タスクワールド(Taskworld)ブログ

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タグ:API

〜Microsoft Flow のカスタムコネクタでタスクを自動登録しましょう!〜

API


Microsoft Flow 第二弾です。

今回はメールを受信したらその内容を自動的にタスクワールドのタスクに登録するフローを作成してみましょう。


事前準備

前回記事を参考にして FlowアカウントとタスクワールドのIDを準備してください。また、今回はメール受信のトリガを使うので、Flow と連携できる Office 365 Outlook アカウントを準備してください。


カスタムコネクタの作成

まず最初に Postman で API リクエストのクエリのテンプレートを作成します。前回記事を参考にしてエクスポート用のコレクションを作成し、タスク登録(task.create)とタスク更新(task.update)を作成してエクスポートしてください。

01Postman_collection作成


次に、今作ったテンプレートを Flow にインポートして、カスタムコネクタを作成します。こちらも前回記事を参考にして、インポートまで行ってください。

インポートに成功したらコネクタの詳細を設定します。

「1.全般」「2.セキュリティ」はそのままの設定で大丈夫です。

「3.定義」は、まず「全般」で task.create と task.upate の設定名(操作ID)をそれぞれ読みやすい名前に変更しましょう。

03flow_setting_controlid


続けて、task.create のレスポンスを定義します。ここで定義しておくことで、フロー作成時に task.create のレスポンスのタスクの ID を task.update へと引き継ぐことができるようになります。

まず「3.定義」の「応答」で default をクリックし、応答欄の「サンプルからインポート」をクリックします。

04flow_setting_response1


05flow_setting_response2


すると「サンプルからのインポート」ウィンドウが開くので、そこの本文欄に task.create のレスポンスのサンプルを貼り付けます。postman でテスト実行した時のレスポンスを貼り付けると良いですね。

06flow_setting_response3


「インポート」ボタンを押すとレスポンス定義が取り込まれてパラメータが個別に設定されます。この中に Task ID も定義されていることが確認できますね。

07flow_setting_response4


これでカスタムコネクタの設定は完了です。右上の「コネクタの作成」をクリックしてコネクタを登録し、「4.テスト」で動作確認しておきましょう。


フローの作成

いよいよフローを作成します。メール受信トリガで起動してメールの内容をタスクワールドに登録する一連の流れをフローに定義しましょう。

まずはフローを起動するためのトリガを設定します。今回は Office 365 でメールを受信したらフローが始まるように設定します。

Flowの管理画面で左側のメニューから「コネクタ」の画面を開き、Office 365 Outlook をクリックしてください。

08flow_flow01


コネクタの詳細が表示されたら「新しいメールが届いたとき」を選択します。

09flow_flow02


受信の詳細を設定します。今回は件名に「【問合せ】」という文言が入ったメールを対象にしましょう。下図のようにフィルターを設定して「新しいステップ」をクリックします。

10flow_flow03


「新しいステップ」をクリックすると次のアクションを選択するフォームが開くので、検索欄から「taskworld」で検索し、先ほど登録した2つのアクションのうち task.create を選択します。

11flow_flow04


task.create のアクションを設定します。アクション名はスラッシュを含まないよう変更してください。そして各パラーメータに有効値を入力します。

title(タスクのタイトル)はメールの件名を設定したいので、title 欄にカーソルを合わせて「動的なコンテンツの追加」をクリックし、コンテンツの選択フォームから「件名」を選択します。

12flow_flow05


同様に task.update も追加して設定しましょう。task ID とstart_date はそれぞれ task.createのレスポンスを設定します。description にはメール本文を設定しましょう。
全て設定したら「保存」をクリックします。

13flow_flow06


これでフロー作成は完了です!

Flowと連携しているメールアドレス宛に下図のようなテストメールを送信してみましょう。

14flow_flow07


タスクワールドに同じ内容のタスクが登録されれば成功です!

15flow_flow08



まとめ

タスクを自動登録すると、タスクの取りこぼし防止になるので、運用の負担が軽減できますね。

Flow を使えば SharePoint や Twitter、Dropboxなど様々なサービスとも連携できるので、タスクワールドで広範な業務管理を一元化することも不可能ではありません。

ぜひ皆さんも Flow との連携にチャレンジしてみてください!

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〜Microsoft Flow のカスタムコネクタでタスク情報を取得しましょう!〜

API


今回は Microsoft 公式のワークフロー自動化ツール Microsoft Flow でカスタムコネクタを作成し、タスクワールドのタスク情報を取得してみましょう。


事前準備

以下の①~③を準備します。

Microsoft Flow にサインアップします。アカウントが無い場合は無料ユーザー登録をしましょう。

② API 呼び出しのテンプレートを Postmanで作成するので、Chrome 拡張などでインストールします。

③ タスクワールド API で使用する ID も用意しておきましょう。ID はタスクワールド画面の「アカウント設定 > データのダウンロード」からダウンロードするか、または過去記事のサンプルソースで取得できます。


テンプレートを作成

まずは Postman でAPI 呼び出しのテンプレートを作成します。

過去記事の手順を参考にして、Postman でタスク情報取得(task.get)を実行します。レスポンスで「"ok":true」が返ってくれば成功です。

エクスポート用のコレクションを作成してクエリを格納します。

左上の「NEW」ボタンをクリックして「Creat New」の「Collection」を選択し、コレクションを作成します。コレクション名は「Taskworld_task-get」としてください(任意でも大丈夫です)。

01Postman_collectionì¬


クエリをコレクションに保存します。先ほど実行した task.get API のタブを開いた状態で、右上の「Save」ドロップダウンから「Save As...」をクリックして、コレクションを指定して保存します。

