タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:タスク管理

〜次から次へと発生するカスサポ案件。これを乗り切るオススメの方法をご紹介!〜


support team taskworld


タスクワールドのワークスペースは、まさに「バーチャル仕事空間」。

会社やチームのオペレーションに取り入れると、パソコンやスマートフォンで、仕事の流れをきれいにまとめることができます。

一つのワークスペース。
ワークスペース内に複数のプロジェクト。
各プロジェクト内では、タスクリストでまとめられた複数のタスクを管理。

その全ての機能を視覚的・直感的に使うことのできるタスクワールドでは、セールスやマーケティングなど、組織の機能ごとにプロジェクトを作るワークスペースのデザインは、とても効果的な使い方の一つです。

今日は、このワークスペースデザインでカスタマーサポートのプロジェクトを作った使用例を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

タスクワールドのワークスペースへのアクセスは、まさに、バーチャルなオフィスに入室した感じとなります。このバーチャル仕事空間のデザインは、実際のオフィスのように、チーム(の機能)ごとに区画分けをすると便利です。

work
カスタマーサポート区画に訪問してみましょう!

実際のユーザーから届いた問い合わせ、苦情、バグ報告、新サービスのリクエストなどは、カスタマーサポートチームのプロジェクトで、段階や種類に合わせてタスクリストで整理すると便利です。

zentai
このようにプロジェクトを構成すると、ペンディング中の案件が一目で把握できます!

上のように、プロジェクト画面にアクセスすると、誰が見ても一目で、プロジェクト全体の大体の状況が分かるように、各タスクを整理すると良いでしょう。

プロジェクト内のタスクに重要な更新があったらどうする?

その場合は、そのタスクの状況に合わせたかたちで、別のタスクリストに入れて管理を続けると良いでしょう。

ここはタスクワールド!

もちろん、ドラッグ&ドロップの直感・視覚的操作で、タスクを別のタスクリストに移動させることが可能です。

idou copy
「このタスクは状況が変わったので、このタスクリストにおいて管理を続けよう!」ってな感じですね。


無限の可能性を感じさせるタグ機能!

タスクワールドでは、タスクが完了したら、そのタスクのチェックボックスをクリックして、コンプリート処理をしていくのが基本です。「コンプリート処理 = タスクの完全削除」ではなく、もちろん、そのタスクはタスクリストにそのまま保管されます。完了したタスクは非表示となりますが、未完了のタスクと並べて表示をさせることも可能です。

完了したタスクをすべてまとめるためのタスクリストを作っておくのも、管理スタイルとしてオススメの「タスクワールド仕事術」の一つです。

kanryo
プロジェクト内のすべての完了済みタスクを一つのタスクリストにまとめる管理スタイルも便利!

タスクワールドでは、各タスクに自由に「タグ」をつけることができます。
特定のプロジェクトだけでなく、ワークスペース全体で共有されるタグとなります。

このタグ機能を使い、リクエストの数が一目でわかるようにしておくと、どの案件を優先的に取り組むべきかがすぐに視覚的にわかります。これは、オススメの運営術のひとつです。

tag
タグは自由に何個も作ることができます。

タスクワールドが世界中のトップ企業から愛用される大きな理由の一つは、そのプロジェクトをまたいでタスクの状況を管理できる「オーバービュー機能」であります。

オーバービューは、様々な要素でフィルターをかけて表示させることが可能...。
タスクワールドを使った仕事術...。

様々なヒラメキが見えてきますね!

ov
ワークスペースのオーバービュー画面。様々な要素でフィルター掛けが可能です!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、タグ機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルをスタートされてみては?

ぜひ、様々なヒラメキを発見してみてください!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜Let's デザイン!あなたのチームのバーチャル仕事空間!〜


マーケティングキャンペーン、イベントのプラニング、サイト制作など、複雑な要素が絡み合うプロジェクトにおいては、いかに効果的にプロジェクトの管理を進めていくかが、成功の大きな鍵となります。高機能で抜群に使いやすいと、世界中のビジネスシーンで大評判の「タスクワールド」は、様々なオペレーションスタイルのワークフロー改善に効果的ですが、今日は、その一つの基本的活用例を駆け足で見てみましょう!


まずは、プロジェクトを作成!

タスクワールドのワークスペースは、まさに「バーチャル仕事空間」といえます。

ワークスペース内に複数のプロジェクトを作り、
ワークスペース参加メンバーで、
各プロジェクト内で作成されたタスクに取り組む!


