タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:業務効率化

〜Trelloからタスクワールドへ乗り換える 5つの理由を紹介!〜

Trelloを使っていて物足りないと感じたことはありませんか? チームのオペレーション、自分の仕事スタイルに本当にフィットする、代わりになるツールがないか、まだ探していませんか?

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最近、世界中の様々な企業が、多種多様のプロジェクト管理ツールを経て、Trello(トレロ)からタスクワールドへ移行しています。それらの企業には、誰もが知っている世界のトップ企業も含まれます。

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Trelloは、プロジェクト管理ソフトウェアとして最も知名度が高く、そして完成度の高いツールの一つであることに間違いはありません。しかし、Trelloは、急ピッチ・高レベルで、様々な複雑なプロジェクトをこなし続ける必要のあるチームにとっては、必ずしもベストソリューションではないかもしれません。今日も、そう感じている世界中の多くの企業が、Trelloからタスクワールドに乗り換えています。

ベストソリューションとして、タスクワールドが選ばれる理由とは?

1) 実用性溢れる様々な機能を、視覚的・直感的に使える!
メンバー5人のチームで、タスクボードは仕事の進捗チェックと完了通知だけに使う...。

実際のビジネスの現場では、プロジェクト運営は、こんなシンプルなタスク管理スタイルではすまないと思いませんか?

Trelloと違いタスクワールドでは、各タスクにチェックリストをつけたり、繰り返し行われるタスクにリピート設定をしたり、一つのタスクを、異なる二つ以上のプロジェクト上で管理することができます。

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タスクワールドは、各タスクに関し担当者や期日を設定するといった基本的な操作に加え、実用性に優れた様々な応用機能が備わっています。

・インタラクティブ・ダッシュボード(基本はカンバン形式!)
・ガントチャート、プロジェクトタイムライン
・バーンアップ、バーンダウンチャート
・高度なフィルタ機能
・ファイル管理

2) 高機能は標準機能!
Trelloでは、基本的な機能にプラスしてより高度な機能を使う場合、その追加機能を付けるために、ユーザーは支払いをしなければいけません。

この場合、社内のツールを選定するマネージャーは、追加機能が具体的にどのように会社に貢献するのかを完全に把握した上で、購入を決める必要があります。これは、マネージャーにとって、大きな障壁となりえます。

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タスクワールドの場合、これとは対象的にトライアル段階から、基本的に全ての機能を無料で使うことができるため、トライアル開始から本格導入まで、安心して進めることができます。

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チャット機能、タスクの時間計測、カレンダー表示、ガントチャート、使い勝手バツグンのモバイルアプリ etc...。 全てが実用性に優れた機能であり、全てが高いレベルで提供されてこその、タスクワールド。高機能が標準機能!


3) クリーンで使いやすいインターフェース!
ソフトを決める際、高機能を取るかインターフェースのわかりやすさを取るかの、二者択一に迫られるのが世の常です。高機能であればあるほど、分かりづらく使いにくい。シンプルなインターフェースであれば、機能もシンプル過ぎて、ビジネス用途に使えない...。

ソフトウェアレビューサイト「Capterra」のシニアエディター、レイチェル・バーガー氏は、タスクワールドについてこう述べています。
タスクワールドは非常にシンプルで使いやすいので、デジタルなことが得意でない人でも、少しの時間触っただけで、快適に使い始めることができるでしょう。デザイン面は、本当に素晴らしいですね。もしスティーブ・ジョブズが、ミニマリストをコンセプトとした、タスク管理のアプリを作るとすると、まさにタスクワールドのようなアプリが出来上がるでしょうね。
クリーンでシンプルだから、タスクワールド。

高度な機能がリリースされても、そのミニマリストで使いやすいデザイン性はそのままです。

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4) ファイルの管理がラク!

Trelloの場合、タスクにファイルを添付したり、ファイルを検索することはもちろんできるものの、ファイル名や添付した場所を忘れてしまうと、探すのが本当にひと苦労。ファイルを一元管理できるディレクトリがないからです。

タスクワールドでは、プロジェクトにアップされた全てのファイルは、ひとつの安全なスペースに管理されます。ファイル探しがカンタンで、探す手間がなくなるため、仕事の効率がアップします!

