タスクワールド(Taskworld)ブログ

とにかく使いやすい!実際の業務で重宝する機能が満載!

タグ:連携

~Google Apps Script で Gmail をタスク登録しましょう!~

API

タスクワールドでは専用アドレスにメールを送るだけでタスク作成できるのをご存じですか?
今回はその便利な機能を利用して、Gmail で受信したメールを自動的にタスク化する方法ご紹介します!

Gmail で受信したメールが……
00_received_email_sample2_2

一時間ごとにタスクリストに追加されます!
00_received_email_sample2_2


手順は以下の3ステップです。

 1. タスク作成用メールアドレスを確認する
 2. Gmail を転送するスクリプトを作成する
 3. スクリプトを実行するタイマーを設定する



1. タスク作成用メールアドレスを確認

タスク作成用のメールアドレスは、ユーザーごとに専用のアドレスが用意されています。
まずは設定画面で自分用のメールアドレスを確認しましょう。

プロジェクト画面を開き、タスクを追加したいタスクリストの右上の設定メニューを開き、「メールでタスクを作成する」をクリックします。

add1212_1_add_tasklist_address1


「メールでタスクを作成する」ウィンドウが開いたら、送信先のメールアドレスをコピーしておきましょう。

add1212_1_add_tasklist_address2


タスクワールドに登録したユーザーのメールアカウントからこのアドレスへメールを送信すると、メールの内容が以下のようにタスクとして追加されます。
 ・メールタイトル:タスク名
 ・メール本文:「タスクの説明」
 ・添付ファイル:ファイルとしてタスクに追加
 ・メイン受信者:タスクの担当者
 ・CC:タスクのフォロワー

また、上記の他に自分専用の「ダイレクトタスク」へタスクを登録する事もできます。
ダイレクトタスクに登録する場合は画面右上のワークスペース名を開き、「ワークスペースの設定」をクリックして、

00_received_email_sample2_2


設定画面から「メールによるタスク」を開くとメールアドレスが表示されます。
これがダイレクトタスク作成用のメールアドレスになります。

00_received_email_sample2_2



2. Gmail を転送するスクリプトを作成

タスクワールドのユーザー登録に使用した Gmail アカウントで Google ドライブにスクリプトを作成しましょう。
パソコンのブラウザで Google ドライブを開き、マイドライブの「+新規」をクリックし「その他 > Google Apps Script」を選択します。

00_received_email_sample2_2


新規スクリプト画面が開いたらソースを貼り付けて編集します。
こちら から作成済みスクリプトをダウンロードし、メモ帳で開いて本文をコピーして、ブラウザのスクリプト編集画面に全てペーストします。

00_received_email_sample2_2


目的のメールが自分の専用アドレスへ転送されるように、ソースを一部修正します。
「address」の行の●●●の部分を手順①で確認したタスク作成用アドレスに書き換えます。同様に「searchWord」の行には転送対象のメールのタイトルに含まれる文言を設定します。
テキストの前後につく「’(シングルクォート)」を削除しないよう注意しましょう。

00_received_email_sample2_2

※上記スクリプトはメール件名(subject)で転送メールを抽出しますが、プログラム中のフィルタ条件を書き換えれば他の条件で抽出することも可能です。
フィルタ条件を変更する場合は Gmail ヘルプ をご参考にして下さい。


編集が終わったらスクリプトを保存します。左上のメニューから「ファイル>保存」をクリックするか、Ctrl+S でも保存しましょう。
保存時にプロジェクト名を聞かれるので分かりやすい名前を付けておいて下さい。

これでスクリプトの準備は完了です。

念のために動作確認をしておきましょう。
ツールバーの実行ボタンをクリックしてスクリプトを手動で実行します。

00_received_email_sample2_2


1時間以内に受信した対象メールがあればタスクワールドに転送され、ダイレクトタスクに新規タスクが追加されます。

00_received_email_sample2_2


※初回実行時は確認メッセージが表示されます。「許可を確認」をクリックして画面の指示に従って本人認証を進めて下さい。
認証後「このアプリは確認されていません」と表示される場合がありますので、ウィンドウ左下の「詳細」リンクをクリックし、表示された詳細から「○○○(※プロジェクト名)に移動」をクリックします。「 Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」のウィンドウが表示されたら右下の「許可」をクリックします。

