タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:テンプレート

〜個々のタスクの目的と役割がはっきりしている、リクルーティング会社にもオススメ!〜

HR team on Taskworld

HRやリクルーティング関連の職場では、会社としての大きな目標を達成するための、個々の目的、スタッフごとの役割が、比較的明確である傾向があります。

「この日までに、XXX部に◯◯◯人を採用」といった感じに、必須事項がはっきりと提示できることもあり、HRやリクルーティング関連は、プロジェクト管理ツールの導入により大幅な業務効率改善を期待できるフィールドの一つです。

国内外で、様々な分野・業種の企業により導入がされている、タスクワールド。

HRやリクルーティング関連の職場でも、これまで大いに業務効率・ワークフローの改善に貢献してきています。

各企業、各チームは、各自ユニークなスタイルでタスクワールドを利用していますが、その使い方・運用方法は、使い続ける中で徐々に洗練化されていきます。

今日は、HRやリクルーティング関連でのベーシックな使い方のサンプルを、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

タスクワールドの基本は、「一つのワークスペースをバーチャル仕事空間として、その中で、プロジェクトを立ち上げ、プロジェクトごとに関連するタスクをこなしていく」であります。

採用関連のプロジェクトを作ってみましょう。


project make
この画面で設定する項目は、プロジェクト作成後、いつでも変更可能です。

プロジェクトは、「公開」または「非公開」設定をすることができます。「公開」が設定された場合は、ワークスペースに入っている全メンバーが、そのプロジェクトにアクセスすることができるようになります。「非公開」にした場合は、そのプロジェクトにメンバーとして参加していないメンバーからは、プロジェクト自体が見えなくなり、アクセスが全くできなくなります。HR関連のプロジェクトの場合は、「非公開」設定がベストなケースが多いかもしれませんね。

プロジェクトが作成されると、そのプロジェクトのメイン画面に突入です!

task card move
「タスクリスト」を使ったタスク整理が、タスクワールドを効果的に利用する上での大きなカギとなります!

上の様な感じで、「タスクリスト」は部署ごとに分けてみました。個々のタスクの名前は、各部署の採用候補者名としています。

ホワイトボードに候補者の名前を貼り出したみたいですね!

まさに本当の付箋のように、各タスクは、ドラッグ&ドロップ操作で、移動させることが可能です。

各タスクを左クリックすると、そのタスクの詳細情報が、画面➞側に表示されます。

task candidate detail screen
画面右に、左クリックしたタスクの詳細が表示されました!

タスクワールドを最大限有効活用するためには、タスクの「開始日」、「期日」、「担当者」、「フォロワー」、「タグ」の設定が肝となります。忘れずに、「パッ、パッ、パッ!」と、マウスクリックでササッと設定しましょう!

下は、このタスク詳細の下部です。

check list
タスク内でコメントを投稿しあう事もできます。タスク内チャットですね!

このように、各タスクにはチェックリストを付けることができます。リストの項目ごとに担当者を選べるのは、これまた便利!

タスク内のコメント投稿機能では、ファイルを添付することも可能です。

ファイルの添付も視覚的・直感的!添付したいファイルを、タスクの上にドラッグ・アンド・ドロップするだけでいいんです!

resume
履歴書がタスクに添付された状態。履歴書がプレビュー表示されているのが、わかりやくて便利!


プロジェクト内のタスクは、いわゆるガントチャート形式で、進捗状況をひと目でチェックすることができます。

いきなりでしたが、これはタスクワールドの醍醐味の一つですよね。


timeline
各タスクのバーをクリックすると、そのタスクの詳細が画面右側に表示されます。


また、下のような表示形式で、タスクリストごとに進捗状況を見ることも可能です。

burndown
多角的にプロジェクを管理できるのは、本当に便利!

「2018年 特別採用企画」という特定のプロジェクトを見てきましたが、タスクワールドでは、複数の異なるプロジェクトをまたがって、進捗状況を確認することができます。

下をご覧あれ!

overview filter
様々な要素で絞込ができるのです。


全てのプロジェクト、全てのタスクを対象に絞み、必要情報をゲット!

全てを対象とした最新状況チェックは、ガントチャート形式でも可能です。



pro gan
すべてを対象にガントチャート進捗管理!これがタスクワールドの力!


さて...。

これまでは、タスクリストを部署で分け、各タスクは採用候補者名として運営をする例を見てきました。

それは、タスクワールドの使い方の、ただの一例に過ぎません!

下のような、「タスクリストを採用候補者で分け、各タスクは、その候補者の採用・不採用が決まるまでの必須ステップ」にする使い方も効果的かもしれませんね。

another way
候補者ごとに必要な仕事がひと目で分かる運営スタイルです。

候補者ごとに必要なステップは、ほとんどの部分をテンプレート化できるのではないでしょうか?。

タスクワールドなら、一度作ったワークフローをテンプレートとして繰り返し使うことができます。


task list as template
テンプレート化が可能!


ザクッと駆け足で、使い方の例を見てきましたが、いかがでしたか?

人事・採用・HRのお仕事をされている方は、ぜひ一度、タスクワールドを使ってみてください!

