タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:タスク管理

〜思いついたアイデアは、サッとメモ書き!〜

タスクの管理は特定のプロジェクト内で行われますが、新しいタスクを作成する時、どのプロジェクのどのタスクリストにそのタスクを入れるか、すぐには決めれない事はありませんか?

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そんな時は、タスクワールドの「ダイレクトタスク」機能がオススメです。

ダイレクトタスクは、手が離せない時に急に決まった仕事や、パッと閃いたアイデアなどを、タスクワールド上で、サッとメモとして残す事を可能にする、まさに備忘録のような機能です。

本日は、ダイレクトタスクの使い方を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、ワークスペース上の全てのプロジェクトを一覧で見ることの出来る画面です。

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ワークスペース参加メンバー坂本アツシのダイレクトタスク

ダイレクトタスクは、この様に、ワークスペース上のプロジェクトの一つとして表示されます。また、ワークスペース参加メンバーは各自、自分専用のダイレクトタスクを持ち、例えば、メンバーAのダイレクトタスクは、メンバーBやメンバーCのアカウント上では表示がされません。メンバーBやメンバーCは、各自、自分専用のダイレクトタスクを持つかたちとなります。

下は、プロフィール画像の背景が赤色の、“坂本アツシ”のアカウント上で、自身専用のダイレクトタスクを開いた画面です。

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ワークスペース参加メンバー“坂本アツシ”のダイレクトタスク

この様に、ダイレクトタスクは基本的には通常のプロジェクトと同じ感じですが、通常のプロジェクトとは違い、タスクリストを複数作ったり、プロジェクトの詳細設定を細かく編集する事は出来ません。

ダイレクトタスク内にはタスクリストが一つだけあり、そのタスクリスト下で、アイデアや仕事を、単独のタスクとしてメモ的に書き出していく事が出来ます。

では、メモ書き的にタスクを書き出してみましょう。

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メモ書き的に作成したタスクの一つ“OSアップデート”の詳細を見てみましょう。

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ダイレクトタスクで作られたタスクは、通常のタスクと変わらず、様々な設定をする事が出来ます。試しに、このタスクにタグを設定してみましょう。

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「遅延」というタグを付けてみました。

それでは、ワークスペース上で、このタスクがどの様に扱われるかを、プロジェクトを横断して最新状況を細かくチェックすることが出来る「オーバービュー」機能を使い、見てみましょう。

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オーバービューで、「遅延」タグで絞り込みをしてみました。※坂本アツシのアカウント上での表示

“OSアップデート”は、「遅延」タグが付けられたタスクの一つとして表示されています。

これは、坂本アツシのアカウント上での表示ですが、別のワークスペースメンバーのアカウント上ではどのように表示されるか見てみましょう。

下は、“八木ツヨシ”という、別のメンバーのオーバービューで、「遅延」タグで絞り込みをした画面です。

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同じく、オーバービューで「遅延」タグで絞り込み。※八木ツヨシのアカウント上での表示

“OSアップデート”は、八木ツヨシのオーバービューでは表示されませんでした。
これにより、八木ツヨシはこのタスクのアクセス権限を持っていないことがわかります。

それでは、坂本アツシのアカウントに戻り、このタスクのタイムライン(ガントチャート)上での表示を見てみましょう。

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坂本アツシのアカウント上でのオーバービューを、タイムライン形式で表示した画面

他のプロジェクトと同様のスタイルで、このタスクが表示されている事がわかります。

さて...。

ダイレクトタスクで作られたタスクは、通常のタスクと同じく詳細設定が出来るのですが、自身以外のメンバーを担当者やフォロワーとして設定すると、どの様な感じになるかを見てみましょう。

“OSアップデート”は、坂本アツシのアカウント上のダイレクトタスクで作成されたタスクですが、八木ツヨシをフォロワーとして設定してみましょう。

下は、その様に設定した上で、八木ツヨシのアカウント上で、「遅延」タグで絞込をかけたオーバービュー画面です。

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八木ツヨシのアカウント上でも、このタスクが表示されています。

このタスクの保管場所は、八木ツヨシのアカント上では、どこになるのかを見てみましょう。

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ワークスペース参加メンバー“八木ツヨシ”のダイレクトタスク

八木ツヨシには、八木ツヨシ専用のダイレクトタスクがあります。

他のメンバーのダイレクトタスク上で管理されている、八木ツヨシがフォロワーとして設定されたタスクは、八木ツヨシのアカウント上では、八木ツヨシ専用のダイレクトタスク内のタスクの一つとして扱われている事がわかります。

さて...。

タスクワールドでは、作成済みのタスクに関し、その保管場所を編集する事が出来ます。
この機能を使うと、ダイレクトタスクで作成されたタスクは、通常のプロジェクトのタスクとして、その管理方法を変更することが可能になります。

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.......

