タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:チャット

〜定期的に発生する仕事のリマインダーとして大活躍!〜

タスクワールドでは、定期的に発生する同じ内容の仕事を、自動的にタスクとして作成する機能が備わっています。

mainrepeat


この「タスクの繰り返し設定機能」を活用することにより、同じ内容のタスクを複数作り、各タスクごとに期限を設定する手間を省くことができます。

今回は、具体的にどのような感じでこの機能が使えるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

------

下の「コンテンツ企画」というプロジェクトに、繰り返し発生するタスクを作成します。

1

2

上のように、「次週の定例会議のアジェンダをリリース」というタスクが作成されました。

タスクの期日設定により、このタスクを「繰り返しタスク」にすることができます。

3
繰り返しの間隔は、このように8つのタイプから選ぶことができます。

このタスクの期日を「2018年2月8日 午前7時」として、繰り返しの間隔には「1週間に一度」を選択してみましょう。

4
毎週繰り返されるタスクとして設定がされました。

これとは別に、今度は「毎月の繰り返し」を、別の新しいタスクで設定してみましょう。

5
「ロンドン支社チームとのマンスリー会議のアジェンダをリリース」というタスクで設定をします。

先程のタスクと同じ要領で、期日を設定してみましょう。

6
このタスクでは「毎月繰り返す」を設定します。

さてさて...。

この2つの繰り返しタスクにおいて、タスクが実際にどのように繰り返されるかを見ていきましょう。

下は、一度目の繰り返しにより、タスクが自動作成された状態です。

7

期日を除き、全く同じ内容のタスクが作成されたことがわかります。

それでは、各タスクの詳細を見てみましょう。

8
毎週の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

左は、先程、毎週繰り返されるように設定したタスクの詳細です。
「毎週繰り返す」という設定が外れているのがわかります。

右は、その設定により、自動作成された新しいタスクです。
「毎週繰り返す」という設定がされているのがわかります。

右のタスクの上の赤い矢印が指しているのは、このタスクの作成日です。
この新しいタスクは、元となったタスクの期日のタイミングにより、作成されたことがわかります。

それでは、「毎月の繰り返し」の方も見てみましょう。

9
毎月の繰り返しが設定されたタスク(左はオリジナルのタスク、右は自動作成されたタスク)

「毎週の繰り返し」と同様に、オリジナルのタスクの繰り返し設定が外され、そのタスクの期日のタイミングで、新しい繰り返しタスクが作成されたことがわかります。

マニュアル操作による作成、繰り返し設定による作成、どちらの場合でも、タスクの作成に合わせ、担当者とフォロワーに通知がされます。そのため、タスクの繰り返し機能は、自動リマインダーとしても使うことができます。

最後に大事なポイントを...。

繰り返し設定されたタスクは、もちろん、期日が過ぎる前に完了処理がされるべきです。
期日前に完了処理がされた場合、完了処理と同時に、新しい繰り返しタスクが作成されます。

.......

以上、タスクワールドの繰り返しタスクに関してでした。

定期的に発生する仕事のリマインダーとして、とても便利な機能です。
ぜひご活用を!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜メールの時間が、プロジェクト進行にダイレクトに繋がります!〜

ビジネスの現場では、毎日、大量なメールが送受信されます。

長いメールをチェックする度に、マウスを使って画面をスクロール...。新しいメールが届く度に、それらのメールの削除やフォルダ分け...。何度も何度も、読んで書かなければいけない、決まった挨拶フレーズ...。

mm


チャットツールやプロジェクト管理ツール等を使うことにより、メール送受信の数を減らす事は可能ですが、メールに費やす一日の時間を限りなくゼロに近づけることは、現実的には難しいものです。

タスクワールドを導入することにより、チーム内で行き交うメール数を劇的に減らすことは可能ですが、そのメールとの連携機能を使うことにより、本来の目的である、仕事の効率化を強力に促進することができます。

タスクワールドは、ブラウザ等による直接アクセスなくして、メールだけで基本操作を行なうことができます。


今日は、タスクワールドのメールとの連携機能を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

------

タスクワールドでは、特定のプロジェクトに属さないタスクを、メモ書きのようにして、タスクカードとして管理できる「ダイレクトタスク」という機能があります。下は、そのサンプルです。

1
ダイレクトタスクは、主に個人のタスク用に使われます。

タスクワールドを開いていない時でも、ダイレクトタスク内に、サッと付箋にメモをするようにして、タスクを作れると便利そうですよね?