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5) これぞオーバービュー!すべてをまとめて確認可能!

Trelloでは、すべての異なるプロジェクトを纏めたかたちで確認が出来ないため、何にフォーカスを持って取り組むべきかがわかりにくいことがあります。対象的に、タスクワールドでは、すべてのプロジェクトを一つの画面でカンタンに確認することができます。

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タスクワールドにアクセスすれば、その日に優先するべきタスクが何であるか一発でわかります。残った仕事量、完了した仕事量なども、すぐにチェックができます。

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〜職場コミュニケーションでやりがちな大失敗 〜

履歴書の誤字...。メールの転送ミス...。遠回し過ぎて不自然なだけのメッセージ...。のろけメールを送るべきでない人に、うっかり送信...。身に覚えありませんか?

大事に至らない場合でも、業務コミュニケーションでミスをすると、バツが悪く、だらしないと思われ、プロ意識に欠けると見なされてしまいます。もっと深刻な場合は、職場や業界での評判を落としたり、クライアントを怒らせたり、減給もしくは解雇、という事態も招きかねません。

恐怖!

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ビジネス現場で起こしがちなコミュニケーション大失態を考えてみましょう。

あぁ、恐ろしや、恐ろしや...。


1. 防げるミスは必ず防ぐ!
スペルチェック機能は万能薬ではありません!英語でいうと、「your」と「you’re」、「affect」と「effect」のような同音異義語など、スペルチェックでは見つけきれない文法ミスは沢山あります。必ず最後に文面を推敲して、もし怪しいと思ったら、必ずダブルチェックしましょう。

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また、一度書いた文章を声に出して読むと、間違いやおかしな言い回しを見つけやすくなります。自分のミスは見つけにくいこともあるので、同僚や友人にチェックしてもらうのも効果的です。

面接、上司との打ち合わせ、クライアントとの会議などは、ミスをおかしてしまわないよう、時間的余裕を持って準備をするようにしましょう。時間があれば、発言する内容だけでなく、伝え方の工夫、敬語の正しい使い方など、様々な観点で「戦場」に臨むことができます!

2. 受信者にとって辛い情報の伝達は、なるべく文章を避ける!
解雇通告や業績不振の指摘、その他重要な連絡事項は、文書ではなく面と向かって伝えるのが一番。ネガティブな内容の情報伝達は、そのネガティブ度が倍増して受信されがち。文書だと、ボディーランゲージも使えず、言葉以外でほのめかすしかないため、伝達内容のニュアンスが意図しないかたちで変わってしまう恐れもあります。

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人にネガティブなメッセージを直接伝える時は、普段以上に相手の気を使いつつ、その内容自体は可能な限り明確に伝えるようにしましょう。

3. タフなトークは綿密な準備でこなす!
上司に退職の意思を伝える必要がある時。人事部と給与の件で話をする時。上司として、部下にとってキツイ事を言わなければいけない時。

気が滅入ってしまうシチュエーションの数々...。

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タフなシチュエーションをうまく進める一番の方法は、しっかりと準備をすること。友人や信頼のおける同僚と予行練習をしたり、何をどのように発言するか、みっちり練習しておきましょう。相手の発言に対してのレスポンスなども、紙に書いたりして備えておくとよいでしょう。

4.感情を偽らない!

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自己主張に長けている人とは、相手のニーズや要求を正確に理解したうえで、自分の希望を明確に相手に理解できる人のことを言います。自分の本当の気持ちを最後に近いところまで隠し(または偽り)つつ、最後の最後で、自分の望み通りになるよう、自己主張を始める人々...。これは、ダメ!ダメ!ダメ!

相手の発言や自分に期待されていることが、どうしても納得できない場合は、その時のシチュエーションにおいて最も効果的なかたちで、「No!」と言えるようになりましょう。

これは、仕事だけでなく、友人や家族との人間関係においても全く同じです。いきなり、感情を爆発させたら、それこそ全てが「No!」、「ダメ!ダメ!ダメ!」で終わってしまいます。

5. 感情をうまくコントロールせよ!
ホルモンバランスはコントロールできませんが、感情に駆られた言動はコントロールが十分に可能です。というか、特に仕事の現場では、絶対にうまくコントロールしないといけません!

