タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:プロジェクト

〜タスクワールド導入事例のご紹介:ポート株式会社〜

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ポート株式会社は、「バーティカルメディア事業」、「採用コンサルティング事業」、「ポートメディカル事業」、「地方創生事業」という異なる4つの事業を展開しています。“時代を追うのではなく、時代を創る”をミッションに掲げ、これからの社会に“無くてはならない”を創造する。働き方改革の本格的な取り組みが注目される中、企業と自治体の架け橋となり、地方への企業誘致サポートを様々な斬新な手法で続ける会社です。

地方に拠点を置くプロフェッショナルが、東京に引けを取らないスケールとスピード感で仕事を進めるには、ITツールの活用はまさに不可欠。本日は、急増するプロジェクト管理のために、タスクワールドを導入した経緯や、現在の使い方などについて、地方創生支援室 室長の大村智一さん、アソシエイトの池内沙也さんにお話を伺いました。

地方創生事業2つの柱“場づくり”と“人づくり”

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ポート株式会社 地方創生支援室 池内沙也さん(左)と大村智一さん(右)

大学を出て就職する。人材は、地方から東京に流れ、地方は人口減少の問題を抱えることになります。地方創生事業では、この流れを東京から地方へと変えることを目指しています。

「地方の人が、なぜ東京に行くのか、それは地元に仕事がないから」と話す大村さん。仕事があれば、地元で就職したいという声が実は多いのだそう。そんな声に応えるべく、地方に働く場所を作り、地方で働く人を作る。東京から地方へと人材を戻すUIターン促進のために、地方で働くことを魅力的に伝えるプロモーションサイトの作成なども手がけています。

宮崎県日南市に、日南市初となるIT企業を誘致し、地方にサテライトオフィスを誕生させたことは、場づくりのモデルケースとなりました。

急激に増加したプロジェクトの管理にタスクワールドを導入

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プロジェクトの数が少なかった頃のタスク管理には、スプレッドシートだけに頼っていたと話す大村さん。事業規模が急激に拡張し、30を超える数のプロジェクトが同時に進行し、その管理方法に限界を感じたのが、タスク管理ツールの導入検討を始めたきっかけに。

タスク管理ツールは、メンバーが実際に使わなければ全く意味がないもの。だからこそ、トレロを含む様々な別の専用ツールも使ってみた上で、一番使い勝手が良いと感じたことが、タスクワールド導入の大きな決め手だったそうです。

タスクワールドの魅力は、「プロジェクトごとに細かい管理ができること」と話す池内さん。まだタスクワールドの機能を十分に使いこなせていないと前置きしながらも、日南のサテライトオフィススタッフとのやり取りや、タスクの進行状況を常にチェックできることなど、便利さを実感しているとのこと。まだ併用を続けているツールは、近日中にタスクワールドに集約したいと考えているそうです。

オーバービューでタスクの抜け漏れをチェック

急激にプロジェクト数が増えた時期は、目の行き届く範囲に限界を感じていたと説明する大村さん。タスクワールドを使い始めると、誰が何をやっているのかが明確になったことが、導入による大きな改善ポイントのひとつとのこと。メンバーのキャパ状況がすぐにわかるので、仕事の振り分けがしやすくなり、誰かに偏った負荷がかかってしまうことを防げるようになったことも、メリットだったようです。

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朝夕の2回、30分ずつ、これが現在の使い方。

メンバーの1日は、朝イチに今日やるべきタスクを、タスクワールドで確認することから始まるそうです。毎日夕方には、全プロジェクトの最新状況を様々な観点で俯瞰のできる「オーバービュー」機能を活用し、各プロジェクトの進行状況における抜け漏れチェックを、欠かさず行っているのだそう。この様に、タスクワールドを、チーム運営を支える基盤ツールとして積極的に現場で活用をすることにより、プロジェクトの品質を保ちながら、納期遅れを防ぎつつ、工数の大幅削除を実現していると説明してくださいました。

公共事業は書類が多い!だからこそ抜け漏れチェックに役立てたい

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取引相手である地方自治体の多くが、「企業を誘致したい」と考えていると説明する大村さん。まだ具体的な戦略やノウハウを持てていない地方自治体をサポートし、企業側には、大阪、福岡のような大都市ではなく、様々な地方にサテライトオフィスを作る理由を提供していきたいのだそう。

企業にとって、地方にとって、ベストなマッチングができるように、自治体と企業の架け橋となりサポートしていくのが、ポート株式会社の地方創生事業における、現在の最大のミッションだそうです。