以上、タスクワールドのダイレクトタスクに関して、駆け足で見てきました。

今月は、日本国内のタスクワールド事例紹介シリーズがスタートします。
お楽しみに!

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〜ワークスペース➞プロジェクト➞タスクごとに、構成メンバーを細かく設定!〜

タスクワールドでは、ワークスペースに参加するメンバーが様々なプロジェクト・タスクに取り組みます。

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もちろん、ワークスペースには誰もが自由に入る事は出来ません。ワークスペースの管理者により個別に招待された関係者のみがアクセス可能となります。

ワークスペース管理者ではないメンバーは、自由に新しい人をワークスペースに入れる事は出来ません。

タスクワールドでは、このように、管理者や非管理者メンバーなど、様々なタイプのメンバーが存在します。

本日は、タスクワールドにおけるメンバーの種類を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、ワークスペース上の全てのプロジェクトを一覧で見ることの出来る画面です。

画面右上に「マジックテック株式会社」という、このワークスペースの名前が表示されています。

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この部分をクリックすると、このワークスペースの設定ページにアクセスすることが出来ます。

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下は、このワークスペースの設定ページです。「ワークスペースのメンバー」タブを見てみましょう。

※「ワークスペースのメンバー」タブへのアクセス方法が変更となりました。
画面左に複数のアイコンが表示されていますが、その中の「ピープル」アイコンをクリックすると、この「ワークスペースのメンバー」ページにアクセスすることができます。

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上の画面によると、このワークスペースには、管理者であるメンバーが2人、管理者ではないメンバーが3人、合計5人が参加していることがわかります。

ワークスペースの管理者は、ワークスペースの管理者ではないメンバーには出来ない、次の操作を行なうことができます。
  • 無料トライアルから有料プランへの切り替え

  • 有料プランのライセンス数アップ

  • ワークスペースへのメンバー招待

  • ワークスペースからのメンバー削除

  • 各ワークスペースメンバーのタイプ変更

  • アクセスできる全てのプロジェクトに関し、プロジェクト管理者の追加・削除

  • 作成済みのタグの編集・削除(※タグに関しての参考記事はこちら

「各ワークスペースメンバーのタイプ変更」とは、ワークスペースメンバーを管理者にしたり、管理者から外す変更を指します。

「プロジェクト管理者の追加・削除」は、アクセスできるプロジェクトであれば、自身がそのプロジェクトのメンバー(管理者、非管理者メンバー)ではなくても、ワークスペース管理者は、そのプロジェクトの管理者設定を変更できる特権を指します。自身をそのプロジェクトの管理者に設定することも可能なので、アクセスできるプロジェクトであれば、そのプロジェクトに関し、深いレベルで設定変更を行なうことができます。

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ワークスペースには、管理者と非管理者メンバーの2つのタイプがあることを見てきました。

さて...。

「一つのワークスペースを会社のオフィスのようにして使い、そのワークスペース上で、様々なプロジェクト・タスクに取り組む」のが、タスクワールドの基本コンセプトです。

タスクワールドでは、同じアカウントで複数のワークスペースに参加することが可能です。

複数のワークスペースに参加していると、2秒もかからない簡単な切り替え操作で、別のワークスペースに移ることができます。

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ワークスペースの切り替えは、アカウントにログインしたままで可能。

タスクワールドを30人以上の規模で導入する際は、追加料金なしで数に制限なくワークスペースを運営することの出来る、エンタープライズプランがオススメです。詳細はこちらをクリック

さて、本題に戻りましょう...。

ワークスペース上で様々なプロジェクト...。
各プロジェクト内で、様々なタスク...。

では、各プロジェクトのメンバータイプに関して見ていきましょう。

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プロジェクトのメイン画面(プロジェクト名は「タイムマシン企画2018」)

上の画像のプロジェクトのプロパティを開いてみましょう。

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プロジェクトのプロパティ

プロジェクト管理者が1人、プロジェクトメンバーが4人、合計5人が登録されていることがわかります。

合計5人のプロジェクトメンバーという事であり、そのうちの1人が管理者、残りの4人が管理者ではないメンバーという事となります。


次は、各タスクの"関連者"に関して見ていきましょう。


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タスクのプロパティ

上の画像のタスクでは、担当者が3人、フォロワーが1人、合計4人が登録されていることがわかります。

プロジェクト、そして、タスクの"関連者"に関しては、こちらの記事に詳細が記載されています。フォロワーに関しては、こちらの記事をチェック!

.......

以上、タスクワールドのワークスペース参加メンバーに関して、駆け足で見てきました。

来月は、日本国内のタスクワールド事例紹介シリーズがスタートします。
お楽しみに!

