タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:業務効率化

〜確実に計画通りに仕事を終わらせることは、大幅な予算節約に繋がる〜

disney3
アンドリュー・ヴェルハイム氏/ウォルト・ディズニー・カンパニー シニアRMアナリスト

Standish Groupの調べでは、昨年1年間、予算面でもスケジュール面でも目標をクリアできたプロジェクトは、全体の1/3以下と言われている。このことが原因で、企業は1億円の投資に対し、1億900万ドルを損失していると言われている。(プロジェクトマネジメント協会)

この事実を誰よりも実感しているのが、アンドリュー・ヴィルハイム氏だ。ウォルト・ディズニー・パークス・アンド・リゾーツの財務管理・データ分析部のシニア・アナリストとして、ヴィルハイム氏はこの分野の課題に日々取り組んでいる。

ヴィルハイム氏は、すべての作業、すべてのプロジェクトの意義を理解しているからこそ、こうした事態を生む問題点だけでなく、解決法もしっかり把握したうえで、組織管理を実行してきた。

プロジェクトマネジメント協会の調査によると、プロジェクトを細かいタスクに分けて進める企業は、そうでない企業と比べると、37%も早く業績をあげ、30%以上もの収益を上げている。その中でもとくに高いパフォーマンスを発揮し続けている企業の87%は、プロジェクト管理ソフトウェアを使っている。ソフトウェアの査定を行うCapterra社の調べによると、こうしたソフトウェアを使うことで、社内コミュニケーション、予算内・期日内で完了したプロジェクトの数、顧客満足度、商品クオリティなど、プロジェクトの成否に関わるあらゆる面で、非常に大きな改善がみられるという(最大52%の改善率)。

データアナリストとして、ヴェルハイム氏もその可能性に期待をよせ、プロジェクト管理ソフトウェアとしてタスクワールドを導入した。

Q:なぜタスクワールドを選んだのですか?
タスクワールドのことは、通っていたエグゼクティブMBAプログラムのクラスで知りました。トライアル期間中に実際の業務において試してみたところ、業績運営や効率化維持において、タスクワールドがいかに強力で、実用的なのかがすぐにわかりました。これは私の、そして私のチームの目標達成において、必要不可欠なツールだと感じましたね。

Q:タスクワールドによって解決した、最も大きな課題はなんですか?
プロジェクト管理の世界では、いくつもの層や変動するパーツがあって、常にきちんと整理して、取り組んでいく必要があります。数々の作業の進行状況を把握して、チームの各メンバーに割り振った仕事内容が視覚的に確認できる。タスクワールドではこれがカンタンに出来るので、とても助かっています。タスクワールドがない場合、プロジェクトの各タスクは、主だったメンバーのみに透明性が欠如したかたちで委ねられ、週1のミーティングのときに初めて問題点に気づく、となりがちです。タスクワールドを使うことで、進行状況をリアルタイムで確認できるうえ、作業が遅れているスタッフがいれば、すぐに効果的でタイムリーにフォローができる。こうした利点のおかげで、ほぼすべてのプロジェクトにおいて、期日をオーバーすることがなくなりました。

Q:タスクワールドを使って、どんな利点がありましたか?
数字的な面でみれば、予算を割いたプロジェクトにおいては期日をオーバーしてしまうことで、高い代償を払うことになります。タスクワールドを導入した最初のプロジェクトでは、各タスクを予定より早く終わらせることができ、結果的として、予算を大きく節約できることなりました。

Q:タスクワールドで一番気に入っている点は?
特定のファイルが添付されたメールを検索するのに、かなりの時間がかかることがあります。タスクワールドのファイル共有機能は、シンプルで使いやすく、どこに何があるのかものの数秒で簡単にみつけられる。自分にとってもチームにとっても時間の節約になるだけでなく、チームとしての仕事力がアップしますね。
twbanner_700x230_ja

RealBiz社は、病院専用の会計プログラム、「DoctorGo」を開発したスタートアップ企業だ。

realbiz
キム・ミラン氏(左)とシン氏(右)

RealBiz社では、開発・営業・カスタマーサービスにいたるまで、すべて4人のチームで運営がされている。だからこそ、効果的なコミュニケーション、メンバー同士の良好な関係が重要となる。同社が社内プロジェクトの管理とコミュニケーションにタスクワールドを活用しているのも、そんな理由からだ。