イライラが募って同僚や上司に怒鳴ったことはありませんか? よく考えもせずに、理不尽なメールを速攻で送り返したことはありませんか?

感情的なリアクションは、起こしてしまったその瞬間だけでなく、その後もずっと尾を引いてしまいます。謝罪しても、仕事場でのこのような言動・態度は、必ず尾を引き、あなたに対してのネガティブなレッテルになっていきます。あまりにも頻繁にこのような言動を起こしてしまうと、同僚や上司から、感情的知性の低い人間、あるいは自制心に欠ける人間だとみなされてしまう恐れもあります。

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もし怒りに駆られたり、イラッ、ムカッと来たら、いったん止まって心を落ち着かせ、周りを見渡し、深呼吸。必要であれば、その場を離れて散歩やトイレに行ったりして、2~3分、もう一度気を静めてみましょう。

6. 準備不足は超NG!
「プロジェクターの電源コードを忘れてしまいました!」というのは、「ペットの犬が宿題を食べちゃったから、宿題提出できないんです!」という言い訳と、本質的には変わりがないのでは?レポートでもプレゼンでも営業訪問でも、事前にしっかり準備をして、当日は時間に余裕をもって臨みましょう。リハーサルも徹底的に行って、想定される質問も考えておけば、効果的に情報を伝えられるだけでなく、相手に好印象を与えることができますよ。準備はチャンスです!

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7. メッセージ受信者に合わせた情報伝達を!
コミュニケーションでもっとも重要なのは、メッセージの受け手を知ることです。メッセージの内容、それを伝えるトーン、相手にとって相応しいか、注意深く確認しましょう。たとえば、出資を依頼しようと思っている会社の取締役員に対し、「よう、調子どうだい?」とは、絶対言えませんよね!聴き手の心をしっかり掴むトークも、どのような聴き手を相手にしているかで全く変わってきます。

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8. 既成概念からオープンマインドへ!
特にグローバルな職場においては、文化や価値観が異なる外国人と仕事をすることが多々あります。外国人のように、自分とは異なる文化・価値観を持っている事が明らかな人と初対面する時は、特に相手の話をよく聞くように心がけましょう。既成概念や偏見で相手の印象を勝手に作らずに、なるべくオープンな気持ちで、自分とは違った考え方やスタンスに触れることで、自分のアイデアをより高く深いものにするくらいのポジティブ思考でいきましょう!

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9. 思い込み
昔からよく言われていますが、思い込みで行動を起こすのは良くありません。ちょっとでも疑問に感じたら、謙虚な気持ちで質問をし、確実に正しいアクションを起こせるようにしましょう。

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10. メール送信は最大限慎重に!
誰もが一度は経験したことのあるコミュニケーションミス...?メールの送信は簡単に出来てしまうだけに、その取り扱いには最大の注意を心がけましょう。デリケートな内容の情報や重要案件のメールを送る場合は、送信相手を選ぶ前に文面を仕上げるとより安全でしょう。

いったん文章を書いて、重要メッセージ部分を完璧にした後、ダブルチェック、トリプルチェックを行ったうえで、メールを送信しましょう。送信ミスが許されない重要なメッセージに関しては、メールに載せる前に、ワード文書として書くようにすれば、間違えて他の人に転送してしまう恐れは格段に下がります。

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〜東南アジアを代表する勝ち組IT企業 Ydigitalは、 タスクワールドでさらなる飛躍!〜

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デジタルエージェンシー、そして、経営コンサルタント会社は、世界中に星の数ほどあるが、この2つの専門フィールドにおいて、クライアント企業に対し、トップレベルの仕事力を提供するスペシャリスト集団はなかなかいない。Ydigital社のCEO ピーター・ハマルク氏は、ビジネスの規模に関わらず、クライアント企業に対して本物の価値を生み出すのは、まさにそのスペシャリスト集団であり続けることであると言う。

