タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:テンプレート

〜タスクワールド導入事例のご紹介:株式会社アイ・ピー・エス〜

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1997年の創業以来20年間SAP専業で活動を続けている株式会社アイ・ピー・エス(IPS)。SAP社が提供するSAP ERPの導入・本番稼働後のシステム運用・保守サポートにおいて、お客様の業務改革を支援する企業です。

タスクワールド導入を決めた経緯や、利用方法、使い心地について、コンサルティング事業部 東京本社統括中島辰也さん、事業開発部 岡本隆大さんにお話を伺いました。

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株式会社アイ・ピー・エス 中島辰也さん(左)と岡本隆大さん(右)

タスクワールド導入から2ヶ月ほどですが、現在、どのような使い方をしていますか?

中島さん: 私は、プロジェクトマネージャーを担当していますが、私以外のプロジェクトに関わるメンバー含めて全員が使用しています。以前は、プロジェクトのメソッドやノウハウは、エクセル的なもので管理していましたが、タスクワールドに乗せ換えていこうと考えています。

弊社は、SAPのテンプレートと導入メソッドのテンプレートを持っていますが、導入メソッドをタスク化して、タスクワールドの中に入れよう!と考えています。そして、このメソッドを標準にしたいというのが導入の目的です。

エクセルで管理していたものを、クラウドを利用し、マルチロケーションでみんなが開発できる、仕事がしやすくなる環境を整えたいと思っています。

岡本さん: 会社に来て、パソコンを開いたらまず、タスクワールドを立ち上げます。タスクワールドは毎日使用していますし、メールよりも使用頻度は高くなっています。

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仕事のやり方は変わりましたか?

岡本さん:以前は、期限を入れてもエクセルでチェックすることすら忘れてしまって、見落としもよくありました。タスクワールドは、「今日が期限ですよ!」とメールでリマインドしてくれるのでとても助かっています。自分でリマインドの仕組みを作らなくていいのは、とてもありがたいです。タグを上手く使いながら、各業務はタスクとしてタスクワールド上で管理しています。

中島さん:お客様とのセッションの登録もタスクワールドを使っています。セッションをタグにしていて、タグで抽出することで、セッションのスケジュールチェックをしています。タグ付けをすると、タグで抽出して一覧にできるので、チェックしやすいと感じています。

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IPS様ならではのタスクワールドの使い方を教えていただけますか?

中島さん:弊社は、東京と大阪に本社を構えています。プロジェクトは、東京と大阪のいろいろな部署が集まって進めて行くものなので、どこにいてもリアルタイムで同じものを一緒に管理できるツールは役立ちます。お客様にもIDを渡しますし、お客様にもタスクを入れたりしています。今は、自分が関わるプロジェクトだけで使用していますが、いずれは会社全体で使っていきたいと考えています。

岡本さん:お客様にIDを渡しているので、ヒアリングに伺う前にあらかじめサブタスクに確認事項を入れたり、スケジュールを入れたりといった使い方もできます。セッション終了時には、資料のファイルもアップして、プロジェクトの流れがすべて確認できるようにしています。

中島さん:タスクって一言でまとめていますが、考え方としては、課題も、セッションも、開発するプログラムもすべてがタスクだと思っています。そして、それらに取り組むために行うべき作業をサブタスクに放り込んでいきます。そのタスクに対して成果物をあげていくわけです。これをお客様にリアルタイムに見せたいと考えています。

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タスクワールドを使う上で、ルールなどを具体的に決めていますか?

中島さん:プロジェクトなので、使い方を統一し、標準化して使うことが大事だと思っています。そのためには、ルールを決めなければなりません。弊社は、タスクを入れる階層や、ネーミングルールなど様々なルールを決めています。ただ単に自分たちのタスクを管理するという使い方ではなく、“システマティック”に管理することが大切だと考えています。例えば、セッションが終わったら必ずラップアップするのですが、特記すべき事項や発生した課題については必ず記録を作成します、その資料は、セッションのタスクに貼り付けるなど、運用もきちんと決めています。課題や資料との連携が取れるようなルールも作っています。とはいえ、一般的なタスクももちろんあるので、そういうものはジェネラルタスクに切り出して使っていますね。

タスクワールド導入時に比較したツールなどはありますか?

