タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:プロジェクト

〜プロジェクト管理における課題を整理して、攻略につなげていこう!〜


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長期的に機能するビジネス・組織を始めることは容易ではありません。個々の作業グループをチームとしてひとまとめにし、各チームのアクションを、リーダーがその場で細かく監視しながら、特定の場所でプロジェクトを進める必要がある時代は、既に終わっています。

ネットの時代においては、従来想像が出来なかったスケールで、仕事の取り組み方が変わってきています。リモートでほとんどの仕事ができるため、場所を問わず、多種多様なスキル・バックグラウンドを持つ、有能な働き手をチームに入れ、プロジェクトを進める事が容易になりました。しかしながら、プロジェクト管理者が抱える課題は、今も昔も変わりません。

チーム、特にリモートで働くチームを管理するためには、そのためのツールが不可欠です。タスクワールドは、そのような環境下で仕事をするための強力なツールの一つであり、リーダーがプロジェクト管理における7つの障壁を効率的・効果的に攻略していく上で、大いにその力を発揮します。

障壁 1:管理体制作り
チームの仕事の基礎となる管理体制作りは、多くのケースにおいてリーダーにとって最も時間・努力を要する、プロジェクト管理における最重要ファクターです。各タスクの割り当て・進捗状況を効果的に管理できる状態になった上で初めて、リーダーは、その他の自身が取り組むべき重要な仕事に、集中して取り組むことができます。

障壁 2:責任者の選定
一つのプロジェクトにおいて関連者が複数いる時は、誰がどのタスクの責任者であるかが曖昧になりがちです。関連者それぞれが、自身にアサインされたタスクを明確に理解することが、プロジェクトを効率良く進めるためには必須であり、それができる環境を作り、そしてそれを維持することは、リーダーの大事な責任の一つです。

障壁 3:管理手段の一元化
複雑化しがちな連絡手段や管理場所を統一化することにより、より効率的にプロジェクトを管理することができます。リモート環境での仕事であっても、チームと共に働く場所をなるべく一元化することにより、情報共有を楽に、そして効果的に行うことができます。

障壁 4:責任者選定後のフォロー
各タスクの責任者を決めた後、管理者は効果的なかたちで、各タスクに対してのフォローを続けなければいけません。各責任者へのフォローの連絡は、お互いにとって管理がしやすくなるよう、チャットやメールスレッドへの返答など、後で確認が容易なかたちで続けることが理想的です。

障壁 5:評価
プロジェクト管理者の重要な仕事の一つは、各タスクの責任者のパフォーマンスを把握することです。パフォーマンス測定だけではなく、分析までができるツールのプロジェクト管理への導入がオススメです。

障壁 6:パフォーマンス評価指標の共有
従来のプロジェクト環境では、どのような基準でパフォーマンス評価が実際にされているのか、評価をされる側には不明瞭でした。どのようなデータに基いて評価がされるのかを透明化し、常に測定状況がわかるようにすることは、各プロジェクトメンバーのパフォーマンス向上に繋がります。

障壁 7:フィードバック
プロジェクト管理者は、質の高いフィードバックを、各メンバーに伝える必要があります。フィードバックは、フェアで明瞭、そして、可能であれば、個別に面談のスタイルで行うとよいでしょう。

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プロジェクト管理における上記の7つの障壁を克服するには、効果的な専門ツールの導入がオススメです。世界中の様々な企業で導入されている「タスクワールド」は、その専門ツールの一つであり、障壁をスムーズに克服した上でプロジェクトを成功に導くための、様々な機能が備わっています。


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〜世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートするオンリーワンのツール〜