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ピーター・ハマルク氏/Ydigital CEO

スタートアップから、業界のリーダーとなるまで3年。マーケティングや顧客エンゲージメント対策として、実にさまざまな効果的なアプリケーションを駆使してきた、とハマルク氏は振り返る。しかし、プロジェクト管理の面では、数多くのツールを試してきた結果、満足のいくものには巡り会えなかった。試行錯誤で様々なツールで問題解決を図ろうとした結果、「これだ!」と自信を持って本格導入できるツールに巡り会えた。

それがタスクワールドだ。

Q:Ydigitalとはどんな会社ですか? ハマルクさんの社内での役割を教えてください。
Ydigitalはデジタルエージェンシーと経営コンサルタント会社、両方の機能を兼ね備えた会社です。企業が長期的な成功を収めていくには、従来の縦割り的思考から離れ、IT、マーケティング、セールス等、社内の異なるチーム・異なる機能を、最終的ゴールの達成に向けて、常に高いレベルでオーケストレーションされる必要があります。Ydigitalは、この経営コンサルティング的な側面だけでなく、高度なデジタルマーケティングの手法を持って、総合的にクライアント企業をサポートします。私はCEOとして、トップクライアントのアカウントマネージメントを担当しています。また、Ydigitalというブランドを確立し、サービス向上と優れた人材戦略により、さらなる成長を促していくのも、私の大事な職務です。

Q:Ydigitalの特徴とは何でしょう?
「ブリーフィング入手、プレゼン実行、キャンペーンスタート」―― どこの代理店もクライアントも、たいていこのようなやり方で仕事を進めています。ですが、この従来のやり方では、双方の協調が求められることもあり、代理店ならではの価値の創造に、ほとんど手が回らなくなります。Ydigitalでは、他社のように、細かい節目ごとに積極的にプレゼンの機会を作っていくことは、なるべくしないようにしています。単発的なキャンペーン・戦略では、長期的なビジネスの成長は望めないからです。Ydigitalでは、まずクライアント企業のビジネスを深く理解するところから始め、各企業の顧客ベースに関して徹底的にリサーチを行います。どのようなマーケティングを実施するか、どのような手法・戦略がふさわしいか、具体的な実行策を作り上げていくのは、私たちがクライアント企業のエキスパートになってからです。Ydigitalは、経営コンサルティング、及び、デジタルエージェンシーとして、総合的にクライアント企業のビジネスを盛り上げます。

Q:タスクワールドを導入する以前は、プロジェクト管理、チーム管理において、どんな課題に直面していましたか?
プロジェクト間、納期や個々のタスクにおける透明性が、大きな問題となっていました。タスクワールド導入前は、他社ツールのモバイルアプリの機能が限定的で、レポート作成機能が十分でなく、毎日の業務を行う上のフラストレーションに繋がっていました。

Q:タスクワールド以前は、どんなソフトウェアを使っていましたか? タスクワールドを選んだ理由は?
タスクワールド導入前は、Trello、Todoist、Asana、Workbook、Function point、10,000ft など、多くのツールを試しました。タスクワールドは、現時点で、Ydigitalが必要とする機能が、十分に取り入れられていて、ユーザーエクスペリエンスも抜群に良いですね。

Q:タスクワールドによって解決できた、一番大きな問題は何でしたか?
プロジェクトをまたぐタスクの透明化と、期日間近の案件、重要案件の効率的な管理が実践できるようになったことですね。タスクワールドのおかげもあり、早い段階で課題の洗い出し・修正することができ、納期を延ばさざるを得ないという状況はなくなりました。いまでは貴重な時間を節約し、その分、クライアントのためにダイレクトに繋がる仕事に、より多くの時間を割くことができます。

Q:タスクワールドの機能で気に入っている点は? その理由は?
タスク、プロジェクトのオーバービュー機能が特に気に入っています。ユーザーエクスペリエンスに優れていて、マネージャーにとって必要な、全体像の把握に大きく貢献してくれます。ビルトインのチャット機能も便利で、すべてのプロジェクトで大活躍といった感じです。カスタマーサービスも、ITソリューションを提供する他の会社とは、全く比べものにならないハイレベルで、非常に満足しています。
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〜プロジェクト管理における課題を整理して、攻略につなげていこう!〜