ダイレクトタスクには、メールでタスク作成をするためのメールアドレスが用意されています。このメールアドレス宛にメールを送ると、メール送信だけでタスクを作ることができます。

ダイレクトタスク内にタスクを作るための、自分専用のメールアドレスは、ワークスペースのプロパティから確認することができます。

2
ワークスペースのプロパティの「メールによるタスク」で、メールアドレスを確認できます。

このメールアドレス宛にメールを送ると、自分のダイレクトタスク内に新しいタスクを作ることができます。タスクの名前等の要素は、次のようにして設定することができます。

3 copy
メール作成画面の赤丸数字は、次を示しています。

1. メール送信先(メイン):自分のダイレクトタスク内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
4. メールタイトル:タスクの名前
5. メール本文テキスト:タスクの説明文
6. メール添付ファイル:タスクに添付するファイル


では、このメールを送信してみましょう。

4

メールが送信されると、すぐにこのようにタスクが作成されます。メール送信により作成されたタスクには、上の画面のタスクのように「メールから作成」というタグが自動的に付けられます。

さてさて....。

ダイレクトタスクではない通常の各タスクに関しても、メールでタスク作成用のメールアドレスを使い、新たに作成することが可能です。

5
タスクリスト名が表示されている帯の右端の3つの点のボタンをクリック。

上の画面の「メールでタスクを作成する」をクリックすると、そのタスクリスト専用のメールでタスク作成用メールアドレスを確認することができます。

このメールアドレスを使ったタスク作成の方法は、ダイレクトタスクの時と同じです。

ここで一つ大事なポイントがあります。

メール送信によるタスク作成では、ワークスペースに参加していないメンバーを担当者やフォロワーとして設定することはできません。

試しに、下のようにメールを作ってみましょう。

6 copy

1. メール送信先(メイン):このタスクリスト内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
※上の2.は、ワークスペースに参加している人のメールアドレス
※上の3.は、ワークスペースに参加していない人のメールアドレス


では、このメールを送信してみましょう。

7
メール送信により、タスクが作成されました。

このタスクの詳細を見てみましょう。

8

メールのC.C.欄に、メールアドレスを入れておきましたが、このメールアドレスは、このワークスペースに参加していない人のものであるため、この人はフォロワーとして設定されませんでした。

ちなみに、ダイレクトタスクとは違い、プロジェクト内のタスクリストは、個人だけでなく、チームメンバーと共有して使うものとなります。そのため、前述のこのタスクリスト専用のタスク作成用メールアドレスは、ワークスペースに参加する別のメンバーも使うことができます。

9
「京まちお」という別のメンバーが、メール送信によりこのタスクを作ったことがわかります。

さてさて...。

ここまでは、「メール送信によるタスクの作成」を見てきました。

タスクワールドでは、新しいチャットメッセージの通知メールや、タスクへのアサインを知らせる通知メールを受け取ることが可能です。

これらの通知メールに返信することにより、新しいメッセージを投稿することができます。


下の画面では、「京まちお」が「本郷武則」に、プライベートチャットからメッセージを送ろうとしています。

10

下は「本郷武則」のメール画面です。「京まちお」から届いたメッセージの通知メールに、返信をしようとしています。

11

返信メールを送信すると、下のように、タスクワールドのチャット上で、このメール内のテキストが新しいメッセージとして投稿されます。

12

タスクワールドでは、タスクの担当者としてアサインされると、それに関しての通知メールが送信されるように設定することが可能です。

13
タスクがアサインされたことを知らせる通知メール

この通知メールに返信をすると、返信メールのテキストがそのまま、そのタスク内のコメントとして投稿されます。

14
タスクへのアサイン通知メールに返信して投稿された、タスク内コメントのメッセージ

この通知メールへの返信にファイル添付をすると、そのファイルは自動的にタスク内にアップロードされます。
.......

