タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:タイムライン

〜プロジェクトの複製機能で裏技解決!〜

「プロジェクトの複製」は、タスクワールドの便利な機能の一つです。この機能を使うことにより、対象となるプロジェクトをそのまま丸ごとコピーすることができます。


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このプロジェクト複製機能を活用することにより、プロジェクト単位でまとめた仕事の流れをテンプレートとして流用することが可能になります。

プロジェクトのテンプレート利用に関しての記事はこちらをクリック

さて...。

タスクワールドでは、プロジェクト管理者、ワークスペース管理者、タスクのフォロワーといったように、ワークスペースに参加するメンバーは様々な役割を担います。その一つが、「プロジェクト作成者」です。

各メンバーのタイプに関しての記事はこちらをクリック

本日は、「プロジェクト作成者」に関して、ぜひ知っておきたいポイントを駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、アクセス可能なワークスペース上の全てのプロジェクトを一覧できる画面です。「タイムマシン企画2018」というプロジェクトを開いてみましょう。

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「坂本アツシ」という、プロフィール画像の背景色が赤色のメンバーがアクセスしている画面です。

下の画面の赤い矢印が指しているアイコンをクリックすると、このプロジェクトのプロパティが開きます。

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上の画面の赤い矢印が指している箇所を見ると、このプロジェクトの作成者は坂本アツシであることがわかります。

プロジェクトを作成したメンバーは、常にそのプロジェクトの管理者となります。プロジェクトを作成したメンバーは、そのプロジェクトの管理者から外れることはできません。

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「坂本アツシ」の名前の横には「×」マークがありません。

それでは、別のメンバーもプロジェクト管理者として設定されると、プロジェクト作成者であることに関わらず、プロジェクト管理者として外れることができるのか試してみましょう。

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「京まちお」というメンバーが、プロジェクト管理者として追加されました。

「京まちお」の名前の横には「×」マークがありますが、「坂本アツシ」の名前の横にはありません...。

坂本アツシではなく、京まちおのアカウント上ではどうなのかを見てみましょう。

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「京まちお」がアクセスしている画面です。

プロジェクト管理者として、京まちおは外すことができますが、坂本アツシは外せないことがわかります。

プロジェクトを作成したメンバーは、そのプロジェクトの管理者として外せない...。
そのメンバーがプロジェクトから外される必要がある時は、どうすれば...?

その場合は、「プロジェクトの複製」機能を使うとよいでしょう。

プロジェクトの複製は、プロジェクト管理者のみが行なうことのできる操作です。
また、複製により作成されたプロジェクトの作成者は、複製処理を行ったメンバーとなります。


では、京まちおの操作により、このプロジェクトの複製処理をしてみましょう。

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複製作成されたプロジェクトの作成者は、京まちおになっています。

また、京まちおは外すことのできないプロジェクト管理者であるのに対して、坂本アツシの名前の横には「×」マークが付いているので、坂本アツシはプロジェクト管理者から外せることがわかります。

さて...。

下は、複製に使われたオリジナルの「タイムマシン企画2018」プロジェクトの「アクティビティログ」を表示している画面です。

アクティビティログに関しての記事はこちらをクリック

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プロジェクトの複製では、チャット、コメント、添付ファイルを含む全てが丸ごと複製されますが、一つだけ例外があります。アクティビティログに関しては複製対象とはなりません。

.......

以上、プロジェクトの作成者に関して、駆け足で見てきました。

この裏技的解決術、ぜひご活用ください!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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〜タスクワールドの無料トライアルは、機能・使用人数制限なし!〜

タスクワールドの導入は、必ずトライアルから始まります。

トライアルにサインアップする事により、新しいアカウント、新しいワークスペースが作られ、試用が開始する流れとなります。

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本日は、トライアル開始から導入までの一連の流れを駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、タスクワールド公式サイトのトップページです。無料トライアルを開始するため、緑色のボタンをクリックしましょう。

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上の赤い矢印のどちらをクリックしてもOK!

