タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:履歴

〜タスクワールドは、わかりやすいから社内での導入も安心!〜

チームの業務効率を改善するため、一日も早く、強力なプロジェクト管理ツールを導入したいと思っているものの、ある理由が重大な障壁となり、惜しくも、導入が頓挫...。

そんな事、いままでありませんでしたか?


BOSS



その理由とは...。


「うちのチームには、IT関連が苦手で、新しいツールに対してのアレルギーが尋常でないスタッフがいる!」


便利なITツールは数あれど、実際にそう感じるかは使う人次第です。

プロジェクト管理は、一度チームに導入をすると、チーム内の重要情報インフラとして、毎日頻繁に使われるものとなります。

プロジェクト管理の導入を検討する際は、使う人のITスキルに関わらず、フル活用できるものを選ぶことをオススメします。

世界基準のプロジェクト管理ツールと称されるタスクワールドは、まさにそんなツールです。


本日は、タスクワールドは実際にどんな感じに使うものなのか、駆け足でさらっと見ていきましょう!

ーーーーーー

「ワークスペースに参加するメンバーが、多種多様なプロジェクト・タスクに取り組む」が、タスクワールドの基本コンセプトです。

タスクワールドでは、プロジェクト、そして、タスクを無制限に作ることが可能です。

● ワークスペースが一番大きなくくり。
● その中に、様々なプロジェクト。
● 各プロジェクトの中には、タスクリストで整理された、コンプリートしなければいけない様々なタスク。


下の画像は、ワークスペースに作られたプロジェクトのサンプルです。

1

自分が参加しているプロジェクトと、参加していないプロジェクトを分けて見ることができるのは、便利です。「見える化」ということですね。

2
この様な感じに、参加をしていないプロジェクトにもアクセスすることができます。

ちなみに、この「木村作成プロジェクト」は、ワークスペース内のすべてのメンバーがアクセルできるように、「プロジェクトの公開」設定がされています。「プロジェクトの非公開」設定がされていれば、このプロジェクトは、「参加していないプロジェクト」には表示されません。

この様に、タスクワールドでは、メンバーに対してのアクセス制限を行なうことができるので、もろもろ安心して使うことができます。ちなみに、アクセス制限は、他にも違った方法でかけることができます。個人タスク管理ツールではなく、初めから、会社・ビジネス用のプロジェクト管理ツールとして開発がされているタスクワールドならではといった感じですね。

下は、新しいプロジェクトを作る画面です。

3
プロジェクトの公開(プライバシー)設定の変更は、プロジェクト管理者であればいつでも可能です。

さて、ここからは、既にメンバーが取組中のプロジェクトを例に見ていきましょう。

4
タスクが列(タスクリスト)ごとに整理されています。

カード形式で表示されている各タスクには、メンバーのアイコン画像が付いていて、誰が担当者なのかがひと目でわかります。

上の画像の赤い矢印のボタンをクリックすると、このプロジェクトのメンバーを一覧で見ることができるのも、とても便利です。

このボタンの右隣のボタンを押すと、プロジェクトの設定画面にアクセスすることができます。

5
プロジェクトの設定画面では、様々な項目を確認・変更することができます。

この画面では、プロジェクトメンバーだけでなく、プロジェクトの開始日や期日など、様々な項目を確認・編集することができます。

上は、「プロジェクト管理者」によりアクセスされた画面です。
通常のメンバーがアクセスした場合は、編集出来る部分が限られます。

この画面を下にスクロールすると...。

6
上の4項目は、プロジェクト管理者しか変更ができません。安心!


さて...。

下から2番目の「プロジェクトを複製する」は、さりげないですが、実は凄い便利な機能なんですよ。

複製されて出来たプロジェクトをテンプレートとして使えるからです。

詳細は、こちらの記事を参考にしてくださいね。

プロジェクト内の「タスク」の詳細画面は、タスクカードを一回だけ左クリックすると、すぐに開くことができます。

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ページ移動せずに、タスクの詳細画面にアクセスできるのは便利!

タスクワールドといえば、視覚的・直感的な操作性ですよね。

各タスクには、ドラッグ&ドロップの操作で、カンタンにファイルを添付することができます。

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タスクカードにドロップでOK。タスクの詳細画面にドロップでもOK。

添付(アップロード)されたファイルは、画像の場合、下のように、タスクカード上にプレビューが表示されます。見やすいですね!