許可が完了するとスクリプトが実行されます。エラーが無ければ一瞬で終了します。
メニューバーから「表示 > ログ」でログウィンドウを開き、実行中にエラーがなかったかどうか確認しましょう。「ログを読み込んでいます。お待ちください。」と表示されれば大丈夫です。エラーが起きた場合は英語のエラーメッセージが表示されます。


3. スクリプトを実行するタイマーを設定

最後に、作成したスクリプトを1時間ごとに実行するトリガーを設定します。
メニューバーから「編集 > 現在のプロジェクトのトリガー」をクリックしてトリガーの管理画面を開きます。
右下の「+トリガーを追加」をクリックしてフォームを開き、以下のように設定して保存しましょう。

・実行する関数:mailForwardToTaskworld
・実行するデプロイ:Head
・イベントのソース:時間主導型
・時間ベースのトリガーのタイプ:時間ベースのタイマー
・時間の間隔:1時間おき

00_received_email_sample2_2


以上で転送設定は完了です!

いかがでしたでしょうか?
Google Apps Script を使うと Google のサービスを柔軟に活用できるので、とても便利ですね。

過去記事では Google Apps Script とタスクワールド API でチャットに通知を送る方法もご紹介しましたので、興味がある方はぜひご覧になって下さい。


--------------

タスクワールドは、30日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg


~Chatwork と Power Automate で タスク一覧を取得する bot を作ってみましょう!~

API


Microsoft Power Automate 連携 第五弾!

Chatwork で対応中タスク一覧を取得する bot を作成しましょう。
Chatworkで特定のコマンドを入力すると Power Automate で指定プロジェクトのタスク情報を取得し、タスク名の一覧を作成して Chatwork に投稿します。
フローの全体は下図のようになります。

flow01_全体


各処理は以下の通りです。
① Chatwork の webhook から HTTP 要求を受信(トリガー)
② フロー処理で使用する変数を初期化
③ Chatwork に入力されたコマンドを判定
④ タスクワールドの API でタスクリストを取得
⑤ ④のタスクIDからタスクを1件ずつ API で取得し、対応中タスクのリストを作成
⑥ 処理結果のメッセージを Chatwork に投稿。

※本稿に掲載されているインターフェース画像は記事がリリースされた時点のものであり、現在のものとは完全に一致しない場合があります。


事前準備

タスクワールドの API パラメータで使用するデータを確認しておきましょう。第1回を参考にして、タスクワールドの以下のデータを取得してください。

・アクセストークン
・ユーザー ID
・スペース ID
・プロジェクト ID

Chatwork は以下2つのデータを用意しておいてください。今回はwebhookの他に API でメッセージの投稿も行うため、Chatwork のトークンが必要になります。

・ルームID(チャットルームURLの「#!rid」以降のID。今回はマイチャットを使用すると良いでしょう)
・API Token(チャット画面右上のプロフィールから「API設定」を開いて発行)


カスタムコネクタの作成

Power Automate にタスクワールド API のカスタムコネクタを登録します。第2回の手順を参考にして以下の API を登録して下さい。過去に作成したカスタムコネクタがある場合はそのまま使用できます。

・tasklist.get-all(タスクリスト取得)
・task.get(タスク取得)


フローの作成 ①Chatwork Webhook 受信トリガー

それではフローを作成しましょう。今回はステップ追加や条件分岐など基本的な操作についての説明を省略しますので、操作に迷ったら前回記事を参考にしてください。

最初に Chatwork の webhook からメッセージを受信するトリガーを作成します。作成手順は前回記事の「フローの作成①」を参考にして下さい。フローを一度保存すると HTTP POST の URL が設定されるので、URL を Chatwork の Webhook に設定しましょう。

flow02_トリカ゛ー



フローの作成 ②変数の初期化

フロー処理で使用する変数を初期化します。レスポンスで送信するタスク名一覧と、処理中にタスク ID を格納する配列を初期化しておきます。

flow03_変数初期化



フローの作成 ③Chatwork に入力されたコマンドを判定

条件分岐のステップを追加し、①で受信したリクエストの body で Chatwork に入力されたコマンドを確認します。今回は Chatwork で「tw task list」と入力されていたら処理を実行するように設定します。
10_flow04_command_name


