タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:プロジェクト

〜メールの時間が、プロジェクト進行にダイレクトに繋がります!〜

ビジネスの現場では、毎日、大量なメールが送受信されます。

長いメールをチェックする度に、マウスを使って画面をスクロール...。新しいメールが届く度に、それらのメールの削除やフォルダ分け...。何度も何度も、読んで書かなければいけない、決まった挨拶フレーズ...。

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チャットツールやプロジェクト管理ツール等を使うことにより、メール送受信の数を減らす事は可能ですが、メールに費やす一日の時間を限りなくゼロに近づけることは、現実的には難しいものです。

タスクワールドを導入することにより、チーム内で行き交うメール数を劇的に減らすことは可能ですが、そのメールとの連携機能を使うことにより、本来の目的である、仕事の効率化を強力に促進することができます。

タスクワールドは、ブラウザ等による直接アクセスなくして、メールだけで基本操作を行なうことができます。


今日は、タスクワールドのメールとの連携機能を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドでは、特定のプロジェクトに属さないタスクを、メモ書きのようにして、タスクカードとして管理できる「ダイレクトタスク」という機能があります。下は、そのサンプルです。

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ダイレクトタスクは、主に個人のタスク用に使われます。

タスクワールドを開いていない時でも、ダイレクトタスク内に、サッと付箋にメモをするようにして、タスクを作れると便利そうですよね?

ダイレクトタスクには、メールでタスク作成をするためのメールアドレスが用意されています。このメールアドレス宛にメールを送ると、メール送信だけでタスクを作ることができます。

ダイレクトタスク内にタスクを作るための、自分専用のメールアドレスは、ワークスペースのプロパティから確認することができます。

2
ワークスペースのプロパティの「メールによるタスク」で、メールアドレスを確認できます。

このメールアドレス宛にメールを送ると、自分のダイレクトタスク内に新しいタスクを作ることができます。タスクの名前等の要素は、次のようにして設定することができます。

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メール作成画面の赤丸数字は、次を示しています。

1. メール送信先(メイン):自分のダイレクトタスク内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
4. メールタイトル:タスクの名前
5. メール本文テキスト:タスクの説明文
6. メール添付ファイル:タスクに添付するファイル


では、このメールを送信してみましょう。

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メールが送信されると、すぐにこのようにタスクが作成されます。メール送信により作成されたタスクには、上の画面のタスクのように「メールから作成」というタグが自動的に付けられます。

さてさて....。

ダイレクトタスクではない通常の各タスクに関しても、メールでタスク作成用のメールアドレスを使い、新たに作成することが可能です。

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タスクリスト名が表示されている帯の右端の3つの点のボタンをクリック。

上の画面の「メールでタスクを作成する」をクリックすると、そのタスクリスト専用のメールでタスク作成用メールアドレスを確認することができます。

このメールアドレスを使ったタスク作成の方法は、ダイレクトタスクの時と同じです。

ここで一つ大事なポイントがあります。

メール送信によるタスク作成では、ワークスペースに参加していないメンバーを担当者やフォロワーとして設定することはできません。

試しに、下のようにメールを作ってみましょう。

6 copy

1. メール送信先(メイン):このタスクリスト内にタスクを作る用のメールアドレス
2. メール送信先(メイン):タスクの担当者のメールアドレス
3. メール送信先(C.C.):タスクのフォロワーのメールアドレス
※上の2.は、ワークスペースに参加している人のメールアドレス
※上の3.は、ワークスペースに参加していない人のメールアドレス


では、このメールを送信してみましょう。

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メール送信により、タスクが作成されました。

このタスクの詳細を見てみましょう。

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メールのC.C.欄に、メールアドレスを入れておきましたが、このメールアドレスは、このワークスペースに参加していない人のものであるため、この人はフォロワーとして設定されませんでした。

ちなみに、ダイレクトタスクとは違い、プロジェクト内のタスクリストは、個人だけでなく、チームメンバーと共有して使うものとなります。そのため、前述のこのタスクリスト専用のタスク作成用メールアドレスは、ワークスペースに参加する別のメンバーも使うことができます。