9


そして
   そして....。


各プロジェクトは、ガントチャート形式で進捗状況を見ることも可能です!

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「アナリティクス」という機能を使うと、下のように、更に多角的に最新状況を確認することができます。


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そして
   そして....。


タスクワールドでは、特定のプロジェクトだけでなく、ワークスペースの全てのプロジェクトを対象に、最新状況をチェックすることができます。

ワークスペースの全プロジェクト・全タスクを対象に、担当者やカスタマイズ可能なタグで絞り込んだ上で、ガントチャート表示!


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タスクワールドが社内の情報インフラになった仕事の環境、イメージが沸いてきましたか?
ITがチョット苦手なメンバーでも安心ですよ!


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〜新メンバーによるプロ管シミュレーション!〜

今年も、忘年会シーズンまであと少し!

通常の業務に加え、社内外の宴会・イベントで更に多忙になりそう...。

DDD

特に12月の年末の慌ただしさに関しては、毎年恒例なため、大変ではあるものの、スムーズに乗り切る術を習得されている方も多いのではないでしょうか?出席しなければいけない飲み会の大体の数は、予想をした上でコントロールできるはずです。

しかし...。

このような時期にこそ、仕事の現場で想定外のことが起きてしまうもの。

大事な役割を担っていたチームメンバーが、当然プロジェクトを離れることになったりすると、緻密なプラニングで順風満帆で進んでいたプロジェクトの状況は一変...。

そのような状況を乗り切るには、タスクワールドのある裏技が便利です。

チーム全体としてのリソースを確認しながら、効率良く、プロジェクトメンバーの新編成に取り組む!

... ための裏技を見ていきましょう!

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下は、ワークスペースのプロジェクトを確認できる画面です。

workspace basic

「ワークスペースをバーチャル仕事空間として使い、その中に複数のプロジェクトを立ち上げる」は、タスクワールドの基本コンセプトですよね。もちろん、タスクワールドでは、どのプランにおいても、プロジェクト数に制限はありません!

真ん中にある「マーケティング」という名前のプロジェクトを開いてみましょう。

inside project

このプロジェクトでは、各タスクは、チームメンバーごとのタスクリストに整理されて運営されていることがわかります。

3人メンバーでのチーム編成。

この3人によるプロジェクト運営は、タスクワールドを使うと、下のように多角的に最新状況をチェックすることができます。

project timeline
このプロジェクト専用のガントチャートです。


analytics
このプロジェクト専用のアナリティクス画面。


analytics 2
タスクリストごと(=メンバーごと)のプロジェクト進捗状況が一目で把握できます。

このように、プロジェクトの最新状況を多角的にチェックすることができるのですが、これは、「この3人が最後までガッチリ手を組んでプロジェクに取り組む」ことが想定された上での、最新状況ですよね。

このメンバー編成が変わってしまうと、プロジェクト責任者は、プロジェクトを当初の予定通りに終わらせるため、進捗停滞を最小限に留めた上で、新たなチームを作る必要に迫られます。

そのような状況でこそ、特定のメンバー構成によるリソース配分のチェックは役立ちそうですよね。

タスクワールドでは、各タスクが整理されている場所を追加させる機能があります。
タスクの元の場所自体は変えずに、別のプロジェクトのタスクリストにも置くことができるのです。


この機能を使うと、新メンバー構成にした場合の最新状況をシミュレーションすることができます

さぁ、その方法を見ていきましょう!

ーーーーーー

まずはそのシミュレーション用のプロジェクトを新たに作りましょう。

create new pro

新たに作ったシミュレーション用のプロジェクト内に、新メンバーごとのタスクリストを作っておきましょう。

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新メンバーごとにタスクリストが作成された状態です。

先程の「マーケティング」プロジェクトに戻り、各タスクを、新しいプロジェクトのタスクリストに置いていきましょう。

click a task
タスクのカードを左クリックすると、画面右側にそのタスクの詳細が表示されます。


add a new place 1

新たに作ったプロジェクトのタスクリストに、タスクを置いていきます。

choose a tasklist


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「マーケティング」プロジェクトの全てのタスクに関し、このシミュレーション用のプロジェクトに置いていく作業を完了させましょう。マウスクリックだけで終わる、とてもスピーディーな作業です。

下は、この作業完了後の、シミュレーション用プロジェクトです。

new project inside
新メンバーごとに、各タスクが新たに整理されています。

この新メンバー構成、新タスク配分により、多角的に最新状況をチェックすることができます!

new project analysicx
新メンバー構成により、新タスク配分とした結果、このようなシミュレーション結果となりました。


以上、チームメンバーの突然チェンジを乗り切るための、タスクワールド秘術でした。

来る年末年始シーズン、タスクワールドをフル活用して、乗り切っていきましょう!