Q:タスクワールドはどのようなツールでしょうか?
タスクワールドは、プロジェクト、そしてチームを管理する最もカンタンな方法です。視覚的なタスク管理、チームチャット、プロジェクトプランニング、アナリティクス等の様々な機能が、1つのシンプルなアプリケーションにまとめられています。仕事をスムーズに終えるための機能がすべて詰まった、オールインワンなソフトウェアだとお考えください。完全オンラインのアプリケーションなので、デスクトップだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を使い、場所を問わず利用が可能です。
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Q:タスクワールドの創設者、フレッド・ムアワッドはどのような人物ですか?
フレッド・ムアワッドは、 複数の企業を経営する起業家です。ムアワッドは、16ヶ国で、IT、出版、食品など、多岐にわたる業界で成功を収めている「Synergia One Group of Companies」の創設者でもあります。また彼は、ムアワッド・グループの四代目の共同後見人でもあります。このグループは、ジュエリーや腕時計の製造販売を行っており、4つのギネス記録を保有しています。ビジネスインサイダーは彼のことを「世界で最も興味深い男」と呼んでいます。

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フレッド・ムアワッド/タスクワールド(Taskworld)創設者・CEO

Q:タスクワールドが提供している製品やサービスとは何ですか?
タスクワールドは、オールインワンのソリューションを提供する、オンラインベースのタスク・プロジェクト管理ソフトウェアです。タスクワールドには大きく分けて4つの機能・特徴があります。

<1>タスク管理
カンバンボード、複数担当者のアサイン、期日の設定、タスクへのコメント、ファイルの共有、タスクの複数の異なるプロジェクトへの関連付け、繰り返しタスク、フォロワー設定、メール送信によるタスク作成 等

<2>チームメッセージング
ダイレクトメッセージ、プロジェクトチャット、GIF動画、絵文字、@メンション、チャットヘッド、パブリックチャンネル・プライベートチャンネル

<3>プロジェクト管理
プロジェクトテンプレート、プライバシー設定、カレンダー、タイムライン、プロジェクトグループ

<4>アナリティクス
インタラクティブなダッシュボード、ガントチャート、バーンダウン・チャート、バーンアップ・チャート

Q:タスクワールドが誕生したキッカケは何でしょうか?
2006年に、創設者のフレッド・ムアワッドは自身のビジネスの成長に苦心していました。 その時には、ジュエリーや飲食品など、様々な分野のビジネスを世界中で展開しており、各プロジェクトのタスクの管理が複雑化し、運営が困難を極めていました。そして、彼は、IT担当チームに、社内用ツールとして、独自のタスク管理システムを作るように命じました。その後10年間に及ぶユーザーフィードバックに基づく調整・改善を経て、そのタスク管理システムは、現在の「タスクワールド」へと発展したのです。そのタスク管理システムのキーコンセプトは、「プロジェクトを管理する際の 7つの障壁」でした。その7つの障壁とは、整理、統合、責任管理、進捗管理、評価、可視性、そしてフィードバックです。

Q:タスクワールドを推し進めていく上で、最も大変だったことは何ですか?
プロダクト構築の初期における、最も大きな挑戦の1つは、「変化への抵抗」に直面することでした。人々はルーティーンを好み、新たなテクノロジーに対し、まずは本能的に抵抗しようとします。 既存のツールから離れ、タスクワールドを試してもらうため、それがただ便利なソフトウェアではなく、使って楽しいツールにする必要がありました。初期から現在に至るまで、ツールとしての使いやすさ、インターフェースのシンプルさにこだわっているのは、そのためです。

Q:スタートアップやベンチャーが、社会にどのような変革をもたらすと考えていますか?
人の最もパワフルな特性は「コラボレーション」するということです。わたしたちのミッションは、人と人同士のコラボレーションを、より良いものにすることです。わたしたちのビジョンは、なにか1つの産業に限定されたものではありません。現在、大企業を含む数千のチーム、スタートアップ企業、教育機関などが、プロジェクト運営の効率化のため、タスクワールドを利用しています。タスクワールドを導入することにより、より少ないストレスで、より早く仕事を終えることができます。これはストレスの低減に繋がり、社会的にみると経済的な利益に繋がるともいえます。

Q:タスクワールドのこれまでの資金調達について、詳しく聞かせてください。
フレッド・ムアワッドは、タスクワールドの創設者であるだけでなく、唯一の投資者でもあります。タスクワールド社は、現在、外部からの資金を受け付けていません。