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「京まちお」という別のメンバーが、メール送信によりこのタスクを作ったことがわかります。

さてさて...。

ここまでは、「メール送信によるタスクの作成」を見てきました。

タスクワールドでは、新しいチャットメッセージの通知メールや、タスクへのアサインを知らせる通知メールを受け取ることが可能です。

これらの通知メールに返信することにより、新しいメッセージを投稿することができます。


下の画面では、「京まちお」が「本郷武則」に、プライベートチャットからメッセージを送ろうとしています。

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下は「本郷武則」のメール画面です。「京まちお」から届いたメッセージの通知メールに、返信をしようとしています。

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返信メールを送信すると、下のように、タスクワールドのチャット上で、このメール内のテキストが新しいメッセージとして投稿されます。

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タスクワールドでは、タスクの担当者としてアサインされると、それに関しての通知メールが送信されるように設定することが可能です。

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タスクがアサインされたことを知らせる通知メール

この通知メールに返信をすると、返信メールのテキストがそのまま、そのタスク内のコメントとして投稿されます。

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タスクへのアサイン通知メールに返信して投稿された、タスク内コメントのメッセージ

この通知メールへの返信にファイル添付をすると、そのファイルは自動的にタスク内にアップロードされます。
.......

以上、タスクワールドのメール連携機能に関してでした。

基本的な操作に関しては、タスクワールドを開かずに、メール送信だけで行なうことができます。これをフル活用して、さらなる効率化を実現していきましょう!

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〜チャット機能をフル活用して、コラボをさらに効率化!〜

ビジネスの現場においては、チーム内外様々な人々との細かなコミュニケーションが必要となりますが、企業のために開発されたプロジェク管理総合ツール「タスクワールド」には、高機能なチャット機能も備わっています。

chat

高機能ではあるものの、タスクワールドでのチャットは、テキストベースのコミュニケーションに限定されています。チャット専用アプリとは違い、映像や音声によるチャット機能はあえて実装がされていませんが、それもあり、毎日使われるツールとして最も求められているポイントの一つである、快適な処理スピード・操作性が実現されています。

今日は、タスクワールドのチャット機能を、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、「八代圭吾」というメンバーのアカウントからアクセスされた、ワークスペースの管理ページです。ワークスペース管理者である八代圭吾を含め、合計5人が参加しているワークスペースであることがわかります。

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では、「タイムマシン企画2018 」という名前が付けられた、このワークスペースのプロジェクトを開いてみましょう。

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このプロジェクト(「タイムマシン企画2018 」)のメイン画面

上のスクリーンショットの赤い矢印が指しているボタンをクリックすると、このプロジェクトのメンバーとして登録されているメンバーだけで構成されているグループチャットを開くことができます。

では、このプロジェクトのメンバー構成を確認してみましょう。

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上の画像の、一番上の赤い矢印が指しているボタンをクリックすると、このプロジェクトの構成メンバー一覧を見ることができます。

その隣のギアアイコンをクリックすると、このプロジェクトの設定を開くことができます。

上の画像では、プロジェクト設定が開かれています。ここでも、プロジェクトのメンバー(プロジェクト管理者 & 一般プロジェクトメンバー)を確認することができます。

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このプロジェクトのメンバーは合計で4人。その中に「京まちお」は含まれていません。

では、「プロジェクトチャット」ボタンをクリックして、このプロジェクトのプロジェクトチャットを開いてみましょう。

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画面右側に、プロジェクトチャットが表示されました。

タスクワールドのチャットでは、「@メンション」をすることが可能です。チャットのテキスト入力欄に、半角「@」を入力してメンバーを選ぶと、特定のメンバー宛のメッセージであることを、全メンバーに対して明確にすることができます。

「@」をクリックすると、メンバーの候補が一覧表示されます。

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左上の赤い矢印が指している地球アイコンは、このプロジェクトが公開設定されている事を示しています。

