タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:コンサルティング

〜タスクワールド導入事例のご紹介:税理士法人 猪股会計〜

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「クライアントの期待を超えるサービス」を提供し続けることをコンセプトにしている、東京・埼玉の猪股会計事務所。1年前に導入をして以来、今ではタスクワールドは会社のオペレーションに欠かせないツールとして、社員全員で毎日利用しているとのことです。

ITツールの発展、ビジネスのトレンドに常に向き合いながら、クライアントが「本当に必要としている税務・会計サービス」、そしてプラスαを提供し続ける猪股会計事務所の代表 猪股宏之さんと、社内そしてクライアント企業における業務プロセス改善プロジェクトを牽引している石本勝也さんに、同社がタスクワールドを選んだ経緯、現在の利用状況、今後期待することなどについて、じっくりとお話しいただきました。

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税理士法人 猪股会計 石本勝也さん(左)と代表の猪股宏之さん(右)


御社ではタスクワールドをどのように使用されていますか?

石本さん:弊社スタッフ全員、タスクワールドを毎日使っています。弊社におけるタスクワールドの使われ方は、少し変わっているかもしれませんね。全スタッフ、「オーバービュー」をメインに使っているんです。タスクワールドの導入コンサルタントの方からは、「オーバービュー」は主にプロジェクト・チーム全体を管理する立場にある人が使う機能であるとアドバイスを受けていましたが、弊社では、全スタッフが「オーバービュー」を基本画面として使っているのが現状ですね。正規な使い方ではないかもしれませんが、弊社ではこの使い方で仕事がとても上手く回っていて、とても満足していますよ。

猪股さん:毎朝パソコンを立ち上げてブラウザのGoogle Chromeを開くと、5つの画面が自動で見れるように設定しています。そのひとつにタスクワールドが入っています。まずは、このようにして、タスクワールドを立ち上げなければ、1日の仕事が始まらないといった感じですね。

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タスクワールドを使っていて、「いいな」と感じていることを教えてください。

石本さん:上から順番にタスクをこなしていくと、下から順番に次のタスクが上がって表示されてきます。会計事務所では、毎日繰り返されるタスクが多いのですが、タスクワールドを使いながら仕事をコンプリートしていく度に、良い感じの達成感があり、また次のタスクが出てくることで、気持ちが引き締まります。

猪股さん:会計の世界はどうしてもルーティン作業の多いタスクがメインになります。それだけに、いかに確実に高品質のサービス提供をキープしつつ、毎日の業務オペレーションの流れを最大限効率化させていくのかが、会計サービス提供者としての大きな課題となります。その点において、タスクワールドを上手く使えていることは、うちとしての大きな武器になっていますね。タスクワールド上でテンプレートを作り、それを繰り返し使うという利用方が便利で重宝していますね。毎月の繰り返しの仕事の流れが反映されたテンプレートを若いスタッフに作ってもらい、それを私を含むチームメンバーで実践利用していく。このオペレーションスタイルが、うちではとても上手く回っています。また、公式アプリを使い、モバイル端末上からも効率よくタスクワールドにタスクをあげることができるのも、すごく便利ですね。

石本さん:私はオフィス外にいる時も、基本はいつもPCを持ち歩いています。外出中に、お客様からLINEなどでメッセージが来た時に、すぐスマホでタスクワールドにタスクとして情報アップできるのも、タスクワールドを使うというたった一つのアクションで、個人的なメモ書きとタスクのチーム共有の2つを同時に済ませることができるのは、本当に効率アップに繋がっていると思います。

タスクワールドを使い始めたきっかけを教えてください。

石本さん:タスクワールドではない、某有名タスク管理ツールを通して、この様なツールを使った業務オペレーションが可能であるということを知りました。私たちが実際の業務においてその様なツールを使い続けるには、様々な必須条件をクリアする必要があったのですが、「タスクの繰り返し機能」は、そのうちの一つでした。様々なタスク管理ツールを検証し続けた結果、タスクワールドが私たちのニーズに一番合うサービスだと感じました。「タスクの繰り返し機能」があるという事は大きなプラスでしたが、ビジネスの現場で実際に便利に使うことの出来る機能、抜群の使いやすさ・ユーザビリティなど、その他の様々なプラスもあり、タスクワールドを導入することを決めました。

タスクワールド導入による御社にとっての「プラス」効果には、他に挙げられますか?

猪股さん:業務オペレーションの効率アップは確実に実現できていますね。うちのオペレーションの効率、断然良くなりました。「やるべき日に、やるべきことをやって済ませる」。これは当たり前のことなのですが、実際には意外と難しかったりします。若いスタッフと共同作業をしている中で、タスクワールド導入前は、「今日がこの案件の期限だけど、どうなってる?」といった感じに、いちいちアナログ的に確認をしなければならない時もありました。スタッフ全員、責任を持って多くの複雑な案件に同時に取り組んでいることが、痛いほど分かっているだけに、こういった催促的なやり取りは、出来れば避けたいと感じていました。タスクワールドの良さの一つは、「仕事の見える化」の実現を強力にサポートしてくれることです。タスクワールド導入後は、若いスタッフのほうから、「この案件、今日が期限ですが、どうしましょうか?」などと、私や石本さんに積極的に提案してくるようになりました。コミュニケーションをしやすい環境を、タスクワールドが提供してくれているといった感じのイメージですね。

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自社で利用されているツールを、クライアント企業にオススメすることはありますか?

