タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:カンバン

〜情報共有は関係あるメンバーだけに絞れます!〜

タスクワールドでは、ワークスペースを会社のオフィスの様にして、その中で様々な仕事をチームメンバーと取り組んでいきます。

yellow

一つのワークスペースの中に、複数のプロジェクト。各プロジェクト内で、複数のタスクに取り組む。これが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクト、タスク、そしてワークスペースに参加するチームメンバーが増えていくほど、業務オペレーションの効率化を強力にサポートするタスクワールドは、その力をより発揮していきます。

また、チームのコミュニケーションインフラを支えるツールとしての重大さが増していくに連れ、実際のオフィスのように、メンバー間での情報共有レベルを調整していく必要性が高まっていきます。

今日は、タスクワールドのワークスペース上で、どのように情報共有レベルを調整できるのか、駆け足でサラッと見ていきましょう。

Let's スタート!

------

下は、「木村潤」というメンバーのアカウントで、木村潤がアクセスできる全てのプロジェクトを確認できるページです。

1
このように、「参加中」と「非参加」でプロジェクトが整理されています。

木村潤が参加していない「人工知能プロジェクト」というプロジェクトを開いてみましょう。

下は、このプロジェクトのメインページであり、右側にはこのプロジェクトのプロパティが表示されています。

木村潤はこのプロジェクトのメンバーとして設定されていませんが、プロジェクトが公開設定されているため、プロジェクトのメンバーでないメンバーも、プロジェクト管理者のみが可能な操作を除き、自由に閲覧・編集をすることができます。

2
プロジェクトが公開設定されているため、プロジェクト管理者・メンバーでなくてもアクセス可能。

「プロジェクトの管理者・メンバーとして設定されていない限り、このプロジェクトにアクセスできないようにする」ことが可能です。

プロジェクトのプロパティで「公開プロジェクト」をオフにすると、このプロジェクトを非公開にすることができます。

3
プロジェクトが非公開設定されると、左の矢印が指しているアイコンが、地球から鍵のイラストに変わります。

このプロジェクトは非公開設定がされました。

それにより、このプロジェクトの管理者・メンバーとして設定がされていない木村潤のアカウント上では、このプロジェクトは表示されなくなり、木村潤によりアクセスされることができなくなります。

4
参加していないプロジェクトには、非公開設定がされた「人工知能プロジェクト」が表示されなくなりました。

このプロジェクトを非公開にしておいた上で、木村潤がアクセスできるようにするには、木村潤がこのプロジェクトの管理者、またはメンバーとして設定される必要があります。

では、このプロジェクトの管理者のアカウントから、木村潤をこのプロジェクトのメンバーとして設定してみましょう。

5


6

木村潤が、このプロジェクトのメンバーとして設定されました。

非公開設定がされている「人工知能プロジェクト」は、プロジェクトメンバーである木村潤のアカウントからアクセスが可能になりました。

7
参加中のプロジェクトの1つとして表示されています。

プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、プロジェクト管理者のみが行なうことのできる操作を除き、そのプロジェクトに関して全ての操作が可能です。

木村潤のアカウントで、このプロジェクトのプロパティを開いてみましょう。

8
木村潤はプロジェクトメンバーの1人として設定されています。

プロジェクトのプロパティを下にスクロールしてみましょう。

9
上の画像では、「プロジェクト退会」以外の操作は、プロジェクト管理者に限られる操作。

「アクセス権の設定」は、プロジェクト管理者のみが行える操作の1つです。

このプロジェクトの管理者のアカウトで、同じ画面を開いてみましょう。

10

「メンバーにフルアクセス権を与える」が設定されています。

フルアクセス権が設定されていると、このプロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバー全員は、プロジェクト管理者のみに限定された操作を除き、フルにこのプロジェクトにアクセスすることが可能です。

それでは、これを「限定的なアクセス権」に変更してみましょう。

gentei
プロジェクト管理者でなければ、アクセス権設定を変更することはできません。

下は、「限定的なアクセス権」が設定された上で、木村潤アカウントでアクセスされた、このプロジェクトのメインページ、及び、このプロジェクトのプロパティです。

12
限定的なアクセス権の設定で、プロジェクト管理者以外のメンバーの操作を限定的にすることができます。

フルアクセスでないアクセス権が設定されても、プロジェクメンバーであるかないかに関わらず、プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、そのプロジェクトにアクセスができます。

フルアクセスでないアクセス権の設定により、そのプロジェクト全体のアクセスではなく、そのプロジェクト内の各タスクに関しての扱いを限定的なものにすることが可能です。

限定的なアクセス権が設定されると、プロジェクト管理者以外の、プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、タスクの作成・削除・移動や、タスクの担当者の編集等の、一部の操作ができなくなります。
※タスクの完了処理や、タグ新規設定、タグ外し、タスクへのコメント等の操作は可能です。