上のスクリーンショットは、このプロジェクトチャットのテキスト入力欄に、「@」が入力された状態のものです。

ワークスペースメンバーであるものの、このプロジェクトのメンバーではない「京まちお」というメンバーも表示されています。

これは、このプロジェクトが公開設定されているからです。

では、このプロジェクトが非公開設定されている時はどのような感じになるか、見てみましょう。

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左上の矢印が指しているアイコンがロックになっており、プロジェクトが非公開になっている事を示します。

プロジェクトが非公開となっているので、プロジェクトメンバーでない「京まちお」は候補者リストから外れています。

さてさて...。

各チャットへのアクセスは、画面左の下半分に表示されるアイコンをクリックすることでも可能です。

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チャットのアイコン画像はカスタマイズが可能です。

このプロジェクトチャットには、時計の画像がアイコンとして設定されています。
クリックすると、画面左側に、チャットが表示されます。

また、チャットでは、いわゆる「既読」が付き、「いいね」等のレスポンスをする事もできます。

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このチャットアイコン表示箇所では、最も最近使われたチャットが優先表示されます。表示できるアイコン数が限られているため、チャットの数が増えていくと、普段あまり使わないチャットは表示がされなくなります。

下のスクリーンショットのように、チャットを「ピン留め」することにより、この箇所に特定のチャットアイコンを常時表示させることが可能です。

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このプロジェクトチャットのアイコンがピン留めされた状態。

さてさて...。

タスクワールドでは、プロジェクトチャットの他に、特定のワークスペースメンバーとの一対一のプライベートチャットも可能です。このスタイルのチャットは、「ダイレクトメッセージ」となります。

また、特定のプロジェクトに関係なく、ワークスペースメンバー複数人と、グループチャットをすることも可能です。このスタイルのチャットは、「(チャット)チャンネル」と呼ばれています。

下のスクリーンショットは、左の吹き出しアイコンをクリックし、特定のチャットをフル画面で見た時の状態です。この状態では、新しいチャンネルとダイレクトメッセージを作ることが可能です。

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赤い矢印が指している「+」ボタンをクリックすると、新しいチャットの作成が可能。


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グループチャットであるチャンネルでは、公開・非公開設定が可能です。

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チャンネルの公開状況は、プロジェクトと同様にアイコンで確認することができます。地球アイコンが公開、ロックアイコンが非公開であることを示します。

さてさて...。

使いやすいチャット機能があるものの、タスクワールドを使ったプロジェクト管理の基本は、タスク上でのコミュニケーションであります。

タスクにはコメント機能があり、この機能を使う事でタスク内でチャットを行なうことができます。

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テキストによるメンバーとのやり取りの内容が、特定のタスクに関連するものであれば、タスク内コメント機能を使い、タスク内でチャットを続けることがオススメです。そうすることにより、特定の案件に関してのやり取りの管理が、よりスムーズになるはずでしょう。

.......

以上、タスクワールドのチャット機能に関してでした。

便利なチャット機能を活用することにより、社内連絡ツールの簡素化を進めていきましょう!

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〜専用サーバー!ワークスペース数・ファイル容量 無制限!〜

世界中の様々なチームのプロジェクトマネージメントに使われている、タスクワールド。

2017年12月、国内外の多くの企業からのリクエストに応え、新プラン「エンタープライズ」が正式にリリースされました。

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企業でのタスクワールド導入には、
「エンタープライズ プラン」が断然オススメ!

通常の「プロフェッショナル プラン」は、共有クラウドサーバーに置かれた「ワークスペース一つ」のみが運用されるのに対し、「エンタープライズ プラン」では、専用のネットワーク上で、追加料金無しで、数に限りなく、ワークスペースを作成・運営することができます。

タスクワールドのワークスペースは、「バーチャル仕事空間」であり、参加するメンバーにより実際のオフィスのようにして使われます。「エンタープライズ プラン」では、ワークスペースを、数に限りなく複数運営することができるため、まさに複数のオフィスを構えるような感じとなります。

