タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:整理

〜テキスト情報伝達は、より見やすく、わかりやすく!〜

プロジェクト管理ツールは、一度チーム運営に取り入れられると、メンバー同士のコミュニケーション基盤となり、毎日様々な場面で使われることになります。

タスクワールドでは、その高度ファイル共有機能により、文書や動画・画像ファイルの共有が毎日頻繁に行われますが、メンバー同士の連絡の基本は、やはりテキストとなります。

ウェブページや、パワーポイントを使ったプレゼン資料では、テキストによる情報伝達が少しでも効果的なものとなるため、当たり前のように書式設定が使われます。

タスクワールドはMarkdown記法に対応しているので、同様に書式設定を施した上で、メンバーに情報を伝えることができます。

それでは、タスクワールドでのテキスト書式設定はどんな感じか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!


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タスクワールドでは、Markdown記法を「タスクの説明文」、「タスク内コメント」、「チャット」等で使うことができます。

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矢印が指している箇所では、Markdownによる記述が可能。

選択されたワードを太字や斜体にすることは、画面上のボタンをマウスでクリック、「Ctrl + B」の等のショートカットで行なうことができます。

これに加え、テキストの中に記述を加えることにより、書式を設定することも可能です。

それでは、「タスクの説明文」セクションで、その記述の書き出し方法を見ていきましょう。

下の画面のように、テキストの部分を「**」(*が2個)で囲むことにより、その部分を太字で表示することができます。

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「テキストを**太文字**にすることができます。」と入力すると...。

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このようになります。

斜体の場合は、「*」(*が1個)で囲みます。

「テキストを*斜体*にすることができます。」と入力すると...。

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このように、斜体となります。

ワードに取り消し線を入れる場合は、「~~」(~が2個)で囲みます。

「テキストに~~取り消し線~~を引くことができます。」と入力すると...。

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このように、取り消し線が引かれます。

テキストの一部を引用文として表示するには、その部分の頭に「>」(>が1個)を付けます。

「>テキストに引用符を付けることができます。」と入力すると...。

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このような感じに、引用文として表示されます。

テキストの一部をインラインコードとして表示するには、その部分を「`」(`が1個)で囲みます。

「書式設定では `インラインコード` を載せることも可能です。」と入力すると...。


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このようになります。

コードブロックで、テキストをまとまりとして表示させるには、その部分を「```」(`が3個)で囲みます。

下の「```」からの部分を入力すると...

```

コードブロックで、コードのまとまりごとに表示させることも可能です。

```
```

次のまとまりです。
```

8

このように表示されます。

箇条書きは、改行して分けた各項目の頭に、「* 」(アスタリスク1つの後にスペースを1つ)を付けます。

次のように入力すると...。

* 箇条書きの1行目
* 箇条書きの2行目
* 箇条書きの3行目

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このような感じで表示されます。

改行で分けられたテキストに階層付けするには、*(アスタリスク)とその前に付けるスペースの数を変えることにより可能です。

次のように入力すると...。

* このようにリストに階層を付けることが可能です。
(スペースを2つ)* これは階層2です。
(スペースを2つ)* これも階層2です。
(スペースを4つ)*これは階層3です。

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このように表示されます。

テキストを見出し表示するには、テキストの頭に、#とスペースを付けます。見出しのサイズは、#の数で変えることができます。

次のように記述すると...。

# 見出しの書式設定(特大)
## 見出しの書式設定(大)
### 見出しの書式設定(サイズは合計6あります)

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このような感じになります。


これまで、「タスクの説明文」で見てきましたが、同じ表記スタイルは「タスク内のコメント」でも可能です。


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タスク内のコメントでも、Markdownを使うことができます。

プライベートチャット、プロジェクトチャットなどでも、Markdown記法は可能です。

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タスクワールドでは、各タスクにチェックリストを付けることができます。
チェックリストの各項目にもMarkdown記法は反映されます。

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以上、Markdownを使ったテキストの書式設定に関してでした。

タスクワールド上でのコミュニケーションがより効果的になるよう、ぜひご活用くださいね!

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〜ワークスペースの整理で効率・生産性アップ!〜

プロジェクト管理専門ツールのタスクワールドでは、全てのプランにおいて、1つのワークスペース内で作成・運営できるプロジェクト数に制限はありません。

※最大プロジェクト数を増やすために、追加料金などは必要ありません!


grouping


この制限のない自由さもあり、チームで導入をしてから一ヶ月も経たないうちに、様々なプロジェクトがタスクワールド上で同時進行するようになり、ワークスペースの整理が求められるといった状況になることをよく聞きます。

その場合のオススメは...