Q:今後の予定を教えてください。
わたしたちは、これまで急速なペースで成長を続けてきました。オンラインのタスク・プロジェクト管理ツールの導入は浸透してきていますが、まだ多くの企業は、90年代から変わらない方法・ワークフローで、プロジェクトに取り組んでいます。タスクワールド社は、今後も「タスクワールド」を通じ、世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートしていきます。
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〜確実に計画通りに仕事を終わらせることは、大幅な予算節約に繋がる〜

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アンドリュー・ヴェルハイム氏/ウォルト・ディズニー・カンパニー シニアRMアナリスト

Standish Groupの調べでは、昨年1年間、予算面でもスケジュール面でも目標をクリアできたプロジェクトは、全体の1/3以下と言われている。このことが原因で、企業は1億円の投資に対し、1億900万ドルを損失していると言われている。(プロジェクトマネジメント協会)

この事実を誰よりも実感しているのが、アンドリュー・ヴィルハイム氏だ。ウォルト・ディズニー・パークス・アンド・リゾーツの財務管理・データ分析部のシニア・アナリストとして、ヴィルハイム氏はこの分野の課題に日々取り組んでいる。

ヴィルハイム氏は、すべての作業、すべてのプロジェクトの意義を理解しているからこそ、こうした事態を生む問題点だけでなく、解決法もしっかり把握したうえで、組織管理を実行してきた。

プロジェクトマネジメント協会の調査によると、プロジェクトを細かいタスクに分けて進める企業は、そうでない企業と比べると、37%も早く業績をあげ、30%以上もの収益を上げている。その中でもとくに高いパフォーマンスを発揮し続けている企業の87%は、プロジェクト管理ソフトウェアを使っている。ソフトウェアの査定を行うCapterra社の調べによると、こうしたソフトウェアを使うことで、社内コミュニケーション、予算内・期日内で完了したプロジェクトの数、顧客満足度、商品クオリティなど、プロジェクトの成否に関わるあらゆる面で、非常に大きな改善がみられるという(最大52%の改善率)。

データアナリストとして、ヴェルハイム氏もその可能性に期待をよせ、プロジェクト管理ソフトウェアとしてタスクワールドを導入した。

Q:なぜタスクワールドを選んだのですか?
タスクワールドのことは、通っていたエグゼクティブMBAプログラムのクラスで知りました。トライアル期間中に実際の業務において試してみたところ、業績運営や効率化維持において、タスクワールドがいかに強力で、実用的なのかがすぐにわかりました。これは私の、そして私のチームの目標達成において、必要不可欠なツールだと感じましたね。

Q:タスクワールドによって解決した、最も大きな課題はなんですか?
プロジェクト管理の世界では、いくつもの層や変動するパーツがあって、常にきちんと整理して、取り組んでいく必要があります。数々の作業の進行状況を把握して、チームの各メンバーに割り振った仕事内容が視覚的に確認できる。タスクワールドではこれがカンタンに出来るので、とても助かっています。タスクワールドがない場合、プロジェクトの各タスクは、主だったメンバーのみに透明性が欠如したかたちで委ねられ、週1のミーティングのときに初めて問題点に気づく、となりがちです。タスクワールドを使うことで、進行状況をリアルタイムで確認できるうえ、作業が遅れているスタッフがいれば、すぐに効果的でタイムリーにフォローができる。こうした利点のおかげで、ほぼすべてのプロジェクトにおいて、期日をオーバーすることがなくなりました。

Q:タスクワールドを使って、どんな利点がありましたか?
数字的な面でみれば、予算を割いたプロジェクトにおいては期日をオーバーしてしまうことで、高い代償を払うことになります。タスクワールドを導入した最初のプロジェクトでは、各タスクを予定より早く終わらせることができ、結果的として、予算を大きく節約できることなりました。

Q:タスクワールドで一番気に入っている点は?
特定のファイルが添付されたメールを検索するのに、かなりの時間がかかることがあります。タスクワールドのファイル共有機能は、シンプルで使いやすく、どこに何があるのかものの数秒で簡単にみつけられる。自分にとってもチームにとっても時間の節約になるだけでなく、チームとしての仕事力がアップしますね。
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RealBiz社は、病院専用の会計プログラム、「DoctorGo」を開発したスタートアップ企業だ。

