〜定期的に発生する仕事のリマインダーとして大活躍!〜
タスクワールドでは、定期的に発生する同じ内容の仕事を、自動的にタスクとして作成する機能が備わっています。
この「タスクの繰り返し設定機能」を活用することにより、同じ内容のタスクを複数作り、各タスクごとに期限を設定する手間を省くことができます。
今回は、具体的にどのような感じでこの機能が使えるのか、駆け足で見ていきましょう。
Let's スタート!
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下の「コンテンツ企画」というプロジェクトに、繰り返し発生するタスクを作成します。
上のように、「次週の定例会議のアジェンダをリリース」というタスクが作成されました。
タスクの期日設定により、このタスクを「繰り返しタスク」にすることができます。
繰り返しの間隔は、このように8つのタイプから選ぶことができます。
このタスクの期日を「2018年2月8日 午前7時」として、繰り返しの間隔には「1週間に一度」を選択してみましょう。
毎週繰り返されるタスクとして設定がされました。
これとは別に、今度は「毎月の繰り返し」を、別の新しいタスクで設定してみましょう。
先程のタスクと同じ要領で、期日を設定してみましょう。
さてさて...。
この2つの繰り返しタスクにおいて、タスクが実際にどのように繰り返されるかを見ていきましょう。
下は、一度目の繰り返しにより、タスクが自動作成された状態です。
期日を除き、全く同じ内容のタスクが作成されたことがわかります。
それでは、各タスクの詳細を見てみましょう。
左は、先程、毎週繰り返されるように設定したタスクの詳細です。
「毎週繰り返す」という設定が外れているのがわかります。
右は、その設定により、自動作成された新しいタスクです。
「毎週繰り返す」という設定がされているのがわかります。
右のタスクの上の赤い矢印が指しているのは、このタスクの作成日です。
この新しいタスクは、元となったタスクの期日のタイミングにより、作成されたことがわかります。
それでは、「毎月の繰り返し」の方も見てみましょう。
「毎週の繰り返し」と同様に、オリジナルのタスクの繰り返し設定が外され、そのタスクの期日のタイミングで、新しい繰り返しタスクが作成されたことがわかります。
マニュアル操作による作成、繰り返し設定による作成、どちらの場合でも、タスクの作成に合わせ、担当者とフォロワーに通知がされます。そのため、タスクの繰り返し機能は、自動リマインダーとしても使うことができます。
最後に大事なポイントを...。
繰り返し設定されたタスクは、もちろん、期日が過ぎる前に完了処理がされるべきです。
期日前に完了処理がされた場合、完了処理と同時に、新しい繰り返しタスクが作成されます。
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以上、タスクワールドの繰り返しタスクに関してでした。
定期的に発生する仕事のリマインダーとして、とても便利な機能です。
ぜひご活用を!
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