猪股さん:よくあります。弊社では、業務オペレーション改善に効果的だと確認が出来たツールに関しては、クライアント企業様に積極的にオススメするようにしています。タスクワールドのように、自分たちが使ってみて実際に良いものだと確信できたものは、お客様にどんどん案内しています。

石本さん: ついこの間も、弊社による紹介により、弊社のお客様がタスクワールドを導入しています。お客様に困りごとがあれば、「こういうツールがありますよ」といった感じで、解決策の一つとして提案をします。

猪股さん:弊社はテクノロジーを駆使してお客様のサポートを行います。お客様のビジネスにおいて、リノベーションが必要であるところがあれば、それを実現・成功させるために、総合的なソリューション・アイデアを積極的に提供しています。

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御社は最近、タスクワールドのサービス利用に関し、月払いプランから年払いプランに移行されました。その経緯を教えてください。

猪股さん:経緯は簡単ですよ!タスクワールドは無いと困るからね。だから、月単位でなく年単位で継続なんです。年払いだとお得だしね(笑)

石本さん:1年運用してみて、このツールはずっと使っていけるなという確信が持てたんです。当事務所の業務内容にマッチしていましたから。もうすっかり、社内インフラになっている状態ですし。

タスクワールドのカスタマーサービスの印象はいかがでしょうか?

石本さん:とても良いですね。特筆に値するのは、レスポンスの早さです。こちらからの問い合わせに関して、すぐに返信をしてくれます。他のツール、特に海外系のツールではなかなか無いことなのですが、カスタマーサポートを含む運営チームの方々と、日本語でいつでも連絡が取り合えることも、利用者としての安心に繋がっています。

猪股さん:タスクワールドも海外系ツールだけど、カスタマーサポートだけでなく、インターフェースの日本語も完璧だからね。

タスク管理ツール導入を検討している会社にアドバイスはありますか?

猪股さん:タスクワールドをオススメします(笑)。いろいろ使ってみて選んだ私たちが言うのだから、間違いありません(笑)。

石本さん:タスクワールドは、特に期限が明確にある業種や企業にオススメだと思います。当事務所のような会計事務所、税理士事務所はもちろんのこと、司法書士、行政書士など士業にはぴったりのツールだといえます。もちろん、士業以外に、チームで仕事をしているところにも強くオススメでできます。

猪股さん:若い人と一緒にチームを組んでいる企業は使って損はないと思います。頼みづらい、質問しづらいという上司と部下の両者の悩みを解決してくれるツールです。ITツールに強い会計事務所、猪股会計が「良い」と感じたタスク管理ツールなので、間違いないって言えると思います(笑)

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〜タスクワールド導入事例のご紹介:株式会社アイ・ピー・エス〜

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1997年の創業以来20年間SAP専業で活動を続けている株式会社アイ・ピー・エス(IPS)。SAP社が提供するSAP ERPの導入・本番稼働後のシステム運用・保守サポートにおいて、お客様の業務改革を支援する企業です。

タスクワールド導入を決めた経緯や、利用方法、使い心地について、コンサルティング事業部 東京本社統括中島辰也さん、事業開発部 岡本隆大さんにお話を伺いました。

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株式会社アイ・ピー・エス 中島辰也さん(左)と岡本隆大さん(右)

タスクワールド導入から2ヶ月ほどですが、現在、どのような使い方をしていますか?

中島さん: 私は、プロジェクトマネージャーを担当していますが、私以外のプロジェクトに関わるメンバー含めて全員が使用しています。以前は、プロジェクトのメソッドやノウハウは、エクセル的なもので管理していましたが、タスクワールドに乗せ換えていこうと考えています。

弊社は、SAPのテンプレートと導入メソッドのテンプレートを持っていますが、導入メソッドをタスク化して、タスクワールドの中に入れよう!と考えています。そして、このメソッドを標準にしたいというのが導入の目的です。

エクセルで管理していたものを、クラウドを利用し、マルチロケーションでみんなが開発できる、仕事がしやすくなる環境を整えたいと思っています。

岡本さん: 会社に来て、パソコンを開いたらまず、タスクワールドを立ち上げます。タスクワールドは毎日使用していますし、メールよりも使用頻度は高くなっています。

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仕事のやり方は変わりましたか?