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キム・ミラン氏(左)とシン氏(右)

RealBiz社では、開発・営業・カスタマーサービスにいたるまで、すべて4人のチームで運営がされている。だからこそ、効果的なコミュニケーション、メンバー同士の良好な関係が重要となる。同社が社内プロジェクトの管理とコミュニケーションにタスクワールドを活用しているのも、そんな理由からだ。

シニア プロジェクトマネージャーのリー・チャンミン氏、サポートマネージャーのキム・ミラン氏、プロジェクトリーダーのシン・キョウォン氏にお話を伺った。

Q:RealBizについて教えてください。
リー氏:RealBizは病院、それも歯科医に特化した会計プログラムを運営しています。「DoctorGo」により、支出から税金の支払いに至るまで、小規模な病院のあらゆる財務業務を効果的に処理することが可能です。医師が診療に集中できるよう、簡単でシンプルな会計管理ソリューションとして、「DoctorGo」を提供しています。

Q:チームについて教えてください。
リー氏:社長のリー・ソンヒは顧客管理を担当しています。開発部門に2名、そしてカスタマーサポートに1名。全体として、4人で役割分担をしています。デザインの部分は外注しています。

Q:Realbizではどのようにして業務を運営しているのですか?
リー氏:ソリューション開発とプロジェクト管理において、チャット履歴の保存と顧客からのリクエストへの即時対応が何よりも重要です。小規模なグループ内での社内コミュニケーションは、一般的に想像される以上に複雑で難しくなりがちですね。

Q:タスクワールドを始めようと思ったきっかけは?
ミラン氏:タスクワールドを使う前はカカオトークやメール、Googleドライブなどを使ってコミュニケーションをとっていました。メンバー間の会話を共有するのが難しく、スケジュール管理も大変でしたね。

リー氏:仕事の履歴を保存していくこと、作業効率の向上は、起業した当初よりも重要度を増しています。会社としてのオペレーションの枠組みとなるツールが必要であると感じ、様々なツールを試行錯誤でトライアルした結果、最終的にタスクワールドを選びました。

Q:タスクワールドを使って、どんな変化がありましたか?
リー氏:タスクワールドを導入して、すべてがシンプルになりました。プロジェクトの予定、進行状況の確認等、一目で確認ができます。メンバーは行程や結果を相互に共有できるので、見逃したり、同じ作業を繰り返してしまうこともない。導入前に比べると、会社としての仕事の効率が大幅に改善しています。

Q:タスクワールドの機能の中で、特に気に入っている点は?
リー氏:プロジェクトを整理して見れるという点ですね。いつでもカンタンに、プラニングが出来たり進行具合をチェックできるのが、とても便利で気に入っています。

キム氏:私はアラーム機能が気に入っています。メンバー全員の進捗状況を確認できますし、継続してフォローができるので、うっかりミスがなくなりました。メールをメインツールとして仕事をしていた時は、フォローするのが大変でした。

シン氏:私はタグ機能が一番気に入っています。タグ機能を使うと、プロジェクトごとに優先順位付けができるので、説明書きがなくても内容を即座に理解できる。ものすごく役に立っています。

キム氏:同感です。関連するファイルやコメント、リンクをまとめたり管理するのにとても便利です。メールだけでやっていた時は、ファイルやメッセージの場所を見つけるのが大変でした。

Q:どんな業界にタスクワールドはおすすめだと思いますか?
リー氏:当社のように、開発を行う会社に特に効果的なツールだと思います。タイムライン機能を使えば、プロジェクトの進行も一目でチェックできますしね。スケジュール管理が簡単にできるので、マーケティングや会計の分野にも重宝されるツールだと思います。

シン氏:タグ機能は私のチームでも非常に役に立っています。うちでは、「緊急」「バグ」
「問題点」「改善点」「Whaleブラウザ用」と、5種類のタグで優先度を分類しています。こうすることで重要度がすぐにわかります。

Q:RealBiz社の事業において、タスクワールドが果たす役割とは?
シン氏:タスクワールドは、我が社の「調味料」と言えるかもしれません。料理をするとき、美味しくするには調味料が必要でしょう。タスクワールドは我々のビジネスをより効果的に、かつより楽しいものにしてくれる、大事な「調味料」であると感じています。