緑色のボタンをクリックすると、まずは、タスクワールドのアカウント作成ページに移動します。

下のスクリーンショットの赤い矢印が指している部分に注目です。

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日本国内からの利用がメインとなる場合は、「あなたのリージョン」として、「アジア」を選択するようにしましょう。

タスクワールドは、アジア、欧米、ヨーロッパの3つの異なるリージョンのサーバー上で運営がされています。どのリージョンを選んでも、サービス内容は同じであり、欧米やヨーロッパを選らんだからと言って、日本語が使えなかったり、日本語カスタマーサポートを受けれなくなるといった事はありません。

「アジア」のデータセンターの場所は韓国です。

日本国内からの利用がメインとなる場合は、3つのリージョンの中から最も地理的に近い「アジア」を選択する事により、よりスピーディーな操作感など、使用上のパフォーマンスアップが期待できます。

※エンタープライズプランによる導入であれば、日本(東京)にデータセンターを置くことも可能です。詳細はこちらをクリック

それでは、トライアル開始に向けて、ドンドン進めていきましょう。

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インターフェースに使用する言語は、後でいつでも何回でも切り替えが可能です。


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この段階まで来たら、既に(アジアを選択した場合はアジアリージョンのサーバー上で)タスクワールドのアカウントが作成されています。

タスクワールドのトライアルは、特定のワークスペースを対象に行われます。

トライアル中に特定のワークスペースを使い、導入が決まったら、そのワークスペースを有料プランに切り替えた上で、継続使用する流れとなります。

では、そのためのワークスペースを作成しましょう。

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ワークスペース名は、後でいつでも何度でも変更が可能です。

タスクワールドのワークスペースは、バーチャル仕事空間です。ワークスペースに参加する複数のメンバーと、様々なプロジェクト・タスクに取り組みます。

次のステップでは、このワークスペースに参加してもらうメンバーを設定します。

この段階では他のメンバーを参加させずに、とりあえずは自身だけでトライアルを開始することも可能です。

★トライアル中は、機能制限がなく、ワークスペース参加人数にも制限がありません。★

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トライアル中は、ワークスペースへの招待は、後でいつでも何人でも可能です。

ワークスペースへの招待のステップが終わると、トライアルが開始します。

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チュートリアル画面に移ります。

チュートリアルは15秒もかからない、とてもシンプルなものです。
チュートリアルが終わると、いよいよ、このワークスペースの試用スタートとなります。

.....

最後に、ワークスペースを有料プランに切り替える際の流れを、駆け足で見ていきましょう。

タスクワールド画面右上のプロフィール画像の左には、ワークスペース名が表示されています。

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そこをクリックして、ワークスペースの設定ページに移動しましょう。

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ワークスペースの設定ページの「プラン&請求」の「現在のプラン」欄に表示されている、オレンジ色の「アップグレード」をクリックすると、有料プランへのアップグレードに向け進む事ができます。

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トライアル中、常に画面上部に表示されているオレンジのボタンのクリックでもOK。

有料プランの料金は、次の2つの組み合わせで決まります。

●ワークスペースのライセンス数
●支払いの間隔(年払い or 月払い)

「ライセンス数」は、ワークスペースに同時に参加できる最大人数を意味します。

「ライセンス数6」であれば、最大で6人までが同時に参加が可能。6人がワークスペースに参加した後に、新しい人を参加させる場合は、空き枠を一つ増やすために、既に入っている人をワークスペースから削除する必要があります。もしくは、ライセンス数をアップさせると、既に入っている人をキープしたまま、新しい人を入れる事ができます。

それでは、進んで見てみましょう!

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「◯」をスライドして、ライセンス数を選択します。


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前のページで選択したライセンスのサービス料金を支払う間隔を選びます。

支払いの間隔は、「年払い」がオススメです。

「年払い」は「月払い」に比べ、よりお手頃価格でサービスの利用が出来ます。また、「年払い」の場合は、割引キャンペーンが実施されている時もあります。

.......

以上、タスクワールドの無料トライアルに関して、駆け足で見てきました。

タスクワールドは日本語サポートも頼もしいので、トライアルも安心して始められますよ!