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〜効果抜群!プロジェクトのテンプレート戦術!〜

日本においても、様々な業種、様々な企業で本格導入がされているタスクワールド。

タスクワールドは、主に企業での利用を前提に作られた総合プロジェクト管理ツールですが、高校、大学、専門学校、資格スクール、スポーツ関連スクールなどの、「学び」を提供する場所のオペレーションツールとしても、大いに力を発揮します。

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タスクワールドを企業や学校のオペレーション基盤にするということは、仕事の流れを「ワークスペース」上に整理することであります。タスクワールドの基本は「ワークスペース」であり、このワークスペースを、実際のオフィスのようにして、様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内で、様々なタスクがメンバーにより取り組まれます。

「学び」が提供される場所、いわゆるスクールは、大きく分けて、「知識や技能を学ぶ人=生徒」、「知識や技能を伝授する人=講師」、そして、その学びの場所をメンテナンスする「運営チーム」の、3つの異なる機能により成立されていると言われています。

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さて....。

今年は、一足早く冬が来てしまったような気候となっていますが、なにはともあれ、今は秋真っ只中。ちょっと異常な感じのする、この毎日の寒さと雨は一時的なものであると信じましょう。

秋といえば、食欲!
秋といえば、読書!
秋といえば、スポーツ!


みんなが好きな秋らしい秋の毎日は、今年も必ずやってきます!

ということで今日は、少し強引な感じもしますが、スポーツ関連スクールにおいて、タスクワールドがどのように役立つのか、ある便利な機能をテーマに駆け足で見ていきましょう。


Let's スタート!

ワークスペースを会社の本当のオフィスのように使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内の細かいタスクにメンバーが取り組む。それが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクトの立ち上げ方は、小泉元首相も歌っていたようにいろいろです。組織の機能別に立ち上げてもよし。イベント的な企画事に立ち上げてもよし。

スポーツ関連スクールは、秋冬、春夏といった感じに、季節ごとにコース内容が変わったり、新しい生徒や講師がスタートします。

その様な場合は、「秋冬」、「春夏」といった感じに、シーズンごとにプロジェクトを立ち上げると効果的かもしれません。

シーズンごとにプロジェクトに取り組むかたちとなりますが、多くの場合において、各シーズン、やらなければいけないことや、仕事の流れは大体同じものとなるはずです。

その場合、プロジェクト管理ツール上で、各プロジェクトのワークフローを一から作るのは大変ですよね。

ですが、タスクワールドでは、仕事の流れをテンプレートとして保存できるので、その手間を省くことができます。

手間が省けるだけでなく、テンプレートを基に各プロジェクトの仕事を進めていくことにより、ある程度決まった仕事の流れを、どんどん効率化、どんどん洗練化させることができるのです。


タスクワールドの仕事術、ここにあり。


下の画面は、ワークスペース(バーチャル仕事空間!)の例です。

プロジェクトとして、「スクールテンプレート」なるものを作っておいたので、サラッと見てみましょう!

1
基本的な仕事の流れをテンプレートとしてまとめておきました。


「スクールテンプレート」プロジェクトを開いてみました。


2
3つのタスクリストに分けて、想定される必要タスクを整理しておきました。


「コース運営」のタスクリストには、募集関連以外の仕事を入れたのですが、すべて定期的に行われることなので、タスクワールドならではの、「タスクの繰り返し機能」を設定してあります。


repeat
こりゃ便利。スクール受付デスクの付箋と蛍光ペンが減りそうですね。ア●ク●さん、ごめんなさい!


なぜこのプロジェクトがテンプレートとして使えるかというと、各タスクリストは複製を作れるからです。ポン、ポン、ポンとマウスをクリックするだけで、プロジェクト内にタスクリストの複製(コピー)を作ることができます。


fukusei


fukuseidekita


namae kae
スクールが複数ある場合は、このような感じにスクールごとにタスクリストを作るのも良いかも?


idousaki
この場合は、埼玉県専用のプロジェクトを立ち上げておき、そこに移動するのが良い?


「タスクリストのコピーをイチイチ作るのは面倒くさい!」

...、と感じる人は、プロジェクトそのままの複製を作ると良いでしょう。

そんなことが出来るのも、タスクワールド。
出来なければ、タスクワールドとは言えません。(ですよね!)


projectk fukusei
テンプレートとして作ったプロジェクトの複製を作り、それをカスタマイズしていくと効率的です!


さて...。

下は、この「スクールテンプレート」プロジェクトです。
「募集」、「期間限定」、「運営部」などのタグを、該当するタスクに設定しておきました。

タグは、無制限にオリジナルのものを作ることが可能です。

なぜ、タグを設定しておいたかというと...。


2
「カラフルで見やすくなるから!」だけが、理由ではないんですよね〜。


タスクワールドといえば、プロジェクトをまたぎ、ワークスペースの最新状況をいつでも確認できる、「オーバービュー機能」!

タグでフィルターをかけて、仕事の進み具合を、様々な角度から確認することができます。

だから、タスクにタグを付けることはオススメなのです!


overview
「オーバービュー」は、タスクワールの代名詞的機能!


.....

今回ご紹介した、「プロジェクトの運営術=タスクワールドの使い方」は、星の数ほどある使い方の一例にすぎません。

もっともっと優れた使い方は、必ずあります!

ベストな運営術とは、会社やスクールによって大きく変わってくるでしょう。

他校に教えたい(絶対教えたくない?)タスクワールド運営術、攻めの姿勢でどんどん開発されてはいかが?

それは、スクールの運営を洗練化することにイコールするはずです!

そして、何よりも今は...

スポーツの秋ですから!


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