タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:検索

〜検索機能がより使いやすくリニューアル!〜

世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド」。嬉しい新機能のリリースが続く中、既存機能の改善もアクティブに行われております。そして今月は、なんと...

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... ツールとしての利便性をさらに向上すべく、ワークスペース内の検索機能が大幅リニューアルされました!

新しい検索機能の名前は、「スマート検索」。本日は駆け足で、このスマート検索機能をご紹介いたします。

Let's スタート!

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スマート検索は、統一された一つの検索窓を使い、ワークスペース内の検索を一括で行うことのできる機能です。

今回のリニューアルにより、検索精度が大幅にアップし、また検索結果が項目に分けて表示されるようになりました。また、検索結果を様々な要素でさらに絞り込み表示させることも可能になりました。

タスクワールドらしく、見ればスグに直感的に分かるインターフェースになっているので、説明はここまでにして、実際の画面を見ていきましょう!

※画面イメージ内の細かな文字等が見づらい場合は、画像をクリックして拡大表示されることをオススメいたします。

スマート検索の検索窓は、タスクワールド全ページの中央上部にあります。

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それでは、試しに「北」という文字で検索してみましょう。

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すると、「トップ検索結果」ページに移り、「北」の検索結果が項目ごとに分けて表示されます。

「トップ検索結果」の右の「タスク」をクリックすると、「北」が含まれたタスクのみが表示されるページに移ります。

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このページでは画面左側に、検索結果を様々な要素でさらに細かく絞り込みすることのできる欄が表示されます。

「タスク」の右には、「プロジェクト」、「タスクリスト」、「ピープル」と続きます。
これらのページでも、様々な要素で細かく絞り込みが可能です。

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以上、リニューアルされた「スマート検索」に関して、駆け足で見ていきました。

ぜひフル活用して、タスク管理の効率を高めていってくださいね!

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〜仕事上のニーズ、フィーリングに合わせて自由にカスタマイズ DE★ KI★ RU★!〜

プロジェクト管理ツールは一度導入されると、仕事上の情報インフラ基盤となるため、ツール上で、多くの情報が扱われることになります。

優秀なプロジェクト管理ツールであれば、特に気にしていなくても、普通に使っていること自体が、情報や仕事の整理につながっていくのですが、それでも、もっともっと、自分にとって最もわかりやすいスタイルにカスタマイズしたいと思ってしまうもの...。

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世界基準のプロジェクト管理ツールと呼ばれている「タスクワールド」の魅力には、直感的・カンタンな操作で、自由に使い方をカスタマイズできることが含まれます。

今日は、タスクワールドでの情報管理のカスタマイズに関して、駆け足で見ていきましょう!

Let's スタート!

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下は、ワークスペースの全てのプロジェクトを管理できる基本画面です。デフォルトではこのように、各プロジェクトはカード形式で表示されます。

赤い矢印が指している部分をクリックすると、この表示をリスト形式に変えることができます。

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各プロジェクトが、カード形式(=グリッド形式)で表示されています。

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各プロジェクトの表示スタイルが、リスト形式になりました。

カード形式かリスト形式、自分にとって使いやすい方を選びましょう!

さて...。

下は、タスクワールドのお家芸的な機能ともいえる、プロジェクトをまたいでタスク・プロジェクトの最新状況をチェックすることのできる「オーバービュー」の画面です。

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タスクワールドの「オーバービュー」画面

タスクの数が300を超えていて、いかにも管理が大変そう...。

ですが!

タスクワールドのオーバービューでは、様々な要素で絞り込みができるので、表示させる情報を自由にカスタマイズすることができます!

下は、タスクの担当者で絞り込みをした画面です。表示されるタスクが一気に40台に減っています。

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特定の担当者で絞り込みをしたオーバービュー画面

担当者だけでなく、「期限オーバー」、「プロジェクト」などで更に細かく絞り込みをかけていくと、このメンバーのリソース状況をチェックすることができます。

これは便利!

さて、さて...。

オーバービューでは上記の表示形式に加え、絞り込み結果をカレンダー、タイムライン(ガントチャート)形式でも見ることができます。

カレンダーで見てみましょう!

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オーバービューのカレンダー表示

上の画面の右上には「カレンダー同期」のボタンがあります。

カレンダー同期機能を使うと、タスクワールドのタスクを、GoogleやOutlook等の外部カレンダーに自動反映させることができます。

これも便利ですね〜!

ちなみに、少し話題が逸れますが、カレンダー上のタスクをクリックすると、カレンダー画面のまま、そのタスクを編集することができます。

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違うページに強制移動とはならず、カレンダー上でタスクの詳細を編集できるのは便利!

さて、さて、さて...。

下は、オーバービューをタイムライン形式で見た画面です。

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ワークスペースの全てのプロジェクトが対象となる「オーバービュー」。

タイムラインにおいても、絞り込みにより、表示させる情報を自由にコントロールできます!

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タスクをクリックすると、タイムライン上でタスクの詳細を編集することができます。ページ移動必要なし!

さて、さて、さて、さて...。

最後に、初めの画面に戻りましょう。

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各プロジェクトには、ステータスを設定することが可能です。

「完了済み」、「アーカイブ済み」のいずれかのステータスが設定されているプロジェクトは、オーバービューの表示対象から外れます。ワークスペースの情報整理に繋がりそうですね!