タスクワールドを使う会社や部署の規模が大きい場合は、「複数のワークスペース = 複数のオフィス」で、メンバーがプロジェクトに取り組むことのできる環境を作ることは、生産性アップの促進に繋がります。

Enterprise Concept

また、小~中規模導入向けの「プロフェッショナル プラン」(共有クラウドサーバー上での運用)では、ワークスペースは、世界で最も安全性の高いサーバーと評されるAmazonのAWSでホスティングされていますが、「エンタープライズ プラン」では、同じくAWS上でさらに強化されたセキュリティ環境の下、サービスを利用することができます。


「エンタープライズ プラン」
専用サーバー(VPC)を使った導入

東京を含む、世界9都市からデータセンターの場所を選ぶことができます。日本国内に拠点を置く会社は、東京のデータセンターの専用サーバーでワークスペースを運営することにより、より高い安定性とスピーディーな操作感で、タスクワールドを使うことができます。なんと、クラウドのストレージ容量は、追加料金なしで無制限!


「エンタープライズ プラン」
企業での本格導入に効く3つのプラス

  • ワークスペース数 無制限(追加料金無し!)

  • クラウド ストレージ容量 無制限(追加料金無し!)

  • より強化されたセキュリティ

  • - SAML 2.0 シングルサインオン
    - 毎日の自動データバックアップ
    - IPアドレスによるアクセス制限 等

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タスクワールドの「エンタープライズ プラン」は、企業でのより本格的な導入に断然オススメです!

既に「プロフェッショナル プラン」で導入をしている場合でも、利用中のワークスペースを「エンタープライズ プラン」でも継続して使えるようにする、データ移行サービスも提供されています。

気になる方は、タスクワールド運営部にまでお問い合わせを!

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〜テキスト情報伝達は、より見やすく、わかりやすく!〜

プロジェクト管理ツールは、一度チーム運営に取り入れられると、メンバー同士のコミュニケーション基盤となり、毎日様々な場面で使われることになります。

タスクワールドでは、その高度ファイル共有機能により、文書や動画・画像ファイルの共有が毎日頻繁に行われますが、メンバー同士の連絡の基本は、やはりテキストとなります。

ウェブページや、パワーポイントを使ったプレゼン資料では、テキストによる情報伝達が少しでも効果的なものとなるため、当たり前のように書式設定が使われます。

タスクワールドはMarkdown記法に対応しているので、同様に書式設定を施した上で、メンバーに情報を伝えることができます。

それでは、タスクワールドでのテキスト書式設定はどんな感じか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!


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タスクワールドでは、Markdown記法を「タスクの説明文」、「タスク内コメント」、「チャット」等で使うことができます。

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矢印が指している箇所では、Markdownによる記述が可能。