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〜ガント形式で全プロジェクトの最新状況を一括チェック!〜

毎週、世界中の多くの企業・チームが、プロジェクト管理専門ツールとして、タスクワールドを導入しています。導入の決め手としてよく挙げられる特徴の一つは、そのガント・チャート機能です。

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ガントチャート機能を全く備えていないプロジェクト管理ツール...。
非公式・追加料金オプションとしてのみガントチャート機能が提供されているツール...。

プロジェクト管理のほとんどは、そのどちらかと言われています。

タスクワールドの特徴の1つは、企業のプロジェクト管理における「オール・イン・ワン・ソリューション」であり、ガントチャート機能は、追加料金・特別な設定の必要なくして、使うことが出来ます。

本日は、タスクワールドのガントチャート機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、ワークスペース上の全てのプロジェクトを一覧で見ることの出来る画面です。

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ワークスペース上に様々なプロジェクトが立ち上がっていることがわかります。

「タイムマシン企画2018」というプロジェクトを開いてみましょう。

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「タイムマシン企画2018」というプロジェクトのメイン画面

上は、特定のプロジェクト内の全タスクをタスクカードとして管理する、プロジェクトのメイン画面です。

タスクワールドでは、ガントチャートはタイムラインと呼ばれています。

赤い矢印が指している「タイムライン」をクリックして、このプロジェクトのガントチャートを見てみましょう。

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「タイムマシン企画2018」というプロジェクトのガントチャート表示画面

このプロジェクトの各タスクが、タスクリストごとにまとめられ、ガントチャート表示されました。

ガントチャートの棒は色分けされていますが、この色は自由にカスタマイズすることは出来ません。

色の意味は次のようになっています。
  • 赤色:タスクが期限オーバー状態
  • 青色:タスクは未完了であるものの、期限をオーバーしていない状態
  • 緑色:タスクが完了処理されている状態
  • 黄色:タスクの期限が本日

また、このガントチャート画面では、各タスクの並びを変更することは出来ません。
この画面でのタスクの並びは、先程のメイン画面上での並びと連動しています。そのため、ガントチャート画面でのタスクの並びを変更するには、先程のメイン画面上で、タスクリストの並び、または、各タスクリスト内のタスクの並びを変更する必要があります。

では...。

これまでは、特定のプロジェクトのガントチャートを見てきました。

タスクワールドの大きな特徴の1つは、ワークスペース上の全てのプロジェクトを横断して最新状況をチェック出来ることです。プロジェクトをまたぐ最新状況チェックは、ガントチャート形式でも可能です。

プロジェクトを横断した最新状況チェックには、「オーバービュー」機能を使います。

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ワークスペースのオーバービュー画面

上の様に、担当者やタグなど様々な要素で絞り込み、ワークスペース上で起きている全てのプロジェクトを対象に、一括して最新状況をチェックすることが出来ます。

下は、この“オーバービュー”を、ガントチャート(タイムライン)形式で表示した画面です。

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“オーバービュー”のガントチャートは、同時に表示できるタスク数は50が上限となっています。

“オーバービュー”ではなく、特定のプロジェクト専用のガントチャートでは、同時表示できるタスク数に上限はありません。

.......

以上、タスクワールドのガントチャート機能に関して、駆け足で見てきました。

“オーバービュー”では概要をチェック。各プロジェクトをより細かくチェックするには、プロジェクト専用のガントチャートを利用するとよいでしょう。

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〜業務ツールの一元化で、会社としてのプロジェクト管理力を大幅改善!〜

急成長を続ける韓国のイベント関連会社「Chris & Partners」は、業務オプレーションのメインツールとして、タスクワールドの導入を決めた。

今日は、イベントマネージメントを通じ、価値あるユニークなアイデア・知識の共有促進を続ける同社に、プロジェクト管理の秘訣を聞いてみた。


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Q:「Chris & Partners」について教えてください。
A:弊社は、「朝鮮日報アジアンリーダーシップカンファレンス」や「韓国 インドネシア ビジネスサミット」を含む、国際イベントをメインに取り扱うイベント関連会社です。スケジュール調整、タレント・会場の手配など、プラニングから実施まで、イベントの総合プロデュースを行います。「価値あるユニークなアイデア・知識の共有を促進するプラットフォーム」であることが、イベント関連会社としての私たちの目標です。会社のオペレーションは、大きく分けて、プラニングと運営サポート部門の二つに別れています。