プロジェクトグループ機能!

本機能を活用することにより、ワークスペースの整理が可能です。

今日は、どのような感じで整理ができるのか、駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、「木村潤」というメンバーのアカウントでアクセスできる全てのプロジェクトを確認できるページです。様々なプロジェクトが一覧で並べられています。これをグループ分けしていきましょう。

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新しいプロジェクトグループを作るには、グループとしてひとまとめしたい2つのプロジェクトを、下の画面のようにマウス操作でくっつけます。

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AをBにドラッグ&ドロップで、その2つのプロジェクトが入ったプロジェクトグループが作成されます。

2
新しく作成するプロジェクトグループに名前を付けます。もちろん、名前は後で変更が可能です。

2つのプロジェクトをまとめたプロジェクトの名前を付けると、下のような画面になります。

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このようにしてプロジェクトグループが作成されたら、他のプロジェクトもこのグループに入れることが可能です。

「プロジェクトを追加」ボタンを押すと、追加可能なプロジェクトが一覧表示されます。

追加可能なプロジェクトとは、自身がプロジェクト管理者であるプロジェクトに限られます。
プロジェクトにアクセスできるだけでは、プロジェクトグループの編集はできません。

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グループに入れることができるプロジェクトの候補が表示されます。

それでは、新たに作られたプロジェクトグループに入っているプロジェクトを開き、そのプロパティを見てみましょう。

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プロジェクトのプロパティ(プロジェクト管理者でない場合の表示)

上の画面は、プロジェクト管理者でないワークスペースメンバーが、このプロジェクトのプロパティを開いた時の表示です。この場合は、プロパティから、そのプロジェクトが入っているプロジェクトグループを確認でき、マウスのワンクリックでそのグループの詳細画面を開くことができます。

下の画面は、プロジェクト管理者である状態で、プロジェクトのプロパティを開いた時の表示です。

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プロジェクトのプロパティ(プロジェクト管理者である場合の表示)

その場合は、プロジェクトのプロパティから、そのプロジェクトを入れるグループを編集することが可能です。

ではでは...。

全てのプロジェクトを一覧で見ることのできるページに戻ってみましょう。

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プロジェクトグループは、このようにフォルダのような感じで表示されます。

先程新規作成したグループの他に、もう一つグループが表示されています。

これは、木村潤がアクセスすることのできるプロジェクトが入った、別のプロジェクトグループが作成されたからでしょう。

このプロジェクト(「新入生の受け入れ関連」)には、2つのプロジェクトが入っていることがわかります。この2つという数は、木村潤がアクセスすることのできるプロジェクト数を意味します。

そうすると、木村潤以外のワークスペースメンバーのアカウント上では、同じプロジェクトグループであっても、異なる数、あるいは、異なる組み合わせのプロジェクトが表示されている可能性があります。

別のワークスペースメンバーのアカウントで見てみましょう。

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別のワークスペースメンバーのアカウント上での表示

上の画面では、このプロジェクト(「新入生の受け入れ関連」)には、2つではなく4つのプロジェクトが入っていると表示されています。プロジェクトグループを開いてみましょう。

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別のワークスペースメンバーのアカウントからアクセスされた時の、プロジェクトグループ表示。

このメンバーのアカウント上では、上の4つのプロジェクトの組み合わせとなっています。

同じ画面を、木村潤アカウントから見てみましょう。

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木村潤のアカウントからアクセスされた時の、プロジェクトグループ表示。

木村潤のアカウント上では、上の2つのプロジェクトの組み合わせで表示されています。表示されていない2つのプロジェクトは、木村潤がアクセスすることができないプロジェクトです。

木村潤がアクセスできないプロジェクトとは、「プロジェクトが非公開設定されており、木村潤はそのプロジェクトの管理者またはメンバーとして設定がされていない」ことを示します。

※情報共有レベルとプロジェクトのアクセス権コントロールに関しては、こちらをご参照ください!

.......

以上、プロジェクトグループに関してでした。

この機能を活用して、タスクワールドがさらに使いやすくなるように、ワークスペースをどんどん整理していきましょう!