シニア プロジェクトマネージャーのリー・チャンミン氏、サポートマネージャーのキム・ミラン氏、プロジェクトリーダーのシン・キョウォン氏にお話を伺った。

Q:RealBizについて教えてください。
リー氏:RealBizは病院、それも歯科医に特化した会計プログラムを運営しています。「DoctorGo」により、支出から税金の支払いに至るまで、小規模な病院のあらゆる財務業務を効果的に処理することが可能です。医師が診療に集中できるよう、簡単でシンプルな会計管理ソリューションとして、「DoctorGo」を提供しています。

Q:チームについて教えてください。
リー氏:社長のリー・ソンヒは顧客管理を担当しています。開発部門に2名、そしてカスタマーサポートに1名。全体として、4人で役割分担をしています。デザインの部分は外注しています。

Q:Realbizではどのようにして業務を運営しているのですか?
リー氏:ソリューション開発とプロジェクト管理において、チャット履歴の保存と顧客からのリクエストへの即時対応が何よりも重要です。小規模なグループ内での社内コミュニケーションは、一般的に想像される以上に複雑で難しくなりがちですね。

Q:タスクワールドを始めようと思ったきっかけは?
ミラン氏:タスクワールドを使う前はカカオトークやメール、Googleドライブなどを使ってコミュニケーションをとっていました。メンバー間の会話を共有するのが難しく、スケジュール管理も大変でしたね。

リー氏:仕事の履歴を保存していくこと、作業効率の向上は、起業した当初よりも重要度を増しています。会社としてのオペレーションの枠組みとなるツールが必要であると感じ、様々なツールを試行錯誤でトライアルした結果、最終的にタスクワールドを選びました。

Q:タスクワールドを使って、どんな変化がありましたか?
リー氏:タスクワールドを導入して、すべてがシンプルになりました。プロジェクトの予定、進行状況の確認等、一目で確認ができます。メンバーは行程や結果を相互に共有できるので、見逃したり、同じ作業を繰り返してしまうこともない。導入前に比べると、会社としての仕事の効率が大幅に改善しています。

Q:タスクワールドの機能の中で、特に気に入っている点は?
リー氏:プロジェクトを整理して見れるという点ですね。いつでもカンタンに、プラニングが出来たり進行具合をチェックできるのが、とても便利で気に入っています。

キム氏:私はアラーム機能が気に入っています。メンバー全員の進捗状況を確認できますし、継続してフォローができるので、うっかりミスがなくなりました。メールをメインツールとして仕事をしていた時は、フォローするのが大変でした。

シン氏:私はタグ機能が一番気に入っています。タグ機能を使うと、プロジェクトごとに優先順位付けができるので、説明書きがなくても内容を即座に理解できる。ものすごく役に立っています。

キム氏:同感です。関連するファイルやコメント、リンクをまとめたり管理するのにとても便利です。メールだけでやっていた時は、ファイルやメッセージの場所を見つけるのが大変でした。

Q:どんな業界にタスクワールドはおすすめだと思いますか?
リー氏:当社のように、開発を行う会社に特に効果的なツールだと思います。タイムライン機能を使えば、プロジェクトの進行も一目でチェックできますしね。スケジュール管理が簡単にできるので、マーケティングや会計の分野にも重宝されるツールだと思います。

シン氏:タグ機能は私のチームでも非常に役に立っています。うちでは、「緊急」「バグ」
「問題点」「改善点」「Whaleブラウザ用」と、5種類のタグで優先度を分類しています。こうすることで重要度がすぐにわかります。

Q:RealBiz社の事業において、タスクワールドが果たす役割とは?
シン氏:タスクワールドは、我が社の「調味料」と言えるかもしれません。料理をするとき、美味しくするには調味料が必要でしょう。タスクワールドは我々のビジネスをより効果的に、かつより楽しいものにしてくれる、大事な「調味料」であると感じています。