選択されたワードを太字や斜体にすることは、画面上のボタンをマウスでクリック、「Ctrl + B」の等のショートカットで行なうことができます。

これに加え、テキストの中に記述を加えることにより、書式を設定することも可能です。

それでは、「タスクの説明文」セクションで、その記述の書き出し方法を見ていきましょう。

下の画面のように、テキストの部分を「**」(*が2個)で囲むことにより、その部分を太字で表示することができます。

2

「テキストを**太文字**にすることができます。」と入力すると...。

3

このようになります。

斜体の場合は、「*」(*が1個)で囲みます。

「テキストを*斜体*にすることができます。」と入力すると...。

4

このように、斜体となります。

ワードに取り消し線を入れる場合は、「~~」(~が2個)で囲みます。

「テキストに~~取り消し線~~を引くことができます。」と入力すると...。

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このように、取り消し線が引かれます。

テキストの一部を引用文として表示するには、その部分の頭に「>」(>が1個)を付けます。

「>テキストに引用符を付けることができます。」と入力すると...。

6

このような感じに、引用文として表示されます。

テキストの一部をインラインコードとして表示するには、その部分を「`」(`が1個)で囲みます。

「書式設定では `インラインコード` を載せることも可能です。」と入力すると...。


7

このようになります。

コードブロックで、テキストをまとまりとして表示させるには、その部分を「```」(`が3個)で囲みます。

下の「```」からの部分を入力すると...

```

コードブロックで、コードのまとまりごとに表示させることも可能です。

```
```

次のまとまりです。
```

8

このように表示されます。

箇条書きは、改行して分けた各項目の頭に、「* 」(アスタリスク1つの後にスペースを1つ)を付けます。

次のように入力すると...。

* 箇条書きの1行目
* 箇条書きの2行目
* 箇条書きの3行目

9

このような感じで表示されます。

改行で分けられたテキストに階層付けするには、*(アスタリスク)とその前に付けるスペースの数を変えることにより可能です。

次のように入力すると...。

* このようにリストに階層を付けることが可能です。
(スペースを2つ)* これは階層2です。
(スペースを2つ)* これも階層2です。
(スペースを4つ)*これは階層3です。

25

このように表示されます。

テキストを見出し表示するには、テキストの頭に、#とスペースを付けます。見出しのサイズは、#の数で変えることができます。

次のように記述すると...。

# 見出しの書式設定(特大)
## 見出しの書式設定(大)
### 見出しの書式設定(サイズは合計6あります)

11

このような感じになります。


これまで、「タスクの説明文」で見てきましたが、同じ表記スタイルは「タスク内のコメント」でも可能です。


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タスク内のコメントでも、Markdownを使うことができます。

プライベートチャット、プロジェクトチャットなどでも、Markdown記法は可能です。

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タスクワールドでは、各タスクにチェックリストを付けることができます。
チェックリストの各項目にもMarkdown記法は反映されます。

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以上、Markdownを使ったテキストの書式設定に関してでした。

タスクワールド上でのコミュニケーションがより効果的になるよう、ぜひご活用くださいね!

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〜天文施設を運営するAstrocampは、 タスクワールドで本来のミッションに専念!〜

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児童・青少年の科学に対しての興味と知識を育むミッションを掲げ、全国各地で複数の天文施設を運営する韓国の教育機関 Astrocamp(アストロキャンプ)は、タスクワールドを活用し、業務オペレーションの効率化を実現している。

ガリレオが初めて木星を観測した時に感じた高揚感や、科学者がハッブル望遠鏡で初めて銀河を眺めた時の感動。施設での娯楽性溢れる教育プログラムを通じ、これらのフィーリングを、子供だけでなく大人にも感じ取ってもらい、天文学、そして科学全般に対しての好奇心を育むお手伝いをするのが、私たちの仕事です。(「Astrocamp」教育・コンテンツリサーチャーの ジンヒ・ユー氏)

全国各地14の施設に、93人の指導者。これまで、6万を超える"卒業生"が、Astrocampの教育プログラムを通じ、天文学を楽しみながら学んできた。

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「Astrocamp」で、天文学を体験学習する子供たち

Astrocamp運営チームは、複雑化が加速する業務オペレーションの質を改善するため、様々なプロジェクト管理の専門ツールを試してきた結果、タスクワールドを本格導入することにした。

他の優秀なプロジェクト管理ツールに比べ、タスクワールドの直感的な使いやすさと機能の充実度は群を抜いており、スタッフ間でのタスクワールド利用が浸透したことにより、業務オペレーションの効率化と生産性のアップを達成することができました(ジンヒ・ユー氏)

タスクワールドが導入されてからは、施設・教育プログラム運営の現場で次から次へと発生する、大小様々なタスクの管理を大幅に改善することができた。

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「Astrocamp」で科学への好奇心を育む子供たち

タスクワールドを、チームの仕事の基盤とすることにより、チームメンバー各自、そして機関全体として、各タスクの優先度を正確に判断しながら、より効率的にスケジュール調整を行えるようになった。

ユー氏によると、タスクワールドの利用をチーム内で浸透させたことにより、機関全体としての生産性は130%向上した。

生産性が増した分、チームとしてより多くの労力と時間を、本来の目的である教育推進に使うことができるようになりました。タスクワールドは、私たちにとって、プロジェクト管理のベストツールです。(ジンヒ・ユー氏)


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ジンヒ・ユー氏

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