タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:タスク

〜Trelloからタスクワールドへ乗り換える 5つの理由を紹介!〜

Trelloを使っていて物足りないと感じたことはありませんか? チームのオペレーション、自分の仕事スタイルに本当にフィットする、代わりになるツールがないか、まだ探していませんか?

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最近、世界中の様々な企業が、多種多様のプロジェクト管理ツールを経て、Trello(トレロ)からタスクワールドへ移行しています。それらの企業には、誰もが知っている世界のトップ企業も含まれます。

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Trelloは、プロジェクト管理ソフトウェアとして最も知名度が高く、そして完成度の高いツールの一つであることに間違いはありません。しかし、Trelloは、急ピッチ・高レベルで、様々な複雑なプロジェクトをこなし続ける必要のあるチームにとっては、必ずしもベストソリューションではないかもしれません。今日も、そう感じている世界中の多くの企業が、Trelloからタスクワールドに乗り換えています。

ベストソリューションとして、タスクワールドが選ばれる理由とは?

1) 実用性溢れる様々な機能を、視覚的・直感的に使える!
メンバー5人のチームで、タスクボードは仕事の進捗チェックと完了通知だけに使う...。

実際のビジネスの現場では、プロジェクト運営は、こんなシンプルなタスク管理スタイルではすまないと思いませんか?

Trelloと違いタスクワールドでは、各タスクにチェックリストをつけたり、繰り返し行われるタスクにリピート設定をしたり、一つのタスクを、異なる二つ以上のプロジェクト上で管理することができます。

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タスクワールドは、各タスクに関し担当者や期日を設定するといった基本的な操作に加え、実用性に優れた様々な応用機能が備わっています。

・インタラクティブ・ダッシュボード(基本はカンバン形式!)
・ガントチャート、プロジェクトタイムライン
・バーンアップ、バーンダウンチャート
・高度なフィルタ機能
・ファイル管理

2) 高機能は標準機能!
Trelloでは、基本的な機能にプラスしてより高度な機能を使う場合、その追加機能を付けるために、ユーザーは支払いをしなければいけません。

この場合、社内のツールを選定するマネージャーは、追加機能が具体的にどのように会社に貢献するのかを完全に把握した上で、購入を決める必要があります。これは、マネージャーにとって、大きな障壁となりえます。

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タスクワールドの場合、これとは対象的にトライアル段階から、基本的に全ての機能を無料で使うことができるため、トライアル開始から本格導入まで、安心して進めることができます。

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チャット機能、タスクの時間計測、カレンダー表示、ガントチャート、使い勝手バツグンのモバイルアプリ etc...。 全てが実用性に優れた機能であり、全てが高いレベルで提供されてこその、タスクワールド。高機能が標準機能!


3) クリーンで使いやすいインターフェース!
ソフトを決める際、高機能を取るかインターフェースのわかりやすさを取るかの、二者択一に迫られるのが世の常です。高機能であればあるほど、分かりづらく使いにくい。シンプルなインターフェースであれば、機能もシンプル過ぎて、ビジネス用途に使えない...。

ソフトウェアレビューサイト「Capterra」のシニアエディター、レイチェル・バーガー氏は、タスクワールドについてこう述べています。
タスクワールドは非常にシンプルで使いやすいので、デジタルなことが得意でない人でも、少しの時間触っただけで、快適に使い始めることができるでしょう。デザイン面は、本当に素晴らしいですね。もしスティーブ・ジョブズが、ミニマリストをコンセプトとした、タスク管理のアプリを作るとすると、まさにタスクワールドのようなアプリが出来上がるでしょうね。
クリーンでシンプルだから、タスクワールド。

高度な機能がリリースされても、そのミニマリストで使いやすいデザイン性はそのままです。

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4) ファイルの管理がラク!

Trelloの場合、タスクにファイルを添付したり、ファイルを検索することはもちろんできるものの、ファイル名や添付した場所を忘れてしまうと、探すのが本当にひと苦労。ファイルを一元管理できるディレクトリがないからです。

タスクワールドでは、プロジェクトにアップされた全てのファイルは、ひとつの安全なスペースに管理されます。ファイル探しがカンタンで、探す手間がなくなるため、仕事の効率がアップします!

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5) これぞオーバービュー!すべてをまとめて確認可能!