中島さん:数社比較しました。複雑なことをやりたいわけではなく、導入目的ははっきりしていたので、欲しい機能が最低限揃っていること、値段をチェックしました。値段と機能。ツールを選別する上で、この2つの比較ポイントは基本かなと思っています。重要なのは、やりたいこと(目的)のためにこのツールを、どのように使っていくのかということですよね。プロジェクトを効率よく管理・進行していくためのものなので、規則正しく使っていこうと考えています。人のタスクでも、見れば内容がすぐに把握できるというレベルのシステム化・効率化を目指しています。岡本さんは、タスクワールドが好きで、楽しんで使っているよね?いつもタスク上がってるもんね(笑)

岡本さん:はい。好きですね。会社に来たら、まずタスクワールドをチェックします。見る頻度が多いので、背景の画像設定も真っ先にやりました(笑)。もちろん、スマホでも毎日使っています!

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スマホではどのような使い方をしていますか?

中島さん:タスク登録に使っています。お客様と打ち合わせが終わって、直帰したい!というときに、メモ代わりに登録するという使い方です。外でPCを立ち上げるのは面倒ですから。入力とメッセージ確認しか使ってないので、スマホに関しては細かい機能は必要ないと思っています。

岡本さん:私の使い方は通知チェックだけです。必要であれば、PCを開こうかなと思います。スマホの画面で作業しようとは思わないので、タスクワールドモバイルアプリのシンプルな機能で十分です。

中島さん:そうですね。携帯でタスクワールドを使うのは、備忘録、通知チェックのためです。スマホでもこんなこと、あんなことができますといった機能の多さは不要と思っています。

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タスクワールドのような総合タスク管理ツールの導入を検討している会社に対して、アドバイスはありますか?

岡本さん:プロジェクトをなんのために作るのか、なんの単位で作るのかを整理した上で、各自がもれなくタスクを入力していく、それだけで十分だと思います。

中島さん:使うイメージがわかなければ、有効活用はできません。やりたいことをしっかりとイメージできれば、タスクワールドをどのように使っていくのかが見えてきます。使い方のルール化は大切です。後から入って来た人でも、すぐに使いこなせるシンプルさも必要だと思います。実際、岡本さんもプロジェクトチームに一番最後に入って来た人ですが、一番使っている人なんです(笑)。

岡本さん:他の人のタスクを参考にすれば、チーム内でのタスクの作り方、管理方法はすぐにわかりました。はじめてタスクワールドを使うという人でも、弊社のタスク管理術にはすぐに慣れると思います。とても使いやすいと感じました。体験者談です(笑)。

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〜個々のタスクの目的と役割がはっきりしている、リクルーティング会社にもオススメ!〜

HR team on Taskworld

HRやリクルーティング関連の職場では、会社としての大きな目標を達成するための、個々の目的、スタッフごとの役割が、比較的明確である傾向があります。

「この日までに、XXX部に◯◯◯人を採用」といった感じに、必須事項がはっきりと提示できることもあり、HRやリクルーティング関連は、プロジェクト管理ツールの導入により大幅な業務効率改善を期待できるフィールドの一つです。

国内外で、様々な分野・業種の企業により導入がされている、タスクワールド。

HRやリクルーティング関連の職場でも、これまで大いに業務効率・ワークフローの改善に貢献してきています。

各企業、各チームは、各自ユニークなスタイルでタスクワールドを利用していますが、その使い方・運用方法は、使い続ける中で徐々に洗練化されていきます。

今日は、HRやリクルーティング関連でのベーシックな使い方のサンプルを、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

タスクワールドの基本は、「一つのワークスペースをバーチャル仕事空間として、その中で、プロジェクトを立ち上げ、プロジェクトごとに関連するタスクをこなしていく」であります。

採用関連のプロジェクトを作ってみましょう。


project make
この画面で設定する項目は、プロジェクト作成後、いつでも変更可能です。

プロジェクトは、「公開」または「非公開」設定をすることができます。「公開」が設定された場合は、ワークスペースに入っている全メンバーが、そのプロジェクトにアクセスすることができるようになります。「非公開」にした場合は、そのプロジェクトにメンバーとして参加していないメンバーからは、プロジェクト自体が見えなくなり、アクセスが全くできなくなります。HR関連のプロジェクトの場合は、「非公開」設定がベストなケースが多いかもしれませんね。

プロジェクトが作成されると、そのプロジェクトのメイン画面に突入です!

task card move
「タスクリスト」を使ったタスク整理が、タスクワールドを効果的に利用する上での大きなカギとなります!