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〜情報共有は関係あるメンバーだけに絞れます!〜

タスクワールドでは、ワークスペースを会社のオフィスの様にして、その中で様々な仕事をチームメンバーと取り組んでいきます。

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一つのワークスペースの中に、複数のプロジェクト。各プロジェクト内で、複数のタスクに取り組む。これが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクト、タスク、そしてワークスペースに参加するチームメンバーが増えていくほど、業務オペレーションの効率化を強力にサポートするタスクワールドは、その力をより発揮していきます。

また、チームのコミュニケーションインフラを支えるツールとしての重大さが増していくに連れ、実際のオフィスのように、メンバー間での情報共有レベルを調整していく必要性が高まっていきます。

今日は、タスクワールドのワークスペース上で、どのように情報共有レベルを調整できるのか、駆け足でサラッと見ていきましょう。

Let's スタート!

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下は、「木村潤」というメンバーのアカウントで、木村潤がアクセスできる全てのプロジェクトを確認できるページです。

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このように、「参加中」と「非参加」でプロジェクトが整理されています。

木村潤が参加していない「人工知能プロジェクト」というプロジェクトを開いてみましょう。

下は、このプロジェクトのメインページであり、右側にはこのプロジェクトのプロパティが表示されています。

木村潤はこのプロジェクトのメンバーとして設定されていませんが、プロジェクトが公開設定されているため、プロジェクトのメンバーでないメンバーも、プロジェクト管理者のみが可能な操作を除き、自由に閲覧・編集をすることができます。

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プロジェクトが公開設定されているため、プロジェクト管理者・メンバーでなくてもアクセス可能。

「プロジェクトの管理者・メンバーとして設定されていない限り、このプロジェクトにアクセスできないようにする」ことが可能です。

プロジェクトのプロパティで「公開プロジェクト」をオフにすると、このプロジェクトを非公開にすることができます。

3
プロジェクトが非公開設定されると、左の矢印が指しているアイコンが、地球から鍵のイラストに変わります。

このプロジェクトは非公開設定がされました。

それにより、このプロジェクトの管理者・メンバーとして設定がされていない木村潤のアカウント上では、このプロジェクトは表示されなくなり、木村潤によりアクセスされることができなくなります。

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参加していないプロジェクトには、非公開設定がされた「人工知能プロジェクト」が表示されなくなりました。

このプロジェクトを非公開にしておいた上で、木村潤がアクセスできるようにするには、木村潤がこのプロジェクトの管理者、またはメンバーとして設定される必要があります。

では、このプロジェクトの管理者のアカウントから、木村潤をこのプロジェクトのメンバーとして設定してみましょう。

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6

木村潤が、このプロジェクトのメンバーとして設定されました。

非公開設定がされている「人工知能プロジェクト」は、プロジェクトメンバーである木村潤のアカウントからアクセスが可能になりました。

7
参加中のプロジェクトの1つとして表示されています。

プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、プロジェクト管理者のみが行なうことのできる操作を除き、そのプロジェクトに関して全ての操作が可能です。

木村潤のアカウントで、このプロジェクトのプロパティを開いてみましょう。

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木村潤はプロジェクトメンバーの1人として設定されています。

プロジェクトのプロパティを下にスクロールしてみましょう。

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上の画像では、「プロジェクト退会」以外の操作は、プロジェクト管理者に限られる操作。

「アクセス権の設定」は、プロジェクト管理者のみが行える操作の1つです。

このプロジェクトの管理者のアカウトで、同じ画面を開いてみましょう。

10

「メンバーにフルアクセス権を与える」が設定されています。

フルアクセス権が設定されていると、このプロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバー全員は、プロジェクト管理者のみに限定された操作を除き、フルにこのプロジェクトにアクセスすることが可能です。

それでは、これを「限定的なアクセス権」に変更してみましょう。

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プロジェクト管理者でなければ、アクセス権設定を変更することはできません。

下は、「限定的なアクセス権」が設定された上で、木村潤アカウントでアクセスされた、このプロジェクトのメインページ、及び、このプロジェクトのプロパティです。

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限定的なアクセス権の設定で、プロジェクト管理者以外のメンバーの操作を限定的にすることができます。

フルアクセスでないアクセス権が設定されても、プロジェクメンバーであるかないかに関わらず、プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、そのプロジェクトにアクセスができます。

フルアクセスでないアクセス権の設定により、そのプロジェクト全体のアクセスではなく、そのプロジェクト内の各タスクに関しての扱いを限定的なものにすることが可能です。

限定的なアクセス権が設定されると、プロジェクト管理者以外の、プロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、タスクの作成・削除・移動や、タスクの担当者の編集等の、一部の操作ができなくなります。
※タスクの完了処理や、タグ新規設定、タグ外し、タスクへのコメント等の操作は可能です。

