タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:タスク管理

〜Microsoft Flow のカスタムコネクタでタスクを自動登録しましょう!〜

API


Microsoft Flow 第二弾です。

今回はメールを受信したらその内容を自動的にタスクワールドのタスクに登録するフローを作成してみましょう。


事前準備

前回記事を参考にして FlowアカウントとタスクワールドのIDを準備してください。また、今回はメール受信のトリガを使うので、Flow と連携できる Office 365 Outlook アカウントを準備してください。


カスタムコネクタの作成

まず最初に Postman で API リクエストのクエリのテンプレートを作成します。前回記事を参考にしてエクスポート用のコレクションを作成し、タスク登録(task.create)とタスク更新(task.update)を作成してエクスポートしてください。

01Postman_collection作成


次に、今作ったテンプレートを Flow にインポートして、カスタムコネクタを作成します。こちらも前回記事を参考にして、インポートまで行ってください。

インポートに成功したらコネクタの詳細を設定します。

「1.全般」「2.セキュリティ」はそのままの設定で大丈夫です。

「3.定義」は、まず「全般」で task.create と task.upate の設定名(操作ID)をそれぞれ読みやすい名前に変更しましょう。

03flow_setting_controlid


続けて、task.create のレスポンスを定義します。ここで定義しておくことで、フロー作成時に task.create のレスポンスのタスクの ID を task.update へと引き継ぐことができるようになります。

まず「3.定義」の「応答」で default をクリックし、応答欄の「サンプルからインポート」をクリックします。

04flow_setting_response1


05flow_setting_response2


すると「サンプルからのインポート」ウィンドウが開くので、そこの本文欄に task.create のレスポンスのサンプルを貼り付けます。postman でテスト実行した時のレスポンスを貼り付けると良いですね。

06flow_setting_response3


「インポート」ボタンを押すとレスポンス定義が取り込まれてパラメータが個別に設定されます。この中に Task ID も定義されていることが確認できますね。

07flow_setting_response4


これでカスタムコネクタの設定は完了です。右上の「コネクタの作成」をクリックしてコネクタを登録し、「4.テスト」で動作確認しておきましょう。


フローの作成

いよいよフローを作成します。メール受信トリガで起動してメールの内容をタスクワールドに登録する一連の流れをフローに定義しましょう。

まずはフローを起動するためのトリガを設定します。今回は Office 365 でメールを受信したらフローが始まるように設定します。

Flowの管理画面で左側のメニューから「コネクタ」の画面を開き、Office 365 Outlook をクリックしてください。

08flow_flow01


コネクタの詳細が表示されたら「新しいメールが届いたとき」を選択します。

09flow_flow02


受信の詳細を設定します。今回は件名に「【問合せ】」という文言が入ったメールを対象にしましょう。下図のようにフィルターを設定して「新しいステップ」をクリックします。

10flow_flow03


「新しいステップ」をクリックすると次のアクションを選択するフォームが開くので、検索欄から「taskworld」で検索し、先ほど登録した2つのアクションのうち task.create を選択します。

11flow_flow04


task.create のアクションを設定します。アクション名はスラッシュを含まないよう変更してください。そして各パラーメータに有効値を入力します。

title(タスクのタイトル)はメールの件名を設定したいので、title 欄にカーソルを合わせて「動的なコンテンツの追加」をクリックし、コンテンツの選択フォームから「件名」を選択します。

12flow_flow05


同様に task.update も追加して設定しましょう。task ID とstart_date はそれぞれ task.createのレスポンスを設定します。description にはメール本文を設定しましょう。
全て設定したら「保存」をクリックします。

13flow_flow06


これでフロー作成は完了です!

Flowと連携しているメールアドレス宛に下図のようなテストメールを送信してみましょう。

14flow_flow07


タスクワールドに同じ内容のタスクが登録されれば成功です!

15flow_flow08



まとめ

タスクを自動登録すると、タスクの取りこぼし防止になるので、運用の負担が軽減できますね。

Flow を使えば SharePoint や Twitter、Dropboxなど様々なサービスとも連携できるので、タスクワールドで広範な業務管理を一元化することも不可能ではありません。

ぜひ皆さんも Flow との連携にチャレンジしてみてください!

