タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:裏技

〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

タスクワールドのワークスペース上では、様々な人が、様々な仕事に取り組みます。特にプロジェクトや、他のメンバーをまとめる立場にある人は、バーチャル仕事空間とも呼ばれる「ワークスペース」上の細かな動きを、常に効率よいかたちで把握し続けていく事がポイントとなります。

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本日は、マネージメントの効率アップに繋がるちょっとした機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、参加する特定のワークスペース内の全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上の画像の様に、画面右上のアイコンをクリックしてみましょう。プロジェクトのアクティビティログを見ることができます。

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プロジェクトのアクティビティログでは、上の様に、誰がいつどのようなアクションを起こしたのかを、時系列で確認する事ができます。

プロジェクト単位ではなく、タスク単位でもアクティビティを見ることができます。

それでは、「デザインを完成させて、承認をゲット」という名前のタスクを例に見てみましょう。下の画像の様に操作します。

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この様に、プロジェクトのアクティビティログに比べより細かく、各タスク内のアクション履歴をチェックする事ができます。

また、担当者もしくはフォロワーとして、自身がよりダイレクトに関わるワークスペース上の動きに関しては「通知」というかたちで、一つの画面で一覧する事もできます。

下の画像の赤い矢印が指しているアイコンをクリックしましょう。

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下の画面の様な「通知」ページが開きます。

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特定の種類の通知では、下の画像の様にマウスオーバーをすると、画面を切り替えなくても、詳細を見る事ができます。

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「期限オーバー」と表示されている箇所をクリックすると、期限オーバー案件が一覧表示されます。

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このページで表示されている通知は、表示されないよう個別に削除する事ができるだけでなく、自身が管理しやすいよう、「ピン留め」する事もできます。

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「ピン留め」された通知は、この様に画面上部にまとめて表示されます。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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〜作業効率アップをサポートする知っ得アクション!〜

プロジェクト管理ソフトがチーム内のオペレーションに深く浸透をしていくと、そのプロ管は、各メンバーにとってメールやLINEのように、必ず毎日使う欠かせないツールとなってきます。

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毎日確実に使うものだけに、少しでも利用効率を上げていきたいもの。

本日は、効率アップに繋がるちょっとした裏技的機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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上は、ワークスペースの全てのプロジェクトを管理できるページです。この中のプロジェクトの一つ、「タイムマシン企画2018」を開いてみましょう。

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上は、「タイムマシン企画2018」というプロジェクトのメイン画面です。このプロジェクト内のタスクリストの一つである「エンジニアリング&品質検証」の中にある、「沖縄研究所 定期視察」というタスクを開いてみましょう。

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タスクカードを見ると、吹き出しアイコンの隣に数字の6、その右のクリップアイコンに数字の1、その右の時計アイコンに3時間12分と表示されているのがわかります。

吹き出しアイコンの数字はタスク内に投稿されたコメント数、クリップアイコンの数字はそのタスク内のコメント投稿としてアップロードされたファイルの数、時計アイコンの時間はタスク内で計測されたタイムの合計時間を表します。

それでは、このタスクの複製を作ると、どのように新たなタスクが出来上がるかを見てみましょう。

タスクの複製を作るには、下の画面の3つの点のアイコンをクリックします。
※タスクカードの右クリックでもOKです。

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下の画面の様に、タスクが複製されました。

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オリジナルとコピー作成されたタスクを見比べてみると、クリップアイコンを除き、先程の数値が違っている事がわかります。

タスクのコピー機能では、タスク内の添付ファイルはそのまま複製されますが、投稿されたテキストコメントは複製の対象とはなりません。また、コピー元タスクのタイム計測値に関しても、複製対象とはなりません。

それでは、次は「タスクリストの複製」機能を見ていきましょう。

下の画面の操作で、タスクリストのコピーを作ることができます。

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コピー元のタスクリストと複製作成されたタスクリストを見比べてみましょう。

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複製作成されたタスクを見ると、タスク単体を複製した時と同様に、テキストコメントとタイム計測値は複製がされていない事がわかります。タスクに添付されたファイルは、複製がされています。