キム氏:タスクワールドは、会社の「コミュニケーションチャンネル」の役割を担っています。スタッフ間の効果的でスムーズな意思疎通に大いに役立ってくれています。

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〜ウェブ広告界に旋風をもたらす「Adcash」が実践する、プロジェクト管理方法とは?〜
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ユニークユーザー数、1日2億人。コンバージョン、月間520万件。インストール数、月間75万件。目もくらむような数字だ。

エストニアの小さな企業がアルゴリズムと大志を胸に、40平米のアパートのキッチンで「Adcash」を立ち上げたとき、これほど大きな成長が待ち受けていようとは誰も予期していなかった。
私たちのビジネスは、多くのテクノロジー会社と同じようにスタートしました。全くのゼロからのスタートです。9年が経過した今、我々は世界的な広告ネットワークに成長し、毎日10万人ベースで顧客にサービスを提供しています。(マーケティング部長 リース・リスタル氏)
「Adcash」の成功は、経済界で大きな注目を集めている。「Adcash」は「最も競争力のある中小企業」ランキングに2年連続でノミネートされたほか、エストニアの経済紙「Aripaev」が選ぶ「2015年 最も成功した企業 TOP 100」や、「2015年エストニア最優秀企業」に選出されるなど、数々の輝かしい実績を誇る。


Adcashとは?
「Adcash」は、リアルタイムで広告を発信するプラットフォームだ。広告主に対し、最大限狙い通りの露出を提供し、パブリッシャーに対しては、ウェブトラフィックで収益を得るための、シンプルで効果的な手段を提供する。「Adcash」の広告エンジンは「AdApt」と呼ばれ、過去10年で培った経験値と最新のアルゴリズムを組み合わせている。
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「AdApt」は、よりターゲットを絞られたアプローチが可能な「Google Adsense」といった感じである。「Adcash」経由のトラフィックは非常にクリーンであり、ボリュームよりクオリティにこだわる大手広告主に好まれて使われている。また「Adcash」は、シンプルでカスタマイズ可能なフォーマットが使われており、パブリッシャーにとって使いやすい。

「InnoGames」や「Alibaba」のようなトップ・エンターテインメント企業をサポートする「Adcash」が弾き出すコンバージョン率は、同社の勢いを示しているようだ。


4ヶ国にまたがる国際チームの管理
わずか数名で始まった「Adcash」も、いまや従業員の数は200人超、その中には、18の異なる国籍をもち、15の異なる言語を話すスタッフがいる。今日、「Adcash」はエストニアの首都タリンに本部を構え、バルセロナ、ソフィア、パリに支局オフィスを構えている。
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取り扱うウェブトラフィック・顧客ベースの増加、事業規模が急速に拡大するにつれ、チームの多様化が進んでいき、各部門のプロジェクトマネージャーは、オペレーション上、大きな課題を抱えることになった。時差のある4つのオフィス間での共同作業、ファイル・情報共有の整理、スタッフとのコミュニケーション、プロジェクト進捗状況のモニタリング。

「Adcash」には、業務オペレーションを支える新しいソリューションが不可欠だった。
テクノロジー企業では、作業効率を高めていくことが常に大きな課題です。そのためには、私たちの会社のオペレーションに適した、新しいプロジェクト管理ツールが必要でした。広告業界では、状況・時代に応じた適応が求められます。SEO戦略、エキスポ出展、サービス開発等、様々な異なる要素が絡み合う私たちの会社では、操作性や信頼性に加え、「柔軟性」を持つツールが必要であり、その点において、タスクワールドは完璧でした。(リステル氏)
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リース・リステル氏/Adcash マーケティング部長

期限をオーバーするタスクの割合は、ほぼゼロになりました。タスクに関してのあらゆる連絡・管理が可能なこと、分析レポート、メールやカレンダーの同期など、会社のオペレーション改善に役立つ、便利な機能がたくさん詰まっています(リステル氏)
Adcash 公式サイト: https://www.adcash.com
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