タスクワールドはプロジェクト管理の専門ツール。導入されるチームのワークフローに合わせ、様々な使い方が可能です。

今日は、情報誌などのコンテンツを発信するチームで導入をした場合を例に、タスクワールドの基本を駆け足でおさらいしていきましょう。

Let's スタート!

タスクワールドでは、「ワークスペース」で様々な「プロジェクト」を立ち上げ、各プロジェクト内で、ワークスペースのメンバーが、様々なタスクに取り組みます。

「ワークスペース』はまさに、実際のオフィスのような、仕事を共同で行うための場所といった感じです。

下は、そんなタスクワールドの「ワークスペース」の例です。

「マーケティング」、「セールス管理」、「コンテンツ企画」などが、「プロジェクト」にあたります。こうして並べられているのを見ると、実際のオフィスマップのような感じですね！


「コンテンツ企画」プロジェクトを開いてみました。


各プロジェクト内では、細かいタスクが管理されます。

タスクワールドを使ったプロジェクト運営法は、タスクがまとめられた「タスクリスト」の使い方で半分が決まるといっても過言ではありません（かな？）。

各タスクはカード形式で表示され、マウスのドラッグ・アンド・ドロップの操作で、別のタスクリストに移動させることができます。


各タスクのカードは一回だけクリックすると、その詳細を見ることができます。


上は「ラーメン企画」というタスクの詳細です。

設定可能なタスクの詳細には、「タスクの説明文」「期日」、「担当者」、「フォロワー」、「タグ」、「タイム計測」、「ポイント」等が含まれます。

タスクには「チェックリスト」を付け加えることができ、リストの項目ごとに担当者をアサインすることもできます。

タスクの詳細には、「コメント投稿」も含まれます。

タスクにアクセスできるワークスペース参加メンバーは、フェイスブックのように、チャット的にコメントを投稿し合うことができます。


.......

かなり駆け足でしたが、タスクワールドを取り入れたプロジェクト管理の一例の紹介でした。ざっくりとベーシックな説明になりましたが、どんな感じかイメージが湧いてきましたか？

もちろん、タスクワールドの本当の凄さは、これだけではありません。

各タスクの進捗状況は、プロジェクトごとにガントチャート形式で管理ができます。



また、複数の異なるプロジェクトを対象に、フィルター機能を駆使して様々な観点から進捗管理をすることもできます。それは、ガントチャート形式で見ることもできます。

某明太子のCMではありませんが...

「この凄さは使ってみらんと、わからんわからん」

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日本においても、様々な業種、様々な企業で本格導入がされているタスクワールド。

タスクワールドは、主に企業での利用を前提に作られた総合プロジェクト管理ツールですが、高校、大学、専門学校、資格スクール、スポーツ関連スクールなどの、「学び」を提供する場所のオペレーションツールとしても、大いに力を発揮します。


タスクワールドを企業や学校のオペレーション基盤にするということは、仕事の流れを「ワークスペース」上に整理することであります。タスクワールドの基本は「ワークスペース」であり、このワークスペースを、実際のオフィスのようにして、様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内で、様々なタスクがメンバーにより取り組まれます。

「学び」が提供される場所、いわゆるスクールは、大きく分けて、「知識や技能を学ぶ人＝生徒」、「知識や技能を伝授する人＝講師」、そして、その学びの場所をメンテナンスする「運営チーム」の、3つの異なる機能により成立されていると言われています。



さて....。

今年は、一足早く冬が来てしまったような気候となっていますが、なにはともあれ、今は秋真っ只中。ちょっと異常な感じのする、この毎日の寒さと雨は一時的なものであると信じましょう。

秋といえば、食欲！
秋といえば、読書！
秋といえば、スポーツ！

みんなが好きな秋らしい秋の毎日は、今年も必ずやってきます！

ということで今日は、少し強引な感じもしますが、スポーツ関連スクールにおいて、タスクワールドがどのように役立つのか、ある便利な機能をテーマに駆け足で見ていきましょう。


Let's スタート!

ワークスペースを会社の本当のオフィスのように使い、その中で様々なプロジェクトを立ち上げ、各プロジェクト内の細かいタスクにメンバーが取り組む。それが、タスクワールドの基本コンセプトです。

プロジェクトの立ち上げ方は、小泉元首相も歌っていたようにいろいろです。組織の機能別に立ち上げてもよし。イベント的な企画事に立ち上げてもよし。

スポーツ関連スクールは、秋冬、春夏といった感じに、季節ごとにコース内容が変わったり、新しい生徒や講師がスタートします。

その様な場合は、「秋冬」、「春夏」といった感じに、シーズンごとにプロジェクトを立ち上げると効果的かもしれません。

シーズンごとにプロジェクトに取り組むかたちとなりますが、多くの場合において、各シーズン、やらなければいけないことや、仕事の流れは大体同じものとなるはずです。

その場合、プロジェクト管理ツール上で、各プロジェクトのワークフローを一から作るのは大変ですよね。

ですが、タスクワールドでは、仕事の流れをテンプレートとして保存できるので、その手間を省くことができます。

手間が省けるだけでなく、テンプレートを基に各プロジェクトの仕事を進めていくことにより、ある程度決まった仕事の流れを、どんどん効率化、どんどん洗練化させることができるのです。