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〜よりカスタマイズされた使い方で、チーム内で利用を進めることが可能に!〜

10年以上にわたり開発が続けられているタスクワールドは、国内外、様々な業界・規模の企業で導入が進められています。

実際の利用者のフィードバックを基に、その世界基準と称される、企業専用ツールとしての完成度を磨き上げてきたタスクワールドは、2018年大型新機能企画第一弾として、「Taskworkd API」を、2018年2月に正式リリースしました。

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現在オンライン公開中の「Taskworld API」ドキュメントを活用することにより、タスクワールドと外部ツールとのシームレスな連携が可能となり、既に複数のシステムが社内のオペレーションに深く浸透している環境下において、エンドユーザーレベルでの利便性を大幅に上げることが可能となります。

タスクワールドは標準機能として、GoogleやDropbox等の外部ツールとの連携利用が可能ですが、今回の「Taskworld API」ドキュメントの公開により、特定のツールに限定されないかたちで、タスクワールドを、CRMやERP等の様々な外部ツールと連携させながら、利用することができるようになります。

「Taskworld API」ドキュメントは、企業のワークスペースが保管されているサーバーのリージョンごとに提供がされています。

アジアサーバー:https://asia-api.taskworld.com
北米サーバー:https://api.taskworld.com
欧州サーバー:https://europe-api.taskworld.com

参考ブログ記事:「イッキに解説します!タスクワールド APIの使い方!」

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〜タスクワールドの2つのプラン〜

●プロフェッショナル プラン

タスクワールドを共有クラウドサーバー上で利用する、小~中規模導入向けのプラン。ワークスペースは、世界で最も安全性の高いサーバーと評されるAmazonのAWSでホスティングされます。

●エンタープライズ プラン

「専用サーバー(VPC)」と「オンプレミス」の2つの導入オプションがあります。より高い安定性、セキュリティ、スピーディーな操作感、そして、よりカスタマイズされたかたちでタスクワールドを利用することができます。ワークスペース(“バーチャル仕事空間”)を数無制限に作成・運用することができ、ファイルのストレージ容量も無制限(追加料金なし)となります。

エンタープライズプランに関しての詳細はこちらをクリックしてください。


〜タスクワールドとは

視覚的・直感的操作であらゆるタイプのプロジェクトを、ワークスペース参加メンバーと取り組む事ができる、企業向けに開発されたプロジェクト管理ツール。カンバン形式によるタスク管理、タスクの繰り返し設定、チャット、プロジェクトをまたいだ進捗管理、ガントチャート、各データのフィルター機能など、実際の仕事の現場で重宝する数々の機能を、カンタンな操作で使うことができます。

タスクワールドは、80を超える国々で、業界のトップ企業により導入がされている、高機能プロジェクト管理ツールです。2016年からは日本語を含む多言語での利用が可能となり、日本国内においても、有名上場企業を含む、様々な企業にて本格導入が進められています。

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〜タスクのフォロー設定機能で、案件の流れの把握がよりスムーズに!〜

タスクワールドでは、各タスクに関し、様々な項目を設定することが可能です。その中でも特に、次の項目の設定が、タスクワールドをフル活用し、プロジェクトを効率的に攻略していく上での重要なポイントとなります。

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1. 内容が伝わりやすいタスク名の設定
2. 開始日と期日の設定
3. 担当者の設定
4. フォロワーの設定


各タスクに関し、なるべく漏れなく、この上記4つを設定するようにしましょう。
それを実践することにより、タスクワールドを使ったプロジェクト管理の醍醐味ともいえる、「全プロジェクトを横断して、様々な角度・視点から、最新状況を常にチェック」が可能になります。

本日は、この4つ目の基本項目「フォロワー」に関して、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドを使い込んでいくと、下のように、ワークスペース(「バーチャル仕事空間」)」内には、複数のプロジェクトが作成・運営されます。

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これらのプロジェクトの中には、自分が担当者としてコンプリートする必要のあるタスクもあれば、自分が担当者ではないものの、自分に関係のするタスクも含まれます。

別のメンバーが担当をしているものの、コンプリートされるまでの流れを随時把握しておきたいタスク...。

リーダーとして、各メンバーが担当をしている仕事に関して、細かく監督を続けていきたい...。

そのような場合は、下のスクリーンショットの様に、そのタスクに関して、自分を担当者としてではなく、フォロワーとして設定をすると良いでしょう。

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タスクのフォロワーとして設定がされると、同じタスクの担当者として設定がされている場合と同じように、そのタスクに関しての通知を受け取ることができるようになります。

例えば、他のメンバーがそのタスクの期日を編集した場合、そのタスクの担当者と同じように、そのタスクのフォロワーは、それに関しての通知を、メール通知、ブラウザー通知、モバイル端末のプッシュ通知などで受け取ることができるようになります。