これが、「バーチャル仕事空間=ワークスペース」での仕事の基本的な流れとなります。


プロジェクト作成画面。タスクリストの使い方を決めて、プロジェクトの骨組みを作ろう!


「タスクワールドの使い方」の基礎はこのようにまとめることができます。

チームのオペレーションに最もフィットしたかたちで........
  - 複数のプロジェクトを作成!
  - 各プロジェクト内にタスクリストを作成!
  - 各タスクリストに、必要なだけタスクを作成・管理!

各タスクには........
  - 開始日、期限、担当者、フォロワーなどをしっかり設定して、必ずコンプリート!


各タスクは、プロジェクト内で複数作成可能の「タスクリスト」内で管理がされます。
そして、各タスクの担当者や責任者は、タスクの進捗状況に合わせ、そのタスクを別のタスクリストへ、ドラッグ&ドロップのカンタンな操作で移動させることが可能です。

「タスクワールドを使った仕事の進め方=プロジェクトの管理スタイル」は、チームの運営スタイルにより様々です。チームメンバー名をタスクリストにする運営スタイルも、タスクワールドを使った効果的なプロジェクト管理方法の一つです。例えば...

ワークスペース名:マジックテック株式会社
 プロジェクトA(プロジェクト名:カスタマーサポート)
 プロジェクトB(プロジェクト名:プロダクト開発)
 プロジェクトC(プロジェクト名:セールス)
 プロジェクトD(プロジェクト名:マーケティング)
 プロジェクトE(プロジェクト名:マネージャー会議)

workspace
ワークスペースを俯瞰できる画面。バーチャル仕事空間だけでに、オフォスマップみたい!

※タスクワールドでは、作成・運営できるプロジェクト数に制限はありません!

------

上記「マーケティング」プロジェクトのタスクリストは、チームメンバーごとに作るのも、とても効果的な運営スタイルかもしれません。例えば...

プロジェクト名:マーケティング
 タスクリストA(タスクリスト名:北島五郎(リーダー))
 タスクリストB(タスクリスト名:渡部けん(Web担当))
 タスクリストC(タスクリスト名:松本まこと(イベント担当))

marketing
担当者ごとのタスクリストでプロジェクトを構成した例。

※タスクワールドでは、作成・運営できるタスクリスト・タスク数に制限はありません!

この運営スタイルでは、例えば、北島さんのタスクリストに入っているタスクは、すべて、北島さんが担当・責任者でであることが、カンバン形式で一目でわかります。

timemachihne
プロジェクトの機能ごとにタスクが管理される場所を分ける使い方の例。この方法は特にオススメ!

メンバーごとではなく、プロジェクト内の機能・役割によりタスクリストを分けて管理する方法も、とても効果的なタスクワールドの使い方のひとつです。メンバーの名前の付いたタスクリストがなくても、各タスクには責任者やフォロワーを設定できるので、「責任者の明確化」は、きっちり果たすことができます。


"全"プロジェクト管理ツール!

このようにシンプルにワークスペースをデザインすることにより、プロジェクト全体像や進捗状況が視覚的にわかり、業務の効率化アップに大いに繋がります。

しかし、タスクワールドの真の強みは、ここで止まりません。

複数プロジェクトをまたがり、各タスク、各メンバーの最新状況を、一つの画面で瞬時に確認できるのが、タスクワールドの凄さの一つです。

タイムライン(ガントチャート)形式で、ワークスペースのすべての状況を一覧できるのは、企業向けに開発された本格プロジェクト管理ツールである、タスクワールドならでは。

timeline
全プロジェクトの進捗状況をガントチャートで確認可。フィルター機能は助かります!

これらの機能を最大限に活用することが、プロジェクトの成功の鍵といえるでしょう。


どのように使うと最大限に活用ができる?

チームの運営スタイルを、なるべくシンプルなかたちで、ワークスペースのデザインで反映させるようにするとよいでしょう。タスクワールドのワークスペースのデザインを作り上げていくことは、チームの運営スタイルの見直し、整理に繋がるかもしれません。

どのような運営スタイルにおいても、各タスクには、出来るだけ、次の設定をすることを忘れないようにしましょう。

タスクの担当者を設定!
タスクの開始日を設定!
タスクの期限を設定!


setting
タスクの基本データの設定を徹底すると、ワークスペースの最新状況を徹底的に管理しやすくなります!