タスクワールドの仕事術、ここにあり。


下の画面は、ワークスペース（バーチャル仕事空間！）の例です。

プロジェクトとして、「スクールテンプレート」なるものを作っておいたので、サラッと見てみましょう！



「スクールテンプレート」プロジェクトを開いてみました。




「コース運営」のタスクリストには、募集関連以外の仕事を入れたのですが、すべて定期的に行われることなので、タスクワールドならではの、「タスクの繰り返し機能」を設定してあります。




なぜこのプロジェクトがテンプレートとして使えるかというと、各タスクリストは複製を作れるからです。ポン、ポン、ポンとマウスをクリックするだけで、プロジェクト内にタスクリストの複製（コピー）を作ることができます。










「タスクリストのコピーをイチイチ作るのは面倒くさい！」

...、と感じる人は、プロジェクトそのままの複製を作ると良いでしょう。

そんなことが出来るのも、タスクワールド。
出来なければ、タスクワールドとは言えません。（ですよね！）




さて...。

下は、この「スクールテンプレート」プロジェクトです。
「募集」、「期間限定」、「運営部」などのタグを、該当するタスクに設定しておきました。

タグは、無制限にオリジナルのものを作ることが可能です。

なぜ、タグを設定しておいたかというと...。




タスクワールドといえば、プロジェクトをまたぎ、ワークスペースの最新状況をいつでも確認できる、「オーバービュー機能」！

タグでフィルターをかけて、仕事の進み具合を、様々な角度から確認することができます。

だから、タスクにタグを付けることはオススメなのです！




.....

今回ご紹介した、「プロジェクトの運営術＝タスクワールドの使い方」は、星の数ほどある使い方の一例にすぎません。

もっともっと優れた使い方は、必ずあります！

ベストな運営術とは、会社やスクールによって大きく変わってくるでしょう。

他校に教えたい（絶対教えたくない？）タスクワールド運営術、攻めの姿勢でどんどん開発されてはいかが？

それは、スクールの運営を洗練化することにイコールするはずです！

そして、何よりも今は...

スポーツの秋ですから！


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ソフトウェア開発、ウェブサイト制作、映像制作など、様々な要素が複雑に絡み合うプロジェクトにおいては、いかにより効率性を持って、チームで一つ一つの細かい仕事をこなしていくかが、ビジネスとしての勝敗の決め手となります。細かいタスクをこなしていくのに追われたからといって、完成品の質を落とすようなことがあっては決していけません。

プロジェクト管理ツールを組織のオペレーションに導入することは、そのような状況の連続を、ただ乗り切るだけでなく、ビジネスという戦いの場で勝負を勝ち取るための有効な解決策の一つです。

ネットには、多種多様なプロジェクト管理ツールで溢れていますが、その中でも群を抜いて「世界基準のプロジェクト管理ツール」との高評価を得ているタスクワールドは、毎日、世界中の様々なトップ企業で導入が進められています。

タスクワールドの特徴の一つは、その使い方における自由度が高く、あらゆるチームオペレーションスタイルに対応が可能であることと言われています。

「自由度が高いということは、何でも出来すぎて、高機能すぎて、専門的なIT知識がないと使いこなせないのでは？」

.....、そのような不安は全くいりません。

タスクワールドの根底にあるコンセプトは、「誰もが直感的・視覚的に使える、シンプルツール」です。

今日は、開発・制作関連プロジェクトにおける、シンプルなタスクワールドの使い方の例を、実際のスクリーンショットで駆け足で見ていきましょう！

Let's スタート!

プロジェクトはテンプレートから作ることができますが、どのテンプレートを選択しても、あとで自由にカスタマイズが可能です。

ToDoリストを主軸とした、カンバン形式を選んでみましょう！


下は、バーチャル仕事空間であるワークスペースの画面です。ワークスペースは実際のオフィスのような感じです。この中に、様々なプロジェクトを作っていきます。

こうして見ると、実際のオフィスマップみたい！？


下はプロジェクト画面です。カンバン形式のテンプレートでは、「To Do」、「実行中」、「完了」のタスクリストが自動作成されます。

ちなみに、下の画面では、ワークスペースの背景画像が変わっています。ワークスペースのメンバーは、いつでも自由に各自の画面で表示されるワークスペースの背景画像を変えることができます。


このスタイルでプロジェクト管理を進めていくと、下の画面のような感じになります。プロジェクトの最新状況が、一目でサクッと把握できますね！


このスタイルでは、完了したタスク（完了処理がされたタスク）を「完了」というタイトルが付けられたタスクリストにまとめていくことになります。

少し話しがそれてしまいますが、下の画面の様に、各タスクには、ポイントを付けることが可能です。


決められたポイントの定義はありませんが、プロジェクトの運営スタイルに合わせた定義付けを、早い段階で決めておくことがオススメです。

各タスクに付けられたポイントは、タスクリスト、プロジェクトごとに自動集計された数字が表示されます。

このポイント機能は、スタッフのリソース管理にでも...！



アナリティクスで統計チェック！

アナリティクス機能を使うと、各プロジェクトの最新状況を統計的に確認することができます。


下は、アナリティクス画面の一部です。


この「タスクリスト概要」統計グラフは、下のようなプロジェクトデザイン（＝タスクリストの作り方）において、よりパワフルに管理のヘルフになってくれるのでは？


このプロジェクトデザインの「タスクリスト概要」統計グラフを見てみましょう！


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