上の様な感じで、「タスクリスト」は部署ごとに分けてみました。個々のタスクの名前は、各部署の採用候補者名としています。

ホワイトボードに候補者の名前を貼り出したみたいですね!

まさに本当の付箋のように、各タスクは、ドラッグ&ドロップ操作で、移動させることが可能です。

各タスクを左クリックすると、そのタスクの詳細情報が、画面➞側に表示されます。

task candidate detail screen
画面右に、左クリックしたタスクの詳細が表示されました!

タスクワールドを最大限有効活用するためには、タスクの「開始日」、「期日」、「担当者」、「フォロワー」、「タグ」の設定が肝となります。忘れずに、「パッ、パッ、パッ!」と、マウスクリックでササッと設定しましょう!

下は、このタスク詳細の下部です。

check list
タスク内でコメントを投稿しあう事もできます。タスク内チャットですね!

このように、各タスクにはチェックリストを付けることができます。リストの項目ごとに担当者を選べるのは、これまた便利!

タスク内のコメント投稿機能では、ファイルを添付することも可能です。

ファイルの添付も視覚的・直感的!添付したいファイルを、タスクの上にドラッグ・アンド・ドロップするだけでいいんです!

resume
履歴書がタスクに添付された状態。履歴書がプレビュー表示されているのが、わかりやくて便利!


プロジェクト内のタスクは、いわゆるガントチャート形式で、進捗状況をひと目でチェックすることができます。

いきなりでしたが、これはタスクワールドの醍醐味の一つですよね。


timeline
各タスクのバーをクリックすると、そのタスクの詳細が画面右側に表示されます。


また、下のような表示形式で、タスクリストごとに進捗状況を見ることも可能です。

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多角的にプロジェクを管理できるのは、本当に便利!

「2018年 特別採用企画」という特定のプロジェクトを見てきましたが、タスクワールドでは、複数の異なるプロジェクトをまたがって、進捗状況を確認することができます。

下をご覧あれ!

overview filter
様々な要素で絞込ができるのです。


全てのプロジェクト、全てのタスクを対象に絞み、必要情報をゲット!

全てを対象とした最新状況チェックは、ガントチャート形式でも可能です。



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すべてを対象にガントチャート進捗管理!これがタスクワールドの力!


さて...。

これまでは、タスクリストを部署で分け、各タスクは採用候補者名として運営をする例を見てきました。

それは、タスクワールドの使い方の、ただの一例に過ぎません!

下のような、「タスクリストを採用候補者で分け、各タスクは、その候補者の採用・不採用が決まるまでの必須ステップ」にする使い方も効果的かもしれませんね。

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候補者ごとに必要な仕事がひと目で分かる運営スタイルです。

候補者ごとに必要なステップは、ほとんどの部分をテンプレート化できるのではないでしょうか?。

タスクワールドなら、一度作ったワークフローをテンプレートとして繰り返し使うことができます。


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テンプレート化が可能!


ザクッと駆け足で、使い方の例を見てきましたが、いかがでしたか?

人事・採用・HRのお仕事をされている方は、ぜひ一度、タスクワールドを使ってみてください!

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〜効果抜群!プロジェクトのテンプレート戦術!〜

日本においても、様々な業種、様々な企業で本格導入がされているタスクワールド。

タスクワールドは、主に企業での利用を前提に作られた総合プロジェクト管理ツールですが、高校、大学、専門学校、資格スクール、スポーツ関連スクールなどの、「学び」を提供する場所のオペレーションツールとしても、大いに力を発揮します。

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タスクワールドを企業や学校のオペレーション基盤にするということは、仕事の流れを「ワークスペース」上に整理することであります。タスクワールドの基本は「ワークスペース」であり、このワークスペースを、実際のオフィスのようにして、様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内で、様々なタスクがメンバーにより取り組まれます。

「学び」が提供される場所、いわゆるスクールは、大きく分けて、「知識や技能を学ぶ人=生徒」、「知識や技能を伝授する人=講師」、そして、その学びの場所をメンテナンスする「運営チーム」の、3つの異なる機能により成立されていると言われています。

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さて....。

今年は、一足早く冬が来てしまったような気候となっていますが、なにはともあれ、今は秋真っ只中。ちょっと異常な感じのする、この毎日の寒さと雨は一時的なものであると信じましょう。

秋といえば、食欲!
秋といえば、読書!
秋といえば、スポーツ!


