タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:時間

〜「見える化」でチームをさらにパワーアップ!〜

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ショッキングな数字ですが、現役で毎日忙しく働いている人の多くは、1週間の約40%の時間を浪費していると言われています。すべての現役世代に当てはまるわけではないでしょうが、何か考えさせられる数字ですね。

「今日こそは必ず、普段以上に価値のある、プラスアルファの仕事をする!」

という意気込みで職場に臨んだものの、一旦デスクの椅子に腰を下ろすと、メールや電話対応などで一気に追われる状態になり、やろうと思っていたことには殆ど手を付けられずに一日を終えてしまうことは、よくありませんか?

「1時間でも、2時間でも1日の時間が増えてくれれば、何とかなるのに...」

1日の時間を物理的に増やすのは無理ですが、限られた時間の中で、プラスアルファの価値のある仕事ができる時間を作ることは、決して不可能なことではありません。

いつも忙しいのはみんな同じ。

そのような状況の下、いかにプラスアルファな時間を多く作れるかが、何事においても、真の成功を実現するための大きなポイントとなります。

今日は、その実現に向けた5つの心がけを、駆け足で考えてみましょう!


1. 気が引けてしまうタスクを、まず優先的に片付ける!

難易度の高いタスク。複雑なタスク。予め完成されているステップを踏むだけで終わらせることができないタスク。

このようなタスクは、無意識に後伸ばしにしてしまう傾向はありませんか?

気が滅入る仕事を未完状態で抱えていることは、意識をしていなくても、精神にプレッシャーを与えることになります。

そして、その影響は、職場だけでなくプライベートな場にも及びます。

単純過ぎるアドバイスに聞こえるかもしれませんが、面倒くさいことは、面倒くさがらずに優先的に、なるべく早い段階で終わらることを心掛けるとよいでしょう。

2. 綿密なプランに基いてアクション!

なるべく早く仕事を済ませたい一心で、プラニングをお粗末にしてアクションを起こしてしまうことはありませんか?

高いパフォーマンスで仕事をするための最も大事な要素は、事前のプラニングであるということは、多くのリサーチで証明されています。

それは、会社のようにチームとしてプロジェクトに取り組む状況において、なおさらです。

担当者、リーダー、期日などの詳細が明確に計画立てされた上で、プロジェクトに取組める状況を提供することは、チームメンバーのモーチベーションアップにも繋がります。

いま流行の言葉、「プロジェクトの見える化」ということですね!
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3. インスピレーションも見える化!

「この人の生き様には、いい意味で刺激を受ける!」
➞ 尊敬できる著名人や、成功をしている人の写真などを職場に置いておくと、インスピレーション・モーチベーションアップに繋がります!

「家族の将来、家族の幸せのため、これからも毎日頑張る!」

➞ 家族の写真を職場に置いておくと、インスピレーション・モーチベーションアップに繋がります!

単純過ぎることに聞こえるかもしれませんが、素晴らしい効果を期待できます。ぜひ一度試してみては?

4. 期限を明確にする!

明確な期日があるタスクと、無いタスクでは、取り組む人の気合度が違います。

明確な期日を設定しないということは、仕事の現場において曖昧状態を促進することであるといえます。

「明日まで」のような期日設定よりも、「明日の午後1時45分迄」といった感じに、より明確に期限が設定されていた方が、チームとしての緊張感がより高まり、プロジェクト全体の成功がより確実なものとなります。

5.「 おめでとう」の見える化!

流行りなので、また「見える化」でいきましょう(笑)。

タスクを高いレベルでこなしたメンバーがいれば、それに対して、チームとして称賛の意を見せることは、讃えられた人だけでなく、チーム全体、会社全体の士気の向上に大きく貢献します。

どうせ「おめでとう」や「ありがとう」の声を掛けるのであれば、その気持がより伝わるかたちで行いましょう。お金やモノで称賛の意を表することも可能ですが、より多くの人の前で、仕事ぶりや生き様を褒められることは、なんとも言えず嬉しいものです。

.........

以上、5つのポイントでした。

「見える化」に関しては、ぜひ、下の画像の拡大表示を!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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〜Let's デザイン!あなたのチームのバーチャル仕事空間!〜


マーケティングキャンペーン、イベントのプラニング、サイト制作など、複雑な要素が絡み合うプロジェクトにおいては、いかに効果的にプロジェクトの管理を進めていくかが、成功の大きな鍵となります。高機能で抜群に使いやすいと、世界中のビジネスシーンで大評判の「タスクワールド」は、様々なオペレーションスタイルのワークフロー改善に効果的ですが、今日は、その一つの基本的活用例を駆け足で見てみましょう!