以上、タスクワールドのメール連携機能に関してでした。

基本的な操作に関しては、タスクワールドを開かずに、メール送信だけで行なうことができます。これをフル活用して、さらなる効率化を実現していきましょう!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜チャット機能をフル活用して、コラボをさらに効率化!〜

ビジネスの現場においては、チーム内外様々な人々との細かなコミュニケーションが必要となりますが、企業のために開発されたプロジェク管理総合ツール「タスクワールド」には、高機能なチャット機能も備わっています。

chat

高機能ではあるものの、タスクワールドでのチャットは、テキストベースのコミュニケーションに限定されています。チャット専用アプリとは違い、映像や音声によるチャット機能はあえて実装がされていませんが、それもあり、毎日使われるツールとして最も求められているポイントの一つである、快適な処理スピード・操作性が実現されています。

今日は、タスクワールドのチャット機能を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

------

下は、「八代圭吾」というメンバーのアカウントからアクセスされた、ワークスペースの管理ページです。ワークスペース管理者である八代圭吾を含め、合計5人が参加しているワークスペースであることがわかります。

1

では、「タイムマシン企画2018 」という名前が付けられた、このワークスペースのプロジェクトを開いてみましょう。

2
このプロジェクト(「タイムマシン企画2018 」)のメイン画面

上のスクリーンショットの赤い矢印が指しているボタンをクリックすると、このプロジェクトのメンバーとして登録されているメンバーだけで構成されているグループチャットを開くことができます。

では、このプロジェクトのメンバー構成を確認してみましょう。

3

上の画像の、一番上の赤い矢印が指しているボタンをクリックすると、このプロジェクトの構成メンバー一覧を見ることができます。

その隣のギアアイコンをクリックすると、このプロジェクトの設定を開くことができます。

上の画像では、プロジェクト設定が開かれています。ここでも、プロジェクトのメンバー(プロジェクト管理者 & 一般プロジェクトメンバー)を確認することができます。

4
このプロジェクトのメンバーは合計で4人。その中に「京まちお」は含まれていません。

では、「プロジェクトチャット」ボタンをクリックして、このプロジェクトのプロジェクトチャットを開いてみましょう。

5
画面右側に、プロジェクトチャットが表示されました。

タスクワールドのチャットでは、「@メンション」をすることが可能です。チャットのテキスト入力欄に、半角「@」を入力してメンバーを選ぶと、特定のメンバー宛のメッセージであることを、全メンバーに対して明確にすることができます。

「@」をクリックすると、メンバーの候補が一覧表示されます。

6
左上の赤い矢印が指している地球アイコンは、このプロジェクトが公開設定されている事を示しています。

上のスクリーンショットは、このプロジェクトチャットのテキスト入力欄に、「@」が入力された状態のものです。

ワークスペースメンバーであるものの、このプロジェクトのメンバーではない「京まちお」というメンバーも表示されています。

これは、このプロジェクトが公開設定されているからです。

では、このプロジェクトが非公開設定されている時はどのような感じになるか、見てみましょう。

7
左上の矢印が指しているアイコンがロックになっており、プロジェクトが非公開になっている事を示します。

プロジェクトが非公開となっているので、プロジェクトメンバーでない「京まちお」は候補者リストから外れています。

さてさて...。

各チャットへのアクセスは、画面左の下半分に表示されるアイコンをクリックすることでも可能です。

8
チャットのアイコン画像はカスタマイズが可能です。

このプロジェクトチャットには、時計の画像がアイコンとして設定されています。
クリックすると、画面左側に、チャットが表示されます。

また、チャットでは、いわゆる「既読」が付き、「いいね」等のレスポンスをする事もできます。

9


10

このチャットアイコン表示箇所では、最も最近使われたチャットが優先表示されます。表示できるアイコン数が限られているため、チャットの数が増えていくと、普段あまり使わないチャットは表示がされなくなります。

