タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:タスク管理

〜検索機能がより使いやすくリニューアル!〜

世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド」。嬉しい新機能のリリースが続く中、既存機能の改善もアクティブに行われております。そして今月は、なんと...

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... ツールとしての利便性をさらに向上すべく、ワークスペース内の検索機能が大幅リニューアルされました!

新しい検索機能の名前は、「スマート検索」。本日は駆け足で、このスマート検索機能をご紹介いたします。

Let's スタート!

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スマート検索は、統一された一つの検索窓を使い、ワークスペース内の検索を一括で行うことのできる機能です。

今回のリニューアルにより、検索精度が大幅にアップし、また検索結果が項目に分けて表示されるようになりました。また、検索結果を様々な要素でさらに絞り込み表示させることも可能になりました。

タスクワールドらしく、見ればスグに直感的に分かるインターフェースになっているので、説明はここまでにして、実際の画面を見ていきましょう!

※画面イメージ内の細かな文字等が見づらい場合は、画像をクリックして拡大表示されることをオススメいたします。

スマート検索の検索窓は、タスクワールド全ページの中央上部にあります。

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それでは、試しに「北」という文字で検索してみましょう。

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すると、「トップ検索結果」ページに移り、「北」の検索結果が項目ごとに分けて表示されます。

「トップ検索結果」の右の「タスク」をクリックすると、「北」が含まれたタスクのみが表示されるページに移ります。

3

このページでは画面左側に、検索結果を様々な要素でさらに細かく絞り込みすることのできる欄が表示されます。

「タスク」の右には、「プロジェクト」、「タスクリスト」、「ピープル」と続きます。
これらのページでも、様々な要素で細かく絞り込みが可能です。

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以上、リニューアルされた「スマート検索」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、タスク管理の効率を高めていってくださいね!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜タスクワールド導入事例のご紹介:税理士法人 猪股会計〜

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「クライアントの期待を超えるサービス」を提供し続けることをコンセプトにしている、東京・埼玉の猪股会計事務所。1年前に導入をして以来、今ではタスクワールドは会社のオペレーションに欠かせないツールとして、社員全員で毎日利用しているとのことです。

ITツールの発展、ビジネスのトレンドに常に向き合いながら、クライアントが「本当に必要としている税務・会計サービス」、そしてプラスαを提供し続ける猪股会計事務所の代表 猪股宏之さんと、社内そしてクライアント企業における業務プロセス改善プロジェクトを牽引している石本勝也さんに、同社がタスクワールドを選んだ経緯、現在の利用状況、今後期待することなどについて、じっくりとお話しいただきました。

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税理士法人 猪股会計 石本勝也さん(左)と代表の猪股宏之さん(右)


御社ではタスクワールドをどのように使用されていますか?

石本さん:弊社スタッフ全員、タスクワールドを毎日使っています。弊社におけるタスクワールドの使われ方は、少し変わっているかもしれませんね。全スタッフ、「オーバービュー」をメインに使っているんです。タスクワールドの導入コンサルタントの方からは、「オーバービュー」は主にプロジェクト・チーム全体を管理する立場にある人が使う機能であるとアドバイスを受けていましたが、弊社では、全スタッフが「オーバービュー」を基本画面として使っているのが現状ですね。正規な使い方ではないかもしれませんが、弊社ではこの使い方で仕事がとても上手く回っていて、とても満足していますよ。

猪股さん:毎朝パソコンを立ち上げてブラウザのGoogle Chromeを開くと、5つの画面が自動で見れるように設定しています。そのひとつにタスクワールドが入っています。まずは、このようにして、タスクワールドを立ち上げなければ、1日の仕事が始まらないといった感じですね。

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タスクワールドを使っていて、「いいな」と感じていることを教えてください。

石本さん:上から順番にタスクをこなしていくと、下から順番に次のタスクが上がって表示されてきます。会計事務所では、毎日繰り返されるタスクが多いのですが、タスクワールドを使いながら仕事をコンプリートしていく度に、良い感じの達成感があり、また次のタスクが出てくることで、気持ちが引き締まります。

猪股さん:会計の世界はどうしてもルーティン作業の多いタスクがメインになります。それだけに、いかに確実に高品質のサービス提供をキープしつつ、毎日の業務オペレーションの流れを最大限効率化させていくのかが、会計サービス提供者としての大きな課題となります。その点において、タスクワールドを上手く使えていることは、うちとしての大きな武器になっていますね。タスクワールド上でテンプレートを作り、それを繰り返し使うという利用方が便利で重宝していますね。毎月の繰り返しの仕事の流れが反映されたテンプレートを若いスタッフに作ってもらい、それを私を含むチームメンバーで実践利用していく。このオペレーションスタイルが、うちではとても上手く回っています。また、公式アプリを使い、モバイル端末上からも効率よくタスクワールドにタスクをあげることができるのも、すごく便利ですね。