02Postman_collection‚É•Û‘¶


コレクションをエクスポートします。Postmanの左側の コレクション一覧にカーソルを重ねて「…」メニューを開き「Export」をクリックします。形式は「Collection V1」を選択し、「Export」をクリックして任意の場所にファイルを保存してください。

03Postman_export1



カスタムコネクタを作成

次にカスタムコネクタを作成します。

Microsoft Flow 画面の左側メニューから「データ>カスタムコネクタ」を開きます。ページ右上「カスタムコネクタの作成」をクリックして「Postman コレクションをインポート」を選択します。

05Flow_import


「カスタムコネクタの作成」フォームが開くので、カスタムコネクタ名「Taskworld_task-get」を入力します(任意でも大丈夫です)。「インポート」をクリックして Postman からエクスポートしたテンプレートファイルを選択し、「続行」をクリックします。

06Flow_import2


なお、ファイルを選択するとファイルが別名で表示されますが、これは指定したファイルから自動変換された一時ファイルの名前が表示されているだけなので問題ありません。

インポートに成功したら右上の「コネクタの作成」をクリックして保存します。これでカスタムコネクタの作成は完了です。

07Flow_import3



テスト実行

作成したカスタムコネクタの動作確認をしましょう。

カスタムコネクタの編集画面で「テスト」を開き、送信パラメータを入力して「テスト操作」を実行します。

10Flow_test1


テストが完了すると下の方にテスト結果が表示されます。「OK(200)」が返っていれば成功です。

11Flow_test2


まとめ

いかがでしたでしょうか?カスタムコネクタを一から作成すると設定項目が多くて大変ですが、Postman を使えばあっという間にカスタムコネクタが完成します。インポート前にAPI の接続確認が済んでいるのも安心ですね。

Microsoft Flow は Office 製品や外部サービスとの連携に強く、ワークフローのトリガーも様々に設定できるので大変便利です。Flow を使いこなせれば定型作業の自動化がとても捗りますので、みなさんもぜひ、タスクワールドと一緒に使ってみてください!

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(更新日:2019年2月12日 午前7時)

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〜Google Apps Script でタスクにチェックリストを追加しましょう!〜

API


前回に引き続き Google Apps Script(以下GAS)の bot を作成しましょう。今回は一日ごとにタスクを確認し、新しいタスクに以下のタグが付与されていた場合、タスクに自動でチェックリストを追加する処理を実装します。

before


このサンプルでは Google とタスクワールドのアカウントが必要になります。また、タスクワールド API で使用する ID も用意しておきましょう。ID はタスクワールド画面の「アカウント設定 > データのダウンロード」からダウンロードするか、または<前回記事>のサンプルソースで取得できます。


スクリプトファイルを追加

まずは <Google Apps Script プロジェクト一覧画面>で前回のプロジェクトを開き、メニューの「ファイル > 新規作成 > スクリプトファイル」で新規スクリプトを開きます。

このファイルにサンプルスクリプト(クリックしてダウンロード)をコピーペーストして保存します。ファイル名は任意で構いません。

add_script


※スクリプトでは、前回分と重複する関数をコメントアウトしてありますが、もし新規でプロジェクトを作成する場合はコメントを外して有効にしてください。


プロパティを追加

今回使用するタグの ID をスクリプトプロパティにを追加します。

メニューの「ファイル > プロジェクトのプロパティ」から「スクリプトのプロパティ」を開き、以下のようにプロパティを追加してください。

properties


スケジュールを設定

一日ごとにタスクの登録状況を確認するためのトリガーを登録しましょう。

スクリプトエディタのメニューから「編集 > 現在のプロジェクトのトリガー」で一覧を開き、新規トリガーを追加して任意のタイミングを設定します。今回は日次処理なので「日付ベースのタイマー」を選択します。

GAS の仕様変更のため、前回の記事とは登録フォームの仕様が異なるので注意してください。

trigger_new



テスト実行

動作確認を行う場合はメニューバーの「関数を選択」欄で addCheckItems 関数を選択し、デバッグボタン(虫のマーク)をクリックします。

debug



スクリプトの動作が終了したらタスクワールドを確認しましょう。下図のように2件のチェックリストが登録されていれば成功です。

after



スクリプトの実装内容

さて、今回もスクリプトの処理内容を簡単にご説明しましょう。

addCheckItems 関数は条件に該当するタスクを確認してチェックリストを登録するメイン処理です。

タスクリストを取得し、それぞれのタスクの登録日時とタグ情報を確認して、条件に該当すればチェックリストアイテムを2件登録します。日次処理なので、一日以内に登録されたタスクかどうかを判定していますね。

func1_addCheckItems


addItem 関数は checklist.add-item API のラッパー関数です。追加先のタスクの ID とチェック項目(タイトル)を引数で受け取って API で送信します。

func2_addItem


この他に前回の記事で実装した関数(getTasklist、postRequest)も使用していますが、初めての方は前回の記事を参照してください。

GAS の同じプロジェクトなら他のスクリプトファイルの関数も使用できるので、今回のスクリプトでは前回の関数はコメントアウトしてあります。

まとめ

タスクごとに作業手順が決まっている場合は、それぞれの作業項目をチェックリストとして登録するとタスク管理がしやすくなりますね。各タスクの進捗状況が一目で確認でき、作業の漏れ抜けも防止できます。

もしあなたのオフィスで分厚い作業マニュアルが現役なら、これからは bot でチェックリストを自動登録してみませんか?作業効率の改善を実感できますよ!

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