まずは、プロジェクトを作成!

タスクワールドのワークスペースは、まさに「バーチャル仕事空間」といえます。

ワークスペース内に複数のプロジェクトを作り、
ワークスペース参加メンバーで、
各プロジェクト内で作成されたタスクに取り組む!


これが、「バーチャル仕事空間=ワークスペース」での仕事の基本的な流れとなります。


プロジェクト作成画面。タスクリストの使い方を決めて、プロジェクトの骨組みを作ろう!


「タスクワールドの使い方」の基礎はこのようにまとめることができます。

チームのオペレーションに最もフィットしたかたちで........
  - 複数のプロジェクトを作成!
  - 各プロジェクト内にタスクリストを作成!
  - 各タスクリストに、必要なだけタスクを作成・管理!

各タスクには........
  - 開始日、期限、担当者、フォロワーなどをしっかり設定して、必ずコンプリート!


各タスクは、プロジェクト内で複数作成可能の「タスクリスト」内で管理がされます。
そして、各タスクの担当者や責任者は、タスクの進捗状況に合わせ、そのタスクを別のタスクリストへ、ドラッグ&ドロップのカンタンな操作で移動させることが可能です。

「タスクワールドを使った仕事の進め方=プロジェクトの管理スタイル」は、チームの運営スタイルにより様々です。チームメンバー名をタスクリストにする運営スタイルも、タスクワールドを使った効果的なプロジェクト管理方法の一つです。例えば...

ワークスペース名:マジックテック株式会社
 プロジェクトA(プロジェクト名:カスタマーサポート)
 プロジェクトB(プロジェクト名:プロダクト開発)
 プロジェクトC(プロジェクト名:セールス)
 プロジェクトD(プロジェクト名:マーケティング)
 プロジェクトE(プロジェクト名:マネージャー会議)

workspace
ワークスペースを俯瞰できる画面。バーチャル仕事空間だけでに、オフォスマップみたい!

※タスクワールドでは、作成・運営できるプロジェクト数に制限はありません!

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上記「マーケティング」プロジェクトのタスクリストは、チームメンバーごとに作るのも、とても効果的な運営スタイルかもしれません。例えば...

プロジェクト名:マーケティング
 タスクリストA(タスクリスト名:北島五郎(リーダー))
 タスクリストB(タスクリスト名:渡部けん(Web担当))
 タスクリストC(タスクリスト名:松本まこと(イベント担当))

marketing
担当者ごとのタスクリストでプロジェクトを構成した例。

※タスクワールドでは、作成・運営できるタスクリスト・タスク数に制限はありません!

この運営スタイルでは、例えば、北島さんのタスクリストに入っているタスクは、すべて、北島さんが担当・責任者でであることが、カンバン形式で一目でわかります。

timemachihne
プロジェクトの機能ごとにタスクが管理される場所を分ける使い方の例。この方法は特にオススメ!

メンバーごとではなく、プロジェクト内の機能・役割によりタスクリストを分けて管理する方法も、とても効果的なタスクワールドの使い方のひとつです。メンバーの名前の付いたタスクリストがなくても、各タスクには責任者やフォロワーを設定できるので、「責任者の明確化」は、きっちり果たすことができます。


"全"プロジェクト管理ツール!

このようにシンプルにワークスペースをデザインすることにより、プロジェクト全体像や進捗状況が視覚的にわかり、業務の効率化アップに大いに繋がります。

しかし、タスクワールドの真の強みは、ここで止まりません。

複数プロジェクトをまたがり、各タスク、各メンバーの最新状況を、一つの画面で瞬時に確認できるのが、タスクワールドの凄さの一つです。

タイムライン(ガントチャート)形式で、ワークスペースのすべての状況を一覧できるのは、企業向けに開発された本格プロジェクト管理ツールである、タスクワールドならでは。

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全プロジェクトの進捗状況をガントチャートで確認可。フィルター機能は助かります!

これらの機能を最大限に活用することが、プロジェクトの成功の鍵といえるでしょう。


どのように使うと最大限に活用ができる?

チームの運営スタイルを、なるべくシンプルなかたちで、ワークスペースのデザインで反映させるようにするとよいでしょう。タスクワールドのワークスペースのデザインを作り上げていくことは、チームの運営スタイルの見直し、整理に繋がるかもしれません。

どのような運営スタイルにおいても、各タスクには、出来るだけ、次の設定をすることを忘れないようにしましょう。

タスクの担当者を設定!
タスクの開始日を設定!
タスクの期限を設定!


setting
タスクの基本データの設定を徹底すると、ワークスペースの最新状況を徹底的に管理しやすくなります!