石本さん:私はオフィス外にいる時も、基本はいつもPCを持ち歩いています。外出中に、お客様からLINEなどでメッセージが来た時に、すぐスマホでタスクワールドにタスクとして情報アップできるのも、タスクワールドを使うというたった一つのアクションで、個人的なメモ書きとタスクのチーム共有の2つを同時に済ませることができるのは、本当に効率アップに繋がっていると思います。

タスクワールドを使い始めたきっかけを教えてください。

石本さん:タスクワールドではない、某有名タスク管理ツールを通して、この様なツールを使った業務オペレーションが可能であるということを知りました。私たちが実際の業務においてその様なツールを使い続けるには、様々な必須条件をクリアする必要があったのですが、「タスクの繰り返し機能」は、そのうちの一つでした。様々なタスク管理ツールを検証し続けた結果、タスクワールドが私たちのニーズに一番合うサービスだと感じました。「タスクの繰り返し機能」があるという事は大きなプラスでしたが、ビジネスの現場で実際に便利に使うことの出来る機能、抜群の使いやすさ・ユーザビリティなど、その他の様々なプラスもあり、タスクワールドを導入することを決めました。

タスクワールド導入による御社にとっての「プラス」効果には、他に挙げられますか?

猪股さん:業務オペレーションの効率アップは確実に実現できていますね。うちのオペレーションの効率、断然良くなりました。「やるべき日に、やるべきことをやって済ませる」。これは当たり前のことなのですが、実際には意外と難しかったりします。若いスタッフと共同作業をしている中で、タスクワールド導入前は、「今日がこの案件の期限だけど、どうなってる?」といった感じに、いちいちアナログ的に確認をしなければならない時もありました。スタッフ全員、責任を持って多くの複雑な案件に同時に取り組んでいることが、痛いほど分かっているだけに、こういった催促的なやり取りは、出来れば避けたいと感じていました。タスクワールドの良さの一つは、「仕事の見える化」の実現を強力にサポートしてくれることです。タスクワールド導入後は、若いスタッフのほうから、「この案件、今日が期限ですが、どうしましょうか?」などと、私や石本さんに積極的に提案してくるようになりました。コミュニケーションをしやすい環境を、タスクワールドが提供してくれているといった感じのイメージですね。

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自社で利用されているツールを、クライアント企業にオススメすることはありますか?

猪股さん:よくあります。弊社では、業務オペレーション改善に効果的だと確認が出来たツールに関しては、クライアント企業様に積極的にオススメするようにしています。タスクワールドのように、自分たちが使ってみて実際に良いものだと確信できたものは、お客様にどんどん案内しています。

石本さん: ついこの間も、弊社による紹介により、弊社のお客様がタスクワールドを導入しています。お客様に困りごとがあれば、「こういうツールがありますよ」といった感じで、解決策の一つとして提案をします。

猪股さん:弊社はテクノロジーを駆使してお客様のサポートを行います。お客様のビジネスにおいて、リノベーションが必要であるところがあれば、それを実現・成功させるために、総合的なソリューション・アイデアを積極的に提供しています。

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御社は最近、タスクワールドのサービス利用に関し、月払いプランから年払いプランに移行されました。その経緯を教えてください。

猪股さん:経緯は簡単ですよ!タスクワールドは無いと困るからね。だから、月単位でなく年単位で継続なんです。年払いだとお得だしね(笑)

石本さん:1年運用してみて、このツールはずっと使っていけるなという確信が持てたんです。当事務所の業務内容にマッチしていましたから。もうすっかり、社内インフラになっている状態ですし。

タスクワールドのカスタマーサービスの印象はいかがでしょうか?

石本さん:とても良いですね。特筆に値するのは、レスポンスの早さです。こちらからの問い合わせに関して、すぐに返信をしてくれます。他のツール、特に海外系のツールではなかなか無いことなのですが、カスタマーサポートを含む運営チームの方々と、日本語でいつでも連絡が取り合えることも、利用者としての安心に繋がっています。

猪股さん:タスクワールドも海外系ツールだけど、カスタマーサポートだけでなく、インターフェースの日本語も完璧だからね。

タスク管理ツール導入を検討している会社にアドバイスはありますか?