条件分岐「いいえの場合」は以降の処理を行わないので、アクション「終了」でフロー処理を終了させてください。この場合でも正常終了なので状態(ステータス)は「成功」にしましょう。

flow05_コマント゛判定_NO


フローの作成 ④タスクワールドの API でタスクリストを取得

条件分岐「はいの場合」の中に後続処理を追加します。タスクワールドのカスタムコネクタ「tasklist.get-all」を追加して、リクエストパラメータに各 ID の値を設定しましょう。

flow06_コマント゛判定_YES


次に繰り返し処理(「制御-Apply to each」アクション)を追加し、API レスポンスの「tasklists」からタスクリスト1件分ずつ処理を繰り返すように設定します。

10_flow08_tasklists


タスクリストはそれぞれ「is_deleted」という削除フラグを持っているので、これをチェックして削除済みかどうか判定し、未削除の場合は「tasks」のタスク ID を配列変数に格納します。

flow08_tasklists



フローの作成 ⑤タスクを1件ずつ取得して、対応中のタスクのリストを作成

「変数の設定」アクションの下に繰り返し処理を追加し、④で作成した「タスクID」配列の一件分ずつループしてタスク情報を取得するようにカスタムコネクタの「task.get」を設定します。

10_flow09_taskget


「task.get」の下にさらに繰り返し処理と分岐を追加します。繰り返し処理でタスクのメンバーリストをチェックして以下を判定しましょう。
・自分自身(user_id)が担当にアサインされているか(is_assignee)
・タスク自体が削除(is_deleted)または完了(completed_date)していないか

10_flow10_taskget


条件に合致したタスクのタスク名をレスポンス文字列に追記します。「はいの場合」に「文字列変数に追加」アクションを追加して、初期化済み変数「レスポンス」の「値」に以下の式を設定してください。

concat('[',outputs('task.get')?['body/task/title'],'] ')

10_flow11_add_tasktolist


フローの作成 ⑥処理結果のメッセージを Chatwork に投稿

最後に、⑤で作成した対応中タスクの一覧を Chatwork に投稿します。画面の一番下の「+新しいステップ」をクリックし、組み込みアクションから「HTTP」を検索して追加します。このアクションは以下のように設定してください。

・方法:POST
・URI:https://api.chatwork.com/v2/rooms/{ルームID}/messages
・ヘッダー「X-ChatWorkToken」:Chatwork の API Token
・ヘッダー「Content-type」:application/x-www-form-urlencoded
・本文:式「concat('body=',encodeUriComponent(variables('レスポンス')))」

flow12_Chatworkに送信


以上で Chatwork との連携フロー設定は終了です。Chatwork で「tw task list」と入力して、タスクワールドの対応中タスク一覧が表示されれば成功です!

flow13_動作確認



まとめ

いかがでしたでしょうか?分岐や配列の処理が増えるとフロー構成が複雑になりますが、その分応用範囲もぐっと広がりますね。タスク判定を拡張すれば、期限切れタスクを確認したり、Chatwork にタスクをコピーしたりできるようになります。みなさんもAPIを活用して、いろいろな使い方を試してみてください。

--------------

タスクワールドは、30日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg


~Chatwork(チャットワーク) と Power Automate でタスクを登録してみましょう!~

API


Microsoft Power Automate 第四弾!