各タスク内では、メンバー同士でコメントの投稿、ファイルのアップロードが可能。また、各タスクにタグを付けたり、タスク内で時間計測ができたり等、様々なことが行なえます。

どの機能もカンタンで直感的な操作で使うことができますが、「担当者」、「開始日」、「期限」の3つの設定を徹底していくだけでも、タスクワールドならではの凄さを実感することができるでしょう。

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メンバーのリソース空き状況も、「オーバービュー」機能でわかります!


かゆいところに手が届く管理ツール!

ここで最後に一つ...。

実際の仕事の現場では、こういったケースはありませんか?

「このタスクはセールスチームの、アベさんの仕事だけど、アベさんはマーケティング的な仕事にも深く関わっていて、このタスクはマーケティングチームでも管理がされるべき...」

各タスクは、特定のプロジェクト内の特定のタスクリスト内で管理がされるのですが、なんとタスクワールドでは、各タスクを、複数の異なるプロジェクトで管理をする事も可能です!!

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プロジェクトが異なるからといって、同じタスクをそれぞれに作る必要はありません!


タスクワールドは、機能やワークスペースの参加メンバー数に制限なく、15日間無料でトライアルが可能です。

手厚いカスタマーサポートも評判!気軽にトライアルをスタートされてみては?
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〜分刻みのタスク管理も可能にする、待望の新機能がリリース!〜

これまで多くのユーザーの方々から頂いていた、各タスクの時間を計測する機能が遂にリリースされました。タスクごとにストップウォッチが付いたような感じになっており、タスクワールドらしく直感的な操作で、ワークフローの一部にしやすい仕上がりとなっています。

プロジェクト管理ツールが必要なのは、プロジェクトやタスクのボリュームが多くて大変な状況を、少しでも解決するためですよね。タスクワールドは、このタイム計測機能のスタートにより、分刻みでそんな状況の改善を強力にサポートしてくれます!

それでは、このタイム計測機能の基本的な使い方を駆け足で見ていきましょう。


タスクごとに時間を計測

タスクワールドのタイム計測は、各タスクを実行するのに要した時間を計測・集計することのできる機能であり、様々なシチュエーションで便利に使うことができます。

例えば、雑誌や動画などのコンテンツを発信する企画において、各コンテンツのカテゴリーをタスクリストで分けた上で、コンテンツごとにタスクを作成・管理していくケースで見てみましょう。

start
※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

時間を計測したいタスクの詳細画面を開き、「タイム計測」をクリックすると、ストップウォッチのようなミニウインドウが表示されます。緑色のボタンを押すと、計測が開始されます。

anywhere
※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

一度計測がスタートすると、タスク詳細ウインドウから離れても、もちろん計測は続きます。計測をストップする必要がある時は、すぐに停止ができるように、停止ボタンが画面上部に表示されます。

タイム計測機能は、このようにストップウォッチ的に使う以外にも、時間と分をマニュアルで打ち込むことも可能です。

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「あっ!ストップウォッチのボタン押し忘れてた!」でも安心!?


計測記録を工数管理に活用!

各タスクリストの上部には、自動集計された時間が表示されます。タスクリストをタスクのカテゴリー分けにしておくと、どのカテゴリーでどれだけ時間がかかったかが、ひと目で分かりとても便利です。

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※クリックするとイメージを拡大して見ることができます。

タスクワールドといえば、ドラッグ&ドロップによる直感的操作。タスクを別のタスクリストに移動させると、もちろん、そのタスクをドロップした瞬間に、関連するすべてのタスクリストの集計時間が変わります。「タスクワールド、技あり!」と叫んでしまいそうですね!

各タスクで費やした時間が記録された!
タスクのカテゴリーごとの集計時間がわかった!

そうすると、次は各プロジェクトで費やされた時間となりますね。

もちろん、タスクワールドなら、プロジェクト全体で記録された時間を集計する機能もあります。


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これは、プロジェクトリーダーにとっては貴重なデーター...!

プロジェクト全体で記録された時間は、メンバーごとに詳細を見ることができます。

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メンバーのリソース状況の把握にも便利に使えます。

更に進むと、各タスクで計測・集計された時間も、確認することができます。


タイム計測機能でプロジェクトリーダーの方は、ストップウォッチを沢山入手できたようで、ファイター魂に更に火がつくのでは?

「ヨーイ、ドン!」で、プロジェクトをサクサク進めていきましょう!

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