Trelloでは、すべての異なるプロジェクトを纏めたかたちで確認が出来ないため、何にフォーカスを持って取り組むべきかがわかりにくいことがあります。対象的に、タスクワールドでは、すべてのプロジェクトを一つの画面でカンタンに確認することができます。

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タスクワールドにアクセスすれば、その日に優先するべきタスクが何であるか一発でわかります。残った仕事量、完了した仕事量なども、すぐにチェックができます。

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RealBiz社は、病院専用の会計プログラム、「DoctorGo」を開発したスタートアップ企業だ。

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キム・ミラン氏(左)とシン氏(右)

RealBiz社では、開発・営業・カスタマーサービスにいたるまで、すべて4人のチームで運営がされている。だからこそ、効果的なコミュニケーション、メンバー同士の良好な関係が重要となる。同社が社内プロジェクトの管理とコミュニケーションにタスクワールドを活用しているのも、そんな理由からだ。

シニア プロジェクトマネージャーのリー・チャンミン氏、サポートマネージャーのキム・ミラン氏、プロジェクトリーダーのシン・キョウォン氏にお話を伺った。

Q:RealBizについて教えてください。
リー氏:RealBizは病院、それも歯科医に特化した会計プログラムを運営しています。「DoctorGo」により、支出から税金の支払いに至るまで、小規模な病院のあらゆる財務業務を効果的に処理することが可能です。医師が診療に集中できるよう、簡単でシンプルな会計管理ソリューションとして、「DoctorGo」を提供しています。

Q:チームについて教えてください。
リー氏:社長のリー・ソンヒは顧客管理を担当しています。開発部門に2名、そしてカスタマーサポートに1名。全体として、4人で役割分担をしています。デザインの部分は外注しています。

Q:Realbizではどのようにして業務を運営しているのですか?
リー氏:ソリューション開発とプロジェクト管理において、チャット履歴の保存と顧客からのリクエストへの即時対応が何よりも重要です。小規模なグループ内での社内コミュニケーションは、一般的に想像される以上に複雑で難しくなりがちですね。

Q:タスクワールドを始めようと思ったきっかけは?
ミラン氏:タスクワールドを使う前はカカオトークやメール、Googleドライブなどを使ってコミュニケーションをとっていました。メンバー間の会話を共有するのが難しく、スケジュール管理も大変でしたね。

リー氏:仕事の履歴を保存していくこと、作業効率の向上は、起業した当初よりも重要度を増しています。会社としてのオペレーションの枠組みとなるツールが必要であると感じ、様々なツールを試行錯誤でトライアルした結果、最終的にタスクワールドを選びました。

Q:タスクワールドを使って、どんな変化がありましたか?
リー氏:タスクワールドを導入して、すべてがシンプルになりました。プロジェクトの予定、進行状況の確認等、一目で確認ができます。メンバーは行程や結果を相互に共有できるので、見逃したり、同じ作業を繰り返してしまうこともない。導入前に比べると、会社としての仕事の効率が大幅に改善しています。

Q:タスクワールドの機能の中で、特に気に入っている点は?
リー氏:プロジェクトを整理して見れるという点ですね。いつでもカンタンに、プラニングが出来たり進行具合をチェックできるのが、とても便利で気に入っています。

キム氏:私はアラーム機能が気に入っています。メンバー全員の進捗状況を確認できますし、継続してフォローができるので、うっかりミスがなくなりました。メールをメインツールとして仕事をしていた時は、フォローするのが大変でした。

シン氏:私はタグ機能が一番気に入っています。タグ機能を使うと、プロジェクトごとに優先順位付けができるので、説明書きがなくても内容を即座に理解できる。ものすごく役に立っています。

キム氏:同感です。関連するファイルやコメント、リンクをまとめたり管理するのにとても便利です。メールだけでやっていた時は、ファイルやメッセージの場所を見つけるのが大変でした。

Q:どんな業界にタスクワールドはおすすめだと思いますか?
リー氏:当社のように、開発を行う会社に特に効果的なツールだと思います。タイムライン機能を使えば、プロジェクトの進行も一目でチェックできますしね。スケジュール管理が簡単にできるので、マーケティングや会計の分野にも重宝されるツールだと思います。

シン氏:タグ機能は私のチームでも非常に役に立っています。うちでは、「緊急」「バグ」
「問題点」「改善点」「Whaleブラウザ用」と、5種類のタグで優先度を分類しています。こうすることで重要度がすぐにわかります。

Q:RealBiz社の事業において、タスクワールドが果たす役割とは?
シン氏:タスクワールドは、我が社の「調味料」と言えるかもしれません。料理をするとき、美味しくするには調味料が必要でしょう。タスクワールドは我々のビジネスをより効果的に、かつより楽しいものにしてくれる、大事な「調味料」であると感じています。

キム氏:タスクワールドは、会社の「コミュニケーションチャンネル」の役割を担っています。スタッフ間の効果的でスムーズな意思疎通に大いに役立ってくれています。

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〜国際的アニメーターチームは、いかにタスクワールドでコラボを円滑に進めたか?〜