限定なアクセス権に加え、「制限付きのアクセス権」オプションもあります。

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制限付きアクセス権は、最も厳しいアクセス権設定となります。

「制限付きアクセス権」が制限する操作は、「限定的なアクセス権」が制限する操作と同じですが、その効果には一つだけ違いがあります。

「制限付きアクセス権」が設定されると、プロジェクト管理者以外のプロジェクトにアクセスできるワークスペースメンバーは、自身が担当者またはフォロワーとして設定されていないタスクには、アクセスできなくなります。


下は、木村潤アカウントで開いた、「制限付きアクセス権」が設定された状態の、このプロジェクトのメイン画面です。

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赤い矢印が指しているのは、木村潤アイコンの表示がされていないタスクカードです。

木村潤が担当者、またはフォロワーとして設定されていないタスクの表示が消えています。

上の画面をパッと見ると、3つのタスクのうち1つは、担当者であることを示す木村潤のプロフィール画像アイコンが載っておらず、???となってしまいますね。

そのタスクの詳細を開いてみましょう。

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なぜこのタスクカードの表示が残っているかというと、それは、木村潤がそのタスクに担当者ではなくフォロワーとして設定されているからです。

.......

以上、タスクワールドのワークスペース上での情報共有レベル設定に関してでした!

あくまで、ワークスペース内の情報共有レベルの設定であり、もちろん、ワークスペースに参加していない人は、ワークスペース自体にアクセスできないので、ワークスペース内の情報には、初めからシャットアウトされています!


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〜プロジェクト管理における大事な心がけを軽くおさらい!

今抱えているプロジェクトの運営は、はかどっていますか?

「プロジェクトマネージメント」における熟練度・スキルに関しては、単純に知識と年数だけで決まるものではなく、国際的な検定があることでもわかるように、とても奥深いものです。メンバー構成や最終的な目標など、各プロジェクトにはユニークな特徴があり、その成功の定義は、プロジェクトごとに大きく異なります。

project management myths

「プロジェクトマネージメント」は、学問としても様々な角度から研究がされ続けており、既に多くが語り尽くされている感もありますが、今日は、その中でも特に実践的ともいえる、5つのポイントをサラッと見ていきましょう。


5. ゲットした情報は、まず疑う!

多くのプロジェクトにおいては、何らかのかたちの情報リサーチが伴います。一昔前とは違い、ネット検索で殆どの調べ事ができますが、リサーチに対してのゆるい姿勢は危険です。ネット検索で見つけた情報は、本当に正しいものであるか、一流のジャーナリストのように、常に懐疑的な目で情報の信頼度チェックを行なうようにしましょう。正しくない情報を基にプロジェクトを進めた結果、取り返しのつかないトラブルを産んでしまっては、誰も徳をしません。また、ただ時間をかけてリサーチを行えばいいということでもありません。効率良く、高精度の情報をゲットできるよう心がけていきましょう。


4. より良い手段を常に取り入れる!

どのプロジェクトにおいても、必ず共通するポイントがあります。それは、明確または曖昧であるかに関わらず、必ずなんらかのゴールがあった上で、プロジェクトが進められているということです。プロジェクトごとに大きく異なるのが、ゴールを達成するための手段、達成するまでの過程となります。プロジェクトを成功させるため、そのゴールを大きく変えてはNGですが、手段・過程は、常によりベターなものに変えることができます。「もっといいやり方がある!」のであれば、積極的にそれを取り入れる姿勢で、プロジェクトを進行するようにしましょう。


3. メンバーとゴールを共有!

プロジェクトのチームメンバーが複数になるにつれ、プロジェクトにおける、それぞれの役割分担・責任がより明確になります。そうすると、各メンバーが、プロジェクトの本来の目的を十分把握せずに、与えられた仕事をこなすだけといった状況を作りやすくします。プロジェクトの本来の意味・目的をキチンと把握することが許されているメンバーは、そうでないメンバーに比べ、プロジェクトに対して格段に高いモーチベーションを持つはずです。また、把握できているメンバーは、プロジェクトの成功に少しでも多く貢献するため、与えられた仕事以上のことを率先的にしてくれることもあるでしょう。各メンバーとの関係を、日雇いの仕事のような感じにしてしまっては、大きなNGです!


2. どんどん大変を、どんど効率アップにする運営態勢!