下のスクリーンショットのように、チャットを「ピン留め」することにより、この箇所に特定のチャットアイコンを常時表示させることが可能です。

11


12
このプロジェクトチャットのアイコンがピン留めされた状態。

さてさて...。

タスクワールドでは、プロジェクトチャットの他に、特定のワークスペースメンバーとの一対一のプライベートチャットも可能です。このスタイルのチャットは、「ダイレクトメッセージ」となります。

また、特定のプロジェクトに関係なく、ワークスペースメンバー複数人と、グループチャットをすることも可能です。このスタイルのチャットは、「(チャット)チャンネル」と呼ばれています。

下のスクリーンショットは、左の吹き出しアイコンをクリックし、特定のチャットをフル画面で見た時の状態です。この状態では、新しいチャンネルとダイレクトメッセージを作ることが可能です。

13
赤い矢印が指している「+」ボタンをクリックすると、新しいチャットの作成が可能。


14

グループチャットであるチャンネルでは、公開・非公開設定が可能です。

15


16

チャンネルの公開状況は、プロジェクトと同様にアイコンで確認することができます。地球アイコンが公開、ロックアイコンが非公開であることを示します。

さてさて...。

使いやすいチャット機能があるものの、タスクワールドを使ったプロジェクト管理の基本は、タスク上でのコミュニケーションであります。

タスクにはコメント機能があり、この機能を使う事でタスク内でチャットを行なうことができます。

17

テキストによるメンバーとのやり取りの内容が、特定のタスクに関連するものであれば、タスク内コメント機能を使い、タスク内でチャットを続けることがオススメです。そうすることにより、特定の案件に関してのやり取りの管理が、よりスムーズになるはずでしょう。

.......

以上、タスクワールドのチャット機能に関してでした。

便利なチャット機能を活用することにより、社内連絡ツールの簡素化を進めていきましょう!

--------------

タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

〜機能ではなく、ソリューションの提供にこだわりを!〜


1-otA34_ShcaOJfr8WJ-Ss_A


本日は、タスクワールド本社 エンジニアチームの「クリス」からの生の声をご紹介します。

...........

ソフトウェアレビューサイト「Capterra」のシニアエディター、レイチェル・バーガー氏は、タスクワールドに関して、こうコメントをして下さいました。
タスクワールドは非常にシンプルで使いやすいので、デジタルなことが得意でない人でも、少しの時間触っただけで、快適に使い始めることができるでしょう。デザイン面は、本当に素晴らしいですね。もしスティーブ・ジョブズが、ミニマリストをコンセプトとした、タスク管理のアプリを作るとすると、まさにタスクワールドのようなアプリが出来上がるでしょうね。
タスクワールドのキーコンセプトの一つは、「多機能でありながらシンプルさをとことん追究」であることもあり、このコメントは、私たちエンジニアチームにとって大きな励みであります。ソフトウェアの世界では、「多機能」と「使いやすさ」は相反する要素であるとよく言われていますが、タスクワールドでは、その既成概念にとらわれないITソリューションの提供に、社員が一丸となって取り組んでいます。

1-2PREG_PNUKxhf-m7DdxmLw

おかげさまで、タスクワールドは世界中の様々な企業で導入がされています。毎日、多くのユーザーの方から好意的なフィードバックを頂いているのですが、それと同時に、開発チームには、ユーザーの方からだけでなく、弊社内の他のチームのメンバーからも、新機能の提案や機能の改善等に関してのリクエストが、頻繁に届いています。新機能を追加したり、既存の機能に修正を加えることは、エンジニアにとっては、莫大な工数を要するタスクになることが多々ありますが、私たちエンジニアチームでは、そのような実際のユーザーの生の声が入る度に、じっくり時間をかけ、なぜそのようなリクエストがされたのかを、とことん話し合います。


何がどこでどのように問題?
新機能の開発・リリースには、常に賛否両論が伴うものです。

本当にこの機能の導入は必要なのか?