それでは、次は「プロジェクトの複製」機能を見ていきましょう。

下の画面の操作で、プロジェクトのコピーを作ることができます。

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プロジェクトの複製機能では、作成されるプロジェクトの場所(=ワークスペース)を選択する事ができます。これは、複数のワークスペースに参加をしている場合は、ワークスペースを跨いで、プロジェクトをコピー作成できる事を意味します。

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それでは、複製作成されたプロジェクトを見てみましょう。

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複製作成された個々のタスクにおいては、テキストコメントと添付ファイルはコピー対象であり、タイム集計値は対象外である事がわかります。

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

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プロジェクト管理ソフトがチーム内のオペレーションに深く浸透をしていくと、そのプロ管は、各メンバーにとってメールやLINEのように、必ず毎日使う欠かせないツールとなってきます。

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毎日確実に使うものだけに、少しでも利用効率を上げていきたいもの。

本日は、効率アップに繋がるちょっとした裏技的機能を駆け足で見ていきましょう。

Let's スタート!

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タスクワールドでは、「Enter(エンター)キー」をクリックする事により、次のアクション項目が含まれたメニューを表示させる事ができます。

1. 新しいタスクの作成
2. 新しいプロジェクトの作成
3. タスクに関してのフィードバックの送信
4. 新しいチャットグループの作成
5. ワークスペースへのメンバー招待


下の様な感じで、画面左上に表示されます。

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ワークスペース上の全プロジェクトを閲覧する事のできるページ

テキスト入力モードでない状態で、Enterをクリックすると...。

2

この様に、メニューが表示されます。

このメニュー内は、キーボードの上下ボタンで選択項目を変える事ができ、選択された項目は、そのままEnterをクリックして開く事ができます。手をマウスに置き換える必要がないので、タスクやプロジェクトを新規作成する画面を開く迄の作業は、パパッっと素早く行なうことができるのは、とても便利!

この流れは、ワークスペース上の全プロジェクトを閲覧する事のできるページだけでなく、他のページ上でも同じです。

例えば、完了済みのタスクに関してのフィードバックを管理する事のできるプロフィールページでも...。

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Enterキーをクリック!

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こんな感じに、同じ流れで同じ場所にメニューが表示されます。

※タスクに関してのフィードバックを送れる機能は、2018年4月にリリースされたばかりの新機能です。詳細は、こちらの記事をクリック

異なるプロジェクトを横断して最新状況を一括でチェックする事のできる「オーバービュー」でも同様に、このメニューを表示させる事ができます。

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ワークスペースの「オーバービュー」ページ

Enterキーをクリック!

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同じ様に、メニューが表示されました。

次は、各プロジェクト内で使える小技を見てみましょう。

下は、「タイムマシン企画2018」というタイトルが付けられたプロジェクトのメイン画面です。

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上の画面の赤い枠で囲まれた部分を、マウスで右クリックしてみましょう。

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このように、右クリックメニューが表示されます。

この右クリックメニューには、次の項目が含まれています。

1. タスクのコピー作成
2. タスクの別のプロジェクト・別のタスクリストへの場所移動
3. 現在のタスクリスト内での場所移動
4. タスクの削除


さて...。

各タスクは、その細かい構成要素をチェックリストとして小分けする事が可能です。
このタスクのチェックリスト機能においても、右クリックメニュー機能があります。

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チェックリストの、特定の項目を右クリック!

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このチェックリストの右クリックメニューには、次の項目が含まれています。

1. クリックしたチェックリスト項目に関し、独立したタスクとしてコピーを作成
2. クリックしたチェックリスト項目に関し、独立したタスクとして変換(チェックリストから外れます)


.......

以上、今週の小技集でした。

どんどん利用して、作業効率アップにご活用ください!

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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!
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〜タスクワールドは、わかりやすいから社内での導入も安心!〜

チームの業務効率を改善するため、一日も早く、強力なプロジェクト管理ツールを導入したいと思っているものの、ある理由が重大な障壁となり、惜しくも、導入が頓挫...。

そんな事、いままでありませんでしたか?


BOSS



その理由とは...。


「うちのチームには、IT関連が苦手で、新しいツールに対してのアレルギーが尋常でないスタッフがいる!」


便利なITツールは数あれど、実際にそう感じるかは使う人次第です。

プロジェクト管理は、一度チームに導入をすると、チーム内の重要情報インフラとして、毎日頻繁に使われるものとなります。

プロジェクト管理の導入を検討する際は、使う人のITスキルに関わらず、フル活用できるものを選ぶことをオススメします。

世界基準のプロジェクト管理ツールと称されるタスクワールドは、まさにそんなツールです。


本日は、タスクワールドは実際にどんな感じに使うものなのか、駆け足でさらっと見ていきましょう!