Chatwork から Power Automate 経由でタスクワールドにタスクを登録しましょう。

Chatwork にはメンションや会話を通知する Webhook という機能があります。今回はこれを利用して、Chatwork のチャットルームに投稿されたメッセージを Power Automate で受信し、タスクワールドにタスクとして登録する処理を作成します。

※本稿に掲載されているインターフェース画像は記事がリリースされた時点のものであり、現在のものとは完全に一致しない場合があります。


事前準備

まずは API パラメータで使用するタスクワールドのデータを確認しましょう。第1回を参考にしてタスクワールドの以下の情報を確認してください。

・アクセストークン
・スペース ID
・プロジェクト ID
・タスクリスト ID

それと今回は Power Automate と Chatwork のアカウントを使用します。それぞれログイン確認を行っておいてください。


カスタムコネクタの作成

フローを作成する前に、Power Automate からタスクワールドにタスクを登録するためのカスタムコネクタを作成します。

Postman で taskcreate のクエリを作成し、クエリのテンプレートをエクスポートします。このテンプレートを Power Automate にインポートして、カスタムコネクタを作成しましょう。詳しい手順は第2回を参考にして下さい。過去に作成したカスタムコネクタがある場合はそのまま使用できます。


フローの作成 ①Chatwork Webhook 受信トリガー

それではフローを作成しましょう。まずは Microsoft Power Automate 管理画面にログインし、左メニューの「マイフロー」から「+新規 > 自動- 一から作成」を選択します。

「コネクタとトリガーの検索画面」が開いたら検索バーに「要求」と入力し、表示された候補から「HTTP 要求の受信時」を選択します。Chatwork の Webhook から送信するリクエストをこのアクションで受信するように、これから設定していきます。

02_flow102_トリカ゛ー検索


アクションを選択すると HTTP 受信設定のフォームが表示されます。ここから「サンプルのペイロードを使用してスキーマを生成する」をクリックして、サンプルの JSON を入力するフォームを開きましょう。

03_flow103_HTTP要求受信


ペイロードとはデータの意味で、HTTP リクエストでは一般的にリクエストのボディ部を指します。ここでは JSON でリクエストボディのデータ型を設定したいので、Chatwork の API ドキュメントから webhook の「リクエストボディのサンプル」を丸ごとコピーして入力欄に貼り付けましょう。

04_flow104_sampleJSON


完了ボタンを押すと元のフォームにサンプル JSON が設定されます。この時「Content-Type ヘッダーを要求に忘れずに含めてください」などのメッセージが出る場合がありますが、今回は無視して大丈夫です。あとは「詳細オプションを表示する」をクリックして method「POST」を選択しましょう。

Chatwork からのリクエスト受信設定はこれで完了です。

05_flow105_新しいステッフ゜



フローの作成 ②Taskworld タスク登録アクション

続けて「新しいステップ」をクリックして、タスクワールドにタスクを登録するアクションを作成してください。

アクション選択フォームが開いたら検索バーに「task.create」と入力し、あらかじめ作成したタスク登録 API のカスタムコネクタを選択します。

06_flow201_TW選択


access_token 以下、リクエストのパラメータを設定します。title(登録するタスク名)は Chatwork に入力したメッセージを設定したいので「動的なコンテンツの追加」から「body」を選択しましょう。

07_flow202_taskcreate設定


ここまで入力したら保存ボタンでフローを保存します。

保存後に「HTTP 要求の受信時」をクリックして再度開くと「HTTP POST の URL」欄に URL が設定されているのが確認できますね。

08_flow203_アクション保存


次にこの URL を Chatwork の Webhook に設定しましょう。


Chatwork の Webhook 送信設定

ブラウザで Chatwork の画面を開き、右上のアイコンから「サービス連携」を開きます。

09_11_cw01_api


設定画面が開いたら左側のメニューで「Webhook」を開き、「新規作成」ボタンをクリックしてWebhook 作成画面を開きます。

「Webhook URL」に先ほど作成した Power Automate の HTTP 要求アクションの URL を設定します。「イベント」は特定のチャットルームにメッセージが投稿された時に実行したいので「ルームイベント」を選択し、「メッセージ作成」をチェックします。「ルームID」は今回使用するチャットルームの URL を確認して URL の「#!rid」に続く数字を ID として設定しましょう。

12_cw02_webhook_new


以上で Chatwork との連携フロー設定は終了です。
動作確認をしてみましょう。

13_cw03_create1

Chatwork でメッセージを投稿して・・・

14_cw03-2_create1_tw

タスクワールドにタスクが登録されれば成功です!