限定なアクセス権に加え、「制限付きのアクセス権」オプションもあります。

seigen
制限付きアクセス権は、最も厳しいアクセス権設定となります。

「制限付きアクセス権」が制限する操作は、「限定的なアクセス権」が制限する操作と同じですが、その効果には一つだけ違いがあります。

「制限付きアクセス権」が設定されると、プロジェクト管理者以外のプロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、自身が担当者またはフォロワーとして設定されていないタスクには、アクセスできなくなります。


下は、木村潤アカウントで開いた、「制限付きアクセス権」が設定された状態の、このプロジェクトのメイン画面です。

14
赤い矢印が指しているのは、木村潤アイコンの表示がされていないタスクカードです。

木村潤が担当者、またはフォロワーとして設定されていないタスクの表示が消えています。

上の画面をパッと見ると、3つのタスクのうち1つは、担当者であることを示す木村潤のプロフィール画像アイコンが載っておらず、???となってしまいますね。

そのタスクの詳細を開いてみましょう。

15

なぜこのタスクカードの表示が残っているかというと、それは、木村潤がそのタスクに担当者ではなくフォロワーとして設定されているからです。

.......

以上、タスクワールドのワークスペース上での情報共有レベル設定に関してでした!

あくまで、ワークスペース内の情報共有レベルの設定であり、もちろん、ワークスペースに参加していない人は、ワークスペース自体にアクセスできないので、ワークスペース内の情報には、初めからシャットアウトされています!


--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜「見つからなくて困った、困った」がなくなります!!〜

業務フローの更なる効率化を実現するため、世界中の様々な企業が、プロジェクト管理の専門ツールの導入を進めています。

back

メールやエクセルなどの従来の方法のみで、膨大なボリュームの情報・データを送受信・管理し続ける仕事術は、既に一昔前のオールドスタイルになったとも言われています。

プロジェクト管理ツールは星の数ほどあり、どれを実際に導入するのかを決めるのは、本当に一苦労。

インターフェースの使いやすさ。
機能・サポートの充実度。
なんとなく、フィーリングが合う!


などなど、会社・チームで使うツールを最終選定するまでは、様々な要素が複雑に絡み合うため、長い道のりとなってしまうこともしばしば...。

さて...。

プロジェクト管理ツールを選ぶ上で、見落とされがちな大事な要素があります。

それは、「ファイル管理のしやすさ」であります。

プロジェクト運営においては、画像、動画、オフィス系のファイルなど、様々なデータファイルがやり取りされます。

「いつだったかなぁ...?あそこのチームの、例のイベントの件で、あの人に送ったはずのファイル、必要なんだけど、見つからない...。あぁ、困った、困った...。」

このような業務の効率を低下させる「困った、困った」を無くすことができるのも、優秀なプロジェクト管理ツールを導入することにより期待できる効果の一つです。

プロジェクト管理ツールを選定する際は、この「ファイル管理のしやすさ」も、比較ポイントとして忘れずに見ていきましょう。

さぁ、今日は、タスクワールドでのファイル管理がどのようなものになるかを、駆け足でサラッと見ていきましょう。

Let's スタート!

------

下の画面は、タスクワールド上の、とあるプロジェクト画面です。
このような感じに、タスクのカードが、タスクリストに整理されています。

タスクのカードに、ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすると、そのタスクにファイルを添付(アップロード)することができます。視覚的・直感的な操作ですね〜。

1
この画面の飛行機と象の画像は、各タスクにアップロードされた画像ファイルのプレビューです。

特定のタスクにアップロードできるファイルの数には制限がありません。

そのタスクにアクセスできるメンバーは、このようなドラッグ・アンド・ドロップの操作だけでなく、外部ファイル管理ツール(Google Drive、Dropbox、Box)のリンクを貼り付けることにより、タスクワールド上の他のメンバーとファイル共有をすることもできます。

タスク詳細画面の「ファイル&リンク」にアクセスすると、特定のタスクにアップロードされたファイルを一括確認することができます。

2

「ファイル&リンク」をクリックすると...。

3

このように、特定のタスク内にアップロードされたファイルの詳細(ファイル名、アップロード日時、アップロードしたメンバー名)を確認することができます。

もちろん、この画面のファイル名をクリックすると、そのファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。

4
外部ファイル管理サービス上に保管されているファイルのリンクも一緒に管理可能。


さて、さて...。

これまでは、特定のタスクにアップロードされたファイルの一元管理について見てきました。

これに加え、タスクワールドでは、それらのタスクが入っている「特定のプロジェクト」内でアップロードされたファイルも、一元管理することができます。

ファイル管理は「タスク単位」だけでなく、「プロジェクト単位」でも行なうことができる、ということです!