岡本さん:以前は、期限を入れてもエクセルでチェックすることすら忘れてしまって、見落としもよくありました。タスクワールドは、「今日が期限ですよ!」とメールでリマインドしてくれるのでとても助かっています。自分でリマインドの仕組みを作らなくていいのは、とてもありがたいです。タグを上手く使いながら、各業務はタスクとしてタスクワールド上で管理しています。

中島さん:お客様とのセッションの登録もタスクワールドを使っています。セッションをタグにしていて、タグで抽出することで、セッションのスケジュールチェックをしています。タグ付けをすると、タグで抽出して一覧にできるので、チェックしやすいと感じています。

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IPS様ならではのタスクワールドの使い方を教えていただけますか?

中島さん:弊社は、東京と大阪に本社を構えています。プロジェクトは、東京と大阪のいろいろな部署が集まって進めて行くものなので、どこにいてもリアルタイムで同じものを一緒に管理できるツールは役立ちます。お客様にもIDを渡しますし、お客様にもタスクを入れたりしています。今は、自分が関わるプロジェクトだけで使用していますが、いずれは会社全体で使っていきたいと考えています。

岡本さん:お客様にIDを渡しているので、ヒアリングに伺う前にあらかじめサブタスクに確認事項を入れたり、スケジュールを入れたりといった使い方もできます。セッション終了時には、資料のファイルもアップして、プロジェクトの流れがすべて確認できるようにしています。

中島さん:タスクって一言でまとめていますが、考え方としては、課題も、セッションも、開発するプログラムもすべてがタスクだと思っています。そして、それらに取り組むために行うべき作業をサブタスクに放り込んでいきます。そのタスクに対して成果物をあげていくわけです。これをお客様にリアルタイムに見せたいと考えています。

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タスクワールドを使う上で、ルールなどを具体的に決めていますか?

中島さん:プロジェクトなので、使い方を統一し、標準化して使うことが大事だと思っています。そのためには、ルールを決めなければなりません。弊社は、タスクを入れる階層や、ネーミングルールなど様々なルールを決めています。ただ単に自分たちのタスクを管理するという使い方ではなく、“システマティック”に管理することが大切だと考えています。例えば、セッションが終わったら必ずラップアップするのですが、特記すべき事項や発生した課題については必ず記録を作成します、その資料は、セッションのタスクに貼り付けるなど、運用もきちんと決めています。課題や資料との連携が取れるようなルールも作っています。とはいえ、一般的なタスクももちろんあるので、そういうものはジェネラルタスクに切り出して使っていますね。

タスクワールド導入時に比較したツールなどはありますか?

中島さん:数社比較しました。複雑なことをやりたいわけではなく、導入目的ははっきりしていたので、欲しい機能が最低限揃っていること、値段をチェックしました。値段と機能。ツールを選別する上で、この2つの比較ポイントは基本かなと思っています。重要なのは、やりたいこと(目的)のためにこのツールを、どのように使っていくのかということですよね。プロジェクトを効率よく管理・進行していくためのものなので、規則正しく使っていこうと考えています。人のタスクでも、見れば内容がすぐに把握できるというレベルのシステム化・効率化を目指しています。岡本さんは、タスクワールドが好きで、楽しんで使っているよね?いつもタスク上がってるもんね(笑)

岡本さん:はい。好きですね。会社に来たら、まずタスクワールドをチェックします。見る頻度が多いので、背景の画像設定も真っ先にやりました(笑)。もちろん、スマホでも毎日使っています!

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スマホではどのような使い方をしていますか?

中島さん:タスク登録に使っています。お客様と打ち合わせが終わって、直帰したい!というときに、メモ代わりに登録するという使い方です。外でPCを立ち上げるのは面倒ですから。入力とメッセージ確認しか使ってないので、スマホに関しては細かい機能は必要ないと思っています。

岡本さん:私の使い方は通知チェックだけです。必要であれば、PCを開こうかなと思います。スマホの画面で作業しようとは思わないので、タスクワールドモバイルアプリのシンプルな機能で十分です。

中島さん:そうですね。携帯でタスクワールドを使うのは、備忘録、通知チェックのためです。スマホでもこんなこと、あんなことができますといった機能の多さは不要と思っています。

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タスクワールドのような総合タスク管理ツールの導入を検討している会社に対して、アドバイスはありますか?

岡本さん:プロジェクトをなんのために作るのか、なんの単位で作るのかを整理した上で、各自がもれなくタスクを入力していく、それだけで十分だと思います。

中島さん:使うイメージがわかなければ、有効活用はできません。やりたいことをしっかりとイメージできれば、タスクワールドをどのように使っていくのかが見えてきます。使い方のルール化は大切です。後から入って来た人でも、すぐに使いこなせるシンプルさも必要だと思います。実際、岡本さんもプロジェクトチームに一番最後に入って来た人ですが、一番使っている人なんです(笑)。

岡本さん:他の人のタスクを参考にすれば、チーム内でのタスクの作り方、管理方法はすぐにわかりました。はじめてタスクワールドを使うという人でも、弊社のタスク管理術にはすぐに慣れると思います。とても使いやすいと感じました。体験者談です(笑)。

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