タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:効率

〜プロジェクト管理における大事な心がけを軽くおさらい!

今抱えているプロジェクトの運営は、はかどっていますか?

「プロジェクトマネージメント」における熟練度・スキルに関しては、単純に知識と年数だけで決まるものではなく、国際的な検定があることでもわかるように、とても奥深いものです。メンバー構成や最終的な目標など、各プロジェクトにはユニークな特徴があり、その成功の定義は、プロジェクトごとに大きく異なります。

project management myths

「プロジェクトマネージメント」は、学問としても様々な角度から研究がされ続けており、既に多くが語り尽くされている感もありますが、今日は、その中でも特に実践的ともいえる、5つのポイントをサラッと見ていきましょう。


5. ゲットした情報は、まず疑う!

多くのプロジェクトにおいては、何らかのかたちの情報リサーチが伴います。一昔前とは違い、ネット検索で殆どの調べ事ができますが、リサーチに対してのゆるい姿勢は危険です。ネット検索で見つけた情報は、本当に正しいものであるか、一流のジャーナリストのように、常に懐疑的な目で情報の信頼度チェックを行なうようにしましょう。正しくない情報を基にプロジェクトを進めた結果、取り返しのつかないトラブルを産んでしまっては、誰も徳をしません。また、ただ時間をかけてリサーチを行えばいいということでもありません。効率良く、高精度の情報をゲットできるよう心がけていきましょう。


4. より良い手段を常に取り入れる!

どのプロジェクトにおいても、必ず共通するポイントがあります。それは、明確または曖昧であるかに関わらず、必ずなんらかのゴールがあった上で、プロジェクトが進められているということです。プロジェクトごとに大きく異なるのが、ゴールを達成するための手段、達成するまでの過程となります。プロジェクトを成功させるため、そのゴールを大きく変えてはNGですが、手段・過程は、常によりベターなものに変えることができます。「もっといいやり方がある!」のであれば、積極的にそれを取り入れる姿勢で、プロジェクトを進行するようにしましょう。


3. メンバーとゴールを共有!

プロジェクトのチームメンバーが複数になるにつれ、プロジェクトにおける、それぞれの役割分担・責任がより明確になります。そうすると、各メンバーが、プロジェクトの本来の目的を十分把握せずに、与えられた仕事をこなすだけといった状況を作りやすくします。プロジェクトの本来の意味・目的をキチンと把握することが許されているメンバーは、そうでないメンバーに比べ、プロジェクトに対して格段に高いモーチベーションを持つはずです。また、把握できているメンバーは、プロジェクトの成功に少しでも多く貢献するため、与えられた仕事以上のことを率先的にしてくれることもあるでしょう。各メンバーとの関係を、日雇いの仕事のような感じにしてしまっては、大きなNGです!


2. どんどん大変を、どんど効率アップにする運営態勢!

プロジェクトでは、始まりから終わりまで、実に色々なことが起きるものです。メンバー同士の熱い議論、当初予定していなかった決断、莫大な量の資料の共有など、様々な要素が次から次へと発生していくため、管理はどんどん大変になっていきがちです。そうなってしまわない管理スタイルで、プロジェクトのマネージメントをするように心がけましょう。常に、プロジェクトの最新状況や、それまでの経緯を素早く確実にチェックできる態勢をキープすることができれば、「どんどん大変が、どんどん効率良く」に変わります。その為には、プロジェクト管理の専門ツールを、プロジェクト進行の基盤として導入することは、オススメです。


1. 自分ならではの最高のプロジェクト管理術!

本日最後のポイントはこれです!

自分ならではの、ライバルに隠したい最高のプロジェクト管理術ってありますよね?

その術、どんどん実践していき、どんどん磨き上げていきましょう!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜仕事上のニーズ、フィーリングに合わせて自由にカスタマイズ DE★ KI★ RU★!〜

プロジェクト管理ツールは一度導入されると、仕事上の情報インフラ基盤となるため、ツール上で、多くの情報が扱われることになります。

優秀なプロジェクト管理ツールであれば、特に気にしていなくても、普通に使っていること自体が、情報や仕事の整理につながっていくのですが、それでも、もっともっと、自分にとって最もわかりやすいスタイルにカスタマイズしたいと思ってしまうもの...。

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世界基準のプロジェクト管理ツールと呼ばれている「タスクワールド」の魅力には、直感的・カンタンな操作で、自由に使い方をカスタマイズできることが含まれます。

今日は、タスクワールドでの情報管理のカスタマイズに関して、駆け足で見ていきましょう!