コマンドを制御する

ここからはおまけです。上記の設定だと投稿したメッセージがすべてタスク登録されてしまうため、使い勝手が良くありません。そこで、特定の文から始まるメッセージだけタスク登録するようにフローを改善してみましょう。

21_flow301_制御追加


Power Automate 管理画面の左側メニュー「マイフロー」から先ほど作成したフローを編集します。

まずはアクションを追加します。「HTTP 要求の受信時」の次に「変数を初期化する」と「条件」の2つのアクションを追加してください。

「変数を初期化する」の設定は上図を参考に設定してください。値は後から書き換えるので、空欄のままで大丈夫です。

「条件」はタスクを登録する場合のメッセージのパターンを設定します。 今回は body(Chatwork のメッセージ)が「○○」で始まる場合を設定します。「○○」は任意の文言で構いません。ここでは「tw task create 」としました。

09_21-2_condition


「条件」の下の「はいの場合」は条件に一致する場合、つまりタスクワールドにタスクを登録する場合の追加処理を設定します。メッセージから「tw task create 」の部分を取り除いてタスク登録したいので、該当部分を空の文字列に置換しましょう。「はいの場合」アクションの追加から「変数の設定」を追加し、初期化済みの変数「タスク名」を選択し、動的なコンテンツの追加から「式」を選択して以下の関数を設定します。

replace(triggerBody()?['webhook_event']?['body'],'tw task create ','')

09_21-3_true


「いいえの場合」はタスクを登録せずにフローを終了させたいので、アクションの追加で「終了」を追加します。これは異常終了ではないので、状態は「成功」を設定してください。

最後に、タスクワールドに登録するタスク名を「body」から「変数の設定」で編集した「タスク名」に変更します。

09_21-3_tasc_create


以上を設定したらフローを保存して動作確認してみましょう。特定の文から始まるメッセージだけがタスク登録できれば成功です!

22_cw04_create2


23_cw04-2_create2_tw



まとめ

いかがでしたでしょうか?Chatwork はビジネスで外部とのコミュニケーションによく利用されるツールなので、タスクワールドと連携させれば、組織をまたいだ情報連携が柔軟に行えるようになりますね。

Power Automate の変数や制御は、ノンプログラマの方には少し難易度が高いですが、使いこなせば様々なデータ処理が実現できます。興味がある方はぜひいろいろな使い方を試してみてください。

次回は Chatwork からタスクワールドを参照する bot を作成します。お楽しみに!

--------------

タスクワールドは、30日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg


~Power Automate のカスタムコネクタで新着タスクをSlack(スラック)に通知!~

API


Microsoft Power Automate 第三弾!

今回は定期的に新着タスクをチェックして Slack に通知するフローを作成しましょう。

※本稿に掲載されているインターフェース画像は記事がリリースされた時点のものであり、現在のものとは完全に一致しない場合があります。

事前準備

フローを作成する前に、パラメータで使用するタスクワールドのデータを確認しましょう。第1回を参考にしてタスクワールドのアクセストークンと、スペースおよびプロジェクトの ID を取得してください。それと今回は特定のタスクリストを監視して新着タスクをチェックするので、対象にするタスクリストをひとつ選んで、タスクリストの ID を確認しておきましょう。

そして今回は Power Automate と Slack のアカウントを使用しますので、それぞれログイン確認を行っておいてください。

カスタムコネクタの作成

Power Automate からタスクワールド API を呼ぶためのカスタムコネクタを作成します。

Postman で tasklist.get-tasks のクエリを作成し、クエリのテンプレートをエクスポートします。このテンプレートを Power Automate にインポートして、カスタムコネクタを作成しましょう。詳しい手順は第2回を参考にしてください。

フローの作成

カスタムコネクタを作成したら、フローを作成します。今回はタイマーで定期的にフローを起動してタスクワールド API を実行します。タスクリストを取得し、1時間以内に作成されたタスクがあれば、タスクの名前を Slack に送信します。