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「Chris & Partners」チーム

Q:タスクワールドが導入される前は、どのようなツールが使われていましたか?
A:タスクワールドの導入を決める迄は、ファイル共有にDropboxとGoogle Driveを、連絡ツールとしてMessengerを使っていました。複数の異なるツールを使っていたのですが、効率的に問題があると強く感じていました。業務ツールの一元からは程遠い状況であり、新しいスタッフが増えたり、同時に進行するプロジェクトの数が増えていくにつれ、チームとしての情報共有、コラボレーションが、どんどん困難になってきていました。

Q:タスクワールドに決めた理由は何ですか?
A:進行中プロジェクトの最新状況がいつでもわかるようにするため、各チームのリーダーは、各プロジェクトの詳細なログを付けるようにする、というアイデアが持ち上がったことがあります。そのアイデアは必要以上に時間と労力がかかり、リーダーの負担を増すことに繋がるため、ボツとなりました。様々なアプローチを検討した結果、プロジェクト管理の専門ツールを導入する方向で決まりました。弊社では常に、複数のプロジェクトが、様々なステージで同時進行をしているのですが、各スタッフが自身の担当状況に関わらず、イベントプロジェクトの最新状況にアクセスできることを可能にしてくれるプロジェク管理ツールがあれば理想的だと感じていました。また、ユーザーエクスペリエンスに優れ、誰にでも使いやすいツールであることも、ツールを選定する上での絶対条件の一つでした。国産から外国産、様々なツールを綿密にトライアルした結果、タスクワールドを導入することにしました。

韓国のイベント業界では、今でもエクセルが多用されており、多くの会社がUSBやメールでデータの受け渡しを行っています。タスクワールドを導入した弊社は、イベントマネージメント業務で、プロジェクト管理の最新テクノロジーを導入したという点では、業界の先駆者といえるかもしれないですね。

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パク・ジユン氏(左)、ジョ・セビン氏(中央)、カン・スミン氏(右)

Q:タスクワールドを取り入れてから、何がどう変わりましたか?
A:以前は、各プロジェクトのプラニング情報をエクセルファイルとして作成していました。スタッフは、必要とする情報をエクセルファイルから探し出す必要があったのですが、これはかなり効率的に問題がありました。タスクワールドを導入してからは、情報の規模・重要度に関わらず、誰もがカンタンに、最新状況を感知したり調べることができ、会社としての効率が大幅に向上しました。イベントの世界では、細かなディテールが予想外に変更することが多々ありますが、どのようにスマートにそれら一つ一つに対処していくかが、プロジェクトの成功を左右します。タスクワールドのおかげて、全スタッフ、各プロジェクトの細かな動きをより容易に把握することができています。

タスクワールドでは、各スタッフ、お互いの仕事の最新プログレスをチェックしあうことができます。この機能は、社内のモーチベーションアップに貢献してくれていますね。

Q:タスクワールドで、特にお気に入りの機能はありますか?
ジョ・セビン氏(マネージャー):タイムライン機能は、ガントチャート形式により各イベントの最新状況を一目で把握することができ、特に便利ですね。各タスクにはチェックリストを設定できるのですが、この機能も重宝しています。

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タイムライン表示


カン・スミン氏(スタッフ):各タスクに、ワークスペース全体で共有するタグを付けることができるのですが、これはすごく便利な機能だと感じています。

Q:どのような会社に、タスクワールドをオススメできますか?
A:弊社のように、同時進行する複数の異なるプロジェクトを常に抱えている会社に、特にオススメですね。タスクワールドを導入してからは、効率的に各プロジェクトの最新状況を把握することができています。各タスクの状況に応じ、細かに通知をしてくれる機能もあり、会社として、本来最も注力すべき仕事に専念できるようになったと感じています。
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