ーーーーーー

「ワークスペースに参加するメンバーが、多種多様なプロジェクト・タスクに取り組む」が、タスクワールドの基本コンセプトです。

タスクワールドでは、プロジェクト、そして、タスクを無制限に作ることが可能です。

● ワークスペースが一番大きなくくり。
● その中に、様々なプロジェクト。
● 各プロジェクトの中には、タスクリストで整理された、コンプリートしなければいけない様々なタスク。


下の画像は、ワークスペースに作られたプロジェクトのサンプルです。

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自分が参加しているプロジェクトと、参加していないプロジェクトを分けて見ることができるのは、便利です。「見える化」ということですね。

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この様な感じに、参加をしていないプロジェクトにもアクセスすることができます。

ちなみに、この「木村作成プロジェクト」は、ワークスペース内のすべてのメンバーがアクセルできるように、「プロジェクトの公開」設定がされています。「プロジェクトの非公開」設定がされていれば、このプロジェクトは、「参加していないプロジェクト」には表示されません。

この様に、タスクワールドでは、メンバーに対してのアクセス制限を行なうことができるので、もろもろ安心して使うことができます。ちなみに、アクセス制限は、他にも違った方法でかけることができます。個人タスク管理ツールではなく、初めから、会社・ビジネス用のプロジェクト管理ツールとして開発がされているタスクワールドならではといった感じですね。

下は、新しいプロジェクトを作る画面です。

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プロジェクトの公開(プライバシー)設定の変更は、プロジェクト管理者であればいつでも可能です。

さて、ここからは、既にメンバーが取組中のプロジェクトを例に見ていきましょう。

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タスクが列(タスクリスト)ごとに整理されています。

カード形式で表示されている各タスクには、メンバーのアイコン画像が付いていて、誰が担当者なのかがひと目でわかります。

上の画像の赤い矢印のボタンをクリックすると、このプロジェクトのメンバーを一覧で見ることができるのも、とても便利です。

このボタンの右隣のボタンを押すと、プロジェクトの設定画面にアクセスすることができます。

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プロジェクトの設定画面では、様々な項目を確認・変更することができます。

この画面では、プロジェクトメンバーだけでなく、プロジェクトの開始日や期日など、様々な項目を確認・編集することができます。

上は、「プロジェクト管理者」によりアクセスされた画面です。
通常のメンバーがアクセスした場合は、編集出来る部分が限られます。

この画面を下にスクロールすると...。

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上の4項目は、プロジェクト管理者しか変更ができません。安心!


さて...。

下から2番目の「プロジェクトを複製する」は、さりげないですが、実は凄い便利な機能なんですよ。

複製されて出来たプロジェクトをテンプレートとして使えるからです。

詳細は、こちらの記事を参考にしてくださいね。

プロジェクト内の「タスク」の詳細画面は、タスクカードを一回だけ左クリックすると、すぐに開くことができます。

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ページ移動せずに、タスクの詳細画面にアクセスできるのは便利!

タスクワールドといえば、視覚的・直感的な操作性ですよね。

各タスクには、ドラッグ&ドロップの操作で、カンタンにファイルを添付することができます。

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タスクカードにドロップでOK。タスクの詳細画面にドロップでもOK。

添付(アップロード)されたファイルは、画像の場合、下のように、タスクカード上にプレビューが表示されます。見やすいですね!

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そして
   そして....。


各プロジェクトは、ガントチャート形式で進捗状況を見ることも可能です!

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「アナリティクス」という機能を使うと、下のように、更に多角的に最新状況を確認することができます。


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そして
   そして....。


タスクワールドでは、特定のプロジェクトだけでなく、ワークスペースの全てのプロジェクトを対象に、最新状況をチェックすることができます。

ワークスペースの全プロジェクト・全タスクを対象に、担当者やカスタマイズ可能なタグで絞り込んだ上で、ガントチャート表示!