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カスタマイズが効くプロジェクト管理ツール、タスクワールド。

仕事上のニーズ、フィーリングに合わせ(?)、タスクワールドの使い方をどんどん自由にカスタマイズし、業務効率アップを実現していきましょう!!

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〜「見つからなくて困った、困った」がなくなります!!〜

業務フローの更なる効率化を実現するため、世界中の様々な企業が、プロジェクト管理の専門ツールの導入を進めています。

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メールやエクセルなどの従来の方法のみで、膨大なボリュームの情報・データを送受信・管理し続ける仕事術は、既に一昔前のオールドスタイルになったとも言われています。

プロジェクト管理ツールは星の数ほどあり、どれを実際に導入するのかを決めるのは、本当に一苦労。

インターフェースの使いやすさ。
機能・サポートの充実度。
なんとなく、フィーリングが合う!


などなど、会社・チームで使うツールを最終選定するまでは、様々な要素が複雑に絡み合うため、長い道のりとなってしまうこともしばしば...。

さて...。

プロジェクト管理ツールを選ぶ上で、見落とされがちな大事な要素があります。

それは、「ファイル管理のしやすさ」であります。

プロジェクト運営においては、画像、動画、オフィス系のファイルなど、様々なデータファイルがやり取りされます。

「いつだったかなぁ...?あそこのチームの、例のイベントの件で、あの人に送ったはずのファイル、必要なんだけど、見つからない...。あぁ、困った、困った...。」

このような業務の効率を低下させる「困った、困った」を無くすことができるのも、優秀なプロジェクト管理ツールを導入することにより期待できる効果の一つです。

プロジェクト管理ツールを選定する際は、この「ファイル管理のしやすさ」も、比較ポイントとして忘れずに見ていきましょう。

さぁ、今日は、タスクワールドでのファイル管理がどのようなものになるかを、駆け足でサラッと見ていきましょう。

Let's スタート!

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下の画面は、タスクワールド上の、とあるプロジェクト画面です。
このような感じに、タスクのカードが、タスクリストに整理されています。

タスクのカードに、ファイルをドラッグ・アンド・ドロップすると、そのタスクにファイルを添付(アップロード)することができます。視覚的・直感的な操作ですね〜。

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この画面の飛行機と象の画像は、各タスクにアップロードされた画像ファイルのプレビューです。

特定のタスクにアップロードできるファイルの数には制限がありません。

そのタスクにアクセスできるメンバーは、このようなドラッグ・アンド・ドロップの操作だけでなく、外部ファイル管理ツール(Google Drive、Dropbox、Box)のリンクを貼り付けることにより、タスクワールド上の他のメンバーとファイル共有をすることもできます。

タスク詳細画面の「ファイル&リンク」にアクセスすると、特定のタスクにアップロードされたファイルを一括確認することができます。

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「ファイル&リンク」をクリックすると...。

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このように、特定のタスク内にアップロードされたファイルの詳細(ファイル名、アップロード日時、アップロードしたメンバー名)を確認することができます。

もちろん、この画面のファイル名をクリックすると、そのファイルを閲覧・ダウンロードすることができます。

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外部ファイル管理サービス上に保管されているファイルのリンクも一緒に管理可能。


さて、さて...。

これまでは、特定のタスクにアップロードされたファイルの一元管理について見てきました。

これに加え、タスクワールドでは、それらのタスクが入っている「特定のプロジェクト」内でアップロードされたファイルも、一元管理することができます。

ファイル管理は「タスク単位」だけでなく、「プロジェクト単位」でも行なうことができる、ということです!

下のプロジェクト画面の「ファイル」をクリックしてみましょう。

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この様に、特定のプロジェクト内にアップされたファイルの情報が一覧で表示され、「どのタスクにおいて、誰がいつアップロードしたのか」をすぐにチェックすることができます。

さて、さて...。

「ファイル共有に関して、アクセス制限を付けることは可能...?」と思いませんでしたか?
タスクワールドでは可能です!

下の画面の左の赤い矢印は、プロジェクト名の隣の「ロック」アイコンを指しています。このロックは、プロジェクトの公開設定がオフ(非公開)になっていることを示しています。

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プロジェクトが非公開設定されると、そのプロジェクトは、そのプロジェクトのメンバーとして設定されているメンバー以外には、完全に見えなくなります。完全に見えなくなるので、そのプロジェクト内のタスク、アップロードされたファイルも、プロジェクトメンバー以外はアクセスができなくなります。

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プロジェクト公開をオン(公開)にすると、ロックが地球のアイコンになります。

下は、このプロジェクトのメンバーになっていないメンバーのワークスペースです。このプロジェクトは「公開」設定がされているので、「参加していないプロジェクト」に、このプロジェクトが表示されています。

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このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができます。

下は、同じ条件で、このプロジェクトが「非公開」設定されている場合の画面です。

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このメンバーは、このプロジェクトにアクセスすることができません。

このメンバーのワークスペースには、このプロジェクトが一切表示されないため、その中に入っているタスクやファイルは、このメンバーから隠されている状態となります。

.......

このように、タスクワールドではカンタンにファイルを共有できるだけでなく、フレキシブルに共有レベル・アクセス権を編集することが可能です。

タスクワールドで、「探しものが見つからなくて困った、困った」からオサラバしましょう!


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