALFZ」では、ネットに散らばる商品情報の断片を集積する、高度なイメージ分析技術が使わています。

立ち上げ当初は、韓国国内のマーケットをメインに展開する予定でしたが、ベータテストを通じ、アメリカ市場で予想を遥かに超えるニーズを確認できたこともあり、今後は、アメリカ市場もメインターゲットとして、展開を進めていく予定です。これまではAndroidアプリ版のみでしたが、間もなく、iPhone版もリリースされます。


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「HALFZ」モバイルアプリ


Q:タスクワールドを導入される前の、チームオペレーションはどのような感じでしたか?
A:タスクワールドを使い始める前は、メール、Messenger、Slackをメインツールとしてチームが運営されていましたが、様々な問題があり、よくありませんでしたね。プライベートとビジネスの連絡を完全に分けることが難しく、誰に対しての意思伝達なのかが分からないといった場面が多々ありました。特に開発チームにおいては、案件の共有や、やり取りの履歴をいつでも確認できる状況が、仕事の正確性・効率を高める上で欠かせないのですが、その点、タスクワールドを導入するまでは、問題だらけでしたね。

Q:タスクワールドの導入・移行を決めた、具体的な理由はありますか?
A:2017年1月1日、アプリのベータバージョンをリリースして、様々なフィードバックが届きました。フィードバックに対処する中、今後アプリを改善していくには、社内オペレーションを大幅に改善する必要性があると、強く再認識しました。様々なプロジェクト管理ツールを試してみた結果、操作性や機能など、他のツールから群を抜いてタスクワールドが最も優れていると判断をし、タスクワールドを本格導入することが決まりました。

弊社におけるアプリ開発・運営においては、各タスクの進捗状況を細かに管理できるだけでなく、チームが抱えるすべてのタスクの状況を一目で確認できるツールであることが、最も重要な要素の一つでした。様々なツールを比較検証した結果、少なくともこの側面においては、タスクワールドを超えるツールはありませんでした。


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スタッフのシン・ダミ氏(左)、CEOのジャン・ジェヨン氏(中央)、スタッフのシン・チャンボ氏(右)


Q:タスクワールドを導入して、社内のオペレーションはどう変わりましたか?
A:チーム間のコミュケーションをキレイに整理することができましたね。タスクワールドを導入する前とは大違いです(笑)。今では、タスクワールドを使い、社内のコミュニケーションを大きく3つに分けて進めています。「プロジェクト全体に関しての連絡」、「リアルタイムに近い形で行われる単発的連絡」、「特定の部署内での連絡」の3つです。会社で行われる仕事は、タスクワールド上でタスクとして作成・運営をしており、各タスクには必ず担当者やフォロワー設定をするなどして、責任者の明確化を常にしており、仕事の見落としが起きないようにしています。プロジェクト全体の管理・チェックをするCEOの役目においても、タスクワールドはとても便利ですね。

会社としてコミュニケーション、タスク管理の一元化を達成できており、チームワークが大幅に改善されました。おかげで、3ヶ月を見ていたベータバージョンのアップグレードは、1ヶ月で行うことができました。弊社は、スピードが鍵となるファッション、そしてアプリ業界でビジネスを展開しているのですが、タスクワールドは、そんな私たちにとっては、まさにドンピシャなツールです。

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「HALFZ」社のタスクワールドのワークスペース画面

Q:タスクワールドで、特にお気に入りの機能はありますか?
ジャン・ジェヨン氏(CEO) :各タスクに明確な期限を設定できるのが良いですね。初めは、この機能が徹底的に使われる事に関し、よく思わないメンバーもいましたが(笑)。こちらでタスクの期限を設定する代わりに、担当するメンバー自身で期限を設定するようお願いすることが多々あります。各タスクに期限が設定されると、期限オーバーのタイミングの前後で通知がされますし、全体の進捗状況をより正確に把握することができ、チームとしての目標達成にとても役立ちます。

シン・ダミ氏(スタッフ):私も期限を設定できる機能は便利で良いと思います。進捗の最新状況を、チーム全員で確認できることは、モーチベーションアップに繋がっています。

シン・チャンボ氏(スタッフ):開発チームでは、タスク内のチェックリスト機能を、いつも便利に使っています。ソフトウェアのバグは様々な要素が絡んでくるのですが、各要素をチェックリスト項目に入れておき、解決した項目にチェックを入れていくスタイルは、とても効果的だと思います。各タスクには、タグとしてキーワードを設定する機能もありますが、この機能も重宝しています。
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