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〜Microsoft Flow のカスタムコネクタでタスク情報を取得しましょう!〜

API


今回は Microsoft 公式のワークフロー自動化ツール Microsoft Flow でカスタムコネクタを作成し、タスクワールドのタスク情報を取得してみましょう。


事前準備

以下の①~③を準備します。

Microsoft Flow にサインアップします。アカウントが無い場合は無料ユーザー登録をしましょう。

② API 呼び出しのテンプレートを Postmanで作成するので、Chrome 拡張などでインストールします。

③ タスクワールド API で使用する ID も用意しておきましょう。ID はタスクワールド画面の「アカウント設定 > データのダウンロード」からダウンロードするか、または過去記事のサンプルソースで取得できます。


テンプレートを作成

まずは Postman でAPI 呼び出しのテンプレートを作成します。

過去記事の手順を参考にして、Postman でタスク情報取得(task.get)を実行します。レスポンスで「"ok":true」が返ってくれば成功です。

エクスポート用のコレクションを作成してクエリを格納します。

左上の「NEW」ボタンをクリックして「Creat New」の「Collection」を選択し、コレクションを作成します。コレクション名は「Taskworld_task-get」としてください(任意でも大丈夫です)。

01Postman_collectionì¬


クエリをコレクションに保存します。先ほど実行した task.get API のタブを開いた状態で、右上の「Save」ドロップダウンから「Save As...」をクリックして、コレクションを指定して保存します。

02Postman_collection‚É•Û‘¶


コレクションをエクスポートします。Postmanの左側の コレクション一覧にカーソルを重ねて「…」メニューを開き「Export」をクリックします。形式は「Collection V1」を選択し、「Export」をクリックして任意の場所にファイルを保存してください。

03Postman_export1



カスタムコネクタを作成

次にカスタムコネクタを作成します。

Microsoft Flow 画面の左側メニューから「データ>カスタムコネクタ」を開きます。ページ右上「カスタムコネクタの作成」をクリックして「Postman コレクションをインポート」を選択します。

05Flow_import


「カスタムコネクタの作成」フォームが開くので、カスタムコネクタ名「Taskworld_task-get」を入力します(任意でも大丈夫です)。「インポート」をクリックして Postman からエクスポートしたテンプレートファイルを選択し、「続行」をクリックします。

06Flow_import2


なお、ファイルを選択するとファイルが別名で表示されますが、これは指定したファイルから自動変換された一時ファイルの名前が表示されているだけなので問題ありません。

インポートに成功したら右上の「コネクタの作成」をクリックして保存します。これでカスタムコネクタの作成は完了です。

07Flow_import3



テスト実行

作成したカスタムコネクタの動作確認をしましょう。

カスタムコネクタの編集画面で「テスト」を開き、送信パラメータを入力して「テスト操作」を実行します。

10Flow_test1


テストが完了すると下の方にテスト結果が表示されます。「OK(200)」が返っていれば成功です。

11Flow_test2


まとめ

いかがでしたでしょうか?カスタムコネクタを一から作成すると設定項目が多くて大変ですが、Postman を使えばあっという間にカスタムコネクタが完成します。インポート前にAPI の接続確認が済んでいるのも安心ですね。

Microsoft Flow は Office 製品や外部サービスとの連携に強く、ワークフローのトリガーも様々に設定できるので大変便利です。Flow を使いこなせれば定型作業の自動化がとても捗りますので、みなさんもぜひ、タスクワールドと一緒に使ってみてください!

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〜検索機能がより使いやすくリニューアル!〜

世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド」。嬉しい新機能のリリースが続く中、既存機能の改善もアクティブに行われております。そして今月は、なんと...

main

... ツールとしての利便性をさらに向上すべく、ワークスペース内の検索機能が大幅リニューアルされました!

新しい検索機能の名前は、「スマート検索」。本日は駆け足で、このスマート検索機能をご紹介いたします。

Let's スタート!

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スマート検索は、統一された一つの検索窓を使い、ワークスペース内の検索を一括で行うことのできる機能です。

今回のリニューアルにより、検索精度が大幅にアップし、また検索結果が項目に分けて表示されるようになりました。また、検索結果を様々な要素でさらに絞り込み表示させることも可能になりました。

タスクワールドらしく、見ればスグに直感的に分かるインターフェースになっているので、説明はここまでにして、実際の画面を見ていきましょう!

※画面イメージ内の細かな文字等が見づらい場合は、画像をクリックして拡大表示されることをオススメいたします。

スマート検索の検索窓は、タスクワールド全ページの中央上部にあります。

1

それでは、試しに「北」という文字で検索してみましょう。

2

すると、「トップ検索結果」ページに移り、「北」の検索結果が項目ごとに分けて表示されます。

「トップ検索結果」の右の「タスク」をクリックすると、「北」が含まれたタスクのみが表示されるページに移ります。

3

このページでは画面左側に、検索結果を様々な要素でさらに細かく絞り込みすることのできる欄が表示されます。

「タスク」の右には、「プロジェクト」、「タスクリスト」、「ピープル」と続きます。
これらのページでも、様々な要素で細かく絞り込みが可能です。

4


5


6


..................................................