みんなが好きな秋らしい秋の毎日は、今年も必ずやってきます!

ということで今日は、少し強引な感じもしますが、スポーツ関連スクールにおいて、タスクワールドがどのように役立つのか、ある便利な機能をテーマに駆け足で見ていきましょう。


Let's スタート!

ワークスペースを会社の本当のオフィスのように使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内の細かいタスクにメンバーが取り組む。それが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクトの立ち上げ方は、小泉元首相も歌っていたようにいろいろです。組織の機能別に立ち上げてもよし。イベント的な企画事に立ち上げてもよし。

スポーツ関連スクールは、秋冬、春夏といった感じに、季節ごとにコース内容が変わったり、新しい生徒や講師がスタートします。

その様な場合は、「秋冬」、「春夏」といった感じに、シーズンごとにプロジェクトを立ち上げると効果的かもしれません。

シーズンごとにプロジェクトに取り組むかたちとなりますが、多くの場合において、各シーズン、やらなければいけないことや、仕事の流れは大体同じものとなるはずです。

その場合、プロジェクト管理ツール上で、各プロジェクトのワークフローを一から作るのは大変ですよね。

ですが、タスクワールドでは、仕事の流れをテンプレートとして保存できるので、その手間を省くことができます。

手間が省けるだけでなく、テンプレートを基に各プロジェクトの仕事を進めていくことにより、ある程度決まった仕事の流れを、どんどん効率化、どんどん洗練化させることができるのです。

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小泉元首相


タスクワールドの仕事術、ここにあり。


下の画面は、ワークスペース(バーチャル仕事空間!)の例です。

プロジェクトとして、「スクールテンプレート」なるものを作っておいたので、サラッと見てみましょう!

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基本的な仕事の流れをテンプレートとしてまとめておきました。


「スクールテンプレート」プロジェクトを開いてみました。


2
3つのタスクリストに分けて、想定される必要タスクを整理しておきました。


「コース運営」のタスクリストには、募集関連以外の仕事を入れたのですが、すべて定期的に行われることなので、タスクワールドならではの、「タスクの繰り返し機能」を設定してあります。


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こりゃ便利。スクール受付デスクの付箋と蛍光ペンが減りそうですね。ア●ク●さん、ごめんなさい!


なぜこのプロジェクトがテンプレートとして使えるかというと、各タスクリストは複製を作れるからです。ポン、ポン、ポンとマウスをクリックするだけで、プロジェクト内にタスクリストの複製(コピー)を作ることができます。


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スクールが複数ある場合は、このような感じにスクールごとにタスクリストを作るのも良いかも?


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この場合は、埼玉県専用のプロジェクトを立ち上げておき、そこに移動するのが良い?


「タスクリストのコピーをイチイチ作るのは面倒くさい!」

...、と感じる人は、プロジェクトそのままの複製を作ると良いでしょう。

そんなことが出来るのも、タスクワールド。
出来なければ、タスクワールドとは言えません。(ですよね!)


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テンプレートとして作ったプロジェクトの複製を作り、それをカスタマイズしていくと効率的です!


さて...。

下は、この「スクールテンプレート」プロジェクトです。
「募集」、「期間限定」、「運営部」などのタグを、該当するタスクに設定しておきました。

タグは、無制限にオリジナルのものを作ることが可能です。

なぜ、タグを設定しておいたかというと...。


2
「カラフルで見やすくなるから!」だけが、理由ではないんですよね〜。


タスクワールドといえば、プロジェクトをまたぎ、ワークスペースの最新状況をいつでも確認できる、「オーバービュー機能」!

タグでフィルターをかけて、仕事の進み具合を、様々な角度から確認することができます。

だから、タスクにタグを付けることはオススメなのです!


overview
「オーバービュー」は、タスクワールの代名詞的機能!


.....

今回ご紹介した、「プロジェクトの運営術=タスクワールドの使い方」は、星の数ほどある使い方の一例にすぎません。

もっともっと優れた使い方は、必ずあります!

ベストな運営術とは、会社やスクールによって大きく変わってくるでしょう。

他校に教えたい(絶対教えたくない?)タスクワールド運営術、攻めの姿勢でどんどん開発されてはいかが?

それは、スクールの運営を洗練化することにイコールするはずです!

そして、何よりも今は...

スポーツの秋ですから!


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