Let's スタート!

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下は、ワークスペースの全てのプロジェクトを管理できる基本画面です。デフォルトではこのように、各プロジェクトはカード形式で表示されます。

赤い矢印が指している部分をクリックすると、この表示をリスト形式に変えることができます。

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各プロジェクトが、カード形式(=グリッド形式)で表示されています。

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各プロジェクトの表示スタイルが、リスト形式になりました。

カード形式かリスト形式、自分にとって使いやすい方を選びましょう!

さて...。

下は、タスクワールドのお家芸的な機能ともいえる、プロジェクトをまたいでタスク・プロジェクトの最新状況をチェックすることのできる「オーバービュー」の画面です。

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タスクワールドの「オーバービュー」画面

タスクの数が300を超えていて、いかにも管理が大変そう...。

ですが!

タスクワールドのオーバービューでは、様々な要素で絞り込みができるので、表示させる情報を自由にカスタマイズすることができます!

下は、タスクの担当者で絞り込みをした画面です。表示されるタスクが一気に40台に減っています。

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特定の担当者で絞り込みをしたオーバービュー画面

担当者だけでなく、「期限オーバー」、「プロジェクト」などで更に細かく絞り込みをかけていくと、このメンバーのリソース状況をチェックすることができます。

これは便利!

さて、さて...。

オーバービューでは上記の表示形式に加え、絞り込み結果をカレンダー、タイムライン(ガントチャート)形式でも見ることができます。

カレンダーで見てみましょう!

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オーバービューのカレンダー表示

上の画面の右上には「カレンダー同期」のボタンがあります。

カレンダー同期機能を使うと、タスクワールドのタスクを、GoogleやOutlook等の外部カレンダーに自動反映させることができます。

これも便利ですね〜!

ちなみに、少し話題が逸れますが、カレンダー上のタスクをクリックすると、カレンダー画面のまま、そのタスクを編集することができます。

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違うページに強制移動とはならず、カレンダー上でタスクの詳細を編集できるのは便利!

さて、さて、さて...。

下は、オーバービューをタイムライン形式で見た画面です。

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ワークスペースの全てのプロジェクトが対象となる「オーバービュー」。

タイムラインにおいても、絞り込みにより、表示させる情報を自由にコントロールできます!

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タスクをクリックすると、タイムライン上でタスクの詳細を編集することができます。ページ移動必要なし!

さて、さて、さて、さて...。

最後に、初めの画面に戻りましょう。

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各プロジェクトには、ステータスを設定することが可能です。

「完了済み」、「アーカイブ済み」のいずれかのステータスが設定されているプロジェクトは、オーバービューの表示対象から外れます。ワークスペースの情報整理に繋がりそうですね!

.......

カスタマイズが効くプロジェクト管理ツール、タスクワールド。

仕事上のニーズ、フィーリングに合わせ(?)、タスクワールドの使い方をどんどん自由にカスタマイズし、業務効率アップを実現していきましょう!!

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〜「見つからなくて困った、困った」がなくなります!!〜

業務フローの更なる効率化を実現するため、世界中の様々な企業が、プロジェクト管理の専門ツールの導入を進めています。

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メールやエクセルなどの従来の方法のみで、膨大なボリュームの情報・データを送受信・管理し続ける仕事術は、既に一昔前のオールドスタイルになったとも言われています。

プロジェクト管理ツールは星の数ほどあり、どれを実際に導入するのかを決めるのは、本当に一苦労。

インターフェースの使いやすさ。
機能・サポートの充実度。
なんとなく、フィーリングが合う!