下のプロジェクト画面の「ファイル」をクリックしてみましょう。

5

6

この様に、特定のプロジェクト内にアップされたファイルの情報が一覧で表示され、「どのタスクにおいて、誰がいつアップロードしたのか」をすぐにチェックすることができます。

さて、さて...。

「ファイル共有に関して、アクセス制限を付けることは可能...?」と思いませんでしたか?
タスクワールドでは可能です!

下の画面の左の赤い矢印は、プロジェクト名の隣の「ロック」アイコンを指しています。このロックは、プロジェクトの公開設定がオフ(非公開)になっていることを示しています。

7

プロジェクトが非公開設定されると、そのプロジェクトは、そのプロジェクトのメンバーとして設定されているメンバー以外には、完全に見えなくなります。完全に見えなくなるので、そのプロジェクト内のタスク、アップロードされたファイルも、プロジェクトメンバー以外はアクセスができなくなります。

8
プロジェクト公開をオン(公開)にすると、ロックが地球のアイコンになります。

下は、このプロジェクトのメンバーになっていないメンバーのワークスペースです。このプロジェクトは「公開」設定がされているので、「参加していないプロジェクト」に、このプロジェクトが表示されています。

9
このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができます。

下は、同じ条件で、このプロジェクトが「非公開」設定されている場合の画面です。

10
このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができません。

このメンバーのワークスペースには、このプロジェクトが一切表示されないため、その中に入っているタスクやファイルは、このメンバーから隠されている状態となります。

.......

このように、タスクワールドではカンタンにファイルを共有できるだけでなく、フレキシブルに共有レベル・アクセス権を編集することが可能です。

タスクワールドで、「探しものが見つからなくて困った、困った」からオサラバしましょう!


--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜従来の管理方法はキープしつつ、新しいやり方でスタートできます!〜

2017年も、残り1ヶ月。年末の慌ただしさを乗り越えることが出来れば、待ちに待った年末年始の長期休暇がやってきます!

今年のお正月休みこそは、仕事のストレスから完全に開放されたい...。

「今年の汚れは今年のうちに♪」というCMソングも、そろそろ聞こえてきそうですが、ハウスクリーニングとは違い、ビジネスの現場におけるプロジェクトは、区切りよく年内に終わってくれないものです。

締切が1月や2月のプロジェクトであれば、お正月辺りの時期が、一番の正念場...。

FFFF


少しでもゆったりとしたお正月休みを過ごせるように、少しでも多くの仕事を、今年のうちにすませておきたいと思いませんか?

今やれること。
今やるべきこと。
後に回せること。

仕事人にとってこの時期は、いかに多くのタスクを年内にコンプリートできるかの戦いの日々でもあります。

この特殊な期間は、タスクワールドをフル活用し、通常とは異なるプロジェクト攻略戦法で乗り切っていきましょう!

Let's スタート!

------

下は、よくあるタスクワールドの「ワークスペース」の姿です。
様々なプロジェクトが作られてありますね〜。

1

タスクワールドでは、作成・運営できるプロジェクト数に制限はありません。
下のように、カンタンな操作ですぐに新しいプロジェクトを立ち上げることができます。

2

下は、「海外研修 SPRING 2018」という名前が付いたプロジェクトです。

3
このプロジェクトの基本管理画面

タスクがタスクリストごとに整然とまとめられていて、担当者やタグの設定等もキチンとされているのがわかります。期限がオーバーしているタスクもありますが、全体的に見ると、スムーズに運営がされている感じです!

タスクワールドでは、特定のプロジェクトだけでなく、複数のプロジェクトを横断したかたちで、グラフやガントチャート形式で、最新状況を確認することもできます。

5
タスクワールドならでは!最新状況をいつでもグラフィカルにチェックすることが可能です。

しかし...。

年末年始の毎日が戦いともいえるこの時期は、例えば、

「手を付けれていること、未だ手を付けれていないことの、極シンプルな観点のみで、各タスクを管理するスタイルに切り替えてみたい!」

と思ったりしませんか?

タスクワールドでは、それが極イージーな操作で、たったの数秒で出来てしまいます!

それを可能とするのが次の機能です。

  • タスクの管理場所を、別のプロジェクトに完全移動。

  • タスクの管理場所はそのままキープしたまま、別のプロジェクト上でも管理。

6
タスクの場所はフレキシブルに変えることができます。

下は、同じタスクを、別のプロジェクトに移動させた画面です。

7


このような感じにタスクが整理されると、よりダイレクト、より視覚的なかたちで、プロジェクトの進捗状況をチームメンバーや自身にリマインド出来そうですよね!


業務効率を少しでも高め、年末年始の休みを心からエンジョイできるように、今日もがんばっていきましょう!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

↑このページのトップヘ