地方と東京の垣根をなくすためにも、タスクワールドのようなITツールは欠かせないとし、地方自治体のようなITとはかけ離れたイメージのある団体の方達にこそ、タスク管理ツールを活用してほしいと話してくださいました。


経営課題を地方進出で解決。地方で働く選択肢をもっと世の中に広めたい。未来の働き方をよくするために。ポート株式会社の地方創生事業の詳細についてはこちらから。

<地方進出.com>
https://local-ex.com/


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〜通知をさらに通知できる安心感がオススメ!〜

タスクワールドのワークスペース上では、常に様々なプロジェクト・タスクが、メンバーにより進行されますが、各案件の細かい要素を見落とさないためには、先日リリースされた「タスクのカスタムリマインダー機能」(本機能に関しての記事はこちら)がとても便利。

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この「タスクのカスタムリマインダー」に加え、新たなリマインダー機能「スヌーズ通知」が、今月リリースされました。

本日は、この新機能に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。このページに限らず、全ページで表示される画面左のサイドバーにあるベルのアイコンをクリックすると、自分が関連する件の通知を一括確認できる「通知ページ」に移動できます。

「通知ページ」は下の様な感じです。

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「スヌーズ通知」を設定したい案件にマウスのカーソルを載せると、下の様に複数のアイコンが表示されます。時計の形をしたアイコンをクリックしましょう。

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時計の形をしたアイコンをクリックすると、下の様に、スヌーズ通知がされるタイミングを設定するメニューが表示されます。

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スヌーズ通知が設定されると、対象案件の通知が設定されたタイミングにて、タスクワールドアプリ、または、タスクワールドを開いているブラウザーを介して行われます。

実際の「スヌーズ通知」は下の様な感じです。

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タスクワールドアプリ内でのスヌーズ通知

さてさて...。

最後に、設定済みのスヌーズ通知をまとめて確認する方法を見てみましょう。

下の画面の赤い矢印が指している「スヌーズ設定中」をクリックすると、スヌーズ通知をまとめて確認できるページを開く事ができます。

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以上、新機能「スヌーズ設定」に関してでした。

ぜひご活用ください!

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〜ツールとしての自由度を高めるエクスポートが便利!〜

プロジェクト管理ツールが導入され、その利用が深まっていくと、様々なデータがツール内に蓄積されていきます。

タスクワールドでは、タスク単位でのチームメンバー間のチャット、アップロードされたファイル、プロジェクト進行の細かな経過などを瞬時に絞り込み表示することが可能であり、まさに、使い込めば使い込むほど強力さを増していく、「チームのデータベース」としての側面も持つツールと言えます。

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タスクワールドに蓄積されていく情報は、そのデータ出力機能を使う事により、タスクワールドから離れた場所で管理をすることも可能です。

本日は、このデータ出力に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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このプロジェクトのメインページが開きました。上のイメージの赤い矢印が指しているアイコンをクリックして、このプロジェクトのプロパティを開きましょう。

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プロパティが開きました。「CSVをエクスポート」というボタンをクリックすると、このプロジェクト内のデータを、CSVファイル形式でダウンロードする事ができます。

ダウンロードされたCSVファイルを開いてみましょう。

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この様に、この特定のプロジェクトに関してのデータが、テーブル形式で表示されます。

このCSVエクスポートでは、各タスク内のコメント(=チャット)、アップロードされたファイルへのリンク、タスクの完了ステータス、各タスクのタイム計測合計値など、プロジェクトに関してのほとんどの情報が出力対象となっています。

さて...。

このプロジェクト単位でのCSVファイル形式でのデータ出力に加え、より広範に、ワークスペース単位でもデータ出力を行なう事が可能です。では、その手順を見ていきましょう。

下のイメージの様に、プロフィール画像をクリックして、アカウント設定画面に移ります。

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アカウント設定ページの「あなたのタスクワールドデータ」タブにある、緑色のボタンをクリックします。このボタンをクリックすると、データファイルへのダウンロードリンク付きのメールが、アカウントのメールアドレス宛に送信されます。(下のイメージは、そのメールの本文です)

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ダウンロードしたファイルはJSON形式となっており、次のように複数のデータファイルに分けられています。

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以上、「データ出力機能」に関してでした。

新しいプロジェクト管理の選定をしているチームにとっては、「データのツール外での利用が可能」である事は、導入を決める上での大きなポイントとなるのでは?