フィードバックのほとんどが否定的なコメントなので、この機能は次のアップデートで外すべきか?

否定的なコメントをよく耳にするのは、エンジニアチームの仕事ぶりに問題?もしくは、その機能に関しての基本的コンセプトに問題があるのでは?

私たちのチームは、仕事においてのスピード感を保ちつつ、常にこのように自分たちに問いかけをしながら、開発作業に取り組んでいます。


ユーザーエクスペリエンスを多層検証!
タスクワールドは、架空の会社で働く役割が全く異なる3人のキャラクター(「ベン」、「リンダ」、「ジェフ」)を念頭に、機能の開発に関して考えるようにしています。

1-bI5KCvtGWVXLXBK7gUwHrg

ベンはCEO、リンダは特定のチームのマネージャー、ジェフは実際に個々のタスクの実施を行うチームメンバーです。このキャラクター設定を基に、機能開発に関し、以下のように検証をします。

リンダの要望に応えて開発した機能は、カスタマーからの評判が芳しくない。
機能の実装に満足しないカスタマーは、リンダとは違った観点でタスクワールドを利用していないか?

リンダはその機能に満足をしているものの、その機能によりジェフの仕事力・生産性に悪影響を及ぼしていないか?そうだとすると、一番の問題は機能自体にあるのではなく、ユーザーエクスペリエンス、その機能の提供のされ方にあるのではないか?

そうだとすると、その機能はジェフのような立場でタスクワールドを使うユーザーには提供されるべきではなく、リンダのように、その機能が実際に役に立つ立場にあるユーザーのみに提供されるべきである。

もしリンダが、その機能を気に入らず全く使うことがないのであれば、もちろん、CEOであるベンのユーザーエクスペリエンスもこの検証に取り入れた上で、その機能に関してもう一度ゼロから考え直す...。

タスクワールドのオフィスでは、実際にこの3人の架空のキャラクターをパネルにしており、常に様々な観点で、「タスクワールドはどうあるべきか」を、アツく議論しています!

1-r8ABXnREd3PGbl1lOmzQcA


機能の豊富さではなく、ソリューションを提供!
「機能を増やすことにより、その分、より高くソフトウェアを販売できる」と考えるソフトウェア会社がありますが、タスクワールドは、その様なコンセプトで商品を提供していません。タスクワールドは、技術者が開発した機能を売るのではなく、企業がよりスマートにプロジェクトの管理・実行に取り組めるためのツール、「ソリューション」を提供するビジネスモデルです。

このタスクワールドの会社としての姿勢は、エンジニアとしてのハードルを上げるものであり、エンジニアチームは毎日苦労を重ねていますが、それと同時に、高いレベルでの仕事満足度につながっています。

ユーザーの方々からのフィードバックを基に機能改善に取り組んでいますが、多くのユーザーの方から好評を頂いている「チャット機能」は、Slackとの連携機能リクエストの検証を経て、実装されました。

Slackとの連携に関するリクエストは、多くのユーザーの方々から届いており、エンジニアチームは、そのサポート開始を前向きに考えました。慎重な検証の結果、Slackは他社ツールとの連携機能が限定的であることもあり、連携をスタートすると、タスクワールドがユーザーのために追求する「シンプルな使いやすさ」の向上に繋がらないと判断をし、少なくとも当面の間は、実装はしないことになりました。この検証結果で生まれたのが、タスクワールドのビルトイン「チャット機能」です。

1-c5MherAmuH1ZKOSaiHu1Rg


以下は、私たちエンジニアチームが常に念頭においているポイントです。

1. 使いやすいシンプルさは、最も大事な機能!