などなど、会社・チームで使うツールを最終選定するまでは、様々な要素が複雑に絡み合うため、長い道のりとなってしまうこともしばしば...。

さて...。

プロジェクト管理ツールを選ぶ上で、見落とされがちな大事な要素があります。

それは、「ファイル管理のしやすさ」であります。

プロジェクト運営においては、画像、動画、オフィス系のファイルなど、様々なデータファイルがやり取りされます。

「いつだったかなぁ...?あそこのチームの、例のイベントの件で、あの人に送ったはずのファイル、必要なんだけど、見つからない...。あぁ、困った、困った...。」

このような業務の効率を低下させる「困った、困った」を無くすことができるのも、優秀なプロジェクト管理ツールを導入することにより期待できる効果の一つです。

プロジェクト管理ツールを選定する際は、この「ファイル管理のしやすさ」も、比較ポイントとして忘れずに見ていきましょう。

さぁ、今日は、タスクワールドでのファイル管理がどのようなものになるかを、駆け足でサラッと見ていきましょう。

Let's スタート!

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下の画面は、タスクワールド上の、とあるプロジェクト画面です。
このような感じに、タスクのカードが、タスクリストに整理されています。

タスクのカードに、ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすると、そのタスクにファイルを添付(アップロード)することができます。視覚的・直感的な操作ですね〜。

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この画面の飛行機と象の画像は、各タスクにアップロードされた画像ファイルのプレビューです。

特定のタスクにアップロードできるファイルの数には制限がありません。

そのタスクにアクセスできるメンバーは、このようなドラッグ・アンド・ドロップの操作だけでなく、外部ファイル管理ツール(Google Drive、Dropbox、Box)のリンクを貼り付けることにより、タスクワールド上の他のメンバーとファイル共有をすることもできます。

タスク詳細画面の「ファイル&リンク」にアクセスすると、特定のタスクにアップロードされたファイルを一括確認することができます。

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「ファイル&リンク」をクリックすると...。

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このように、特定のタスク内にアップロードされたファイルの詳細(ファイル名、アップロード日時、アップロードしたメンバー名)を確認することができます。

もちろん、この画面のファイル名をクリックすると、そのファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。

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外部ファイル管理サービス上に保管されているファイルのリンクも一緒に管理可能。


さて、さて...。

これまでは、特定のタスクにアップロードされたファイルの一元管理について見てきました。

これに加え、タスクワールドでは、それらのタスクが入っている「特定のプロジェクト」内でアップロードされたファイルも、一元管理することができます。

ファイル管理は「タスク単位」だけでなく、「プロジェクト単位」でも行なうことができる、ということです!

下のプロジェクト画面の「ファイル」をクリックしてみましょう。

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この様に、特定のプロジェクト内にアップされたファイルの情報が一覧で表示され、「どのタスクにおいて、誰がいつアップロードしたのか」をすぐにチェックすることができます。

さて、さて...。

「ファイル共有に関して、アクセス制限を付けることは可能...?」と思いませんでしたか?
タスクワールドでは可能です!

下の画面の左の赤い矢印は、プロジェクト名の隣の「ロック」アイコンを指しています。このロックは、プロジェクトの公開設定がオフ(非公開)になっていることを示しています。

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プロジェクトが非公開設定されると、そのプロジェクトは、そのプロジェクトのメンバーとして設定されているメンバー以外には、完全に見えなくなります。完全に見えなくなるので、そのプロジェクト内のタスク、アップロードされたファイルも、プロジェクトメンバー以外はアクセスができなくなります。

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プロジェクト公開をオン(公開)にすると、ロックが地球のアイコンになります。

下は、このプロジェクトのメンバーになっていないメンバーのワークスペースです。このプロジェクトは「公開」設定がされているので、「参加していないプロジェクト」に、このプロジェクトが表示されています。

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このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができます。

下は、同じ条件で、このプロジェクトが「非公開」設定されている場合の画面です。

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このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができません。

このメンバーのワークスペースには、このプロジェクトが一切表示されないため、その中に入っているタスクやファイルは、このメンバーから隠されている状態となります。

.......

このように、タスクワールドではカンタンにファイルを共有できるだけでなく、フレキシブルに共有レベル・アクセス権を編集することが可能です。

タスクワールドで、「探しものが見つからなくて困った、困った」からオサラバしましょう!


