〜従来のスプレッドシートやメールから、タスクワールドへの一元化〜
2015年には、3日に2軒の割合で新しいホテルをオープンした、という事実からも、同グループの事業規模が伺える。
アコーホテルズの爆発的な成長の多くは、ホスピタリティ業界におけるもっとも活発的な地域のひとつ、東南アジアによるものだ。アリーン・マサート氏は、東南アジアにおけるアコーアジアのデジタルマーケティング事業を統括している。マサート氏は、ホテルの新規開業のプロセスを円滑化したいとかねがね考えていた。
問題点
ホテルの開業は一大プロジェクトだ。複数の部門にまたがって作業しなくてはならない上、期日までに完了させる必要のある、重要なタスクが数多くある。また、チーム全員をつなぐコミュニケーション方法も確立しなくてはならない。
多くのホスピタリティ企業と同様、アコーホテルズもまた、90年代来おなじみの管理ツール、すなわちエクセルとメールを使用していた。
この2つのツールを侮ってはならない。どちらもビジネスのやり方を大きく変えたものだし、今後も世界中のあらゆるビジネスをサポートしてゆくだろう。だが、どちらもプロジェクト管理のために開発されたわけではない。開発された本来の目的においては素晴らしい働きをするが、仕事の組織化は得意分野ではないのだ。
解決策
アコーグループが抱えていた、ホテル開業プロジェクトにおける数々の問題を耳にし、私たち、タスクワールドチームは、マサート氏にコンタクトを試みた。視覚的なタスクマネージメント、ファイル共有、そしてチーム間のメッセージ交換を、タスクワールドという1つのアプリケーションに統合することで、グループが抱える問題を解決できるかもしれない、と考えたからだ。さっそくマサート氏に連絡をとり、タスクワールドを紹介した。
タスクワールドチームと共同で、試験的プロジェクトをスタートすることに。こうして、アコーグループとタスクワールドの、建設的パートナーシップがスタートした。
私たち、タスクワールドチームはまず始めに、アコーホテルズのワークフローをタスクワールドのワークスペース上で再現をした。
視覚的なプロジェクト管理
タスクワールドのビジュアルボードは、視覚的にも操作的にも、エクセルのスプレッドシートとは対照的だ。チームは、一つの共有スペース（"バーチャル仕事空間"）で、各自のタスク（仕事）に関してアップデートを行い、ファイルを共有し、連絡を取り合い、チームメンバーと共に、プロジェクトの進行をチェックする。タスクワールドを業務オペレーションに取り入れた仕事とは、このようなイメージだ。
タスクワールドの利点
マサート氏に、タスクワールドの機能で特に気に入っている点を聞いてみると、「オーバービュー」ダッシュボードだとの回答を得た。
アリーン・マサート氏／東南アジア支局 デジタルマーケティング リージョナルディレクター
タスクワールドのおかげで、やるべき作業は何なのか、誰が・いつまでに・どのようにするべきか、全員が把握できるようになり、シームレスな仕事が可能になりました。管理職の方には、タスクワールドは断然お勧めします。仕事が格段にやりやすくなりましたし、毎日の貴重な時間をうまく節約することで、効率性の大幅アップを実現することができました。ラッフルズ、ソフィテル、ノボテル、プルマン。これらは、世界有数のホテル運営会社、アコーホテルズが所有する人気ホテルの一部だ。3,700以上のホテルを運営し、18万人以上の従業員を抱えている、フランス拠点のグローバル企業だ。
2015年には、3日に2軒の割合で新しいホテルをオープンした、という事実からも、同グループの事業規模が伺える。
アコーホテルズの爆発的な成長の多くは、ホスピタリティ業界におけるもっとも活発的な地域のひとつ、東南アジアによるものだ。アリーン・マサート氏は、東南アジアにおけるアコーアジアのデジタルマーケティング事業を統括している。マサート氏は、ホテルの新規開業のプロセスを円滑化したいとかねがね考えていた。
問題点