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長期的に機能するビジネス・組織を始めることは容易ではありません。個々の作業グループをチームとしてひとまとめにし、各チームのアクションを、リーダーがその場で細かく監視しながら、特定の場所でプロジェクトを進める必要がある時代は、既に終わっています。

ネットの時代においては、従来想像が出来なかったスケールで、仕事の取り組み方が変わってきています。リモートでほとんどの仕事ができるため、場所を問わず、多種多様なスキル・バックグラウンドを持つ、有能な働き手をチームに入れ、プロジェクトを進める事が容易になりました。しかしながら、プロジェクト管理者が抱える課題は、今も昔も変わりません。

チーム、特にリモートで働くチームを管理するためには、そのためのツールが不可欠です。タスクワールドは、そのような環境下で仕事をするための強力なツールの一つであり、リーダーがプロジェクト管理における7つの障壁を効率的・効果的に攻略していく上で、大いにその力を発揮します。

障壁 1:管理体制作り
チームの仕事の基礎となる管理体制作りは、多くのケースにおいてリーダーにとって最も時間・努力を要する、プロジェクト管理における最重要ファクターです。各タスクの割り当て・進捗状況を効果的に管理できる状態になった上で初めて、リーダーは、その他の自身が取り組むべき重要な仕事に、集中して取り組むことができます。

障壁 2:責任者の選定
一つのプロジェクトにおいて関連者が複数いる時は、誰がどのタスクの責任者であるかが曖昧になりがちです。関連者それぞれが、自身にアサインされたタスクを明確に理解することが、プロジェクトを効率良く進めるためには必須であり、それができる環境を作り、そしてそれを維持することは、リーダーの大事な責任の一つです。

障壁 3:管理手段の一元化
複雑化しがちな連絡手段や管理場所を統一化することにより、より効率的にプロジェクトを管理することができます。リモート環境での仕事であっても、チームと共に働く場所をなるべく一元化することにより、情報共有を楽に、そして効果的に行うことができます。

障壁 4:責任者選定後のフォロー
各タスクの責任者を決めた後、管理者は効果的なかたちで、各タスクに対してのフォローを続けなければいけません。各責任者へのフォローの連絡は、お互いにとって管理がしやすくなるよう、チャットやメールスレッドへの返答など、後で確認が容易なかたちで続けることが理想的です。

障壁 5:評価
プロジェクト管理者の重要な仕事の一つは、各タスクの責任者のパフォーマンスを把握することです。パフォーマンス測定だけではなく、分析までができるツールのプロジェクト管理への導入がオススメです。

障壁 6:パフォーマンス評価指標の共有
従来のプロジェクト環境では、どのような基準でパフォーマンス評価が実際にされているのか、評価をされる側には不明瞭でした。どのようなデータに基いて評価がされるのかを透明化し、常に測定状況がわかるようにすることは、各プロジェクトメンバーのパフォーマンス向上に繋がります。

障壁 7:フィードバック
プロジェクト管理者は、質の高いフィードバックを、各メンバーに伝える必要があります。フィードバックは、フェアで明瞭、そして、可能であれば、個別に面談のスタイルで行うとよいでしょう。

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プロジェクト管理における上記の7つの障壁を克服するには、効果的な専門ツールの導入がオススメです。世界中の様々な企業で導入されている「タスクワールド」は、その専門ツールの一つであり、障壁をスムーズに克服した上でプロジェクトを成功に導くための、様々な機能が備わっています。


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〜世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートするオンリーワンのツール〜

Q:タスクワールドはどのようなツールでしょうか?
タスクワールドは、プロジェクト、そしてチームを管理する最もカンタンな方法です。視覚的なタスク管理、チームチャット、プロジェクトプランニング、アナリティクス等の様々な機能が、1つのシンプルなアプリケーションにまとめられています。仕事をスムーズに終えるための機能がすべて詰まった、オールインワンなソフトウェアだとお考えください。完全オンラインのアプリケーションなので、デスクトップだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を使い、場所を問わず利用が可能です。
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Q:タスクワールドの創設者、フレッド・ムアワッドはどのような人物ですか?
フレッド・ムアワッドは、 複数の企業を経営する起業家です。ムアワッドは、16ヶ国で、IT、出版、食品など、多岐にわたる業界で成功を収めている「Synergia One Group of Companies」の創設者でもあります。また彼は、ムアワッド・グループの四代目の共同後見人でもあります。このグループは、ジュエリーや腕時計の製造販売を行っており、4つのギネス記録を保有しています。ビジネスインサイダーは彼のことを「世界で最も興味深い男」と呼んでいます。