まず Microsoft Power Automate 管理画面にログインし、左メニューの「マイフロー」から「+新規」の「自動- 一から作成」を選択します。

08_01_new_flow


「多数のコネクタやトリガーを検索する」をクリックしてコネクタの選択画面を開き、検索欄に「繰り返し」と入力します。

02_select_loop_timer

トリガー欄に表示された「繰り返し」のアイコンを選択して設定フォームを開き、起動間隔を1時間に設定します。

03_set_timer

入力したら「+新しいステップ」をクリックして、今度は先ほど作成した tasklist.get-tasks のカスタムクエリを選択します。

04_sel_cutom_query

tasklist.get-tasks のリクエストパラメータを入力します。

08_05_set_cutom_query


次のステップでは、タスクワールド API のレスポンス JSON を解析して、タスクリストから新しいタスクを抽出する処理を設定します。

「+新しいステップ」をクリックして検索欄に「フィルター」と入力し、「アレイ(配列)のフィルター処理」を選択します。

08_06_sel_array_filter


フィルター設定の「差出人」(フィルターを適用する配列)をクリックすると画面右下に入力補助のフォームが表示されるので、「動的なコンテンツ」タブから tasklist.get-tasks の「tasks」を選択します。

08_07_set_array_filter_1


「tasks」を選択するとアレイのフィルター処理の外側に「Apply to each」というフォームが出現しましたね。このフォームがタスクリストからタスクを一件ずつ取り出して「アレイのフィルター処理」にタスク情報を渡す役目をします。

次に、アレイフィルターフォーム左下の「詳細設定モードで編集」をクリックし、条件欄に以下のように入力します。
@greater(convertToUtc(item()?['created'], 'UTC', 'yyyy-MM-dd HH:mm'),formatDateTime(addhours(utcnow(),-1),'yyyy-MM-dd HH:mm'))

08_08_set_array_filter_2


この条件でタスクの作成日時を判定し、現在より1時間以内に作成されたタスク情報だけを抽出して、後続の処理で使用できるようにします。

次が最後のアクションになります。「+新しいステップ」をクリックして「slack」で検索し、「投稿メッセージ」を選択します。

08_09_sel_slack


設定フォームでメッセージを投稿したいチャネルを選択します。「メッセージテキスト」はパラメータの「title」(タスク名)を選択しましょう。パラメータの他に任意の文字も入力できます。

08_10_set_slack


最後に「保存」をクリックしてフローを保存しましょう。これでフロー作成は完了です!

フローの動作確認

画面右上の「テスト」をクリックしてフローの動作確認をしてみましょう。「トリガーアクションを実行する」を選択して「保存&テスト」をクリックし、続けて表示される確認ウインドウでは「フローの実行」「完了」と進みます。

処理結果の画面で「ご利用のフローが正常に実行されました。」と表示されればOKです。もし失敗した場合は、赤いチェックが付いたステップをクリックしてエラー情報を確認しましょう。

13_result

フローが正常に動作できたら、Slack への投稿処理も確認をしてみましょう。タスクワールドに新規タスクを登録してからフローのテストを実行して Slack にタスク名が投稿されれば成功です!

14_tw_add_new_task


15_slack_message


まとめ

いかがでしたでしょうか?このように Power Automate ではメジャーなサービスへのコネクタが揃っているので、Slack 以外にも様々なサービスをタスクワールドと連携させられます。また、より複雑な分岐や条件を盛り込むことで、高度にカスタマイズした通知も可能になります。

皆さんもぜひ Power Automate との連携にチャレンジしてみてください!

--------------

タスクワールドは、30日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg


~Power Automate のカスタムコネクタでタスクを自動登録しましょう!~

API


Microsoft Power Automate 第二弾です。

今回はメールを受信したらその内容を自動的にタスクワールドのタスクに登録するフローを作成してみましょう。

※本稿に掲載されているインターフェース画像は記事がリリースされた時点のものであり、現在のものとは完全に一致しない場合があります。

事前準備

前回記事を参考にして Power Automate のアカウントとタスクワールドのIDを準備してください。また、今回はメール受信のトリガを使うので、Power Automate と連携できる Office 365 Outlook アカウントを準備してください。

カスタムコネクタの作成

まず最初に Postman で API リクエストのクエリのテンプレートを作成します。前回記事を参考にしてエクスポート用のコレクションを作成し、タスク登録(task.create)とタスク更新(task.update)を作成してエクスポートしてください。