ホテルの開業は一大プロジェクトだ。複数の部門にまたがって作業しなくてはならない上、期日までに完了させる必要のある、重要なタスクが数多くある。また、チーム全員をつなぐコミュニケーション方法も確立しなくてはならない。
多くのホスピタリティ企業と同様、アコーホテルズもまた、90年代来おなじみの管理ツール、すなわちエクセルとメールを使用していた。
この2つのツールを侮ってはならない。どちらもビジネスのやり方を大きく変えたものだし、今後も世界中のあらゆるビジネスをサポートしてゆくだろう。だが、どちらもプロジェクト管理のために開発されたわけではない。開発された本来の目的においては素晴らしい働きをするが、仕事の組織化は得意分野ではないのだ。
マイクロソフトのエクセルがプロジェクト管理に最適とされない理由
私たちはホテルの新規開業プロセスをより効率化したいと思っていました。誰もがリアルタイムで進行状況をたどることができる、オンラインソリューションを必要としていました。また、全ドキュメントを整理し、検索を容易にしたいとも考えていました。（マサート氏）マサート氏は、既存の方法は時間を浪費するばかりで、改良の余地があると感じていた。
解決策
アコーグループが抱えていた、ホテル開業プロジェクトにおける数々の問題を耳にし、私たち、タスクワールドチームは、マサート氏にコンタクトを試みた。視覚的なタスクマネージメント、ファイル共有、そしてチーム間のメッセージ交換を、タスクワールドという1つのアプリケーションに統合することで、グループが抱える問題を解決できるかもしれない、と考えたからだ。さっそくマサート氏に連絡をとり、タスクワールドを紹介した。
タスクワールドチームと共同で、試験的プロジェクトをスタートすることに。こうして、アコーグループとタスクワールドの、建設的パートナーシップがスタートした。
私たち、タスクワールドチームはまず始めに、アコーホテルズのワークフローをタスクワールドのワークスペース上で再現をした。
ホテル開業ワークプレイスの一例
タスクワールドを導入して以来、確実にチーム内の効率性がアップしています。タスクワールドを社内のオペレーションに取り入れることにより、複雑な作業、仕事のフローがとても円滑になりました。プロジェクトのメンバー全員が、誰が何を、どうやって、いつまでに終わらせるべきか、把握することのできる環境を作れています。（マサート氏）
視覚的なプロジェクト管理
タスクワールドのビジュアルボードは、視覚的にも操作的にも、エクセルのスプレッドシートとは対照的だ。チームは、一つの共有スペース（"バーチャル仕事空間"）で、各自のタスク（仕事）に関してアップデートを行い、ファイルを共有し、連絡を取り合い、チームメンバーと共に、プロジェクトの進行をチェックする。タスクワールドを業務オペレーションに取り入れた仕事とは、このようなイメージだ。
ホテル開業のためのマーケティングプロジェクトの一例
タスクワールドを導入する前は、必要な情報をメールで集め、エクセルのシートにチェックリストを作り、マニュアル作業でそれを更新した上で、そのエクセルファイルを、複数の関連者に送信し、それを受信したスタッフは、各自、そのファイルを独自のスタイルで管理していました。タスクワールドを使えば、チェックリストはクリックひとつで更新され、全員に通知されます。またチャット機能のおかげで、ホテル開業における最も忙しい時期の、膨大なメールのやり取りも大幅に減りました（マサート氏）
タスクワールドのチャット機能により、メールのやり取りを40%以上削減することが可能
タスクワールドの利点
マサート氏に、タスクワールドの機能で特に気に入っている点を聞いてみると、「オーバービュー」ダッシュボードだとの回答を得た。
ひとつの画面上で、すべてのワークスペースでの作業を、一括でチェックできる点が、とても便利で気に入っています（マサート氏）
タスクワールドの「オーバービュー」ダッシュボード
プロジェクトを管理する立場にあるすべての人に、タスクワールドをおすすめしたいですね。業務オペレーションに取り入れると、毎日の仕事が格段にやりやすくなります！（マサート氏）