プロジェクトでは、始まりから終わりまで、実に色々なことが起きるものです。メンバー同士の熱い議論、当初予定していなかった決断、莫大な量の資料の共有など、様々な要素が次から次へと発生していくため、管理はどんどん大変になっていきがちです。そうなってしまわない管理スタイルで、プロジェクトのマネージメントをするように心がけましょう。常に、プロジェクトの最新状況や、それまでの経緯を素早く確実にチェックできる態勢をキープすることができれば、「どんどん大変が、どんどん効率良く」に変わります。その為には、プロジェクト管理の専門ツールを、プロジェクト進行の基盤として導入することは、オススメです。


1. 自分ならではの最高のプロジェクト管理術!

本日最後のポイントはこれです!

自分ならではの、ライバルに隠したい最高のプロジェクト管理術ってありますよね?

その術、どんどん実践していき、どんどん磨き上げていきましょう!

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〜仕事上のニーズ、フィーリングに合わせて自由にカスタマイズ DE★ KI★ RU★!〜

プロジェクト管理ツールは一度導入されると、仕事上の情報インフラ基盤となるため、ツール上で、多くの情報が扱われることになります。

優秀なプロジェクト管理ツールであれば、特に気にしていなくても、普通に使っていること自体が、情報や仕事の整理につながっていくのですが、それでも、もっともっと、自分にとって最もわかりやすいスタイルにカスタマイズしたいと思ってしまうもの...。

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世界基準のプロジェクト管理ツールと呼ばれている「タスクワールド」の魅力には、直感的・カンタンな操作で、自由に使い方をカスタマイズできることが含まれます。

今日は、タスクワールドでの情報管理のカスタマイズに関して、駆け足で見ていきましょう!

Let's スタート!

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下は、ワークスペースの全てのプロジェクトを管理できる基本画面です。デフォルトではこのように、各プロジェクトはカード形式で表示されます。

赤い矢印が指している部分をクリックすると、この表示をリスト形式に変えることができます。

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各プロジェクトが、カード形式(=グリッド形式)で表示されています。

2
各プロジェクトの表示スタイルが、リスト形式になりました。

カード形式かリスト形式、自分にとって使いやすい方を選びましょう!

さて...。

下は、タスクワールドのお家芸的な機能ともいえる、プロジェクトをまたいでタスク・プロジェクトの最新状況をチェックすることのできる「オーバービュー」の画面です。

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タスクワールドの「オーバービュー」画面

タスクの数が300を超えていて、いかにも管理が大変そう...。

ですが!

タスクワールドのオーバービューでは、様々な要素で絞り込みができるので、表示させる情報を自由にカスタマイズすることができます!

下は、タスクの担当者で絞り込みをした画面です。表示されるタスクが一気に40台に減っています。

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特定の担当者で絞り込みをしたオーバービュー画面

担当者だけでなく、「期限オーバー」、「プロジェクト」などで更に細かく絞り込みをかけていくと、このメンバーのリソース状況をチェックすることができます。

これは便利!

さて、さて...。

オーバービューでは上記の表示形式に加え、絞り込み結果をカレンダー、タイムライン(ガントチャート)形式でも見ることができます。

カレンダーで見てみましょう!

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オーバービューのカレンダー表示

上の画面の右上には「カレンダー同期」のボタンがあります。

カレンダー同期機能を使うと、タスクワールドのタスクを、GoogleやOutlook等の外部カレンダーに自動反映させることができます。

これも便利ですね〜!

ちなみに、少し話題が逸れますが、カレンダー上のタスクをクリックすると、カレンダー画面のまま、そのタスクを編集することができます。

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違うページに強制移動とはならず、カレンダー上でタスクの詳細を編集できるのは便利!

さて、さて、さて...。

下は、オーバービューをタイムライン形式で見た画面です。

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ワークスペースの全てのプロジェクトが対象となる「オーバービュー」。

タイムラインにおいても、絞り込みにより、表示させる情報を自由にコントロールできます!

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タスクをクリックすると、タイムライン上でタスクの詳細を編集することができます。ページ移動必要なし!

さて、さて、さて、さて...。

最後に、初めの画面に戻りましょう。

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各プロジェクトには、ステータスを設定することが可能です。

「完了済み」、「アーカイブ済み」のいずれかのステータスが設定されているプロジェクトは、オーバービューの表示対象から外れます。ワークスペースの情報整理に繋がりそうですね!

.......

カスタマイズが効くプロジェクト管理ツール、タスクワールド。

仕事上のニーズ、フィーリングに合わせ(?)、タスクワールドの使い方をどんどん自由にカスタマイズし、業務効率アップを実現していきましょう!!

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