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画像提供協力:Studio Izune


「ここはエヴィアン族が住む世界、雲よりもはるか上空に浮かぶ島々。地表に残された廃墟には、精霊たちが棲んでいた・・・」(「Tree of Life」より)


物語、アート、音楽。抽象的で創造性あふれるアイデアを、雲のなかから取り出して意識の表層へと引き上げるのは、非常にやりがいのある仕事だ。クリエイターなら誰でも認めるように、マルチな才能をもつアーティストとの共同作業は一種の試練ともいえる。バラバラのピースをつなぎ合わせ、期日通りに、アイデアをまとめるというのは、やんちゃなポケモンを飼い慣らそうとするようなものだ。


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画像提供協力:Studio Izune

こうした共同作業の試練を、イズ・イシマ氏ほど見事にやってのけた人物はいない。イシマ氏は、アトランタに拠点を置く、ディレクター兼アニメーターである。世界中の才能あふれる若きアニメーターやミュージシャンが、遠隔共同作業でエキサイティングな作品を作っていく、クリエイター集団「Studio Izune」の生みの親だ。

「Studio Izune」は、アジアのアニメーション技術とノウハウを、アジアを飛び出て実践していきたいという思いから生まれた。

このような自由な発想でチームと仕事ができる環境は、まさに夢のようだと、メンバーのひとりである、ピーター・ハンセン氏は言う。

アメリカに住むイシマ氏は、ハンセン氏のほかにも、イギリス、カナダ、リトアニア、トリニダード、アイルランド、イタリア、シンガポール、中国、ニュージーランドと、様々な国のアーティストたちとも共同作業をしている。彼らは、メールとDropboxを使いファイルを共有しながら、25分間のアニメーション作品「Tree of Life」を、チームとして完成させた。

イシマ氏は、イラストレーターやライターと共同で一つのものを作り上げることは、困難を極めたと言う。ファイル・情報の共有に関しては、アップロードしてはダウンロード、またアップロード。メールでのやり取りは絶え間なく、進行状況を把握するにも一苦労、という状況だったという。プロジェクトの進行は、全くスムーズに行かなかった。

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キャラクタースケッチ 画像提供協力:Studio Izune

複雑に絡み合うプロジェクトの要素を、何とか整理しようとしました。あまりにも、全てがごちゃごちゃだったので、それを解決するツールが必要でした。(イシマ氏)

イシマ氏は、そのツールを探し始めた。チームメンバーがスムーズにファイルを共有しあい、期日に合わせて作業をこなし、コメントやチャットで意見交換ができ、誰が・どんな作業を・いつ行っているのかが視覚的に把握させてくれるツール。

イシマ氏、そしてStudio Izuneにとって、タスクワールドがそのツールであった。スケッチからGIF動画、音楽制作にいたるまで、プロジェクトのあらゆる要素を共同作業できるようになった。「Tree of Life」のテーマ曲も、こうした共同作業によって完成したものだ。

音源提供協力:Studio Izne & デビッド・ヴィタス

タスクワールドを知ったのは、ちょうどTrelloを導入したときでした。Trelloでも、物足りなさを感じていたので、他に代わりを探していた時に、偶然タスクワールドを発見したのです。タスクワールドはすべてを統合できて、しかもビジュアル的にわかりやすい。チームのメンバー全員がひとつのページで作業できるのが、とても気に入っています。(イシマ氏)

タスクワールドの導入により、Studio Izuneは、チームの作業フロー、コミュニケーション、情報整理を、大幅に改良することに成功した。そしてなによりも、チームはより多くの時間を、“雲の上のエヴィアン族と過ごす”ことが可能となった。
メンバー全員の仕事の間を取りもつのに、莫大な時間を費やす必要がなくなりました。タスクワールドを使い、メンバー全員の作業をチェックし、修正が必要なときや期日を設けるときにコメントを残す。今は基本的にはこのルーチンで、プロジェクトが回ります。タスクワールドがあるから、かなりの時間を本来自分がすべき仕事に使える事ができており、とても助かっています!(イシマ氏)

Studio Izune公式 Facebookページは こちら
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〜従来のスプレッドシートやメールから、タスクワールドへの一元化〜


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アリーン・マサート氏/東南アジア支局 デジタルマーケティング リージョナルディレクター
タスクワールドのおかげで、やるべき作業は何なのか、誰が・いつまでに・どのようにするべきか、全員が把握できるようになり、シームレスな仕事が可能になりました。管理職の方には、タスクワールドは断然お勧めします。仕事が格段にやりやすくなりましたし、毎日の貴重な時間をうまく節約することで、効率性の大幅アップを実現することができました。
ラッフルズ、ソフィテル、ノボテル、プルマン。これらは、世界有数のホテル運営会社、アコーホテルズが所有する人気ホテルの一部だ。3,700以上のホテルを運営し、18万人以上の従業員を抱えている、フランス拠点のグローバル企業だ。