キム氏:タスクワールドは、会社の「コミュニケーションチャンネル」の役割を担っています。スタッフ間の効果的でスムーズな意思疎通に大いに役立ってくれています。

twbanner_700x230_ja

7月といえばもうすぐ夏休みの季節。奥さんやお子さんを連れて、旅行の計画を立てている方も多いのではないでしょうか。
tw_japan_summer
でも、「仕事が忙しくて行けるかわからない…」「プロジェクトリーダーなので部下の進捗が心配」など、なかなか旅行の踏ん切りがつかないことってありますよね。

そんな忙しい20・30代のあなたにオススメなのが、プロジェクト管理ソフトウェアの "タスクワールド (Taskworld)" です。


時間を意識したプロジェクトの管理ができる

タスクワールドの曜日別管理画面の例
[タスクワールドの曜日別管理画面の例]


タスクワールドは複数のプロジェクトの進捗状況が "一目見てわかる" のが大きな特徴です。
管理画面を開くと、各プロジェクトのTODOや〆切、アサインメンバーなど情報が一同に表示されます。

ですが、ここまでは他のプロジェクト管理アプリも同じ。タスクワールドのすごさはこの一歩先にあります。

他社のプロジェクト管理アプリでは、プロジェクトごとに一つのボードにまとめられて表示されています。

もちろん、それはそれで見やすいのですが、直近に迫っているタスクが一目でわからず、自身で緊急性の判断をしなくてはなりません。

タスクワールドでは "プロジェクト単位のボード" から、プロジェクトをまたいで "曜日ごとのタスクにまとめたボード" に切り替えることができます。

こうすれば「今週は●●をやらなくてはならないから、時間配分を~のようにして…」など、時系列を意識して仕事を進めることができるので先々の旅行の計画もバッチリ立てられます。

また、ガントチャートも表示することができるので、数週間~1か月と中長期にわたるプロジェクトやタスクも一目瞭然。

忙しいお父さんにとって時系列で進捗管理できるのは大変便利ですね。


スマホアプリを使って出先や家でも仕事ができる

対応OSはiOSとAndroid
[対応OSはiOSとAndroid]


公式アプリをインストールしておくことで、会社にいなくてもスマートフォン1本で仕事を進めることができます。

出張の移動時間やお子さんを寝かしつけた後の時間など、ちょっとしたスキマ時間を使って部下の進捗を確認したり、翌日にすべき仕事をチェックすることができます。

「塵も積もれば山となる」ということわざがあるように、タスクワールドを使って細切れの時間でできる仕事を積み重ねることによって、家族サービスがに充てられる時間を生み出すことができます。

公式アプリはAppStoreGoogle Playにてダウンロードが可能。

もちろん、アプリは無料でダウンロードすることができます。


利用料も他社に比べてお得

 企業様向け

[企業向けのTeamsプランのほか、個人用や専用サーバーのプランも用意]


こうした便利な機能を持っていても、会社側で導入してくれなければ意味がありません。
コスト削減に厳しい企業も安心してご利用いただけるよう、タスクワールドの利用料金は他社に比べてお得になっています。

例えば、100名規模の中小企業でプロジェクト管理ソフトウェアを導入する場合、A社は1人あたり月額25 $、B社でも15 $(1人・月額)の利用料金がかかります。

ですが、タスクワールドの場合、他社とほぼ同等の機能性を持ちつつも【1人あたり月額10 $ ~】で使うことが可能となります。

もちろん、人数が増えるほどコスト面のメリットは大きくなりますし、他社より安いからといってセキュリティや機能面で妥協することは決してありません。

アマゾンをはじめとした世界的企業でも導入実績があるため、上層部への提案にもうってつけとなります。

なお、2段階認証やVPCなどを希望される企業には、専用サーバーを使ったプランもあるので、気になる方は、ぜひ気軽にお問い合わせしてみてください。


おわりに

家族サービスをしながらも、部下をマネジメントし上層部にも結果を出さなければいけない "イクメンビジネスマン" にとって、タスクワールドは力強い味方となってくれるでしょう。

仕事のときはできる上司として部下の進捗を瞬時に把握し、ちょっとしたスキマ時間も仕事に充てることで業務効率化を図る。そして、生まれた時間は優しいパパとなって大切な家族と過ごす。

「今年の夏休みは、久々に家族旅行でも行くか!」そんな声が聞こえてくるような気がしますね。
twbanner_700x230_ja

↑このページのトップヘ