各タスク内では、メンバー同士でコメントの投稿、ファイルのアップロードが可能。また、各タスクにタグを付けたり、タスク内で時間計測ができたり等、様々なことが行なえます。

どの機能もカンタンで直感的な操作で使うことができますが、「担当者」、「開始日」、「期限」の3つの設定を徹底していくだけでも、タスクワールドならではの凄さを実感することができるでしょう。

task
メンバーのリソース空き状況も、「オーバービュー」機能でわかります!


かゆいところに手が届く管理ツール!

ここで最後に一つ...。

実際の仕事の現場では、こういったケースはありませんか?

「このタスクはセールスチームの、アベさんの仕事だけど、アベさんはマーケティング的な仕事にも深く関わっていて、このタスクはマーケティングチームでも管理がされるべき...」

各タスクは、特定のプロジェクト内の特定のタスクリスト内で管理がされるのですが、なんとタスクワールドでは、各タスクを、複数の異なるプロジェクトで管理をする事も可能です!!

double
プロジェクトが異なるからといって、同じタスクをそれぞれに作る必要はありません!


タスクワールドは、機能やワークスペースの参加メンバー数に制限なく、15日間無料でトライアルが可能です。

手厚いカスタマーサポートも評判!気軽にトライアルをスタートされてみては?
twbanner_700x230_ja

〜分刻みのタスク管理も可能にする、待望の新機能がリリース!〜

これまで多くのユーザーの方々から頂いていた、各タスクの時間を計測する機能が遂にリリースされました。タスクごとにストップウォッチが付いたような感じになっており、タスクワールドらしく直感的な操作で、ワークフローの一部にしやすい仕上がりとなっています。

プロジェクト管理ツールが必要なのは、プロジェクトやタスクのボリュームが多くて大変な状況を、少しでも解決するためですよね。タスクワールドは、このタイム計測機能のスタートにより、分刻みでそんな状況の改善を強力にサポートしてくれます!

それでは、このタイム計測機能の基本的な使い方を駆け足で見ていきましょう。


タスクごとに時間を計測

タスクワールドのタイム計測は、各タスクを実行するのに要した時間を計測・集計することのできる機能であり、様々なシチュエーションで便利に使うことができます。

例えば、雑誌や動画などのコンテンツを発信する企画において、各コンテンツのカテゴリーをタスクリストで分けた上で、コンテンツごとにタスクを作成・管理していくケースで見てみましょう。

start
※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

時間を計測したいタスクの詳細画面を開き、「タイム計測」をクリックすると、ストップウォッチのようなミニウインドウが表示されます。緑色のボタンを押すと、計測が開始されます。

anywhere
※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

一度計測がスタートすると、タスク詳細ウインドウから離れても、もちろん計測は続きます。計測をストップする必要がある時は、すぐに停止ができるように、停止ボタンが画面上部に表示されます。

タイム計測機能は、このようにストップウォッチ的に使う以外にも、時間と分をマニュアルで打ち込むことも可能です。

manual
「あっ!ストップウォッチのボタン押し忘れてた!」でも安心!?


計測記録を工数管理に活用!

各タスクリストの上部には、自動集計された時間が表示されます。タスクリストをタスクのカテゴリー分けにしておくと、どのカテゴリーでどれだけ時間がかかったかが、ひと目で分かりとても便利です。

list
※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

タスクワールドといえば、ドラッグ&ドロップによる直感的操作。タスクを別のタスクリストに移動させると、もちろん、そのタスクをドロップした瞬間に、関連するすべてのタスクリストの集計時間が変わります。「タスクワールド、技あり!」と叫んでしまいそうですね!

各タスクで費やした時間が記録された!
タスクのカテゴリーごとの集計時間がわかった!

そうすると、次は各プロジェクトで費やされた時間となりますね。

もちろん、タスクワールドなら、プロジェクト全体で記録された時間を集計する機能もあります。


total
これは、プロジェクトリーダーにとっては貴重なデーター...!

プロジェクト全体で記録された時間は、メンバーごとに詳細を見ることができます。

02
メンバーのリソース状況の把握にも便利に使えます。

更に進むと、各タスクで計測・集計された時間も、確認することができます。


タイム計測機能でプロジェクトリーダーの方は、ストップウォッチを沢山入手できたようで、ファイター魂に更に火がつくのでは?

「ヨーイ、ドン!」で、プロジェクトをサクサク進めていきましょう!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

↑このページのトップヘ