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〜「見える化」でチームをさらにパワーアップ!〜

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ショッキングな数字ですが、現役で毎日忙しく働いている人の多くは、1週間の約40%の時間を浪費していると言われています。すべての現役世代に当てはまるわけではないでしょうが、何か考えさせられる数字ですね。

「今日こそは必ず、普段以上に価値のある、プラスアルファの仕事をする!」

という意気込みで職場に臨んだものの、一旦デスクの椅子に腰を下ろすと、メールや電話対応などで一気に追われる状態になり、やろうと思っていたことには殆ど手を付けられずに一日を終えてしまうことは、よくありませんか?

「1時間でも、2時間でも1日の時間が増えてくれれば、何とかなるのに...」

1日の時間を物理的に増やすのは無理ですが、限られた時間の中で、プラスアルファの価値のある仕事ができる時間を作ることは、決して不可能なことではありません。

いつも忙しいのはみんな同じ。

そのような状況の下、いかにプラスアルファな時間を多く作れるかが、何事においても、真の成功を実現するための大きなポイントとなります。

今日は、その実現に向けた5つの心がけを、駆け足で考えてみましょう!


1. 気が引けてしまうタスクを、まず優先的に片付ける!

難易度の高いタスク。複雑なタスク。予め完成されているステップを踏むだけで終わらせることができないタスク。

このようなタスクは、無意識に後伸ばしにしてしまう傾向はありませんか?

気が滅入る仕事を未完状態で抱えていることは、意識をしていなくても、精神にプレッシャーを与えることになります。

そして、その影響は、職場だけでなくプライベートな場にも及びます。

単純過ぎるアドバイスに聞こえるかもしれませんが、面倒くさいことは、面倒くさがらずに優先的に、なるべく早い段階で終わらることを心掛けるとよいでしょう。

2. 綿密なプランに基いてアクション!

なるべく早く仕事を済ませたい一心で、プラニングをお粗末にしてアクションを起こしてしまうことはありませんか?

高いパフォーマンスで仕事をするための最も大事な要素は、事前のプラニングであるということは、多くのリサーチで証明されています。

それは、会社のようにチームとしてプロジェクトに取り組む状況において、なおさらです。

担当者、リーダー、期日などの詳細が明確に計画立てされた上で、プロジェクトに取組める状況を提供することは、チームメンバーのモーチベーションアップにも繋がります。

いま流行の言葉、「プロジェクトの見える化」ということですね!
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3. インスピレーションも見える化!

「この人の生き様には、いい意味で刺激を受ける!」
➞ 尊敬できる著名人や、成功をしている人の写真などを職場に置いておくと、インスピレーション・モーチベーションアップに繋がります!

「家族の将来、家族の幸せのため、これからも毎日頑張る!」

➞ 家族の写真を職場に置いておくと、インスピレーション・モーチベーションアップに繋がります!

単純過ぎることに聞こえるかもしれませんが、素晴らしい効果を期待できます。ぜひ一度試してみては?

4. 期限を明確にする!

明確な期日があるタスクと、無いタスクでは、取り組む人の気合度が違います。

明確な期日を設定しないということは、仕事の現場において曖昧状態を促進することであるといえます。

「明日まで」のような期日設定よりも、「明日の午後1時45分迄」といった感じに、より明確に期限が設定されていた方が、チームとしての緊張感がより高まり、プロジェクト全体の成功がより確実なものとなります。

5.「 おめでとう」の見える化!

流行りなので、また「見える化」でいきましょう(笑)。

タスクを高いレベルでこなしたメンバーがいれば、それに対して、チームとして称賛の意を見せることは、讃えられた人だけでなく、チーム全体、会社全体の士気の向上に大きく貢献します。

どうせ「おめでとう」や「ありがとう」の声を掛けるのであれば、その気持がより伝わるかたちで行いましょう。お金やモノで称賛の意を表することも可能ですが、より多くの人の前で、仕事ぶりや生き様を褒められることは、なんとも言えず嬉しいものです。

.........

以上、5つのポイントでした。

「見える化」に関しては、ぜひ、下の画像の拡大表示を!

omedetou


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