2015年には、3日に2軒の割合で新しいホテルをオープンした、という事実からも、同グループの事業規模が伺える。

アコーホテルズの爆発的な成長の多くは、ホスピタリティ業界におけるもっとも活発的な地域のひとつ、東南アジアによるものだ。アリーン・マサート氏は、東南アジアにおけるアコーアジアのデジタルマーケティング事業を統括している。マサート氏は、ホテルの新規開業のプロセスを円滑化したいとかねがね考えていた。


問題点
ホテルの開業は一大プロジェクトだ。複数の部門にまたがって作業しなくてはならない上、期日までに完了させる必要のある、重要なタスクが数多くある。また、チーム全員をつなぐコミュニケーション方法も確立しなくてはならない。

多くのホスピタリティ企業と同様、アコーホテルズもまた、90年代来おなじみの管理ツール、すなわちエクセルとメールを使用していた。

この2つのツールを侮ってはならない。どちらもビジネスのやり方を大きく変えたものだし、今後も世界中のあらゆるビジネスをサポートしてゆくだろう。だが、どちらもプロジェクト管理のために開発されたわけではない。開発された本来の目的においては素晴らしい働きをするが、仕事の組織化は得意分野ではないのだ。

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マイクロソフトのエクセルがプロジェクト管理に最適とされない理由

私たちはホテルの新規開業プロセスをより効率化したいと思っていました。誰もがリアルタイムで進行状況をたどることができる、オンラインソリューションを必要としていました。また、全ドキュメントを整理し、検索を容易にしたいとも考えていました。(マサート氏)
マサート氏は、既存の方法は時間を浪費するばかりで、改良の余地があると感じていた。


解決策
アコーグループが抱えていた、ホテル開業プロジェクトにおける数々の問題を耳にし、私たち、タスクワールドチームは、マサート氏にコンタクトを試みた。視覚的なタスクマネージメント、ファイル共有、そしてチーム間のメッセージ交換を、タスクワールドという1つのアプリケーションに統合することで、グループが抱える問題を解決できるかもしれない、と考えたからだ。さっそくマサート氏に連絡をとり、タスクワールドを紹介した。

タスクワールドチームと共同で、試験的プロジェクトをスタートすることに。こうして、アコーグループとタスクワールドの、建設的パートナーシップがスタートした。

私たち、タスクワールドチームはまず始めに、アコーホテルズのワークフローをタスクワールドのワークスペース上で再現をした。


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ホテル開業ワークプレイスの一例

タスクワールドを導入して以来、確実にチーム内の効率性がアップしています。タスクワールドを社内のオペレーションに取り入れることにより、複雑な作業、仕事のフローがとても円滑になりました。プロジェクトのメンバー全員が、誰が何を、どうやって、いつまでに終わらせるべきか、把握することのできる環境を作れています。(マサート氏)

視覚的なプロジェクト管理
タスクワールドのビジュアルボードは、視覚的にも操作的にも、エクセルのスプレッドシートとは対照的だ。チームは、一つの共有スペース("バーチャル仕事空間")で、各自のタスク(仕事)に関してアップデートを行い、ファイルを共有し、連絡を取り合い、チームメンバーと共に、プロジェクトの進行をチェックする。タスクワールドを業務オペレーションに取り入れた仕事とは、このようなイメージだ。

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ホテル開業のためのマーケティングプロジェクトの一例

タスクワールドを導入する前は、必要な情報をメールで集め、エクセルのシートにチェックリストを作り、マニュアル作業でそれを更新した上で、そのエクセルファイルを、複数の関連者に送信し、それを受信したスタッフは、各自、そのファイルを独自のスタイルで管理していました。タスクワールドを使えば、チェックリストはクリックひとつで更新され、全員に通知されます。またチャット機能のおかげで、ホテル開業における最も忙しい時期の、膨大なメールのやり取りも大幅に減りました(マサート氏)
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タスクワールドのチャット機能により、メールのやり取りを40%以上削減することが可能


タスクワールドの利点
マサート氏に、タスクワールドの機能で特に気に入っている点を聞いてみると、「オーバービュー」ダッシュボードだとの回答を得た。
ひとつの画面上で、すべてのワークスペースでの作業を、一括でチェックできる点が、とても便利で気に入っています(マサート氏)

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タスクワールドの「オーバービュー」ダッシュボード

プロジェクトを管理する立場にあるすべての人に、タスクワールドをおすすめしたいですね。業務オペレーションに取り入れると、毎日の仕事が格段にやりやすくなります!(マサート氏)
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