下は、「佐久間ジュンコ」というメンバーが、このタスク内でコメントをした際に、フォロワーとして設定されている本人(「本木京介」)に送られる通知です。

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この通知は、タスクワールド デスクトップブラウザ アプリ内での通知です。

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通知をクリックすると、その通知内容の画面へ移動します。

特定のタスクへのメンバーの関連付けは、「担当者」と「フォロワー」の2タイプ。

例え小さく簡単なタスクでも、チームリーダーや他のメンバーが、そのタスクにさり気なくフォロワーとしてアサインされているだけでも、担当者の気が、より引き締まるものです。

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「フォロワー」は常に見ています...。

タスクワールドの醍醐味 = 全プロジェクトを横断して、様々な角度・視点から、最新状況をチェック

この醍醐味においても、フォロワーを便利に使うことができます。

自分がフォロワーとしてアサインされているタスクで絞り込みをかけた上で、ワークスペース全体の状況をチェックできるからです。


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「私がフォロー」に、他の項目を付け加えた絞り込みも可能です。

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この様に、タイムライン形式で絞り込み結果を表示することも可能です。

ちなみに、新しいタスクを作成すると、そのタスクを作成した本人が、そのタスクのフォロワーとして、デフォルト自動設定されます。もちろん、自分をフォロワーから外して担当者に設定し直したり、他のメンバーをアサインすることも可能です。

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フォロワー設定機能は、情報共有レベルをコントロールする上でも、便利に使えます。

参考記事はこちら


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以上、タスクワールドのフォロワー設定機能に関してでした。

自分が直接的には関わっていないプロジェクトやチームのタスクでも、気になるタスクがあれば、自分をフォロワーとして設定していくのもオススメです!

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〜定期的に発生する仕事のリマインダーとして大活躍!〜

タスクワールドでは、定期的に発生する同じ内容の仕事を、自動的にタスクとして作成する機能が備わっています。

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この「タスクの繰り返し設定機能」を活用することにより、同じ内容のタスクを複数作り、各タスクごとに期限を設定する手間を省くことができます。

今回は、具体的にどのような感じでこの機能が使えるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下の「コンテンツ企画」というプロジェクトに、繰り返し発生するタスクを作成します。

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上のように、「次週の定例会議のアジェンダをリリース」というタスクが作成されました。

タスクの期日設定により、このタスクを「繰り返しタスク」にすることができます。

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繰り返しの間隔は、このように8つのタイプから選ぶことができます。

このタスクの期日を「2018年2月8日 午前7時」として、繰り返しの間隔には「1週間に一度」を選択してみましょう。

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毎週繰り返されるタスクとして設定がされました。

これとは別に、今度は「毎月の繰り返し」を、別の新しいタスクで設定してみましょう。

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「ロンドン支社チームとのマンスリー会議のアジェンダをリリース」というタスクで設定をします。

先程のタスクと同じ要領で、期日を設定してみましょう。

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このタスクでは「毎月繰り返す」を設定します。

さてさて...。

この2つの繰り返しタスクにおいて、タスクが実際にどのように繰り返されるかを見ていきましょう。

下は、一度目の繰り返しにより、タスクが自動作成された状態です。

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期日を除き、全く同じ内容のタスクが作成されたことがわかります。

それでは、各タスクの詳細を見てみましょう。

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毎週の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

左は、先程、毎週繰り返されるように設定したタスクの詳細です。
「毎週繰り返す」という設定が外れているのがわかります。

右は、その設定により、自動作成された新しいタスクです。
「毎週繰り返す」という設定がされているのがわかります。

右のタスクの上の赤い矢印が指しているのは、このタスクの作成日です。
この新しいタスクは、元となったタスクの期日のタイミングにより、作成されたことがわかります。

それでは、「毎月の繰り返し」の方も見てみましょう。

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毎月の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

「毎週の繰り返し」と同様に、オリジナルのタスクの繰り返し設定が外され、そのタスクの期日のタイミングで、新しい繰り返しタスクが作成されたことがわかります。

マニュアル操作による作成、繰り返し設定による作成、どちらの場合でも、タスクの作成に合わせ、担当者とフォロワーに通知がされます。そのため、タスクの繰り返し機能は、自動リマインダーとしても使うことができます。

最後に大事なポイントを...。

繰り返し設定されたタスクは、もちろん、期日が過ぎる前に完了処理がされるべきです。
期日前に完了処理がされた場合、完了処理と同時に、新しい繰り返しタスクが作成されます。

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以上、タスクワールドの繰り返しタスクに関してでした。

定期的に発生する仕事のリマインダーとして、とても便利な機能です。
ぜひご活用を!

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