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フレッド・ムアワッド/タスクワールド(Taskworld)創設者・CEO

Q:タスクワールドが提供している製品やサービスとは何ですか?
タスクワールドは、オールインワンのソリューションを提供する、オンラインベースのタスク・プロジェクト管理ソフトウェアです。タスクワールドには大きく分けて4つの機能・特徴があります。

<1>タスク管理
カンバンボード、複数担当者のアサイン、期日の設定、タスクへのコメント、ファイルの共有、タスクの複数の異なるプロジェクトへの関連付け、繰り返しタスク、フォロワー設定、メール送信によるタスク作成 等

<2>チームメッセージング
ダイレクトメッセージ、プロジェクトチャット、GIF動画、絵文字、@メンション、チャットヘッド、パブリックチャンネル・プライベートチャンネル

<3>プロジェクト管理
プロジェクトテンプレート、プライバシー設定、カレンダー、タイムライン、プロジェクトグループ

<4>アナリティクス
インタラクティブなダッシュボード、ガントチャート、バーンダウン・チャート、バーンアップ・チャート

Q:タスクワールドが誕生したキッカケは何でしょうか?
2006年に、創設者のフレッド・ムアワッドは自身のビジネスの成長に苦心していました。 その時には、ジュエリーや飲食品など、様々な分野のビジネスを世界中で展開しており、各プロジェクトのタスクの管理が複雑化し、運営が困難を極めていました。そして、彼は、IT担当チームに、社内用ツールとして、独自のタスク管理システムを作るように命じました。その後10年間に及ぶユーザーフィードバックに基づく調整・改善を経て、そのタスク管理システムは、現在の「タスクワールド」へと発展したのです。そのタスク管理システムのキーコンセプトは、「プロジェクトを管理する際の 7つの障壁」でした。その7つの障壁とは、整理、統合、責任管理、進捗管理、評価、可視性、そしてフィードバックです。

Q:タスクワールドを推し進めていく上で、最も大変だったことは何ですか?
プロダクト構築の初期における、最も大きな挑戦の1つは、「変化への抵抗」に直面することでした。人々はルーティーンを好み、新たなテクノロジーに対し、まずは本能的に抵抗しようとします。 既存のツールから離れ、タスクワールドを試してもらうため、それがただ便利なソフトウェアではなく、使って楽しいツールにする必要がありました。初期から現在に至るまで、ツールとしての使いやすさ、インターフェースのシンプルさにこだわっているのは、そのためです。

Q:スタートアップやベンチャーが、社会にどのような変革をもたらすと考えていますか?
人の最もパワフルな特性は「コラボレーション」するということです。わたしたちのミッションは、人と人同士のコラボレーションを、より良いものにすることです。わたしたちのビジョンは、なにか1つの産業に限定されたものではありません。現在、大企業を含む数千のチーム、スタートアップ企業、教育機関などが、プロジェクト運営の効率化のため、タスクワールドを利用しています。タスクワールドを導入することにより、より少ないストレスで、より早く仕事を終えることができます。これはストレスの低減に繋がり、社会的にみると経済的な利益に繋がるともいえます。

Q:タスクワールドのこれまでの資金調達について、詳しく聞かせてください。
フレッド・ムアワッドは、タスクワールドの創設者であるだけでなく、唯一の投資者でもあります。タスクワールド社は、現在、外部からの資金を受け付けていません。

Q:今後の予定を教えてください。
わたしたちは、これまで急速なペースで成長を続けてきました。オンラインのタスク・プロジェクト管理ツールの導入は浸透してきていますが、まだ多くの企業は、90年代から変わらない方法・ワークフローで、プロジェクトに取り組んでいます。タスクワールド社は、今後も「タスクワールド」を通じ、世界中の様々な分野、様々な企業の働き方改革をサポートしていきます。
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