以上、リニューアルされた「スマート検索」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、タスク管理の効率を高めていってくださいね!

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〜タスクワールド導入事例のご紹介:税理士法人 猪股会計〜

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「クライアントの期待を超えるサービス」を提供し続けることをコンセプトにしている、東京・埼玉の猪股会計事務所。1年前に導入をして以来、今ではタスクワールドは会社のオペレーションに欠かせないツールとして、社員全員で毎日利用しているとのことです。

ITツールの発展、ビジネスのトレンドに常に向き合いながら、クライアントが「本当に必要としている税務・会計サービス」、そしてプラスαを提供し続ける猪股会計事務所の代表 猪股宏之さんと、社内そしてクライアント企業における業務プロセス改善プロジェクトを牽引している石本勝也さんに、同社がタスクワールドを選んだ経緯、現在の利用状況、今後期待することなどについて、じっくりとお話しいただきました。

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税理士法人 猪股会計 石本勝也さん(左)と代表の猪股宏之さん(右)


御社ではタスクワールドをどのように使用されていますか?

石本さん:弊社スタッフ全員、タスクワールドを毎日使っています。弊社におけるタスクワールドの使われ方は、少し変わっているかもしれませんね。全スタッフ、「オーバービュー」をメインに使っているんです。タスクワールドの導入コンサルタントの方からは、「オーバービュー」は主にプロジェクト・チーム全体を管理する立場にある人が使う機能であるとアドバイスを受けていましたが、弊社では、全スタッフが「オーバービュー」を基本画面として使っているのが現状ですね。正規な使い方ではないかもしれませんが、弊社ではこの使い方で仕事がとても上手く回っていて、とても満足していますよ。

猪股さん:毎朝パソコンを立ち上げてブラウザのGoogle Chromeを開くと、5つの画面が自動で見れるように設定しています。そのひとつにタスクワールドが入っています。まずは、このようにして、タスクワールドを立ち上げなければ、1日の仕事が始まらないといった感じですね。

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タスクワールドを使っていて、「いいな」と感じていることを教えてください。

石本さん:上から順番にタスクをこなしていくと、下から順番に次のタスクが上がって表示されてきます。会計事務所では、毎日繰り返されるタスクが多いのですが、タスクワールドを使いながら仕事をコンプリートしていく度に、良い感じの達成感があり、また次のタスクが出てくることで、気持ちが引き締まります。

猪股さん:会計の世界はどうしてもルーティン作業の多いタスクがメインになります。それだけに、いかに確実に高品質のサービス提供をキープしつつ、毎日の業務オペレーションの流れを最大限効率化させていくのかが、会計サービス提供者としての大きな課題となります。その点において、タスクワールドを上手く使えていることは、うちとしての大きな武器になっていますね。タスクワールド上でテンプレートを作り、それを繰り返し使うという利用方が便利で重宝していますね。毎月の繰り返しの仕事の流れが反映されたテンプレートを若いスタッフに作ってもらい、それを私を含むチームメンバーで実践利用していく。このオペレーションスタイルが、うちではとても上手く回っています。また、公式アプリを使い、モバイル端末上からも効率よくタスクワールドにタスクをあげることができるのも、すごく便利ですね。

石本さん:私はオフィス外にいる時も、基本はいつもPCを持ち歩いています。外出中に、お客様からLINEなどでメッセージが来た時に、すぐスマホでタスクワールドにタスクとして情報アップできるのも、タスクワールドを使うというたった一つのアクションで、個人的なメモ書きとタスクのチーム共有の2つを同時に済ませることができるのは、本当に効率アップに繋がっていると思います。

タスクワールドを使い始めたきっかけを教えてください。

石本さん:タスクワールドではない、某有名タスク管理ツールを通して、この様なツールを使った業務オペレーションが可能であるということを知りました。私たちが実際の業務においてその様なツールを使い続けるには、様々な必須条件をクリアする必要があったのですが、「タスクの繰り返し機能」は、そのうちの一つでした。様々なタスク管理ツールを検証し続けた結果、タスクワールドが私たちのニーズに一番合うサービスだと感じました。「タスクの繰り返し機能」があるという事は大きなプラスでしたが、ビジネスの現場で実際に便利に使うことの出来る機能、抜群の使いやすさ・ユーザビリティなど、その他の様々なプラスもあり、タスクワールドを導入することを決めました。

タスクワールド導入による御社にとっての「プラス」効果には、他に挙げられますか?