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タスクワールドが社内の情報インフラになった仕事の環境、イメージが沸いてきましたか?
ITがチョット苦手なメンバーでも安心ですよ!


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〜新メンバーによるプロ管シミュレーション!〜

今年も、忘年会シーズンまであと少し!

通常の業務に加え、社内外の宴会・イベントで更に多忙になりそう...。

DDD

特に12月の年末の慌ただしさに関しては、毎年恒例なため、大変ではあるものの、スムーズに乗り切る術を習得されている方も多いのではないでしょうか?出席しなければいけない飲み会の大体の数は、予想をした上でコントロールできるはずです。

しかし...。

このような時期にこそ、仕事の現場で想定外のことが起きてしまうもの。

大事な役割を担っていたチームメンバーが、当然プロジェクトを離れることになったりすると、緻密なプラニングで順風満帆で進んでいたプロジェクトの状況は一変...。

そのような状況を乗り切るには、タスクワールドのある裏技が便利です。

チーム全体としてのリソースを確認しながら、効率良く、プロジェクトメンバーの新編成に取り組む!

... ための裏技を見ていきましょう!

ーーーーーー

下は、ワークスペースのプロジェクトを確認できる画面です。

workspace basic

「ワークスペースをバーチャル仕事空間として使い、その中に複数のプロジェクトを立ち上げる」は、タスクワールドの基本コンセプトですよね。もちろん、タスクワールドでは、どのプランにおいても、プロジェクト数に制限はありません!

真ん中にある「マーケティング」という名前のプロジェクトを開いてみましょう。

inside project

このプロジェクトでは、各タスクは、チームメンバーごとのタスクリストに整理されて運営されていることがわかります。

3人メンバーでのチーム編成。

この3人によるプロジェクト運営は、タスクワールドを使うと、下のように多角的に最新状況をチェックすることができます。

project timeline
このプロジェクト専用のガントチャートです。


analytics
このプロジェクト専用のアナリティクス画面。


analytics 2
タスクリストごと(=メンバーごと)のプロジェクト進捗状況が一目で把握できます。

このように、プロジェクトの最新状況を多角的にチェックすることができるのですが、これは、「この3人が最後までガッチリ手を組んでプロジェクに取り組む」ことが想定された上での、最新状況ですよね。

このメンバー編成が変わってしまうと、プロジェクト責任者は、プロジェクトを当初の予定通りに終わらせるため、進捗停滞を最小限に留めた上で、新たなチームを作る必要に迫られます。

そのような状況でこそ、特定のメンバー構成によるリソース配分のチェックは役立ちそうですよね。

タスクワールドでは、各タスクが整理されている場所を追加させる機能があります。
タスクの元の場所自体は変えずに、別のプロジェクトのタスクリストにも置くことができるのです。


この機能を使うと、新メンバー構成にした場合の最新状況をシミュレーションすることができます

さぁ、その方法を見ていきましょう!

ーーーーーー

まずはそのシミュレーション用のプロジェクトを新たに作りましょう。

create new pro

新たに作ったシミュレーション用のプロジェクト内に、新メンバーごとのタスクリストを作っておきましょう。

23
新メンバーごとにタスクリストが作成された状態です。

先程の「マーケティング」プロジェクトに戻り、各タスクを、新しいプロジェクトのタスクリストに置いていきましょう。

click a task
タスクのカードを左クリックすると、画面右側にそのタスクの詳細が表示されます。


add a new place 1

新たに作ったプロジェクトのタスクリストに、タスクを置いていきます。

choose a tasklist


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「マーケティング」プロジェクトの全てのタスクに関し、このシミュレーション用のプロジェクトに置いていく作業を完了させましょう。マウスクリックだけで終わる、とてもスピーディーな作業です。

下は、この作業完了後の、シミュレーション用プロジェクトです。

new project inside
新メンバーごとに、各タスクが新たに整理されています。

この新メンバー構成、新タスク配分により、多角的に最新状況をチェックすることができます!

new project analysicx
新メンバー構成により、新タスク配分とした結果、このようなシミュレーション結果となりました。


以上、チームメンバーの突然チェンジを乗り切るための、タスクワールド秘術でした。

来る年末年始シーズン、タスクワールドをフル活用して、乗り切っていきましょう!


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タスクワールドは、15日間無料でトライアル利用が可能です。
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