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〜タスクやプロジェクト単位で、アクティビティ履歴を確認!〜

個人で取り組む細かな仕事。チームメンバーとして取り組む中規模プロジェクト。会社全体として取り組む一大プロジェクト....。

ビジネスの現場では、まさにキリがないといっても過言で無いレベルで、様々なタスクが大量に発生しますが、そんな状況をうまく乗り切るには、プロジェクト管理ツールはとても便利ですよね。

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プロジェクト管理ツールは、一度使い始めると、パソコンや手帳のように毎日の仕事に欠かせないものとなるだけに、「ツール上で起きたことを、常時細かくチェックできる機能」は、大変重宝します。

タスクワールドには、高度アクティビティログ閲覧機能が標準で付いています。

※もちろん、タスクワールドには、異なる全てのプロジェクトを対象に最新状況をガントチャート等の形式でチェックできる機能も、標準で付いています!


今日は、タスクワールドで、アクティビティログをチェックする方法を、駆け足で見ていきましょう。


各タスクの「アクティビティログ」を見たい!

タスクワールドの基本コンセプトは、「ワークスペース(=バーチャル仕事空間)上に、様々なプロジェクトを立ち上げた上で、細かいタスクに取り組んでいく」ですね。

タスクワールドを使い続けるとと、下のように、様々なプロジェクトが、ワークスペースを「ザ・仕事場!」にしてくれます。

workspace zentai
タスワールドのワークスペース。各プロジェクトには、細かいタスクが入っています。

左上の「コンテンツ企画」というプロジェクトを例に見ていきましょう。

contents project zentai
このプロジェクトは、様々なタスクで埋め尽くされる前の状態のようです(笑)。

複数のタスクが、3つのタスクリストにより整理され、進行中であることがわかりますね。

この画面を見るだけで、「どんな仕事がコンプリートされなければいけないのか」、「誰がどの仕事を担当しているのか」などの、プロジェクト管理上の基本情報がわかります。

click task log
各タスクのカードを左クリックすると、その詳細が画面右に表示されます。

タスク詳細画面には、そのタスクに関しての最新状況がまとめて表示されています。
もちろん、アクセス権限のあるメンバーは、ここでタスクの詳細を編集することができます。

タスクワールドでは、その高度アクティビティログ閲覧機能により、「タスクが現在の状態になるまでの過程(アクティビティ履歴)」を細かにチェックすることができます。

上の画面の小さい矢印が指しているアイコンをクリックすると、「タスクのアクティビティログ」を見ることができます。

click click tag log

「アクティビティログ」をクリック!

すると...。

task log show all

このような感じに、「特定のタスクに関し、誰により、いつ、どのようなアクションがされた」かを、時系列でチェックすることができます。

「タスクのアクティビティログ」には、タスク内でのコメントのやり取りは含まれません。

ですが!

「タスクのアクティビティログ」とコメント投稿を、同じ時系列で見ることが、タスクワールドではできるのです!

select comment and log
「コメント&アクティビティ」をクリック!

下をご覧あれっ!

both comment andn log showing

タスクワールドでは、このような感じにわかりやすく、タスクの最新状況までの過程を見ることができるのです。


プロジェクトごとの「アクティビティログ」を見たい!

「タスクごとだけでなく、プロジェク単位でも細かなアクティビティを見たい!」

         ↓↓↓

「タスクワールドでは可能です!」


下をご覧あれっ!

project log
タスク単位だけでなく、プロジェクト単位でも、「アクティビティログ」をチェックできます。


タスクワールドでは、ここまで細かに、プロジェクトの過程を常時確認することができます。

期限をオーバーをしたタスクなどがあれば、そのタスクのアクティビティ履歴を見直すことにより、問題の再発防止に繋げることもできるでしょう。

また、問題状態でタスクが終わってしまわないように、気になるタスクやプロジェクトに関しての過程を、定期的にチェックするのも効果的かもしれません。

さぁ今週も、タスクワールドで、業務効率をどんどん上げていきましょう!

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