2. 機能の改善・新機能の追加は、ユーザー目線で多層検証を行う!

3. 機能ではなく、ソリューションの提供にとことんこだわる!



皆様からのタスクワールドに関してのフィードバック、お待ちしております!
twbanner_700x230_ja

〜11店舗、25,000人の顧客、500,000枚のピザ。事業の成功を支える影のレシピとは?〜


始めはほんの思いつきだった。マーケティングの授業でパンやお菓子を焼く機械を思いついたのがきっかけだった。やがてさまざまなプロジェクトへと形を変え、学位を取得し、最終的には空気熱で焼くセルフサービス式「ピザ釜」のコンセプトへたどり着いた。こうして、3人のヴェルス工科学校の卒業生によって、BistroBox社が2009年に誕生した。


box1
BistroBoxの創始者。左から:ユルゲン・トラクスラー、クラウス・ハーベル、デビッド・キースリンガー


起業から数年で、会社は見事に成功を収め、フランチャイズの数は現在も増え続けている。


新しい食文化のコンセプト
BistroBoxは、24時間365日、カスタマーがボタンひとつでピザをオーブンでいちから焼き上げるという、まったく新しいコンセプトの店舗だ。300℃のオーブンでたった2分。こだわりは素材のクオリティ。美味しいピザに加え、コーヒーや紅茶、スナックも常備し、無料WiFi、スピード写真ブースまで併設している。

現在、オーバーエスターライヒ州に11店舗を構える同社は、オーストリア国内でフランチャイズ・パートナーや新店舗の候補地を探している。近々、フライシュタッドとウィーンにも開業する予定だ。


タスクワールドで効率的なプロジェクト・チーム管理を実現!
box4
企業の成長には常に試練がつきものだ。チームマネージメント、増え続けるプロジェクトやタスクの管理、作業の優先順位や社内での意思疎通。BistroBoxもまた同じような問題に直面した。
立ち上げメンバー全員は、会社の成長と改善のために、毎日働きづめです。ある日、状況を改善するツールが必要だと思ったんです。
(BistroBox共同創始者 クラウス・ハーベル氏)

効果的なチームマネージメントは、ともすれば膨大な時間も手間もかかるし、従来のようなメールや手書き文書で管理していくのは難しい。
タスクワールドを使う前はメールで作業を割り振っていましたが、理想的ではありませんでした。会社が成長するにつれ、いまこそ改善するタイミングだと悟ったのです(ハーベル氏)
会社全体で起きていること、誰がどんな作業をし、いつまでに作業を完了する必要があるのかを把握するのに、ハーベル氏は苦労した。
スケジュール管理だけでなく、効率的な作業分担も悩みの種でした。タスクワールド導入前に抱えていた一番の問題は、どの作業が誰によってなされ、どの作業がまだ手付かずなのか、まったく把握できなかったことです。そのような状況の中、各タスクに優先順位をつけることは、非常に大変でしたね。(ハーベル氏)
タスクワールドを活用することにより、BistroBox社の仕事は確実に効率化していき、社内メールの数も大幅に減少した。社員は優先度の高い作業に集中し、社内の状況をつぶさに追うことができるようになった。
社内メールのやりとりは、劇的に減りました。メンバーへの作業分担や進行管理も、いまでは完璧に行われています。おかげで、会社として事業やプロジェクトの全体像を描けるだけでなく、社員一人ひとりが、取り組むべき事柄を把握できるようになりましたね。(ハーベル氏)
box5
BistroBox 共同創始者でCEOを務めるクラウス・ハーベル氏


BistroBox公式サイト: http://www.bistrobox.com
twbanner_700x230_ja

↑このページのトップヘ