01Postman_collection作成


次に、今作ったテンプレートを Power Automate にインポートして、カスタムコネクタを作成します。こちらも前回記事を参考にして、インポートまで行ってください。

インポートに成功したらコネクタの詳細を設定します。

「1.全般」「2.セキュリティ」はそのままの設定で大丈夫です。

「3.定義」は、まず「全般」で task.create と task.upate の概要と設定名(操作ID)をそれぞれ読みやすい名前に変更しましょう。

07_03flow_setting_controlid


続けて、task.create のレスポンスを定義します。ここで定義しておくことで、フロー作成時に task.create のレスポンスのタスクの ID を task.update へと引き継ぐことができるようになります。

まず「3.定義」の「応答」で default をクリックし、応答欄の「サンプルからインポート」をクリックします。

04flow_setting_response1


05flow_setting_response2


すると「サンプルからのインポート」ウィンドウが開くので、そこの本文欄に task.create のレスポンスのサンプルを貼り付けます。postman でテスト実行した時のレスポンスを貼り付けると良いですね。

06flow_setting_response3


「インポート」ボタンを押すとレスポンス定義が取り込まれてパラメータが個別に設定されます。この中に Task ID も定義されていることが確認できますね。

07flow_setting_response4


これでカスタムコネクタの設定は完了です。右上の「コネクタの作成」をクリックしてコネクタを登録し、「4.テスト」で動作確認しておきましょう。


フローの作成

いよいよフローを作成します。メール受信トリガで起動してメールの内容をタスクワールドに登録する一連の流れをフローに定義しましょう。

まずはフローを起動するためのトリガを設定します。今回は Office 365 でメールを受信したらフローが始まるように設定します。

Power Automate の管理画面で左側のメニューから「コネクタ」の画面を開き、Office 365 Outlook をクリックしてください。

07_08flow_flow01



コネクタの詳細が表示されたら「新しいメールが届いたとき」を選択します。

07_09flow_flow02


受信の詳細を設定します。今回は件名に「【問合せ】」という文言が入ったメールを対象にしましょう。下図のようにフィルターを設定して「新しいステップ」をクリックします。

10flow_flow03


「+新しいステップ」をクリックすると次のアクションを選択するフォームが開くので、検索欄から「taskworld」で検索し、先ほど登録した2つのアクションのうち task.create を選択します。

07_11flow_flow04


task.create のアクションを設定します。アクション名はスラッシュを含まないよう変更してください。そして各パラーメータに有効値を入力します。

title(タスクのタイトル)はメールの件名を設定したいので、title 欄にカーソルを合わせて「動的なコンテンツの追加」をクリックし、コンテンツの選択フォームから「件名」を選択します。

12flow_flow05


続けて task.update も同様に設定しましょう。「+新しいステップ」をクリックしてフォームを追加しアクションに task.update を指定します。図のように task ID とstart_date は task.createのレスポンスを、description にはメール本文を設定しましょう。

13flow_flow06


全て設定したら「保存」をクリックします。これでフロー作成は完了です!

Power Automateと連携しているメールアドレス宛に下図のようなテストメールを送信してみましょう。

14flow_flow07


タスクワールドに同じ内容のタスクが登録されれば成功です!

15flow_flow08



まとめ

タスクを自動登録すると、タスクの取りこぼし防止になるので、運用の負担が軽減できますね。

Power Automate を使えば SharePoint や Twitter、Dropboxなど様々なサービスとも連携できるので、広範な業務管理を集約して自動化できるようになります。

ぜひ皆さんも Power Automate との連携にチャレンジしてみてください!

--------------

タスクワールドは、30日間無料でトライアル利用が可能です。
トライアル期間中は、アナリティクス機能を含む、そのすべての機能を無制限で使えます。
日本語によるサポートもバッチリなので、ぜひ気軽にトライアルスタートを!

twbanner_700x230_ja

1-cR7Xny-Rt1dGa1JGiexWBw

1-LXIE6IOdez6aMNcva6C6Bg

↑このページのトップヘ