猪股さん:タスクワールドをオススメします(笑)。いろいろ使ってみて選んだ私たちが言うのだから、間違いありません(笑)。

石本さん:タスクワールドは、特に期限が明確にある業種や企業にオススメだと思います。当事務所のような会計事務所、税理士事務所はもちろんのこと、司法書士、行政書士など士業にはぴったりのツールだといえます。もちろん、士業以外に、チームで仕事をしているところにも強くオススメでできます。

猪股さん:若い人と一緒にチームを組んでいる企業は使って損はないと思います。頼みづらい、質問しづらいという上司と部下の両者の悩みを解決してくれるツールです。ITツールに強い会計事務所、猪股会計が「良い」と感じたタスク管理ツールなので、間違いないって言えると思います(笑)

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〜世界基準プロ管ツール タスワーの可能性を更に広げるAPIの記事をご紹介!〜

これまでにご紹介してきた「タスクワールドAPI連携」に関する記事を一覧にまとめました。
(更新日:2018年11月12日 午前11時)

「この様な視点、このようなニーズに対応をしたタスクワールドAPI連携に関してのヒント記事に興味がある!」という方は、タスクワールド公式サイトより、気軽にお問い合わせください!

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★API連携

タスクワールドをさらに使いやすく!APIでチェックリストもコントロール!

APIでタスクワールドが更に便利に!GAS botのサンプルプログラム!!

タスクワールドAPI、Javascript サンプルプログラムを使ってみましょう!

Javaや PHPで、タスクワールドをもっと便利に!

イッキに解説します!タスクワールド APIの使い方!

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〜タスクワールドをよりフル活用するための便利機能をご紹介!〜

これまでリリースされてきた「タスクワールド活用のヒント」を一覧にまとめました。
(更新日:2018年11月12日 午前11時)

「こんな感じの記事をぜひ読んでみたい!」といったご要望があれば、気軽にリクエストしてくださいね!

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★API連携

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★便利機能

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〜Google Apps Script でタスクにチェックリストを追加しましょう!〜

API


前回に引き続き Google Apps Script(以下GAS)の bot を作成しましょう。今回は一日ごとにタスクを確認し、新しいタスクに以下のタグが付与されていた場合、タスクに自動でチェックリストを追加する処理を実装します。

before


このサンプルでは Google とタスクワールドのアカウントが必要になります。また、タスクワールド API で使用する ID も用意しておきましょう。ID はタスクワールド画面の「アカウント設定 > データのダウンロード」からダウンロードするか、または<前回記事>のサンプルソースで取得できます。


スクリプトファイルを追加

まずは <Google Apps Script プロジェクト一覧画面>で前回のプロジェクトを開き、メニューの「ファイル > 新規作成 > スクリプトファイル」で新規スクリプトを開きます。

このファイルにサンプルスクリプト(クリックしてダウンロード)をコピーペーストして保存します。ファイル名は任意で構いません。

add_script


※スクリプトでは、前回分と重複する関数をコメントアウトしてありますが、もし新規でプロジェクトを作成する場合はコメントを外して有効にしてください。


プロパティを追加

今回使用するタグの ID をスクリプトプロパティにを追加します。

メニューの「ファイル > プロジェクトのプロパティ」から「スクリプトのプロパティ」を開き、以下のようにプロパティを追加してください。

properties


スケジュールを設定

一日ごとにタスクの登録状況を確認するためのトリガーを登録しましょう。

スクリプトエディタのメニューから「編集 > 現在のプロジェクトのトリガー」で一覧を開き、新規トリガーを追加して任意のタイミングを設定します。今回は日次処理なので「日付ベースのタイマー」を選択します。

GAS の仕様変更のため、前回の記事とは登録フォームの仕様が異なるので注意してください。

trigger_new



テスト実行

動作確認を行う場合はメニューバーの「関数を選択」欄で addCheckItems 関数を選択し、デバッグボタン(虫のマーク)をクリックします。

debug



スクリプトの動作が終了したらタスクワールドを確認しましょう。下図のように2件のチェックリストが登録されていれば成功です。

after



スクリプトの実装内容

さて、今回もスクリプトの処理内容を簡単にご説明しましょう。

addCheckItems 関数は条件に該当するタスクを確認してチェックリストを登録するメイン処理です。

タスクリストを取得し、それぞれのタスクの登録日時とタグ情報を確認して、条件に該当すればチェックリストアイテムを2件登録します。日次処理なので、一日以内に登録されたタスクかどうかを判定していますね。

func1_addCheckItems


addItem 関数は checklist.add-item API のラッパー関数です。追加先のタスクの ID とチェック項目(タイトル)を引数で受け取って API で送信します。

func2_addItem


この他に前回の記事で実装した関数(getTasklist、postRequest)も使用していますが、初めての方は前回の記事を参照してください。

GAS の同じプロジェクトなら他のスクリプトファイルの関数も使用できるので、今回のスクリプトでは前回の関数はコメントアウトしてあります。

まとめ

タスクごとに作業手順が決まっている場合は、それぞれの作業項目をチェックリストとして登録するとタスク管理がしやすくなりますね。各タスクの進捗状況が一目で確認でき、作業の漏れ抜けも防止できます。

もしあなたのオフィスで分厚い作業マニュアルが現役なら、これからは bot でチェックリストを自動登録してみませんか?作業効率の改善を実感できますよ!

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