猪股さん:業務オペレーションの効率アップは確実に実現できていますね。うちのオペレーションの効率、断然良くなりました。「やるべき日に、やるべきことをやって済ませる」。これは当たり前のことなのですが、実際には意外と難しかったりします。若いスタッフと共同作業をしている中で、タスクワールド導入前は、「今日がこの案件の期限だけど、どうなってる?」といった感じに、いちいちアナログ的に確認をしなければならない時もありました。スタッフ全員、責任を持って多くの複雑な案件に同時に取り組んでいることが、痛いほど分かっているだけに、こういった催促的なやり取りは、出来れば避けたいと感じていました。タスクワールドの良さの一つは、「仕事の見える化」の実現を強力にサポートしてくれることです。タスクワールド導入後は、若いスタッフのほうから、「この案件、今日が期限ですが、どうしましょうか?」などと、私や石本さんに積極的に提案してくるようになりました。コミュニケーションをしやすい環境を、タスクワールドが提供してくれているといった感じのイメージですね。

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自社で利用されているツールを、クライアント企業にオススメすることはありますか?

猪股さん:よくあります。弊社では、業務オペレーション改善に効果的だと確認が出来たツールに関しては、クライアント企業様に積極的にオススメするようにしています。タスクワールドのように、自分たちが使ってみて実際に良いものだと確信できたものは、お客様にどんどん案内しています。

石本さん: ついこの間も、弊社による紹介により、弊社のお客様がタスクワールドを導入しています。お客様に困りごとがあれば、「こういうツールがありますよ」といった感じで、解決策の一つとして提案をします。

猪股さん:弊社はテクノロジーを駆使してお客様のサポートを行います。お客様のビジネスにおいて、リノベーションが必要であるところがあれば、それを実現・成功させるために、総合的なソリューション・アイデアを積極的に提供しています。

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御社は最近、タスクワールドのサービス利用に関し、月払いプランから年払いプランに移行されました。その経緯を教えてください。

猪股さん:経緯は簡単ですよ!タスクワールドは無いと困るからね。だから、月単位でなく年単位で継続なんです。年払いだとお得だしね(笑)

石本さん:1年運用してみて、このツールはずっと使っていけるなという確信が持てたんです。当事務所の業務内容にマッチしていましたから。もうすっかり、社内インフラになっている状態ですし。

タスクワールドのカスタマーサービスの印象はいかがでしょうか?

石本さん:とても良いですね。特筆に値するのは、レスポンスの早さです。こちらからの問い合わせに関して、すぐに返信をしてくれます。他のツール、特に海外系のツールではなかなか無いことなのですが、カスタマーサポートを含む運営チームの方々と、日本語でいつでも連絡が取り合えることも、利用者としての安心に繋がっています。

猪股さん:タスクワールドも海外系ツールだけど、カスタマーサポートだけでなく、インターフェースの日本語も完璧だからね。

タスク管理ツール導入を検討している会社にアドバイスはありますか?

猪股さん:タスクワールドをオススメします(笑)。いろいろ使ってみて選んだ私たちが言うのだから、間違いありません(笑)。

石本さん:タスクワールドは、特に期限が明確にある業種や企業にオススメだと思います。当事務所のような会計事務所、税理士事務所はもちろんのこと、司法書士、行政書士など士業にはぴったりのツールだといえます。もちろん、士業以外に、チームで仕事をしているところにも強くオススメでできます。

猪股さん:若い人と一緒にチームを組んでいる企業は使って損はないと思います。頼みづらい、質問しづらいという上司と部下の両者の悩みを解決してくれるツールです。ITツールに強い会計事務所、猪股会計が「良い」と感じたタスク管理ツールなので、間違いないって言えると思います(笑)

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〜世界基準プロ管ツール タスワーの可能性を更に広げるAPIの記事をご紹介!〜

これまでにご紹介してきた「タスクワールドAPI連携」に関する記事を一覧にまとめました。
(更新日:2019年2月12日 午前7時)

「この様な視点、このようなニーズに対応をしたタスクワールドAPI連携に関してのヒント記事に興味がある!」という方は、タスクワールド公式サイトより、気軽にお問い合わせください!

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イッキに解説します!タスクワールド APIの使い方!

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