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〜タスクごとにリマインド設定が可能になりました!〜

タスクワールドのワークスペース上では、常に様々な仕事案件がタスクとして稼働しています。各タスクには、「開始日、期日、担当者」を設定しておく事が推奨されており、少なくともその3つを設定しておく事は、チームとして効率よくプロジェクトを進行する上での大きなポイントとなります。

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各タスクを確実に攻略していくためには、漏れのないプロジェクト管理が必要となりますが、それを協力にサポートしてくれる、タスクのカスタムリマインダー機能がリリースされました。

本日は、この新機能に関して駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「ガーデニング企画」を開いてみましょう。

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「To Do」、「実行中」、「完了済み」の3段階による、いわゆる「カンバン形式」によるプロジェクト管理で、様々なタスクが動いている事がわかります。

それでは、別のプロジェクト(「横浜支社プロジェクト」)も開いてみましょう。

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このプロジェクトでは、各タスクが担当者ごとのタスクリストに分けて管理されている事がわかります。

それでは、下の画面の赤い矢印が指しているアイコンをクリックして、「オーバービュー」ページに移動しましょう。

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上の画面「オーバービュー」では、プロジェクトを横断したかたちで、ワークスペースの最新状況を様々なアングルから確認する事ができます。

期限がオーバーしたタスクや、期限が差し迫っている期限が一覧で表示されています...。

これはよろしくない感じ...。

少し前置きが長くなってしまいましたが、タスクの期限オーバーを少しでも防ぐためにも、「カスタムリマインダー機能」を、どんどん活用していきましょう。

それでは、「タイムマシン企画2018」というプロジェクトを開いて、この新機能の使用方法を見ていきましょう。

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上のように、タスクカードをマウスで左クリックして、その詳細を画面右側に表示させましょう。

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「リマインド」をクリックすると、開始日・期日設定に似た、設定ウインドウが表示されます。

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上の画面のように、タスクに関してのリマインダーが送信される日時に加え、誰にそのリマインダーを送るのかを選ぶ事ができます。

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タスクのカスタムリマインダーは、各タスクにつき同時に最大で2つまで設定することが可能です。

リマインダーは、「ブラウザーからの通知」、「タスクワールド上での通知」、「メール通知」の3つのパターンで送られます。


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ブラウザーからの通知

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タスクワールド上での通知

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メールでの通知

設定しておいた日時に通知が実施されると、そのリマインダー設定はタスク詳細画面から消えますが、リマインドが行われたことに関しては、アクティビティログに記録されます。

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タスクのアクティビティログ

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プロジェクトのアクティビティログ


以上、新機能「カスタムリマインダー」に関してでした。

プロジェクト管理の効率アップにご活用ください!

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〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

タスクワールドのワークスペース上では、様々な人が、様々な仕事に取り組みます。特にプロジェクトや、他のメンバーをまとめる立場にある人は、バーチャル仕事空間とも呼ばれる「ワークスペース」上の細かな動きを、常に効率よいかたちで把握し続けていく事がポイントとなります。

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本日は、マネージメントの効率アップに繋がるちょっとした機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上の画像の様に、画面右上のアイコンをクリックしてみましょう。プロジェクトのアクティビティログを見ることができます。

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プロジェクトのアクティビティログでは、上の様に、誰がいつどのようなアクションを起こしたのかを、時系列で確認する事ができます。

プロジェクト単位ではなく、タスク単位でもアクティビティを見ることができます。

それでは、「デザインを完成させて、承認をゲット」という名前のタスクを例に見てみましょう。下の画像の様に操作します。

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この様に、プロジェクトのアクティビティログに比べより細かく、各タスク内のアクション履歴をチェックする事ができます。

また、担当者もしくはフォロワーとして、自身がよりダイレクトに関わるワークスペース上の動きに関しては「通知」というかたちで、一つの画面で一覧する事もできます。

下の画像の赤い矢印が指しているアイコンをクリックしましょう。

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下の画面の様な「通知」ページが開きます。

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特定の種類の通知では、下の画像の様にマウスオーバーをすると、画面を切り替えなくても、詳細を見る事ができます。

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「期限オーバー」と表示されている箇所をクリックすると、期限オーバー案件が一覧表示されます。

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このページで表示されている通知は、表示されないよう個別に削除する事ができるだけでなく、自身が管理しやすいよう、「ピン留め」する事もできます。

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「ピン留め」された通知は、この様に画面上部にまとめて表示されます。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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